LSA:Landesverband/Organisation/Mitgliederversammlung/2013.3/Ausschreibung

Für den dritten Landesparteitag 2013 im Oktober/November 2013 suchen wir einen geeigneten Ort. Diese "Ausschreibung" soll allen Interessierten als Hilfestellung für die Auswahl des Veranstaltungsortes dienen. Wer Fragen hat kann beim Landesvorstand nachfragen.

Vergabeverfahren

Um unnötige Querelen zu vermeiden, beachtet bitte:

• diese Ausschreibung läuft bis zum 31.08.2013.
• der Landesvorstand vergibt die Ausrichtung nach Ablauf dieser Frist.
• Wenn ihr an einem Vorschlag arbeitet, kündigt das bitte vorab schon an.
• Wir wollen einen guten LPT ausrichten, Party-Konzepte interessieren nicht.
• Sind Quer-Finanzierungen geplant (Getränkeverkauf, Sponsoren etc.) muss dies im einzelnen ausgewiesen werden.
• Bis zur endgültigen Beauftragung werden Verträge NUR durch den Landesvorstand geschlossen. Wer sich daran nicht hält und ggf. "Opfer" von Schadensersatz wird, hat Pech. Ausgenommen davon sind explizite Beauftragungen. (Anmietung Material, Vor-Reservierung etc...)
• Die folgenden Vorgaben sind Richtwerte und müssen nicht zu 100% eingehalten werden, hängt aber natürlich von der einzelnen Anforderung ab. Ist beispielsweise der Raum zu klein geht das gar nicht. Ein Angebot ohne Internet, aber mit ausreichenden UMTS Empfang ist verschmerzbar. Für einen Videostream werden übrigens mindestens 500kbit/s Upstream benötigt.

Termine

Der nächste Landesparteitag soll an einem Tag an einem Wochenende im Oktober/November 2013 stattfinden. Mögliche Termine:

• 26./27. Oktober
• 02./03. November
• 09./10. November
• 16./17. November

Ort

Erreichbarkeit

Öffentliche Verkehrsmittel

Der Ort muss zur An- und Abreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sein.

KFZ

Der Ort sollte auch ohne Ortskenntnisse einfach gefunden werden können. Navis sollten die Adresse kennen, ansonsten unbedingt Anfahrts-Adresse angeben. Parkplätze sollten in der Nähe ausreichend vorhanden sein.

Bauliche Anforderungen

Presse-Bereich

Es sollte ein separater Bereich für die Presse zur Verfügung gestellt werden. Fassungsvermögen ca. 15-20 Personen.

Größe und Bestuhlung

Der Raum sollte für 120 Piraten in parlamentarischer Bestuhlung ausgelegt sein. Es soll außerdem möglich sein, bis zu 80 weitere Plätze (einfache Bestuhlung) bereitzustellen.

Bühne

Eine Bühne muss vorhanden sein oder aufgebaut werden, die bei gefülltem Saal den Zuschauern auf den hintersten Plätzen die Sicht auf Redner und auf dem Podium sitzenden Personen gestattet. In direkter Nähe muss genügend Platz für Protokollanten und Beamer-Bediener vorhanden sein.

Sound

Es müssen mindestens vier Mikrofone

• 1x Versammlungsleiter
• 1x Standmikro für Redebeiträge
• 1x Funkmikro
• 1x Technik/Antragskommission

vorhanden sein. Es muss sichergestellt werden, dass jeder Teilnehmer akustisch der Versammlung folgen kann. Hierzu ist sicherzustellen, dass eine geeignete Beschallungsanlage betriebsbereit vorhanden ist. Es ist möglich auf vorhandene Soundtechnik der Mitglieder zurückzugreifen.

Video

Ein Beamer mit Leinwand muss betrieben werden, welche von der Größe und Lichtstärke her den hintersten Plätzen ermöglicht, Schrift gut lesen zu können. Dies soll bei voller Bühnen- und sanfter Saalbeleuchtung möglich sein. Die Steuerung des Beamer-Bildes muss vom Bediener in direkter Nähe des Podiums erfolgen können.

Licht

Ausreichend Bühnenbeleuchtung muss gegeben sein. Im Saal reicht sanftes Licht. Einfall von Tageslicht muss so gesteuert werden können, dass es weder die Leinwandprojektion schlecht sichtbar macht noch die Teilnehmer übermäßig blendet (Verlauf der Sonne während der Veranstaltung vorher beachten).

Akkreditierung

Im Eingangsbereich müssen mindestens 3 Plätze für die Akkreditierung betrieben werden können, an denen sich jeweils eine Warteschlange bilden kann, ohne dass es zu Chaos kommt. Mindestens ein Akkreditierungsplatz muss während der gesamten Zeit betrieben werden können. Die Akkreditierung sollte der Veranstaltung jederzeit folgen können.

Strom

Die Stromversorgung der Gäste muss für den Betrieb von Notebooks gewährleistet werden. Dazu reichen Anschlussmöglichkeiten an den Seiten des Saales aus. Der Stromkreis der Gäste sollte von dem der Bühnen- und Netzwerktechnik getrennt sein.

Netzwerk / Internet

Eine Internetanbindung muss vorhanden sein. Die Gäste sollen kostenlos per Kabel oder (funktionierendem!) WLAN die Möglichkeit haben, ins Internet zu gelangen. Ist die Bandbreite zu gering, kann dieser Zugang gedrosselt und/oder auf wenige Dienste beschränkt werden. Denkbar ist auch, z.B. einen Wikimirror und ein Piratenpad intern anzubieten und Verbindungen nach außen zu unterbinden. Die Bühne muss einen ausfallsicheren Internetzugang, unabhängig von dem der Gäste, haben. Es ist möglich, auf vorhandene Netzwerktechnik der Mitglieder zurückzugreifen.

Streaming

Für das Streaming ist ein entsprechender Platz (Tisch mit 2 Sitzplätzen) zu reservieren, der einen direkten Blick auf die Bühne erlaubt. Als nützlich erweist es sich, wenn man den Ton direkt von der Saal-Anlage "anzapfen" kann.

Barrierefreiheit

Der Veranstaltungsort hat so barrierefrei zu sein, dass Rollstuhlfahrer ungehindert an der Versammlung teilnehmen und die Toiletten benutzen können.

Sonstiges

Verpflegung

Ideal wäre, wenn das Mitbringen von Getränken und Speisen gestattet ist. In diesem Fall sollten Einkaufsmöglichkeiten aber in direkter Nähe vorhanden sein. Ist dem nicht so, sollen Getränke während der gesamten Veranstaltung angeboten werden; Essen zu den üblichen Zeiten, kleine Snacks vorzugsweise immer. Es müssen auch vegetarische Hauptspeisen angeboten werden. Selbstbedienung ist möglich. Die Preise sollten ortsüblich oder darunter liegen.

Team

Es muss ein Pirat mit guter Ortskenntnis für die Organisation und Ausrichtung des LPT hauptverantwortlich sein. Dem Landesvorstand sind drei hauptverantwortliche Piraten zu benennen. Eine ausreichende Zahl von Helfern (mind. 4) muss zur Verfügung stehen.

Budget

Gesamtbudget für die Ausrichtung des Landesparteitags liegt derzeit bei maximal 600 EUR pro Tag. Mehrbedarf ist nicht komplett ausgeschlossen, sollte aber vermieden werden. (Brief-Versendung hat extra Budget)