BY:LV/HowtoVorstand

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Landesverband Bayern
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Hinweis: Es gibt ein allgemeines HowToVorstand das noch weitere Informationen enthält.

Howto Vorstand im LV Bayern

Dieses HOWTO soll frisch gewählten Vorständen dabei helfen, bei ihren ersten Aktionen hin zur Handlungsfähigkeit nichts zu vergessen. Da trotzdem von Gliederung zu Gliederung andere Dinge wichtig sind, ist diese Liste nicht unbedingt vollständig und kann auch Punkte enthalten, die in eurem speziellen Fall nicht notwendig sind.
Wichtig bei allem: Sollten Fragen oder Probleme auftauchen, wendet euch an den Vorstand eurer übergeordneten Gliederung oder die IT (support@piratenpartei-bayern.de) und lasst euch helfen.

Wichtige Links

  1. Vorstände:
  2. Die BayernIT im Wiki und auf der Homepage
  3. Die BundesIT im Wiki

Wichtiges zum Anfang

  • Meldet euch beim Landesvorstand und ggf. Bezirksvorstand, damit auch die Bescheid wissen, wer aktuell Vorstand ist!
  • Erarbeitet eine Geschäftsordnung Meist ist die vom vorherigen Vorstand (oder parallelen / übergeordneten Gliederungen) als Vorlage geeignet und muss nur geringfügig angepasst werden
  • Meldung einer Neugründung an den Landesvorstand (vorstand@piratenpartei-bayern.de) unter Angabe des Gliederungsgebietes (Landkreise/Gemeinden, etc.)
  • Optional: Beauftragung einer Person mit der Behandlung von Mitgliedsanträgen. An diese werden beim LV eingehende Anträge mit der Bitte um Annahme oder Ablehnung geschickt. Dazu E-Mail-Adresse und GPG-Key an den Landesvorstand (vorstand@piratenpartei-bayern.de) senden
  • Protokoll des Parteitags unterschreiben und ins Wiki hochladen

Datenschutzverpflichtung (DSV)

  • Für den Zugriff auf bestimmte Systeme (z.B. SNAFU) und den Umgang mit Mitgliedsdaten, benötigt ihr eine Datenschutzbelehrung und gültige Datenschutzverpflichtung (DSV). Diese kann man beim Datenschutzbeauftragten (z.B. online im Mumble oder in der LGS) machen, aktuelle Informationen im Wiki unter <BY:Datenschutzbeauftragter>
  • Die DSV bitte an die Landesgeschäftsstelle (LGS) senden / übergeben

Zugänge / Systeme bei der BayernIT

Die BayernIT betreibt einige Systeme, die für eure Arbeit als Vorstand wichtig sind. Nach eurer Wahl braucht ihr Zugänge, die ihr beantragen müsst. Zugänge für ausgeschiedene Vorstände müssen entfernt werden. Eventuell müssen noch Dinge wie Redmine-Projekte und SNAFU-Queues für eure Gliederung eingerichtet / angepasst werden.

Beantragung von Zugängen / Projekten / Queues per Wahlinfo-Mail

Mit einer Mail, mit der ihr den IT-Support der BayernIT über eure Wahl informiert, könnt ihr aktuell folgendes bekommen:

  • alle Vorstände
    • Mailadressen auf dem bayerischen Mailserver
    • Redmine-Projekte
    • SNAFU-Queues und Zugänge
    • Eintrag in die interne Kontakt-Datenbank in Redmine
    • Eintrag in die Redmine-Benutzergruppe für euren Vorstand
  • Verwalter (typischerweise GenSek und Schatzmeister)
    • Eintrag in die bayernweite Verwaltungs-Mailingliste
  • Bezirksvorstände
    • Zugang zu Discourse mit Eintrag in die Bezirksvorstände-Gruppe

Inhalt der Mail

Schickt bitte eine Mail an support@piratenpartei-bayern.de mit dem folgenden Inhalt:

  • Infos zum Parteitag
    • welche Gliederung?
    • wann war der Parteitag?
    • Link zum Protokoll
  • Liste der gewählten Ämter (auch im Amt bestätigte Vorstände)
    • volle Amtsbezeichnung,Name,Piraten-Mailadresse,Verwaltungsamt ja / nein
  • Mailadressen, die angelegt werden sollen
    • Komplette Mailadresse (meistens vorname.nachname@gliederung)
    • Soll es ein Postfach sein oder eine Weiterleitung an eine andere Adresse?
    • Alternative Mailadresse (an diese werden die Zugangsdaten gesendet bei einem Postfach)
  • Mailadressen / Weiterleitungen der ausgeschiedenen Vorstandsmitglieder, die gelöscht werden sollen
  • Funktionsadressen wie schatzmeister@, vorstand@, verwaltung@ (sehr empfehlenswert!)
    • die schon als Mail-Weiterleitung / SNAFU-Queue / Redmine-Projekt eingerichtet sind und geändert / gelöscht / umgeleitet werden sollen
    • die neu als Mail-Weiterleitung / SNAFU-Queue / Redmine-Projekt eingerichtet werden sollen
  • weitere Snafu (Wanninger)-Queues, die angelegt oder geschlossen werden sollen und wer Zugriff braucht
  • weitere Redmine-Projekte, die angelegt oder geschlossen werden sollen und wer Projekt-Admin sein soll
  • Redmine-Accounts, die angelegt werden sollen
  • Sonderwünsche, Fragen, ...

Beispiel für die Wahlinfo-Mail

Diese Mail sieht dann z.B. so aus:

Hallo, 

wir haben auf dem Bezirksparteitag Niederpfalz 16.1 am 11.11.2016 einen neuen Bezirksvorstand gewählt. 

* Link zum Protokoll: https://example.com/protokoll-bzptopf161

Gewählt sind:

* Vorsitzender, Egon Oberpirat, egon.oberpirat@piraten-niederpfalz.de, nein
* Stellvetretender Vorsitzender, Hanna Superpirat, hanna.superpirat@piraten-niederpfalz.de, nein
* Schatzmeister, Tina Gigapirat, tina.gigapirat@piraten-niederpfalz.de, ja
* Generalsekretär, Horst Megapirat, horst.megapirat@piraten-niederpfalz.de, ja

Mailadressen:

* Mailbox für Egon Oberpirat, Zugangsdaten an egon@meinedoofeemailadresse.de
* Weiterleitung von tina.gigapirat@piraten-niederpfalz.de -> tina.gigapirat@piraten-weiden.de

Funktions-Adressen:

* Weiterleitung schatzmeister@piraten-niederpfalz.de -> tina.gigapirat@piraten-niederpfalz.de
* eine neue SNAFU-Queue für verwaltung@piraten-niederpfalz.de, auf die Tina Gigapirat und Horst Megapirat Zugriff haben sollen
* vorstand@piraten-niederpfalz.de soll ins bestehende Redmine-Projekt Niederpfalz/Bezirksvorstand/intern laufen

Redmine:

* neuer Admin des Projekts Niederpfalz soll Horst Megapirat werden
* Tim Pirat soll als Projekt-Admin entfernt werden

Außerdem hätten wir noch gerne Kekfe und Nüffe für alle.

Grüße
Horst

Redmine

  • Redmine ist ein Projektmanagement-Tool, ihr könnt damit
    • Aktivitäten organisieren
    • Beschlüsse fassen
    • Dateien (Protokolle z.B.) hochladen
    • interne Wikis anlegen
    • ... und vieles mehr
  • es gibt öffentliche und nicht-öffentliche Projekte
  • Mailadressen können nach Redmine umgeleitet werden (nur nicht-öffentliche Projekte)
  • Zugänge und Projekte sowie Änderungen könnt ihr einfach mit der Wahlinfo-Mail beantragen
  • Spätere Fragen und Änderungswünsche an support@piratenpartei-bayern.de

SNAFU

  • Zugänge nur mit DSV (Datenschutzverpflichtung)
  • Mailadressen können nach SNAFU umgeleitet werden
  • Zugänge und Queues sowie Änderungen könnt ihr einfach mit der Wahlinfo-Mail beantragen
  • Spätere Fragen und Änderungswünsche an support@piratenpartei-bayern.de

Verwaltungsliste Bayern

  • wir haben auf Bayern-Ebene eine interne (nicht-öffentliche) Mailingliste für Fragen / Ankündigungen zu Verwaltungsthemen
  • Zugriff erhalten üblicherweise Schatzmeister und Generalsekretär (und / oder andere Mitgliederverwalter, wenn das in der GO geregelt ist)
  • https://lists.piratenpartei-bayern.de/mailman/listinfo/by-verwaltung
  • Ein-/ Austragungen könnt ihr einfach mit der Wahlinfo-Mail beantragen
  • Spätere Fragen und Änderungswünsche an support@piratenpartei-bayern.de

Interne Vorstandsmailingliste

(wenn vorhanden bzw. gewünscht)

  • bei Gründungen: Beantragen per Mail an support@piratenpartei-bayern.de mit diesen Informationen:
    • Name der Mailingliste (üblicherweise BY-Bezirk-Gliederung-Vorstand)
    • Eine Mailadresse, die als Administrator der Liste eingetragen wird und das Passwort erhält
  • bei Neuwahlen:
    • Übergabe der Mailinglistenadministration durch alten Vorstand, danach Passwort ändern
    • Entfernen der früheren Mitglieder von der Liste durch den neuen ML-Administrator
    • Hinzufügen der neuen Vorstände zur Liste

Beantragung von Zugängen / Mailinglisten-Eintragungen außerhalb der BayernIT

Homepage der Gliederung und weitere Systeme

  • Homepage-Übergabe durch alten Vorstand. Die meisten Gliederungs-Seiten in Bayern laufen auf den Servern der BayernIT, diese kann – wenn benötigt – unterstützen (Mail an support@piratenpartei-bayern.de)
  • Vorstandspad
    • Bei Neuwahlen muss dies mit dem bisherigen Vorstand abgesprochen werden, die IT ist hier außen vor
    • Bei Gründungen einfach unter http://www.piratenpad.de/ ein "Neues Team" anlegen
  • Zugriff zu anderen Systemen ebenfalls vom bisherigen Vorstand übergeben lassen, sofern möglich kann auch hier die IT unterstützen

SG Presse BY

Konto und Schlüssel, Sonstiges

  • Konto
    • Übergabe durch bisherigen Vorstand / Änderung der Zugriffsberechtigten
  • Schlüsselübergabe durch bisherigen Vorstand
    • z.B. Postfach, Geschäftsstelle, etc.
  • Übergabeprotokoll erstellen und unterschreiben (insb. Schatzmeister)
  • Visitenkarten bestellen