NRW:2013-01-22 - Protokoll Arbeitsgruppe Events

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Protokoll der AG Events NRW

Randdaten

  • Termin: Di 22.01.2013
  • Zeit: 19:15 Uhr
  • Ort: Mumble-Server auf mumble.piratenpartei-nrw.de

Anwesende Mitglieder

beschlussfähig:

  • ja

entschuldigt:

unentschuldigt

Gäste:

Protokoll

Die Sitzung wurde um 19:30 Uhr eröffnet.

Wahl eines Versammlungsleiters

Wahl eines Protokollanten

Mitgliedersichtung

möchte Mitglied werden. Heutige Sitzung wird als erste Sitzung gewertet.

Request Tracker

  • Balli und Samy haben noch keine Zugang auf den RT - Dominick, bitte einrichten
    • Ticket #72706 auf - Rückmeldung wird abgewartet.
  • niqui: ich hab plötzlich keinen Zugriff mehr auf die Tickets, kann das auch Dominick klären? - geklärt

RT #72231 - Rhein Erft-Kreis ASPiRe

  • Informationen im letzten Protokoll
  • NRW:Rhein-Erft-Kreis/Aspire2013
  • Kosten: 4.305 €
  • Grundsätzlich wir die Veranstaltung positiv bewertet.
  • Die Kosten sind für die Halle sind relativ gering gehalten.
  • Das Budget mit 2000,- für Referenten ist sehr hoch angesetzt.
  • Personenzahl: 500 geschätzt; unter 200/250 ist die Veranstaltung nicht lohnenswert
  • Es werden Reisekosten nicht im Vorfeld bezahlt
  • mögliche Deadline sollte bei ungefähr 4 Wochen liegen
  • Referenten werden intern und extern sein. Bruno Kramm hat bereits zugesagt
  • es sollen auch Nichtpiraten als Gäste angesprochen werden, Werbung für Veranstaltung über die Presse
  • was für Kosten fallen an, wenn die Veranstaltung kurzfristig abgesagt werden muss?
    • Das wären die Raumkosten von EUR 354,00 - Vorkasse eine Woche vor der Veranstaltung
  • Bis wann sind die Räumlichkeiten kostenlos stornierbar?
    • Muss noch geklärt werden
  • Shuttle-Service: vom Bahnhof zur Halle oder zu Übernachtungsmöglichkeiten
  • weitere Übernachtungsmöglichkeiten in Köln werden geprüft.
  • Refinanzierung: kein Eintrittsgelder, es wird ein Spendentopf aufgestellt und vorher ein Spendenaufruf gemacht
  • Welche Träger wurden noch angefragt für finanzielle Unterstürtzung? Nein
  • Konkurenzveranstaltungen nicht bekannt zu diesem Termin
Abstimmung
  • Dafür: wako
  • Dagegen: niqui, Andreas, Lossos, Samy
  • Enthaltung: Balli ,Olaf_B_

Begründung/Anmerkung:

  • Sehr hohe Kosten, bei noch recht unklarer Teilnehmerzahl
  • zu hohe geschätzte Teilnehmerzahl
  • zu kurze Vorbereitungszeit für Referenten/Werbung
  • es wurden keine anderen Träger für finanzielle Unterstützung angefragt außerhalb der Partei
  • Es wurde kein wirkliches Konzept zur Refinanzierung ausgearbeitet

RT #72232 Innerparteiliche Fortbildung

  • Informationen im letzten Protokoll
  • Ist vom Vorstand schon positiv beschieden worden - für uns erledigt

Aufzeichnung


RT #72842

  • Bewerbung LPT Bielefeld
  • NRW:Landesparteitag_2013.2/Bewerbung
  • Kinderbetreuung: wo soll sie stattfinden? Soll in Saal 2 in einem abgetrennten Bereich stattfinden. Abtrennung durch vorhandene Raumtrenner
  • Seminarraum 2: ggf für Presse
  • Einwand zum Bestuhlungsplan, es wird befürchtet, dass die Halle zu klein ist
    • Teilnehmerzahl: ca. 550 sollten schon geplant werden
    • lt. Halle 672 Plätze bei Reihenbestuhlung ohne Tische
    • Balli gibt an, dass bei einer 50% Tischbestuhlung ca. 400 Personen in Saal 1 Platz finden, der Rest könnte in Saal 2 untergebracht werden
    • Bedenken dabei: technische Umsetzung bei Abstimmungen, Wortmeldungen etc.
  • Saal1: Veranstanltung
  • Saal2: Veranstaltung + Essensausgabe
  • Foyer: Wahlkabinen + Akkreditierung Presse + Akkreditierung
  • Seminarraum 1: Presse
  • Seminarraum 2: Orga, Catering, Rückzugsraum, Sani-/Ersthelferbereich,
  • Technik? Lager 1 und hinten im Saal
  • Kinderbetreuung? WO?
  • Raum für ÖA?WO?
  • Raum für Wahlhelfer/Auszählung? WO?
  • sonstige AG-Treffen/Konferenzraum/Interviewraum...? WO?
  • Balli wird eine Übersicht zur Verfügung stellen, die sich Andreas noch mal
  • Notwendige Daten für Hallenplan:
    • Bestuhlung mit Angabe der Sitzbreite
    • Gangbreiten, besonders Fluchtwege
    • Bemaßung von Platz für Rollstuhlfahrer, Presse, Kameras von Presse und Streaming, Platz für AG Technik, Ruhebereich, Kinderbetreuung, reservierter Bereich für Gehörgeschädigte usw.
  • weitere zu klärende Themen:
    • Erreichbarkeit vom Bahnhof?
    • Schallisolierung in der Halle?
    • Internetanbindung? Stabil? ausreichend Bandbreite?
      • die Leitung versorgt auch ein Wohngebiet und schwankt grade am Wochenende stark?
      • es handelt sich um coax/unitymedia Verbindung?
      • wir brauchen für den Stream (upstream) eine zugesicherte stabile Brandbreite
      • in der Halle liegt kein direkter Anschluss, daher kann voraussichtlich keine Standleitung angemietet werden
    • wie viele Parkplätze sind genau und wo vorhanden? kostenfrei?
    • Catering offen? Die Frage ist noch nicht geklärt, fehlt noch eine Abspache zwischen AG Schnittchen un dem örtlichen Caterer
    • Streaming von Halle 1 zu Halle 2
  • Weiteres Vorgehen/Terminierung:
    • Inwieweit können die Fragen bis 29.01. geklärt werden ?
Orgateam versucht, alle Fragen bis nächste Woche zu beantworten
  • Abstimmung ist zu jetzigen Zeitpunkt nicht möglich

Themen

HowTo Finanzantrag

Zeitliches Rahmenkonzept LPT

Vorstellung der AG Events

  • Vorschlag von Olaf: Die AG stellt sich auf dem TdpA in Düsseldorf am 16.02.13 kurz vor

http://wiki.piratenpartei.de/NRW:Tag_der_politischen_Arbeit_2013.1

  • Vorstellung gerne vor der Mittagspause, wie und welcher Form besprechen wir beim nächsten Treffen
  • verschoben auf nächste Sitzung

Ergebnisse/Beschlüsse

http://wiki.piratenpartei.de/NRW:Arbeitsgruppe/Events/Beurteilungen

  • so OK?
  • verschoben auf nächste Sitzung

Bewerbung LPT Pulheim

http://wiki.piratenpartei.de/NRW:Arbeitsgruppe/Events/Bewerbung_Pulheim

  • kam heute erst über den RT
  • Hausaufgabe für die Mitglieder bis nächste Woche: Bewerbung studieren!!
  • Ende der Sitzung 21:45 Uhr

Nächster Termin

Ort:   Mumble
Datum:  29.01.2013
Beginn: 19:15 Uhr
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