Schatzmeister-Handbuch/Grundlagen

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Änderungen bitte nur nach vorherigen Absprache mit dem amtierenden Schatzmeister Stefan Bartels vornehmen. Anfragen, Anregungen und auch Kritik bitte nur auf der Diskussionsseite hinterlassen. Dankeschön!


Hallo Menschen,

immer wieder passiert es im Forum oder auf LV-Sitzungen oder auf Parteitagen, dass Behauptungen zu unserem Buchhaltungsprogramm aufgestellt werden, die falsch oder erfunden sind. Daher habe ich versucht ein HowTo Buchhaltung zu erstellen, damit auch der "ich habe keine Ahnung von Verwaltung"-Pirat versteht, wie unser System funktioniert.

Vorwort:
Nein, es geht nicht mit GnuCash. Nein, es geht auch nicht mit "wir müssen ja nur Ab- und Zuflüsse erfassen". Wir haben für den Rechenschaftsbericht Anforderungen, sowohl vom Wirtschaftsprüfer als auch vom Bundestag, die auf dem PartG beruhen und die wir erfüllen müssen. Ausserdem möchten wir auch selbst Sachen wie Listen mit Stimmberechtigungen für Parteitage automatisiert ziehen, ohne dass GenSek und Schatzmeister längliche xls-Tabellen mit Beitragszahlungen austauschen (wie in der Vergangenheit geschehen).

Die Grundlagen:

Wir haben zwei ineinander verzahnte Systeme.

Sage CRM: das ist die Mitgliederverwaltung. Dafür ist dein GenSek zuständig. Hier werden deine Stammdaten eingetragen, deine Mailadresse, dein zuständiger KV, in welchem Wahlkreis du für welche Wahl ansässig bist, lqfb-Zugänge, wann du Mails bekommst (es werden alle Massen-Mails gespeichert, die du bekommst), ob du eine Datenschutzverpflichtung unterschrieben hast und ganz neu, ob du für den BEO verifiziert bist. CRM ist das führende System, wenn es um Daten zu den einzelnen Mitgliedern geht. Wenn du umziehst, wird das im CRM hinterlegt und dann steht auch in der Buchhaltung dein zuständiger KV.

SAGE/OL: das ist die Buchhaltung. Schatzikram. Im Grossen und Ganzen ein professionelles Buchhaltungsprogramm, welches auf unsere Anforderungen abgestimmt wurde. Hier werden Bank und Kasse erfasst, hier steht wieviel du gespendet hast und an wen und hier wird aufgeführt wie viel Verbindlichkeiten und Forderungen die Gliederungen gegenseitig haben.

Die Theorie:

Dein Schatzmeister und GenSek haben bei der Umstellung von Civi-CRM auf CRM alles richtig gemacht, deinen zuständigen KV richtig eingetragen und offene Beiträge bis 2011 ins CRM eingetragen. (Diese Summe kommt tatsächlich aus einer xls-Tabelle, da wir damals keine technische Möglichkeit hatten, diesen Betrag anders zu erfassen).

Dein Schatzmeister bucht Bank und Kasse zumindest monatsweise, so dass deine Beitragszahlung im SAGE erfasst ist. Du wirst regelmässig darauf hingewiesen, dass Beitragsminderungen beantragt werden müssen und diese jährlich erneuert werden muss. Im CRM ist hinterlegt, dass du nur verminderten Beitrag zahlst.

Wenn du deinen Beitrag zahlst oder zusätzlich Geld spendest dann bekommst du Anfang des Folgejahres eine Spendenbescheinigung von der jeweiligen Gliederung und im konsolidierten Rechenschaftsbericht der Bundespartei sind alle deine Spenden berücksichtigt.

Du bekommst (falls du nicht zahlst) mindestens 3 Mahnungen jährlich, die den gesamten offenen Betrag aufweisen. Falls dort Differenzen sind wird dein Landesschatzmeister diese in Zusammenarbeit mit dir klären und dabei eventuell noch Belege aus Vorjahren von dir anfordern.

Falls Du länger als ein Jahr mit deinen Beträgen im Rückstand bist und auf Mahnungen immer noch nicht reagierst wirst du aus der Mitgliederdatenbank gestrichen.

Die Praxis:

  1. Dein LV nutzt irgendein Schattensystem statt SAGE/CRM.
  2. Infolge mehrfacher Wechsels und schlechter Übergabe in der Verwaltung sind die Daten im CRM nicht ordentlich erfasst und/oder es wird nicht in SAGE gebucht.
  3. Da du statt auf das Landeskonto bar bei irgendeinem KPT bezahlt hast und der KV-Schatzmeister die Daten erst 15 Monate später weitergibt (vom Geld ganz zu schweigen) fehlt deine Stimmberechtigung, was dann wieder über 1) versucht wird zu fixen
  4. Da es die letzten 3 Jahre kein Mahnwesen gab fällst du vom Stuhl weil der offene Beitrag auf einmal 112 EUR beträgt obwohl du doch Student bist.

Die Buchhaltung:

Wir arbeiten mit doppelter Buchführung und mit Kreditoren-/Debitorenkonten. Wen es wirklich interessiert, die meisten Buchungssätze kann man unter sage.4haus.de angucken.

Beispiel 1:

Nehmen wir mal an, du zahlst deinen Mitgliedsbeitrag auf das Konto des LV Sachsen-Anhalt.

Die erste Buchung dazu ist:

Bank an M4764(das ist meine Mitgliedsnummer) 48 EUR, OP-Nummer MB2013-LSA

Damit wird der Bestand des Bankkontos erhöht und Dein Mitgliedskonto gegengebucht.

Die zweite Buchung ist:

M4764 an Mitgliedsbeiträge 48 EUR, Kostenstelle T200119 (das wär RV Altmark und wird automatisch vorgegeben aus den Daten des zuständigen KV, die im CRM hinterlegt sind), OP-Nummer MB2013-LSA

Damit ist zum einen dein Mitgliedskonto ausgeglichen und es wird erfasst, dass die Partei 48 EUR Einnahmen aus Mitgliedsbeiträgen hat. Die OP-Nummer ist ausgeglichen.

Und im Hintergrund?

SAGE ist toll. SAGE sagt dem CRM dass du gezahlt hast und erkennt anhand der Kostenstelle T200119, dass das Geld aufgeteilt werden muss. Von Deinen 48 EUR gehören nämlich nur 14,40 EUR dem LV Sachsen-Anhalt 19,20 EUR dem Bundesverband und 14,40 EUR dem RV Altmark.

Damit hat der LV Sachsen-Anhalt, an den du überwiesen hast, Verbindlichkeiten an den Bundesverband und an den RV Altmark. Der RV Altmark hat eine Forderung an den LV Sachsen-Anhalt. Das wird im jeweiligen Rechenschaftsbericht ausgewiesen und im konsolidierten Rechenschaftsbericht des Bundes ergeben alle Summen gegeneinander genau 0 EUR.

Gleichzeitig wird über die OP-Nummer MB2013 im CRM hinterlegt, dass du stimmberechtigt bist. Der nächste Parteitag kann kommen.

Beispiel 2:

Die monatliche Serverrechnung kommt.

Buchung 1:

06191 (Aufwandskto. für Internet, Telefon, Fax) an Kreditor manitu 40,99 EUR Damit ist hinterlegt, dass wir für Internet einen Aufwand von 40,99 EUR hatten und dass manitu eine Forderung an die Partei hat.

Buchung 2:

Kreditor manitu an Bank: 40,99 EUR

Wir buchen den Kreditor aus und der Bestand des Bankkontos wird um 40,99 EUR vermindert.

Saldiert übers Jahr kann dein Landesschatzi dann sagen: "Wir haben 5000 EUR für Internet ausgegeben, wir sollten einen billigeren Anbieter suchen". Und wenn manitu sagt: "uns fehlt Rechnung X" dann muss dein Landesschatzi nicht panisch Bankbelege durchwühlen sondern kann direkt im SAGE die Buchung sehen.

Was dir Menschen erzählen, die das System nicht kennen/nicht verstehen:

"Man kann das auch viel einfacher machen"

Ja. Kann man. Nur dann funktioniert es nicht mehr.

Ich kann natürlich Bank gegen Beitrag buchen. Dann ist aber weder hinterlegt dass du stimmberechtigt bist noch bekommst du deine Spendenbescheinigung über den korrekten Betrag. Einfach deswegen, weil dein Mitgliedskonto nicht angesprochen wurde.

Davon, dass dann die Forderungen der Gliederungen gegeneinander nicht mehr aufgehen fang ich garnet an. Außerdem können wir dann keine Gesamt-Zuwendungsliste erstellen, die der Bundestag aber von uns fordert, damit wir Geld aus der staatlichen Parteienfinanzierung bekommen.

"Man müsste die Mitgliedsbeiträge ins Soll stellen, damit man in der Buchhaltung sieht wieviel das Mitglied schuldet."

Ja. Könnte man. Sollte man.

1) Aber wir sind kein Fitnessclub, der mit der örtlichen Inkassofirma anrückt, auch wenn du schon vor 2 Jahren gekündigt hast. Wir sind auch keine Firma, die dir einen Fernseher geliefert hat, den du nutzt und nicht bezahlst. Wir sind eine Partei und selbst Beschlüsse wie "wir koppeln die Stimmberechtigung im LQFB an die Bezahlung" führen zu shitstorms. Ich will mir gar nicht ausmalen was passiert wenn wir ein Inkasso-Unternehmen beauftragen (und mir persönlich widerstrebt das auch. Ja die Zahlerquote ist Scheiße, aber wollt Ihr wirklich, dass wir mit dem Gerichtsvollzieher vor der Tür stehen und Mitgliedsbeiträge aus 2010 eintreiben?)

2) Wenn der Schatzmeister Beiträge ins Soll stellt, dann gibt er damit Erträge (bzw. Forderungen) an. Er muss also jedes Jahr je Mitglied gucken, wie weit das Inkassounternehmen mit dem Eintreiben ist oder die Forderung abschreiben.

"Wir sind gegen eine zentrale Anhäufung von Mitgliedsdaten"

Diese "zentrale Anhäufung" gibt es bereits und gab es auch schon vor der Einführung von SAGE und vor dem Beitragskonto. Das Ganze nennt sich Mitgliederverwaltung. Damit ist gesichert, dass du eine Ladung zum KPT bekommst, zum BPT und zur Aufstellungsversammlung in deinem Wohnort, auch wenn Du Mitglied des OV Dresden-Neustadt bist, aber in Berlin wohnst. Wenn der Schatzmeister anständig arbeitet kannst du sogar an den falschen LV zahlen und deine Zahlung wird trotzdem zeitnah berücksichtigt.

Wir sind eine Partei und kein Karnickelzüchterverein. Du kannst entweder Mitglied sein oder anonymer Spender. Beides zusammen geht nicht. Wir haben zu den eingegangenen Zuwendungen Anforderungen laut Parteiengesetz die erfüllt werden müssen und das geht nicht ohne dass Daten zu den Spendern hinterlegt werden. Die mit den Geldkoffern sind die anderen.

Im übrigen verweise ich auf die Bundessatzung: § 2 Abs (2) Satz 2: "Die Bundespartei führt ein zentrales Piratenverzeichnis."

Grüsse

C.