Auf dieser Seite sind die offiziellen Anweisungen und Anleitungen des Bundesschatzmeisters.
Änderungen an der Seite sind nicht zulässig.
Änderungen bitte nur nach vorherigen Absprache mit dem amtierenden Schatzmeister Lothar Krauß vornehmen. Anfragen, Anregungen und auch Kritik bitte nur auf der Diskussionsseite hinterlassen. Dankeschön!

Bundesschatzmeister

Dem Bundesschatzmeister obliegen die Verwaltung der Finanzen und die Führung der Bücher. Er sorgt für die fristgerechte Vorlage des Rechenschaftsberichts und kontrolliert die ordnungsgemäße Buchführung der Landesverbände. Detailliert nachzulesen in der Bundessatzung Abschnitt B: Finanzordnung.
Seit dem 11.2019 ist Detlef Netter Bundesschatzmeister der Piratenpartei Deutschland. Er wird unterstützt von seinem Bundes-Schatzmeister-Team.

Kontakt Buchhaltung: schatzmeister(at)piratenpartei(punkt)de
Kontakt Direkt: lothar punkt krauss(at)piratenpartei(punkt)de

Unterseiten

Buchungsanweisungen

Die hier notierten Buchungsanweisungen sind verbindlich für alle Schatzmeister der Piratenpartei vorgeschrieben.

Es gilt die Finanzordnung lt. Bundessatzung: Satzung#Abschnitt_B:_Finanzordnung

Für jede Buchung muss ein Beleg vorhanden sein. Fehlt der endgültigte Beleg noch, ist ein Eigenbeleg: http://wiki.piratenpartei.de/Datei:Formular_Eigenbeleg.pdf vollständig auszufüllen, zu unterzeichnen und für die Buchung zu verwenden, bis er gegen Orignalbeleg ausgetauscht werden kann.

Kontenplan

Es gilt der in Sage hinterlegte Kontenplan. Dieser ist mit nur sehr wenigen Änderungen der hier notierte: Kontenrahmen 2010

Der in Sage hinterlegte Kontenplan ist verbindlich für alle Gliederungen vorgeschrieben, um die Konsolidierung des Gesamtrechenschaftsberichtes zu ermöglichen. Wer einen anderen Kontenplan nutzt, muss die Kosten für die Überleitung auf unseren hauseigenen Kontenplan tragen.

10.04.2013 Swanhild Goetze

Neu ab 2014

Kreditorenkonten für Gliederungen

Ab Januar 2014 bekommen alle Gliederungen neben den D-Konten auch ein K-Konto. Denn nur für Kreditoren kann man aus Sage automatisch einen Zahlungslauf generieren, wenn Verbindlichkeiten bestehen. Ausserdem ist es eine Weisung vom Wirtschaftsprüfer, dass Forderungen und Verbindlichkeiten innerhalb der Gliederungen klar erkennbar sind. Die Konten werden wir per Script anlegen analog zu den D-Konten, also K1+Buchungskreisnummer. Bitte achtet darauf, dass Eure Bankverbindungen eingetragen sind, damit Ihr das Geld vom zentralen Beitragskonto erhaltet.

Kreditorenkonten für Mitglieder

Auch die Mitglieder müssen ab 2014 neben den M- und S-Konten Kreditoren und Debitorenkonten erhalten, wenn diese für Vorschüsse oder Abrechnung von Reisekosten benötigt werden. Da die K-Konten schon belegt sind, wird es hier vermutlich einen neuen Präfix "E" - für Erstattungen geben.

Verbuchung von Reisekosten

Reisekosten von Mitgliedern müssen ab 2014 kreditorisch gebucht werden. Sofern ein Teil der Reisekosten gespendet wird, ist folgendermaßen zu buchen:

Aufwand (Zahlbetrag) an Erstattungskonto Mitglied
Aufwand (Spendenanteil) an S-Konto Mitglied
S-Konto Mitglied an Spenden
Erstattungskonto Mitglied an Bank

ACHTUNG: Über Text und OP-Nr der Buchungen muss der Beleg zusammenfgeührt werden. Denn wir buchen ab 2014 nicht mehr den Gesamtbetrag der RK-Abrechnung, sondern den Zahl- und Spendenbetrag einzeln.

Selbiges gilt auch für die Erstattung von Auslagen.

zentrale Buchhaltung

ab 2014 werden wir den Gliederungen die Übernahme der Verbuchung in Sage anbieten. Hierzu wird ein Dokumenten-Management-System angeschafft, in das die Belege eingescannt werden können. Ein Auftragsformular dafür ist in Arbeit. Es könnte wie folgt aussehen:

Buchungsauftrag von Land, Bezirks, Kreis, Ortsverband

Hiermit erteilen wir der zentralen Buchhaltung den Auftrag, unsere Buchungen in dem parteieigenen Buchhaltungsprogramm einzubuchen

Der Beschluss wurde am xx.xx.20xx gefasst und ist hier einsehbar: Link

Verantwortlicher Schatzmeister ist:

Email:
Phone:

Wir haben etwa folgendes Buchungvolumen:

Anzahl Bankkonto
Anzahl Barkassen
Anzahl Mitglieder (alle, auch inaktive)
Anzahl Rechnungen pro Jahr
ja/nein Geschäftsstelle
Anzahl Veranstaltungen pro Jahr (Parteitage u.ä.)
Anzahl Buchungen im Vorjahr

ja/nein Die Unterlagen werden wir monatlich/vierteljährlich/halbjährlich per Post/eingescannt zur Verfügung stellen

ja/nein Die Unterlagen werden wir vorsortieren, kontieren und per Excel-Vorlage aufbereiten

ja/nein Die Unterlagen werden wir unsortiert einreichen

Da wir noch keine oder kaum Vorerfahrungen haben, berechnen wir aktuell 25 Euro pro Stunde Bearbeitung. Anhand der oben gemachten Angaben werden wir eine Schätzung abgeben, wieviel Zeit wir für die Eingabe planen. Nicht berücksichtigen können wir, wenn die Unterlagen ungekennzeichnet eingereicht werden und viele Nachfragen erfolgen müssen. Später werden wir anhand des Volumens vorab detailliertere Angebote machen können.

Buchungen der Rechnungen:

LV auf 068000
Bund an 056010

Kostenträger

Die Nummer wird zweigeteilt: Die ersten 4 Ziffern sind die Nummer des Buchungskreises mit führenden Nullen; die zweiten 4 Ziffern bestimmt der jeweilige Schatzmeister selbst.

Die Numerierung kann automatisch erfolgen. dafür die ersten vier Zeichen eingeben, gefolgt von einem *, also z.B. R0017*, dann ENTER. Damit wird die nächste freie Nummer belegt.

"1000" in den ersten 4 Ziffern sind allgemeine Kostenträger zur gemeinsamen Verwendung. Diese werden verwendet, wenn es gerade passt, oder man nicht ein konkretes Projekt damit nachvollziehen möchte. Die allgemeinen Kostenträger werden nur durch den Bundesschatzmeister vergeben. Sie können über die Verwaltungsliste beantragt werden.

Hinweis: Die Auswertungen über die Kostenträger werden nach Auswertungskreis und Buchungsjahr gefiltert. Also auch bei den allgemeinen Kostenträgern sieht jeder nur seine eigenen Buchungen..

R1000 0011 Reisekosten Kostenträger - Aufwandsverzichtsspenden = gleicher Kostenträger - 051300= Aufwandsverzcihtsspendenkonto - Personenkonto des Mitglieds = S-Konto

R1000 0009 - nicht zweckgebundene Spenden 051000 - Bargeld

gliederungsübergreifende Bestellung/Veranstaltung

E- Rechnungen verrechnungskosten 0013650
A - Rechnnungen Verrechnungskonto 013650
Rest = Zuschüsse von Landesverbänden 056010

Gemeinsame Bestellungen

E - Rechnung = 013650
A - Rechnung = 013650 Beleg an Empfangenen mit Kopie der Eingangsrechnung
Umbuchung von 013650 auf das Kostenkonto

Bei unklarer Buchungslage ist vorzugsweise das Konto Zuschüsse/Verbindlichkeiten Gliederungen zu nutzen. Der Veranstalter/Besteller legt bei Versand der Rechnung die Buchungvorschriften fest.

OP-Nummern

Mitgliedsbeitrag 8 Stellen: MB2013+2-3 Stellen LV-Kürzel. Untergliederungen können noch dranhängen

Bei allen selbstvergebenen OP-Nummern muss das Gliederungskürzel mit einem "-" drangehängt werden.Das LV-Kürzel ist zwingend vorgeschrieben

Lieferantenrechnungen: OP-Nr idR die Rechnungsnummer

Sachkonten dürfen nur vom Bundesschatzi oder Bevollmächtigten angelegt werden

Hausbanken müssen über die Verwaltungsliste angemeldet werden

Präfixe

Wir verwenden in der Sage-OfficeLine folgende Präfixe. Das bedeutet, dass hinter diesen Buchstaben bereits Sammelkonten hinterlegt sind, worauf die Buchung dann läuft:

D wie Debitoren

Kunden, Gliederungen, externe Spender

D0

Es gibt Adressen mit richtigen Kontokorrentkonto D3xxxxx und dazu noch D0xxxxx.

D0 bitte NICHT mehr anlegen.

D1

Forderungen an andere Gliederungen

D3

externe Spender

D5

Sind normale Kunden-Konten.

D7

D7 können als Spendenkonten zu Lieferanten angelegt werden

K wie Kreditoren

Lieferanten, Gliederungen

K0

Lieferanten

nochmal die Erinnerung, beim Neuanlegen bitte die Lücken zu füllen

K1

NEU ab 2014 - Verbindlichkeiten an Gliederungen

Bitte für Verbindlichkeiten an andere Verbände (z.B. die LVs bekommen dann alle die marina-Rechnung) jetzt die K1-Konten benutzen. Dann könnt ihr erstens dafür zum Überweisen auch sage benutzen und zweitens haben wir das Gefummel beim ReBe nicht mehr, Forderungen und Verbindlichkeiten zu trennen. Und drittes isses so richtig.

K2 und größer

Nein. Bitte da nix anlegen.

M wie Mitglieder

Debitorisch

Nur für Beitragszahlungen. Hier wird die Mitgliedsnummer direkt angehängt. Der Satz wird automatisch angelegt, Deshalb nichts selber anlegen

S wie Spenden

Debitorisch. Nur für Spenden. Hier wird die Mitgliedsnummer direkt angehängt. Der Satz wird automatisch angelegt, Deshalb nichts selber anlegen

E wie Erstattung

Kreditorisch - NEU - Für Erstattungen, wie Reisekosten und Auslagen.

Hier wird die Mitgliedsnummer direkt angehängt. Der Satz wird (im Februar 2014) automatisch angelegt, Deshalb nichts selber anlegen. Wenn ihr jetzt schon eine Nummer benötigt, dann bitte auf der Verwaltungsliste anfordern, damit das richtige Sammelkonto hinterlegt wird.

Aus diesen Sätzen kann eine Zahlerliste in Sage generiert werden, sofern Zahlungskonditionen und Bankverbindung eingetragen sind.

Online-Kontoeröffnung

Kreditinstitute sind verpflichtet zu prüfen, ob die Konto-Bevollmächtigten der Gliederungen auch berechtigt sind, Kontoverfügungen zu veranlassen. Das haben sie in der Vergangenheit nicht regelmäßig gemacht, aber auch sie lernen dazu.

Dafür erbitten sie Einblick in unsere Geschäftsordnung, ob dort etwas Gegenteiliges steht. Deshalb ist es sinnvoll, direkt in die Geschäftsordnung reinzuschreiben, wer alleine oder gemeinschaftlich über welche Beträge verfügen darf.

Damit nicht alle Vorstandsmitglieder für eine Kontoeröffnung oder Übertragung der Verfügungsberechtigung auf dem Kontoantrag selber unterschreiben müssen und sich per Post-Ident zu identifizieren, ist es ratsam, einen Beschluss darüber in einer Vorstandssitzung zu fassen und diesen zu protokollieren. Der Text könnte folgendermaßen aussehen:

Beschlusstitel: Kontoerföffnung bei der xxx-Bank

Beschlusstext:

Hiermit beauftragen wir die Schatzmeisterin Vorname Name, bei der xxx-bank ein Konto für Vereine für die Piratenpartei Deutschland LV/KV Name zu eröffnen. Vorname Name soll alleinverfügungsberechtigt sein und ist ermächtigt, weitere Vollmachten zu erteilen.

Wenn diese Voraussetzungen beachtet werden, geht es mit der Kontoeröffnung oder Umschreibung recht zügig.

Bitcoin

Es ist zu vermeiden, dass Gliederungen der Piratenpartei Bitcoin halten. Der Grund ist, dass dann zu jedem Bitcoin-Eingang eine Bewertung durchgeführt werden müsste, das gleiche bei jedem Jahreswechsel, und die Differenz als Spekulationsgewinne oder halt auch -verluste gebucht werden müssten. Ohne diese ständigen Bewertungen könnte kein korrekter Rechenschaftsbericht beim Bundestag abgegeben werden, und für Spekulationsverluste müssten sich die Schatzmeister gegenüber den jeweiligen Mitgliederversammlungen rechtfertigen.

Um dennoch die Möglichkeit zu haben, Spenden in Bitcoin einzunehmen, können Dienstleister in Anspruch genommen werden, die Bitcoin direkt bei Eingang in Euro umrechnen, und diesen Euro-Betrag dem eigenen Konto gutschreiben.

Der Bundesverband nutzt hierzu derzeit Cubits (Dooga Ltd, https://www.cubits.com - dort sind die Händler-Bereiche zu verwenden, nicht das Bitcoinwallet selbst). Eine weitere Möglichkeit ist z.B. Bitpay (https://bitpay.com ). Bei Nutzung dieser Dienstleister ist darauf zu achten, dass

das Guthaben dort nicht zu groß wird, sondern regelmäßig auf das eigene Bankkonto transferiert wird, denn in der Vergangenheit sind bereits Dienstleister in diesem Umfeld in Konkurs gegangen, und in diesem Fall ist das Geld weg
Keine Personenbezogene Daten an Unternehmen in Ländern mit geringerem Datenschutzniveau als bei uns übergeben werden. Bei Anonymen Spenden besteht diese Gefahr nicht, aber wenn der Spender seinen Namen und/oder Mitgliedsnummer angeben soll, muss der Datenschutz gewahrt werden.
Wenn anonyme Spenden mit im Einzelfall mehr als 500€ eingehen, ist sofort der Bundesschatzmeister zu informieren, das muss dem Dt. Bundestag angezeigt und das Geld abgeführt werden

Alle Transaktionen auf die entsprechende Bitcoin Adresse der Piratenpartei sieht man hier.

Spenden an Vereine

Parteien spenden nicht!

Es gilt § 1 (4) PartG: "(4) Die Parteien verwenden ihre Mittel ausschließlich für die ihnen nach dem Grundgesetz und diesem Gesetz obliegenden Aufgaben." Spenden an Vereine zählen nicht dazu.

Des weiteren ist zu beachten, dass Zuwendungen an Parteien (zumindest bis 1650€) steuerlich deutlich besser gestellt sind, als Zuwendungen an Vereine. Damit entsteht dem Fiskus ein Schaden, wenn die steuerlich begünstigten Mittel der Partei an Vereine weitergeleitet werden. Wenn dieser Schaden durch Ausgaben entsteht, der gegen Satzung oder Gesetze verstößt, können die Handelnden im Zweifelsfall auch in Regress genommen werden ( § 10b (4) EStG)

Ausnahmen sind die Mittelverwendung für die eigene Jugendorganisation (hier ist davon auszugehen, dass es um politische Bildung der Partei geht), und für Studentische Hochschuldgruppen (hier geht es um politische Willensbildung an Hochschulen im Sinne der Partei).

Da immer wieder die Aussage kommt "Das ist doch ein so unterstützenswertes Projekt": Es gibt es eine Arbeitsteilung: Unsere Aufgabe ist es, für ein rechtliches Umfeld zu kämpfen, in dem solche Projekte gut funktionieren können, sei es durch eigene Arbeit in Parlamenten oder durch Meinungsbildung in der Bevölkerung (das ist dann das politische Wirken), und für das Spendensammeln für solche Projekte gibt es wiederum Vereine, deren Aufgabe das ist.

Bei Unrichtigkeiten im Rechenschaftsbericht

Der Bundestag hat ein Informationsschreiben erstellt bezüglich Selbstanzeigen bei Unrichtigkeiten im Rechenschaftsbericht

Datei:Bundestag-information-selbstanzeige.pdf

Schatzmeister-Handbuch

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