Schatzmeister-Handbuch/HowTo wGB

wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb - HowTo für Piraten

Dies soll eine kurze Anleitung sein, wie ihr Veranstaltungen über den wGB beantragt und abrechnet.

Schritt 1 - Erste Überlegungen

Macht euch im Vorfeld einige Gedanken dazu und schreibt sie auf.

Welche Kosten kommen auf uns zu?

• Eine Checkliste ist hilfreich:
  • Saalmiete,
  • Technik,
  • Transportkosten,
  • Speisen und Getränke,
  • Sonstige Kosten wie Papier für den Drucker, Flyer, etc.

• Schreibt alles auf! Holt Angebote ein! Dokumentiert Vereinbarungen! Das gehört alles später in die Kalkulation, als Anlage, damit das Buchhaltungsteam keine bösen Überraschungen erlebt. Die Buchhaltung muss auch wissen, für welche Anbieter ihr Euch entschieden habt, damit die Rechnungen zugeordnet werden können.

• ACHTUNG! ALLE Rechnungen müssen auf folgende Anschrift ausgestellt werden:

Piratenpartei Deutschland

Abt. wGB

Pflugstr. 9 a

10115 Berlin

Rechnungen, die nicht auf diese Adresse lauten, kann der wGB nicht buchen. Klärt das also bitte vorher mit den Anbietern. (Unter 150,-€ inkl. USt. reicht eine Quittung)

• Wer bezahlt Rechnungen vor Einnahmen?

Oft kommt es vor, daß bereits lange vor einer Veranstaltung (und insbesondere, bevor Geld hereinkommt) Rechnungen hereinkommen. Der wGB kann nicht in Vorleistung treten! Der wGB hat keine liquiden Mittel, um für Kosten in Vorleistung zu treten. Deshalb muss unbedingt vorher geklärt werden, wer für solche Rechnungen in Vorleistung tritt. Sprecht hierzu mit dem Schatzmeister eurer Gliederung und eurem Landesschatzmeister, und beantragt eine Ausfallbürgschaft bei dem zuständigen Vorstand. Über diese Ausfallbürgschaft muss der wGB informiert werden, damit wir den Vorschuß ggf. einfordern können. Nach Ablauf der Veranstaltung und Einreichung aller Belege wird er dann wieder verrechnet.

Passiert das nicht, werden wir nicht zahlen, weil wir nicht zahlen können. Auch auf die Gefahr hin, dass Mahnungen kommen oder ein Saal nicht freigehalten wird, weil keine Vorauszahlung geleistet werden konnte.

• Mit wievielen Besuchern rechne ich?

Bei etlichen Veranstaltungen, wie z. B. Parteitagen, gibt es bereits Erfahrungswerte. Nutzt sie! Kalkuliert Eintrittspreise und Preise für Speisen und Getränke nicht zu knapp; gerade im Bereich Catering sind viele Piraten erstaunlich genügsam und bringen gerne ihr eigenes Zeug mit.

• Spenden gehen gar nicht!

Veranstaltungen über den wGB können nicht durch Spenden finanziert werden! Wenn ihr zweckgebundene Spenden für die Veranstaltung habt, muß die Veranstaltung über die Gliederung laufen.

Schritt 2 - Kalkulation und Antrag

Der wGB braucht im Vorfeld eine Kalkulation, um eine Genehmigung für den geplanten wGB zu erteilen. In jedem Landesverband gibt es einen Beauftragten für wGBs. In der Regel ist das Euer Landesschatzmeister. Kommuniziert mit ihm, und er gibt alles weiter. Wir haben aus der Vergangenheit gelernt, dass wir nicht jeden Piraten beraten können, weil das nicht leistbar ist. Deshalb ist der Beauftragte im Landesverband eingesetzt, damit er beiden Seiten bei der Erledigung des Papierkrams helfen kann.

Ein Formular für die Kalkulation findet ihr hier: xxxxx

Den Antrag findet ihr hier: xxxxx

Beides ausfüllen, alle Angebote und Vereinbarungen dazu, und eurem Landes-Beauftragten geben. Der reicht das an uns weiter.

Schritt 3 - Wir wollen Geld! Am liebsten per Überweisung!

Bitte gebt bei Einladungen gleich für Zahlungen von Eintrittsgeldern, Buskarten, Übernachtungen, Getränkeflatrates oder ähnlichem die Kontonummer des wGB an. Das erspart uns allen das Hin- und Hergeschiebe von Zahlungen.

Die Bankverbindung lautet:

Konto: 7006027903

BLZ: 430 609 67

IBAN: DE52430609677006027903

BIC: GENODEM1GLS

Achtung: Alle Rechnungen, die evtl. für die Veranstaltung geschrieben werden, schreibt der wGB zentral! (z. B. Rechnungen für Eintrittskarten, Untervermietung Standfläche an Caterer, etc.) 

Schritt 4 - Die Handkasse

So manches läuft auch bar, z. B. Eintrittsgelder an der Abendkasse, rasch noch zusätzliches Papier kaufen, ein USB-Stick wird benötigt, etc., etc.

So funktioniert es nicht:

Wenn Einnahmen und Ausgaben über die normale Kasse eures Schatzmeisters laufen und hinterher aufgefriemelt werden. Macht man nicht. Kann ganz schnell zu Doppelbuchungen führen, bei denen uns der nächste Steuerprüfer auf die Finger haut.

So funktioniert es:

Macht eine eigene Kasse für die Veranstaltung auf und gebt da eine Kasseneinlage von eurer normalen Kasse hinein für Wechselgeld und kleinere Ausgaben. Gegen Quittung, natürlich! Ohne Quittung geht gar nichts! Ab da läuft alles, was die Veranstaltung betrifft, über diese Kasse. NUR über diese Kasse.

Schreibt für alle Einnahmen Quittungen und laßt euch für alle Ausgaben Quittungen geben (oder Rechnungen ab 150,-€ brutto).

Am Ende der Veranstaltung entnehmt ihr zunächst mal so viel Geld, wie ihr am Anfang hineingelegt habt, und gebt das zurück an die normale Kasse - wieder gegen Quittung! (Nein, die Quittungen vernichten, weil sie sich aufheben dürft ihr nicht! Einlage und Rückführung sollen dokumentiert werden!). Dann macht ihr eure Abrechnung: Einnahmen minus Ausgaben anhand der Quittungen sollten den Bestand ergeben. Wenn ihr eine Differenz habt, schreibt eine Quittung über die Differenz. Den gesamten Bestand der Kasse zahlt ihr bei der Bank ein an das Konto des wGB - schließlich sollen davon die Kosten der Veranstaltung bezahlt werden.

Es ist übrigens vollkommen egal, worin ihr diese Kasse aufbewaht (Geldkassette, Schuhkarton, Aldi-Tüte...), solange sie 1. sicher vor Fremdzugriff und 2. physisch getrennt von eurer normalen Kasse ist.

Mit der Rückgabe der Einlage und der Einzahlung auf das Bankkonto ist die Kasse dann wieder aufgelöst. Die Kassenabrechnung reicht ihr zusammen mit allen anderen Belegen an den wGB ein, wieder über euren Landesschatzmeister.

Schritt 5 - Die Abrechnung

Hier braucht ihr nochmal eure Kalkulation, die Kassenabrechnung, und alle Rechnungen. Rest ausfüllen, eurem Landesschatzi geben, der reicht es an uns durch. Wir prüfen, ob alle Rechnungen vollständig und richtig sind, buchen alle Belege und bezahlen, was noch bezahlt werden muß. Wenn alles stimmt, dann stimmt unsere Kostenträgerauswertung (jede Veranstaltung hat einen eigenen Kostenträger) mit eurer Abrechnung überein. Wenn ihr Verlust gemacht habt: Nicht so schön. Dann muß euer Landesschatzi mit seiner Ausfallbürgschaft einspringen. Die Belastung dazu schreiben wir! Wenn ihr Gewinn gemacht habt: Super! Wenn es über 100,- € sind, wird die Hälfte gleich an eure Gliederung ausgezahlt, den Rest müssen wir für Steuern noch in Rückstellung nehmen. Unter 100,-€ behalten wir alles in der Rückstellung.

Ein paar Beispiele:

Catering auf einem Parteitag

Auf einem Parteitag sollen Essen und Getränke angeboten werden.

So geht es:

Wir kochen selbst! AG Schnittchen oder Gecko-Squad oder andere kochverrückte Piraten kaufen ein, kochen, schmieren Brötchen, verkaufen. Das kann über den wGB laufen - Ablauf siehe oben.

Wir lassen kochen! Bei einem Catering-Unternehmen werden X Mittagessen pauschal eingekauft zu einem Gesamtpreis, z. B. 200 Essen für insgesamt 1.100,- € Verkauft werden sie einzeln zu je 6,50€. Es werden 180 Essen verkauft - 20 landen leider im Müll.

180 x 6,50 = 1.170,- €

abzüglich 1.100,- €

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70,-- € Ertrag vor Steuern.

So geht es nicht:

Wir machen die Gutschein-Nr.!

Wir lassen Gutscheine drucken. Diese verkaufen wir an Piraten und Gäste. Piraten und Gäste lösen die Gutscheine ein bei allen Caterern und Frittenbuden auf dem Gelände, mit denen wir vorher eine Vereinbarung getroffen haben, daß sie nur Gutscheine annehmen. Abends kommen die Caterer mit den Gutscheinen und kriegen von uns genausoviel Geld wieder, wie auf den Gutscheinen gedruckt ist. Das ist keine Einnahme, sondern ein "durchlaufender Posten" - und damit nichts für den wGB. Außerdem kostet der Druck der Gutscheine Geld, und ein paar Piraten müssen den ganzen Tag Gutscheine verkaufen und abends stundenlang Gutscheine zählen. Gutscheine, die verkauft, aber nicht eingelöst werden, sind kein Gewinn für uns. Dieses Geld muß für 3 Jahre in Rückstellung genommen werden, denn auch, wenn anderes draufgedruckt ist - Gutscheine sind mindestens 3 Jahre lang gültig (genauer: Bis zum 31.12. des 3. Jahres, das auf das Jahr der Ausstellung folgt) und müssen solange eingelöst oder erstattet werden. So will es der Gesetzgeber.

Vortragsabend

Euer Vorstand beschließt, zu einem aktuellen Thema einen externen Redner einzuladen. Da der Redner sich seine Arbeit bezahlen läßt, liegt es nahe, eine Vortragsveranstaltung in einem gemieteten Saal daraus zu machen.

Das kommt wahrscheinlich auf euch zu:

• Saalmiete
• Kosten für die Saalreinigung
• Honorar für den Redner
• Evtl. weitere Kosten für den Redner, wie Taxi, Übernachtung, Verpflegung, je nach Vereinbarung
• Kosten für die Einladung, wenn sie nicht per email erfolgt
• Flyer
• Technik (Beamer, Lautsprecheranlage, etc.)
• Kosten für Catering
• weitere Kosten - DENKT NACH!

Das könnt ihr einnehmen:

• Eintrittsgelder
• Verkauf von Speisen und Getränken, sofern ihr nicht einen externen Caterer auf eigene Rechnung arbeiten laßt (oder ihr den Saal in eurer Stammkneipe mietet, dann macht der Wirt natürlich das Catering)
• evtl. noch Verkauf von Merchandising aus dem Piratenshop.

Diese Veranstaltung läßt sich durchaus über den wGB abwickeln.

Eine Veranstaltung, für die jemand gespendet hat

Das geht leider nicht über den wGB. Sobald eine Person für die Durchführung einer Veranstaltung eine zweckgebundene Spende leistet, muß die Veranstaltung komplett durch die Gliederung abgewickelt werden. Der wGB kann als wirtschaftlicher Betrieb keine Spenden annehmen.

Llarian 11:32, 15. Jan. 2014 (CET)