LSA:Landesverband/Organisation/Mitgliederversammlung/2014.1/Ausschreibung

Für den ersten Landesparteitag im Jahr 2014 suchen wir einen geeigneten Ort. Diese Ausschreibung soll allen Interessierten als Hilfestellung für die Auswahl des Veranstaltungsortes dienen. Wer weitere Fragen hat kann gerne beim Landesvorstand nachfragen.

Vergabeverfahren

Um unnötige Querelen zu vermeiden, beachtet bitte:

• diese Ausschreibung läuft bis zum 28.02.2014.
• der Landesvorstand vergibt die Ausrichtung nach Ablauf dieser Frist.
• Wenn ihr an einem Vorschlag arbeitet, kündigt das bitte vorab an.
• Wir wollen einen guten LPT ausrichten, Party-Konzepte interessieren nicht.
• Sind Quer-Finanzierungen geplant (Getränkeverkauf, Sponsoren etc.) muss dies im einzelnen ausgewiesen werden.
• Bis zur endgültigen Beauftragung werden Verträge NUR durch den Landesvorstand geschlossen. Wer sich daran nicht hält und ggf. "Opfer" von Schadensersatz wird, hat Pech. Ausgenommen davon sind explizite Beauftragungen. (Anmietung Material, Vor-Reservierung etc...)
• Die folgenden Vorgaben sind Richtwerte und müssen nicht zu 100% eingehalten werden, dies hängt aber natürlich jeweils von der einzelnen Anforderung ab. Ist zum Beispiel der Raum zu klein geht das gar nicht. Ein Angebot ohne Internet, aber mit ausreichenden UMTS Empfang ist aber verschmerzbar. Für einen Videostream werden übrigens mindestens 500kbit/s Upstream benötigt.

Termine

Der nächste Landesparteitag soll an einem Wochenende im Juni 2014 stattfinden.

Mögliche Termine:

• 21.06.2014/22.06.2014
• 28.06.2014/29.06.2014

Ort

Erreichbarkeit

Öffentliche Verkehrsmittel

Der Ort muss zur An- und Abreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sein.

KFZ

Der Ort sollte auch ohne Ortskenntnisse einfach gefunden werden können. Navis sollten die Adresse kennen, ansonsten unbedingt Anfahrts-Adresse angeben. Parkplätze sollten in der Nähe ausreichend vorhanden sein.

Bauliche Anforderungen

Presse-Bereich

Vorteilhaft wäre, wenn ein separater Bereich für die Presse zur Verfügung gestellt werden kann. Fassungsvermögen ca. 5 Personen.

Größe und Bestuhlung

Der Raum sollte für mindestens 40 Piraten in parlamentarischer Bestuhlung (inkl. Schreibunterlage wie z.B. ein Tisch) ausgelegt sein. Es soll außerdem möglich sein, bis zu 20 weitere Plätze (einfache Bestuhlung) bereitzustellen.

Bühne

Eine Bühne muss vorhanden sein, die bei gefülltem Saal den Zuschauern auf den hintersten Plätzen die Sicht auf Redner und auf dem Podium sitzenden Personen gestattet. In direkter Nähe muss genügend Platz für Protokollanten und Beamer-Bediener vorhanden sein.

Sound

Es sollten mindestens vier Mikrofone

• 1x Versammlungsleiter
• 1x Standmikro für Redebeiträge
• 1x Funkmikro
• 1x Technik/Antragskommission

vorhanden sein.

Gegebenfalls kann hier auf eine externe Lösung zurückgegriffen werden. Es muss sichergestellt werden, dass jeder Teilnehmer akustisch der Versammlung folgen kann. Hierzu ist sicherzustellen, dass eine geeignete Beschallungsanlage betriebsbereit bereitgestellt werden kann. Es ist aber möglich auf vorhandene Soundtechnik der Mitglieder zurückzugreifen.

Video

Ein Beamer mit Leinwand muss betrieben werden, welche von der Größe und Lichtstärke her den hintersten Plätzen ermöglicht, Schrift gut lesen zu können. Dies soll bei voller Bühnen- und sanfter Saalbeleuchtung möglich sein. Die Steuerung des Beamer-Bildes muss vom Bediener in direkter Nähe des Podiums erfolgen können.

Licht

Ausreichend Bühnenbeleuchtung muss gegeben sein. Im Saal reicht sanftes Licht. Der Einfall von Tageslicht muss so gesteuert werden können, dass es weder die Leinwandprojektion schlecht sichtbar macht noch die Teilnehmer übermäßig blendet (Verlauf der Sonne während der Veranstaltung vorher beachten).

Akkreditierung

Im Eingangsbereich müssen mindestens 3 Plätze inkl. Tisch und Stromzugang für die Akkreditierung betrieben werden können, an denen sich jeweils eine Warteschlange bilden kann, ohne dass es zu einen Durcheinander kommt. Mindestens ein Akkreditierungsplatz muss während der gesamten Zeit betrieben werden können. Die Akkreditierung sollte während der Veranstaltung jederzeit folgen können.

Strom

Die Stromversorgung der Gäste muss für den Betrieb von Notebooks gewährleistet sein. Dazu reichen Anschlussmöglichkeiten an den Seiten des Saales aus. Es wäre gut wenn der Stromkreis der Gäste von dem der Bühnen- und Netzwerktechnik getrennt ist.

Streaminganforderung

Permanent, exklusiv und stabil 1000kbit/s upstream/upload ohne Volumenbegrenzung. Mehr ist dabei natürlich besser. Dieser Zugang muss exklusiv sein und darf nicht von anderen Nutzern belegt werden. Sollte das Equipment vorhanden sein, kann das Netzwerk auch über LTE realisiert werden. Derzeit ist dies aber nicht der Fall. Worstcase! Also nur absolut als letztes kann der Streamingbeauftragte HSDPA über Vodafone anbieten. Dazu ist es aber nötig das direkt! im Raum/Saal perfekter Vodafone D2 Empfang möglich ist.

Für einen Tag Stream werden ca. 4GB verbraucht. Nur so als Kalkulation für volumenbegrenzte Flatrates etc. Es gibt für Handys freie Speedmonitore mit denen das die Orga vor Ort testen kann. Für eine Ausschreibung würde der Streaminbeauftragte auf einen solchen Test bestehen. Unbedingt nötig bei der Ortsbegehung.

Streaming

Für das Streaming ist ein entsprechender Platz (Tisch mit 2 Sitzplätzen) zu reservieren, der einen direkten Blick auf die Bühne erlaubt. Als nützlich hat es sich erwiesen, wenn man den Ton direkt von der Saal-Anlage "anzapfen" kann.

Netzwerk / Internet

Eine Internetanbindung für die Gäste soll in ausreichender Qualität gewährleistet werden können. Die Gäste sollen kostenlos per Kabel oder (funktionierendem!) WLAN die Möglichkeit haben, ins Internet zu gelangen. Ist die Bandbreite zu gering, kann dieser Zugang gedrosselt und/oder auf wenige Dienste beschränkt werden. Denkbar ist auch, z.B. einen Wikimirror und ein Piratenpad intern anzubieten und Verbindungen nach außen zu unterbinden. Die Bühne muss einen ausfallsicheren Internetzugang, unabhängig von dem der Gäste, haben.

Es ist möglich, auf vorhandene Netzwerktechnik der Mitglieder zurückzugreifen.

Barrierefreiheit

Der Veranstaltungsort hat so barrierefrei zu sein, dass Rollstuhlfahrer ungehindert an der Versammlung teilnehmen und die Toiletten benutzen können.

Der Veranstaltungsort sollte also mindestens über eine barrierefreie Toilette verfügen. Sofern eine vollständige Barrierefreiheit des Veranstaltungsortes nicht gegeben ist, muss der eigentliche Veranstaltungsraum mit leichten Mitteln (Selbstbaurampe oder Hilfe durch Mitglieder) auch für Rollstuhlfahrer erreicht werden können. Bei mehreren Bewerbungen werden Orte mit Barrierefreiheit auch bei höheren Kosten bevorzugt.

Sonstiges

Verpflegung

Ideal wäre, wenn das Mitbringen von Getränken und Speisen gestattet ist. In diesem Fall sollten Einkaufs- und/oder Bestellmöglichkeiten in der Nähe vorhanden sein.

Ist dem nicht so, sollen Getränke während der gesamten Veranstaltung angeboten werden; Essen zu den üblichen Zeiten, kleine Snacks vorzugsweise immer. Es sollen auch vegetarische Hauptspeisen angeboten werden. Selbstbedienung ist möglich. Die Preise sollten ortsüblich oder darunter liegen.

Team

Es muss ein Pirat mit guter Ortskenntnis für die Organisation und Ausrichtung des LPT hauptverantwortlich sein. Dem Landesvorstand sind zwei unterstützungsbereite Piraten zu benennen. Eine ausreichende Zahl von Helfern (wenigstens 4) wäre Vorteilhaft.

Budget

Gesamtbudget für die Ausrichtung des Landesparteitags liegt derzeit bei maximal 600 EUR pro Tag. Mehrbedarf ist nicht komplett ausgeschlossen, sollte aber vermieden werden. Es ist Vorteilhaft diese Summe der angeschriebenen Lokation nicht sofort mitzuteilen sondern erst ein Angebot einzuholen.