Bundesschiedsgericht/HinweisVerfahrensakten

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Anforderungen an Verfahrensakten

Die Schiedsgerichte erstellen für ihre Verfahren eine Verfahrensakte, § 14 Abs. 1 SGO. Diese wird nach Verfahrensende 5 Jahre aufbewahrt (§ 14 Abs. 5 Satz 1 SGO) und insbesondere vom Bundesschiedsgericht im Falle der Einlegung von Rechtsmittel herangezogen oder wenn ein Verfahren an ein anderes Landesschiedsgericht verwiesen wird.

Gut geführte Verfahrensakten zeichnen sich aus durch

  • Vollständigkeit
  • Verständlichkeit aus sich heraus
  • Chronologische Ordnung
  • Nutzung eines gängigen Dateiformates und
  • Zeitnahe Zurverfügungstellung

Vollständigkeit

Die Verfahrensakte enthält alle zum Verfahren gehörende Informationen, von der ersten Antragsschrift bis zum Urteil/Beschluss, inkl. jeder E-Mail (falls Bedarf gesehen wird auch mit Kopfzeilen) inkl. Anhängen und jeden Briefes/Faxes oder sonstiger Kommunikation, die zwischen den Verfahrensbeteiligten und dem Gericht ausgetauscht wurden und alle Protokolle von Anhörungen und Verhandlungen (§ 14 Abs. 2 SGO).

Dagegen enthält sie kein Brainstorming oder Diskussionen der Richter, keine Beratungen oder Entwürfe oder über das Urteil/den Beschluss hinausgehende Zusatzbegründungen.

Verständlichkeit aus sich heraus

Die Verfahrensakte hat den Zweck, Personen die nicht am Fall beteiligt waren zu ermöglichen, den Ablauf des Falles von Anfang bis Ende lückenlos nachvollziehen zu können. Manche Entscheidungen über Rechtsmittel erfolgen ohne Anhörung der Parteien und ausschließlich nach Aktenlage (so bei der Unzulässigkeitsbeschwerde nach § 8 Abs. 6 Satz 4 SGO). Hierfür ist eine aus sich heraus, also ohne zusätzliche Nachfragen beim Gericht verständliche Akte, unentbehrlich. (Falls Zuschriften von Parteien unverständlich sind, kann daran natürlich auch das Gericht nichts ändern; nichtsdestotrotz gehören sie natürlich auch in die Akte, siehe "Vollständigkeit")

Chronologische Ordnung

Ein Verfahren zeichnet sich durch einen bestimmten zeitlichen Ablauf von Ereignissen aus. Dieser Ablauf und der genaue Zeitpunkt von Ereignissen ist für die Bewertung des Verfahrens elementar. Eine Ansammlung von Einzeldokumenten (bspw. alle E-Mails einzeln in einem Archiv) ist keine Akte.

Nutzung eines gängigen Dateiformates

Das BSG präferiert Akten in einem durchsuchbaren PDF, aber auch andere, gängige Dateiformate, mit denen sich die genannten Anforderungen erfüllen lassen, sind in Ordnung, solange es sich um ein (zumindest weitgehend) zusammenhängendes Dokument handelt und keine Sammlung von Einzeldokumenten.

Zeitnahe Zurverfügungstellung

Rechtsmittel lassen sich ohne Verfahrensakte in der Regel nicht bearbeiten. Wenn Schiedsgerichte wochenlang auf Akten anderer Schiedsgerichten warten müssen, wird es schwierig, die angestrebte Verfahrensdauer von maximal drei Monaten zu erreichen und so einen effektiven Rechtsschutz zu gewährleisten. Sinnvollerweise erstellt man die Akte daher bereits während des Verfahrens und ergänzt sie fortlaufend. So steht sie auch dem Ausgangsgericht selbst zur Arbeit zur Verfügung, ist immer vollständig und immer chronologisch geordnet; das spätere Zusammensuchen aller Unterlagen und die Rekonstruktion der Reihenfolge entfällt. (Das Bundesschiedsgericht hat gute Erfahrungen mit dem Einsatz des Ticketsystems OTRS gemacht; dieses ermöglicht auch den Export einer weitgehend vollständigen Akte im PDF-Format; lediglich die Anhänge von E-Mails müssen der Akte noch von Hand hinzugefügt werden.)