BW:Landesparteitag 2011/Ausschreibung
Inhaltsverzeichnis
Ausschreibung zum Landesparteitag 2011.1
- Der Landesparteitag soll an einem Samstag oder einem Sonntag stattfinden (eintägig, bevorzugt an einem Samstag)
- Beginn der Veranstaltung: ca. 10:00 Uhr, Ende der Veranstaltung: ca. 20:00 Uhr
- Der Aufbau muss vorher stattfinden!
- Wie schon die letzten Male auch hier der Hinweis auf die Orgaliste vom LPT 2009
- Termin:
- Nach dem Bundesparteitag (14./15.05.) – idealerweise mit einer Woche Abstand.
- Optimaler Termin: 28./29.05.2011
- Auch möglich: Anfang Juni – danach kommen die Pfingstferien
Als Hilfe für die Organisation schaut euch den Event Guide an.
Anfahrt
- Idealerweise direkte Bahnverbindung von den größeren Städten BaWüs aus (Mitglieder nach Regierungsbezirken)
- Vom Bahnhof ÖPNV oder kurzer Fußweg zum Veranstaltungsort
- Parkmöglichkeiten vor Ort
- Ebenfalls möglich sind etwas abgelegenere Hallen, wenn ein Shuttle-Service oder guter ÖPNV zu einem direkt erreichbaren Bahnhof bestehen
Raum
- Ca. 200 Piraten in parlamentarischer Bestuhlung
- Mindestgröße: 500m²
- Bitte mit Angabe der Größe (in m²) und der Raumaufteilung (Bestuhlungsplan, Hallenplan, oÄ)
- Behindertengerecht
- Gut wäre mit Bühne und Rednerpult
Versorgung
- Die Versorgung der Teilnehmer mit Essen und Getränken muss im Plan vorgesehen sein. Kosten dafür müssen aufgeführt werden, wenn sie im voraus, pauschal oder verbindlich für den LV anfallen.
- Die Versorgung über Lieferdienste mit Bestellung durch die Teilnehmer ist ausreichend, wenn die Lieferdienste genug Kapazitäten haben.
- Eine Getränkeversorgung im Saal muss möglich sein.
- Übernachtungsmöglichkeiten vor Ort müssen ausreichend vorhanden sein. Kosten müssen aufgeführt werden, wenn sie im voraus, pauschal oder verbindlich für den LV anfallen.
Technik
- Beamer (Hell genug – zur Organisation ggf. die letzten Veranstalter der LPTs anfragen)
- Leinwand in ausreichender Größe oder mehrere Leinwände
- Lautsprecheranlage
- 2 Mikros auf der Bühne
- 2-3 Raummikros
- Idealerweise Monitor-Ausgang am Mischpult für Audiostreaming
- Internetzugang für Veranstaltung (Videostreaming, Protokoll, Orga) – Internetzugang für alle Teilnehmer ist nicht notwendig!
- Gegebenenfalls anfallende Kosten für Miete/Kauf Streaminghardware sind anzugeben
- Genug Steckdosen im Raum – die Elektrik muss die erwartete Anzahl an Notebooks verkraften
- Bitte definitiv klären – nicht nur davon ausgehen. Gegebenenfalls Kosten für Stromversorgung aufführen
- TO-/GO-/Antrags-"Zugang für Teilnehmer" in mind. einer der folgenden Varianten:
- Bsp: Drucker für Ausdrucken der Tagesordnung inklusive Anträge
- Bsp: Lokaler Server für GO, TO, Anträge, etc
- Bsp: WLan-Zugang
- Bsp: Mehrere Beamer und Leinwände
Sonstiges
- Gebärdendolmetscher erwünscht, budgetabhängig
Budget
Wichtig: Alle Preise inkl. MWst angeben!
Alle Preise müssen verbindlich sein – d.h. wir brauchen eine Zusage, dass keine weitere Kosten anfallen, keine Nebenkosten entstehen, etc (bsp. nachträgliche Auflagen zur Stellung eines Handwerkers).
Berücksichtigt dabei, dass ab 200 Teilnehmern ein Meister Veranstaltungstechnik den Aufbau abnehmen muss!
Laut aktuellen Informationen steht ein Budget von 3.000,– € zur Verfügung. Der Betrag umfasst alles, was der Landesverband bezahlt: Hallenmiete (einschließlich eventuellen Hausmeister- oder Nebenkosten), Technik (Ton, Beamer, Leinwand, Stromkabel und Steckerleisten, ...), Reinungskosten für die Halle, Auf- und Abbaukosten und evtl. Kosten für die Netzanbindung, Ausdrucke, etc
Falls die Kosten für z.B. Catering für alle Piraten im Preis enthalten ist, müssen diese Kosten getrennt ausgewiesen werden.
Für Hallen mit schlechter ÖPNV-Anbindung sind die notwendigen Kosten für ein Shuttle-Service bei der Kostenaufstellung als eigenständiger Punkt aufzuführen.
Presse
Pressebetreuung vor Ort. Ideal wäre ein separater Raum für Pressegespräche, dies ist aber nicht Voraussetzung.
