Verwaltungstreffen/2014.1/Protokoll

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Verwaltungstreffen 2014.1

Wiki-Seite: http://wiki.piratenpartei.de/Verwaltungstreffen/2014.1

Anwesenheitsliste

  • Kristof Zerbe, GenSek, Hessen (@kristofz)
  • Lothar Krauß, Schatzmeister Hessen
  • Manuela Langer (Llarian), Bundesbuchhaltung
  • Claudia Schumann GenSek Niedersachsen
  • Thembi Gräntzdörffer (@thembilein) - Hamburg
  • Raul Truckenbrodt - Hamburg
  • Mark Huger, Gensek Bayern
  • Thomas Knoblich @_tomatenfisch, Beisitzer BY
  • Björn @xpac, Finanz-Awareness-Team NRW
  • Martin @piratenschlumpf, Finanz-Awareness-Team NRW    SCHNITZEL
  • Norbert Engemaier (@Nengemaier), GenSek Sachsen
  • Henry Piepgras GenSek SH
  • Lukas Pieper
  • Hendrik (Bundesverwaltung)
  • Irmgard @irm_tw (Bundesbuchhaltung)
  • Stefan Bundesschatzmeister/Landesschatzmeister SH
  • Andreas Roth (@An_Ro), Schatzm Sachsen
  • Gero Kühn (dc6jgk) Finanz-Awareness-Team NRW
  • Jens Heidenreich/ LV BB/ Verwaltungsteam
  • Mandy Plaswig/ LVBB/ Verwaltungsteam
  • GeldPirat Schatzmeister LV Bayern
  • Stephy Nöther (bugsierine) LV NRW SM Sauerbraten
  • Constanze Berg LSA Schatzmeisterin
  • Max Mischorr Mitgliederverwaltung LSA
  • Karl-Martin Zimmermann (@greemin) LSA-Genzecke
  • Uwe Elligsen
  • Carsten Sawosch (@piratsued) Mitgliederbetreuung NDS
  • Viktor Hoffmann (Schatzmeisterteam LV Baden-Württemberg)
  • Swanhild Goetze (Bundesbuchhaltung)
  • Christoph Löhr (Kassenprüfer, BundesIT)
  • Stefan Schuh (Gensek Saarland)
  • Andrea Bettinger (Schatzmeister Saarland)
  • Sven Schomacker (hilope), "Junge für alles"
  • Michael Karek @schatz_Kadse (Schatzmeister LV Berlin)
  • Marcel Geppert (@celfridge), GenSek LV Berlin
  • Georg Müller @PirateSchorsch (GenSek LV Thüringen)
  • Michael Kurt Bahr (Schatzi LV Thüringen)
  • Sören Oberndörfer (GenSek BW)
  • Lars Matti Schatzmeister RLP 
  • Gordon (PShop)
  • Tobias Stenzel @de_escalate (stellv. V. Oberpfalz, BayernIT Redmine, PG Basisentscheid)
  • Stephanie Schmiedke (@h3rmi) GenSek Bund
  • MartinB (Schatzi LV Mecklenburg Vorpommern)

Tag 1

Tagesordnung:

08.03.2014: alle (Die Partei wird erst morgen gespaltet)

    •  nächstes Verwaltungstreffen: Oktober 2014? Wer organisiert es? Sa: einen Raum für 40 , So: zwei Räume für je 20 Personen 
      • Niedersachsen (Hannover) Terminvorschlag 11.10.-12.10.2014
    •  zentraler Sepa-Einzug (Irmgard erläutert)
      • Pad wird rausgesucht und Infos von Irmgard erläutert
      • SEPA ist vorbereitet, neue Version fertig getestet, straffer Ablauf ist erforderlich. Muss mit ASC noch abgesprochen werden und getan werden. (Sven, Irmgard, Hendrik)
      • Downtime: vstl. 1 Tag (Mo-Fr)
      • einige händische Arbeiten notwendig wie IBAN-Umwandlung
        • ich ($jemand) könnte Euch die IBAN-Umrechnung machen. (leider kein öffentlicher Zugriff auf das von unserer Firma geschriebenes Tool) - Henry
        • wenn $Tool gebraucht wird, mich (dc6jgk) ansprechen mit Beispielen für input/output Datenformat
      • einige Haken zu beachten wegen der Berichte weil das auf das CRM umgestellt werden muss
      • Problem: Die Auswertungen, die wir im alten CRM (vor allem für Schatzmeister) angelegt haben. Die müssen "irgendwie" (tm) im neuen CRM angelegt werden
        • Berechtigungen für die Gliederungen müssen dabei beachtet werden
      • Hausbanken muss jeder selbst auf BIC/IBAN umstellen
      • Schatzmeister brauchen in der Zukunft stets auch CRM Account
      • nächster Einzugstermin am 14.03.2014

Protokoll vom Treffen bei ASC Januar 2014 Gläubiger-Nr. SEPA:  DE96ZZZ00000047129

Eintragen bei Grundlagen -> Zahlungsverkehr   Gelernt:

  • Direktbearbeitungsmodus -> Doppelklick öffnet Buchung zum Bearbeiten
  • Bildschirmauskunft heißt  jetzt "Auskünfte"
  • Beim Buchen "Kontoauskunft" auswählbar (Pfeil neben Lupe)
  • Zahlungsverkehr: Mehrere Zahlungsstapel möglich, Name frei wählbar

"Standard" überschreibt die anderen, wie bisher. Die OP, die in einem Stapel drinstecken, werden  bei anderen nicht mehr vorgeschlagen (sowohl Lastschriften als auch Zahlungen)

  • Verwendungsvorlagen: man muss im Zahlungsverkehr sein, dann bei Extras
  • Um OP-Nummer in Kontenblättern zu sehen: OP-Nummer Verwendungszweck reinbringen
    • [OP] in Buchungstext
    • Vorlagen für die Buchungstexte anpassen - müssen wir in unserer Testdatenbank mal spielen, das geht auch jetzt schon

I SEPA-Lastschrift-Gedöns

SEPA-Lastschrift aufrufen und buchen - geht, wenn man alle nachfolgenden Schritte ausgeführt hat

1. ** jeder muss seine Hausbank auf SEPA umstellen!

    • IBAN, BIC eintragen, SEPA auf Ja
    • IBAN + BIC eintragen geht auch jetzt schon. Kann in Vorbereitung auf SEPA-Umstellung schon getan werden.

2. Umstellen Bankverbindungen Mitglieder/Lieferanten: Bei Administration 

    • IBAN-Umstellungsassistent ist kaputt - liegt an SAGE, nicht benutzen
    • wir machen: IBAN hin Export -> Exeldatei - 
    • Überprüfen auf ungültige Zeichen, falsche Zeilen löschen
    • einen  SEPA-Converter besorgen (Sparkasse Köln funktioniert!)
    • und wieder IBAN rück - Import

3. In den Adressen muss die Sprache eingestellt werden

    • KHKAdressen Feld [Sprache] muss überall 'D' rein ( Task für Hendrik)

4. Grundlagen Zahlungsverkehr, "SEPA bei Zahlungen bevorzugen" Ja

5. Grundlagen Zahlungskonditionen  - SEPA Texte anpassen

6. SEPA-Mandatsrefenznummer Vorlage anpassen Grundlagen - Zahlungskonditionen - SEPA Mandatsreferenz - Platzhalter .. Kundennummer = Mitgliedsnummer

7. SEPA-Mandate erzeugen Administration - Sepa-Assistent - Mandatserzeugung Assistent für alle Das  ist einmal der große Lauf für alle, die bis jetzt drin sind. Bei denen  haben wir die Ankündigung ja schon verschickt und haben die  Unterschriften eingeholt Für alle bis jetzt:  Mandatsstatus Wandlung - aktiv

Ich  habe ein ausgedrucktes SEPA-Lastschriftmandat in englisch bekommen und  nach Änderung der Sprache in der Adresse auch in deutsch.


danach bei jedem einzeln Mandate Pflegen

  • für Einzelspenden z.B., für Änderung der Beitragshöhe usw.
  • Mandatsstatus Wandlung dann in mehreren Schritten

guggen, was wir bei "Verwenden für Lastschriftaufträge haben" vermutlich "Einzugsermächtigung" Sowohl "Einzugsermächtigung" als auch "Abbuchungsauftrag" können in SEPA_Basislastschrift umgewandelt werden


nur 12 Mandate bisher vorhanden?  - liegt daran, dann die Umwandlung von Kontonr und BLZ in IBAN / BIC erst durchgeführt werden muss Drucken (Bericht über angelegte Mandate) geht aber nicht - Fehlermeldung -> ist repariert.  Was ist wenn Lastschrift platzt - brauchen wir dann ein neues Mandat?

8. Prenotifications

  • SEPA-Texte erst noch anpassen (Sie - Du ?)
  • Versand per Mail möglich

9. SEPA-Einzugsdatei (XML) für Einreichung bei der Bank

  • Eine  Datei für einen Beitragseinzug erzeugt, allerdings für Herrn Utke von  ASC, deshalb hab ich die nicht mitgenommen zum ausprobieren
  • bei den vorhandenen Adressen ging es noch nicht, s.u.


II weitere Tests für den laufenden Betrieb (Manuela) 1. Eingehende Beiträge buchen

geht wie immer, es gibt eine Lupe für "zusätzliche Auskünfte"

2. Eingehende Spenden buchen - unter 3.300,- - über 3.300,- ok

3. Eingehende Rechnungen buchen - SEPA ok

4. Reisekostenerstattung buchen

  • E-Konten waren noch nicht eingerichtet, ist dann aber genauso
    • E-Konten sin inzwischen angelegt

ok

5. sonstige Erstattung (z.b. Eintrittsgeld Veranstaltung) buchen

  • E-Konten waren noch nicht eingerichtet, ist dann aber genauso

ok

6. Sachkonto anlegen (Kasse oder Bankkonto) ok

7. Lieferant anlegen ok

8. Läßt sich der Auswertungsbuchungskreis jetzt einstellen? ja

9. Zahlvorschlag Kreditoren aufrufen und buchen - SEPA, DTAUS-Datei ziehen und zur Überprüfung mitnehmen ? 


III Zusammenspiel CRM - OL

Vorab:  die scripte zum Anlegen der M- und S-Konten waren nicht implementiert,  auch nicht das script zum Ermitteln der Stimmberechtigung Weil das Dinge von uns sind, die nicht zum Lieferumfang von ASC gehören und für die wir selber verantwortlich sind Aber es ändert sich an der Stelle überhaupt nichts in der Datenbankstruktur, die sollen genauso weiterlaufen ist mit ASC geklärt Disclaimer: ich schreib hier nur vom CRM-Light, also dem client, wo alle drin spielen. Ins "richtige" CRM kommen nur Admins.

1. Mitglied anlegen im CRM - kommt es im SAGE an? tut es, aber ohne Übertragung der Referenznummer (vorläufige Mitgliedsnummer)

  • - ist das Sache von uns oder muss das mit passieren?

Beim Test der Lastschriften noch folgendes festgestellt: Es  ist offenbar ein Unterschied, ob eine Adresse in der OL angelegt wird  oder durch den sync vom CRM in die OL kommt. Ein Feld, was dann für den  SEPA-Kram gebraucht wird, durfte nicht mit NULL belegt sein. Hat ASC gefixt. Müssen wir dann aber unbedingt als erstes Testen, ob sich  Lastschriften dann erstellen lassen.

2. Mitglied entschweben im CRM - kommt es im SAGE mit entsprechenden Kontokorrentkonten an? -> Skript-Lauf notwendig (siehe oben), in der Testumgebung nicht eingerichtet

3. Kontrollieren, ob Stimmberechtigung nach CRM übertragen wird bei Zahlung Beitrag -> Skript-Lauf notwendig (siehe oben), kein Test 

4. Sind die zentralen Berichte nach CRM verschoben? (Wegfall Softfolio)

  • ASC kopiert erst mal alle unsere Berichte ins CRM
  • Procedere ist in Arbeit (Berechtigungsebenen, Gruppen anlegen usw.)
  •   Es sind sehr viele und die Genseks haben auch schon sehr viele. Deshalb  werden Kategorien zum Vorfiltern eingerichtet, die wir auch selber  anpassen können. Dann hat es nicht mehr so eine Endlos-Liste.
  • Alle Berichte lassen sich jetzt direkt als CSV exportieren. (coding kontrollieren)


5. Neuanlage User prüfen!  (Derzeit nur durch Kopieren, Einfügen, Neubenennung in der Datenbank möglich - kann nur so getestet werden). .. noch klären

    •  Was tun mit den Rücklastschriftgebühren? 
      • Irmgard: Im Moment werden die an die Landesverbände weitergegeben 
      • allgemeiner Konsens: weitergeben an untergeordnete Gliederungen lohnt nicht
      • Zuständig ist sowieso meistens der LV wegen der Datenpflege
      • Rücklastschriften werden im Zahlungsavis an die LVs ausgewiesen
      • Auf den SEPA-Mandaten steht kein Beginn drauf, ab wann eingezogen werden soll
        • Es wird geschaut, ob das Mitglied in diesem Jahr schon gezahlt hat
        • Problem: etliche Gliederungen haben noch gar nicht gebucht
        • aber jeder bekommt vor dem Einzug eine E-Mail-Benachrichtigung
    • Datenpflege der Gliederungen in OfficeLine
      • Weiterleitung von Beiträgen an Gliederungen: Schatzmeister erhält vom Beitragsteam ein Zahlungsavis, wenn seine E-Mailadresse in Sage hinterlegt ist (Ansprechpartner / Schatzm)
        • Siehe Mail auf Verwaltungsliste 17.02.2014 "Informationen zu Zahlungen an Gliederungen vom zentralen Beitragskonto"
          • Adresse der Gliederung (und bei denen der Untergliederungen, die ihr in Sage betreut) im Reiter "Ansprechp." den Schatzmeister als Ansprechpartner mit der  Gruppe "Schatzm" anlegen, und bei "Details" Reiter "Kommunikat."
      • Gliederungen die kein eigenes Bankkonto haben, müssen das Bankkonto der nächsthöheren Gliederung in Sage eintragen (lassen)

     

    • Wie kündigt man regelmäßige Spendenzusage bei Einzug
      • bitte an schatzmeister@piratenpartei.de  per mail
    • aktueller Stand Rechenschaftsbericht 2013 
      • Wer Hilfe benötigt: Bitte früh melden.
      • HE: LV ist ziemlich vollständig (ein paar Abschlussbuchungen fehlen noch und der Abgleich mit anderen Gliederungen), die meisten KVs fehlen aber noch (derzeit haben 4/19 geliefert). Erinnerung und "Treten" folgt bald. Läuft aber in etwa wie letzes Jahr, und da war es am Ende pünktlich fertig.
      • LSA konsolidiert fertig zum Abgeben 
        • "Constanze ist toll" <3 *Beifall*
      • Saarland sind noch Unterlagen Nov. + Dez. unterwegs, sollten in den nächsten Tagen ankommen. 
      • wGB müssen noch Durchlaufkonten leergeräumt werden.
      • Sachsen LV fertig gebucht, KVs 3 buchen selbst in Sage, 7 haben abgegeben, 3 fehlen noch
      • Brandenburg: Hauptkonto durch bis Dez fertig (Abgleich fehlt noch), Gliederungen angefragt 6/10 haben geliefert, Rest noch ausstehend; Erinnerungen gehen nochmal dazu raus.
      • Bayern: im LV muss noch Nov/Dez fertig gemacht werden, In den Bezirken müssen die Schatzmeister noch eingearbeitet werden. Es läuft aber auf Hochtouren
        • Oberfranken: Belege sind gebucht, 1 KV von 5  fehlt da noch, Abschlussbuchungen + Kontenabgleich
      • RLP: LV ist (mMn) fertig. Es fehlen noch 3 KV. Es ist geplant ende April fertig zu sein. 
      • SH: KV ist fertig, LV noch wenige Abschlussbuchungen
      • BW: Beim LV fehlen noch Abschlussbuchungen, Korrekturen bei den Reisekosten sowie Nov-Dez-Buchungen vom GLS Konto des ehem. BzV Karlsruhe, der LV bucht die KVs, der grösste Teil der KVs sind schon gebucht. Es ist geplant voraussichtlich Ende März mit dem Rechenschaftsbericht fertig zu werden.
      • Niedersachsen: LV bis auf Korrekturen fertig, KV in Arbeit.
      • Hamburg: Bank & Kasse so gut wie fertig gebucht, allerdings muss ich noch einige Änderung vornehmen. Abschlussbuchungen / Eröffnungsbuchungen etc habe ich noch nicht gebucht.
      • NRW Fast alles gebucht, einige Korrekturen noch erf Münster ist komplett gebucht, Saldovortrag Debitoren muß korrigiert werden sowie die Abschlußbuchungen durchgeführt werden. Mind. 1 KV hat den Bund beauftragt. Update können wir übernächste Woche geben (nach Kreisschatzmeistertreffen)
      • Bremen? bis April gebucht, BHV sollte fertig sein. Neuer Beauftragter ist dran
      • Thüringen 7 von 9 KVs haben abgegeben, LV + 4 KVs fertig gebucht
      • Berlin: Beiträge & Spenden gebucht. Rechnungen zu 50% restliche folgen binnen der nächsten 14 Tage und dann per Import. Spezialbuchungen laufen über die Bundesbuchhaltung, Manuela bekommt dieses WE unser DMS eingerichtet und kann dann die Buchungen vornehmen. :)
      • MeckPom LV bis Dezember, KV fehlen noch
      • GESAMT: Landesverbände fertig ( 03 / 16), Gliederungen der LV fertig: (?? / 16)
    • Höhe Mitgliedsbeitrag 2015 - besteht Änderungsbedarf ?
      • Pro/Contrareden: 
      • wenn, dann zum 1.1.2015
      • wäre zum jetzigen Zeitpunkt kontraproduktiv und demotivierend
      • könnte aber ein Signal sein, dass man es ernst meint mit der bezahlten Verwaltung
        • dafür reicht aber auch eine Beitragserhöhung nicht, es sei denn, sie wäre dramatisch
      • ggf. Formulare anpassen zur Beitragshöhe
      • Sollten 1% Regelung forcieren, Erhöhung vlt. eher zum 1.1.2016
      • Soll ja auch nicht jetzt sein, aber der Antrag muss zu einen BPT eingebracht werden, der rechtzeitig vor einem 1.1. ist (nicht wieder Beitragserhöhung mitten im Jahr)
      • Durch die Partfin ist jetzt gerade viel Geld hereingekommen, Jetzt Beitragserhöhung zu vermitteln, wird sehr schwierig
      • ggf. unterschiedliche Beitragshöhe für Zahlung per Lastschrift  und Überweisung
      • Verlangen jetzt für Serviceleistungen im Bund Gebühren - gleichzeitig Beiträge erhöhen schwer zu verkaufen
      • Vorschlag: mehr Auswahl für freiwillige Mehrzahlung? z. B. neben 1% vom Gehalt gestaffelt zum Ankreuzen auf dem Mitgliedsantrag: Ich zahle freiwillig x 96€ x 124 € etc., oder als xfaches des Grundbeitrages mit automatischer Anpassung.
      • Vorschlag: Lastschrift geringerer Betrag - sonst erhöhter.
      • Vorschlag: 1% Beitragskampagne um Verwaltung zu stärken - durch Gestalter
      • Schatzmeister mehr auf Geldbeschaffung konzentrieren
      • Beitragszahlung gestaffelt möglich?
        • Ansparmodell oder Satzungsänderung
      • Beitrag auf gemindert setzen bzw auf 1EUR für Ratenzahler und monatliche Zahlungen überprüfen
      • Beitragsstundung ggf. bei einzelnen Mitgliedern möglich
    • Meinungsbilder: Insgesamt 38 Verwaltungspiraten anwesend.
      • Meinungsbild: Erhöhung auf 96€
        • Dafür: 11  
      • Meinungsbild: Beibehaltung 48€
        • Dafür: 14
      • Meinungsbild: Erhöhung auf 60€
        • Dafür: 18
      • Meinungsbild: 100€ Gesamtjahr; 50€ 2. Halbjahr
        • Dafür: 5 
      • Meinungsbild: Erhöhung auf 72€
        • Dafür: 11
      • Aktionsbeiträge von z.B. 49,99 oder Happy-Hour-Eintritt wurde nicht abgestimmt. :D
      • vernünftiges Mahnwesen. Davon haben wir mehr als von Beitragserhöhungen
      • erst mal aufräumen in der Mitgliederverwaltung und dann über Beitragserhöhungen reden
      • besser wäre, erst einmal alle Nichtzahler dazu zu bringen, ihre Beiträge zu zahlen
      • Lieber 1% Kampagne
      • Um Datensparsamkeit zu stärken (gegen über 1% Modell). Anregung: "Ich zahle das 2-fache, das 1,5-fache. das x-fache des Beitrages"
      • Meinungsbild, ob wir als Verwaltungstreffen, SÄA stellen Erhöhung auf 60€
        • Dafür: 11, Dagegen: 16
      • Meinungsbild: Antragsformular anpassen: 1% Empfehlung bzw. Hinweis auf erhöhten Beitrag hervorheben? 
        • Dafür: deutliche Mehrheit
    •  Umverteilung MB - besteht Änderungsbedarf ?
      • Schwan: Kosten für Presse, MK14 usw. werden bald verschickt. Wollt ihr das per Rechnung - oder Rund-Um-Sorglospaket?
      • Bund weiterhin 40% MB?
      • Stephy: Sollte geändert werden: Am besten über Rechnungen - die können auch gut an Untergliederungen weitergegeben werden.
      • Bund hat kein Geld für Wahlkampf - soll das so bleiben?
      • Sollte zur BTW 2013 so passieren - nur ein LV hatte Geld bereitgestellt
      • Verwaltungsmehraufwand - sollte auch per Rechnung weitergegeben werden
      • Berlin: Rechnungen sollten immer mit Zahlungsavis sein.
      • Wer bezahlt Wahlkampf? Wenn wir Bundesmotive genommen hätten, wäre mitwirkungsbereitschaft gering gewesen
      • Kritik kam doch an - Bund jetzt Grundausstattung mit 3 Motiven
      • Irmgard: Ist vlt. besser Thema für Schatzmeisterrunde: Buchhalter hat bemängelt, dass die Kosten nicht in den Gliederungen angerechnet werden, wo sie anfallen. Zusätzlich sehr verschiedene Buchungspraxis - Rechnungsaussteller muss auf Rechnung immer schreiben wie es verbucht werden soll.
      • Dadurch, dass in der Satzung steht, dass die Beiträge auf alle Ebenen aufzuteilen, ist jede Gliederung auch rechtsfähig, und muss deshalb einen Rechenschaftsbericht erstellen. Wäre Großprojekt mit mehreren Baustellen das zu ändern.
      • Wird eine politische Diskussion, die momentan nicht durchführbar ist.
      • Kosten der IT Abteilung? Noch nicht abschätzbar
      • Was fehlt ist Begründung der Aufschlüsselung; Zu welchem Zweck bekommt welche Ebene was? Erstmal Sinn der Schlüssel klären, und dann über Höhen reden.
      • Leistungen der BundesIT den Ländern in Rechnung stellen? Ist seltsam - entweder  geben wir dem Bund mehr Geld, oder ...
      • Schwan: Länder nutzen Dienste des Bundes sehr unterschiedlich - NRW nutzt es nur teilweise - andere auch komplett Mailserver etc. Nutzungsverkehr unterschiedlich. Das muss erst einmal abgebildet werden. Ohne konkrete Zahlungen sind da keine konkreten Aussagen möglich.
      • Umverteilung daher erstmal kein Thema?
      • Rechnungen ist daher erst einmal die beste Lösung. Voraussetzung: dass alles genau dokumentiert wird.
      • Dokumentation der Kosten/Nutzungsverteilung wird noch dieses Jahr erwartet
      • Transparenter machen, was mit dem Geld passiert (Hostingkosten etc.) (Fixkosten)
      • Break-even-point kommunizieren. Der Tag, ab dem wir unsere Fixkosten bezahlt haben und uns Politk leisten können.


    •  Länder-Finanzausgleich - besteht Änderungsbedarf? 
      • Idee vom @piratenschlumpf Mail VW-ML "Länderfinanzausgleich / Änderungsidee" vom 23.2.:  
        • Die PartFin werden ja durch die  Eigeneinnahmen (EE) begrenzt. Allerdings gilt dies nur für "Geberländer". Nehmerländer können durch Nettozahlungen mehr Geld als eigene EE bekommen.
        • Beispiel BaWü:
        • PartFin: 51.809,00 €
        • EE: 101.119,59 €
        • also Nehmerland.
        • bekommt aus LFA: 91.119,06 €
        • d.h. insgesamt 41.808,47 € mehr als EE.
        • Quelle: https://wiki.piratenpartei.de/Datei:Finanzausgleich_2014.ods Zelle W43.
        • Ich halte es für gerechter, aus dem LFA zunächst nur bis maximal zu den EE eines Landes auszuschütten. Bleibt danach noch Geld übrig, so sollte das auf alle Beteiligten (also auch Bund + Geberländer) ausgeschüttet werden (ggf. zurückgehaltene 20% wegen 80%-Option gegenrechnen). Dieses Verfahren würde auch die Motivation erhöhen, EEs zu generieren.
    •  Ersatz für den Finanzrat?
      • wir brauchen erst mal kein neues Gremium. 

Mittagspause

    • WLAN wieder in Gang bringen
      • sehr wichtig
      • Tooldiskussion? Netzwerkdiskussion? Fritzbox? Horstbox?
      • Redundanz ist alles - drum ist unser LQFB auch Georedundant, Pads aber nicht
    •  Beitragsumlagen ala Bayern - Vorstellung des Systems (10 - 15 Min) 
      • Problemstellung: Innerhalb BY schon drei Gliederungsebenen (KV,BZV,LV) Dadurch Informationsfluss schwierig, wer was an Umlagen zu erhalten hat
      • Es wurde ein System geschaffen, das aus Sage gefüttert wird. Im System selbst sind die Daten Pseudonymisiert
      • Mitglieder können ihre Beitragszahlungen abfragen, mit PIN und Passwort
      • Über PIN/Pseudonym und Passwort kann abgefragt werden, wie der Beitragsstand ist (PIN wurde an die Mitglieder per Brief verschickt)
      • Spendenzahlungen sind noch nicht erfasst
      • Gliederungen können ihre Forderungen und Verbindlichkeiten einsehen (öffentlich)
      • Auswertung auf die verschiedenen Gliederungen möglich (Zahlerquote, Umlagen
      • Soll Vertrauen schaffen, dass die Umlagenzahlungen und Stimmberechtigungen funktionieren (war in Bayern in Vergangenheit ein Problem)
      • Momentan noch viel Handarbeit, um Daten aus Sage zu erhalten
    • Verwaltungsportal NRW
      • generell wäre es wichtig, dass die Mitglieder ihre Zahlungsdaten einsehen können
      • zur Zeit wird vieles von der Verwaltung manuell erledigt, was automatisiert geschehen könnte (z.B. Adressänderungen) bzw. wo das Mitglied die Daten selbst ändern könnte.
      • Plan: jede "Zeile" in der Tabelle wird mit einen eigenen Schlüssel für das Mitglied verschlüsselt, den nur derjenige mit dem invite-code lesen kann
      • Verwaltungsportal wird zb von allen Untergliederungen für Akkreditierungslisten genutzt
    • Eine Mischung aus beiden Systemen wäre gut: 
      • 1. persönliche Daten für jedes Mitglied einsehbar (Verschlüsselung auf Datensatzebene): 
        • Hinterlegte Adresse, E-Mail, etc.Beitragszahlungen
        • Änderungswünsche über einfaches Formular möglich. Daten werden aber von den Mitgliederverwaltern eingepflegt
      • 2. Gliederungen bekommen Auswertungen über Zahlungsflüsse etc
      • Akk-Listen übers CRM (ist geschützt durch VPN)
      • Problem Haupt- Nebenwohnsitz? Wegen KV-Zugehörigkeit (ggf Nebenwohnsitz) und Einladungen zu AV (Hauptwohnsitz) Muss jeder selber wissen, was er in der Datenbank hinterlegt. Wir wollen nicht mehrere Adressen pflegen. Müssen wir aber, zwecks AV. Letztendlich zählt das, was im Ausweis steht.
      • Automatismen vs. Datenschutz
      • es wäre besser, so ein System auf Bundesebene zu etablieren, anstatt 16 eigene Systeme zu entwickeln. 
      • ggf. unter pirateninfo?
      • auf Landesebene hängt es an zuwenigen Personen. Wenn die weg sind, dann ist auch das System weg
      • Auf Bundesebene kann man aber nicht alles auf einmal realisieren. Dann wird es zu ein riesiges Paket
      • in kleinen Schritten angehen - z.b. als erstes einheitliche Authentifizierung
      • es gibt genügend Leute, die das können, aber wir brauchen einen mit Oberhut
      • ein Problem: wir generieren noch ein token. Wir haben limesurvey, wir haben LQFB
      • piratenID wieder beleben
      • wir stellen fest: Wissen geht zu schnell verloren
      • Meinungsbild: wolllen wir überhaupt ein Portal
        • JA! (keine Gegenstimme)
      • Meinungsbild: Wollen wir die Informationen aus dem Portal von  BY?
        • Mehrheitlich ja
      • Meinungsbild: wollen wir ein halbautomatisches System, um Änderungswünsche zu erfassen?
    • mehrheitlich JA
    • Wo sollen die Belege die beim LV oder KV eingehen (z.B.Einzugsermächtigungen) gesammelt werden. 
      • BGS? hinschicken oder zum BPT mitbringen
      • Es gibt ein Zentralarchiv. Wer dort was einlagern will, an bgs@ schreiben
      • DMS - Dokumenten-Management-System (Gordon) 
      • Zentrallager für zu archivierende Belege:  über bgs@piratenpartei.de
    •  Informationsfluß der Gliederungen untereinander (Vom Bund bis..., vom KV bis OV) 
      • rtfm
      • Information ist auch eine Holpflicht, nicht nur Bringepflicht
      • Informationen müssen gesammelt werden - pirateninfo ?
      • Pirateninfo sucht ja schon Verantwortliche in den LVs die für die Aktualisierung der Daten zuständig sind - ES MELDEN SICH NUR ZUWENIGE
    • Informationen zentral:
      • Bawü stellt seine Orga-Übersicht vor - kann perspektivisch mit unter pirateninfo
      • Wichtig: Im Sage müssen Bankverbindung der Gliederung und E-Mail-Adresse des Schatzmeisters hinterlegt sein!
    • Weitere Dienstleistungsangebote für Untergliederungen? Vorschläge (neben Buchführung und Mahnung säumiger Zahler).
      • Zahlungserinnerungswesen (pro/je nach LV) -> Das ist Mahnwesen. Siehe vorige Zeile.
      • IT Komplett
      • Einladungen für LPTs
      • Auflösen von KVs (Rechtsberatung)
      • OM-Generator (also checken auf Rechtssicherheit der Formulierung usw.) 
      • AG Recht gibt es nicht mehr - SG OM?
      • LSG einbinden? Also Anfragen vom LV X werden von Schiedsrichtern aus Y und Z beantwortet
        • damit könnten Schiedsgerichtsverfahren für alle Beteiligten einfacher werden
        • Vorstände bitte Kontakt zum LSG aufnehmen und nachfragen, wie es mit Bereitschaft zu Mitarbeit aussieht
    • Einheitliche, zentralgesteuerte aktuelle und neutrale Formulare deren Link allen offiziellen Internetauftritten der LV´s und deren Untergliederungen zur Verfügung gestellt werden. Im Wiki; Formulare für Mitgliederverwaltung und Schatzmeister.
      • evtl. über SelfService-Portal abgreifbar wenn für Mitglieder relevant?
      • Reisekostenformulare  - Gliederung ist Freitextfeld , der Name muss drinstehen bei "ich spende an.."
        • Dort steht jetzt "ich spende an Piratenpartei Deutschland" - kann ersetzt werden durch "ich spende an o.g. Gliederung"
      • speicherbare .pdf-Formulare!
      • auch mit unter pirateninfo.de , oder mit link ins Wiki: wiki.piratenpartei.de/Formulare
      • EINE Stelle, wo immer die aktuellen Formulare sind. ins pdf den link auf den Speicherort für die aktuellen
      • Formular für Rechnungen dazu
      • PDFs mit eingebettem OO - zum ändern des Formulartextes
      • PDFs müssen trotzdem ausfüllbar und speicherbar sein
    • Veraltete und exotische Download-Formulare auf den Seiten von Untergliederungen sind eine Katastrophe. Abhilfe?
      • Einfach editierbare PDFs: Libreoffice verwenden, Dokument damit erstellen und bearbeiten. Dann als PDF exportieren und das OpenOffice/Libreoffice Dokument einbetten (Checkbox). Das PDF kann dann mit OpenOffice/Libreoffice einfach wieder geöffnet und bearbeitet werden. Bitte darauf achten, in Formularen keine exotischen Fonts zu verwenden (sollten auf Windows, Linux und Mac verfügbar sein !)

https://dl.dropboxusercontent.com/u/697961/libreoffice.png

    • Verbindliche Mailadressen für 1.V, Schatzmeister und MV in allen Gliederungen (z.B. Schatzmeister@piraten-RVHannover.de Mitglieder@...) die bei Wechsel weitergeführt werden können. Incl. PGP Schlüssel.
      • wäre sehr wichtig, aber wie kann man die KVs dazu zwingen?
      • how to Vorstand
      • Vertretungsregelung?
      • vorstand@ nehmen
      • alle ins Redmine / OTRS  / $ticketsystem zwingen
      • alias-Adressen sind auf LV-Ebene angelegt. kann vom Bund aus nicht für alle Gliederungen gepflegt werden
        • kann aber auf LV-Ebene passieren. dort generische Adressen als Weiterleitung einrichten
      • alle, die in einem Vorstand sind, sind schon per se auf den Datenschutz verpflichtet
      • vorstand@ muss für jede Gliederung Pflicht sein?
      • >>> https://bgs.piratenpad.de/15 <<<
      • wer keinen PGP-key hat, kriegt keine Mitgliederdaten per mail. Hat nix mit DSV zu tun.
    • Aufstellung der Mailadressen (Bund) der Verwaltung und  Schatzmeister,welche für was zuständig ist. Im Wiki bei Finanzen und  Mitglieder

            -> http://bgs.piratenpad.de/15 ab Zeile 10

    • Koordination der Mails an Mitglieder wegen Beiträge oder Spendenaufrufe. Untere Gliederung meldet derartige Aktionen nach oben?
      • niemand will diesen Antrag übernehmen
    • BEO-Verifizierung bei LV-Versammlungen durchführen
    • Überarbeitung Bundessatzung §§ 2 - 5 "Mitgliedschaft" (Widersprüche/Unklarheiten/Zuständigkeiten)
      • Mitgliederverwaltende Stelle (+ Flexible Alternativfestlegung ermöglichen)
      • Mitwirkungspflichten (z.B. bei Austritt, Akkreditierung, etc)
      • Klarstellung Stimmberechtigung (3-Monats-Widerspruch)
      • Zeitpunkt Zustandekommen Mitgliedschaft (z.B. mit Vergabe der Nummer)
      • Klarstellung in §2a "nächsthöheren Gliederung" ändern in "untersten unveränderten Gliederung" NorbertE
      • u.v.m.
      • es gibt zur Zeit nach aktueller Satzung keine Möglichkeit für LVs, abweichende Zuständigkeiten festzulegen. 
      • wenn die niedrigste Gliederung aus Gründen nicht handlungsfähig ist, muss es zB die Möglichkeit geben, die Mitgliederverwaltung auf LV-Ebene zu übertragen.
      • Pad aufmachen, SÄA formulieren, Link auf Verwaltungsliste
    • Parteibeitritt gleichberechtigt ermöglichen (NorbertE) SÄA:
    • Online-Reisekostenabrechnung für #bpt142 (theAy) (nennt mir einen validen Grund, warum ich das Projekt fortsetzen soll, theAy)
      • der Plan war, den ganzen RK-Workflow für BPTs online zu implementieren. Bankverbindungen usw.
      • also online eintippen, ausgefülltes Formular kommt raus, gleichzeitig import-Datei
      • schön ware ein Formular, was gleich rechnet
      • Tool für RK-Antrag hier: http://rk.alexzinser.de/
      • Fall für selfservice-Portal?
      • guter Plan. Bitte tun.
    • Verwaltungsliste nur noch für Landesverwaltungen?
      • ist sehr viel Mailverkehr, wird nicht mehr von allen Landesverwaltern gelesen
      • Meinungsbild: neue VL nur für Landesschatzmeister + Genseks 
        • Nachfrage: und Bund auch?
      • Untermailinglisten für Themen?
        • ok, politische Diskussionen über Betriebssysteme werden ausgelagert
      • aktuelle ML r/o für alle anderen anderen?
      • Trennung zwischen Schatzis und Genseks?
        • taggen!
    • Meinungsbilder: ( 43 Personen anwesend)
      • Meinungsbild alles unterhalb von LVs ausschließen?
        • mehrheitlich dagegen
      • Meinungsbild alles unterhalb von LVs r/o?
        • 15 dafür
      • Meinungsbild: Trennung in 2 ML?
        • 4 dafür
      • Meinungsbild: Alles so lassen wie es ist?
        • 17 dafür
      • Hinweis: auf VWL wird immer mal aufgeräumt, wenn Beauftragungen ausgelaufen sind. ggf. Protokoll-Link aktualisieren, d.h. an die Admins schicken
      • Verwaltungsliste innerhalb der LVs führen und pflegen 
      • Entscheidung über diese ML liegt eh beim Buvo
      • Bitte, im Betreff ein "S:" für reine Schatzmeisterthemen und ein "G:" für reine GenSekthemen voranzustellen.
    • Stand SAGE OL/CRM-Update (SEPA, automatische Zuwendungsbescheinigungen, etc.)
      • Siehe Infos oben im Pad.
      • Zuwendungsbescheinigungen immer noch offen.
    • DMS - Dokumenten-Management-System (Gordon) 
      • Umsetzung auf Bundesebene gescheitert - werden vorübergehend alternatives System auf Landesebene einsetzen.
      • auch, um Buchhaltung durch den Bund zu realisieren, weil der auf die Dokumente zugreifen muss
      • Einwahl über VPN
      • Name: ecoDMS
      • 49 EUR / Lizenz (CAL)
      • Lizenzen sind auf den Bund ausgestellt (ggf. später Mengenrabatt)
      • Bawü nutzt dieses System auch schon
      • Server ist verschlüsselt, Dokumente sind verschlüsselt
      • Dokumentenlinks möglich (Link per Mail verschicken)
      • Hierarchie abbildbar, Berechtigungsebenen
        • für Ordner oder für einzelne  Dokumente
      • erste Variante Agorum wurde verworfen, da die Dokumente nur noch als Blob in der DB abgespeichert werden und Originaldokumente nicht gespeichert werden
      • Verwahrung der Original-Dokumente - Link zur physischen Ablage  des Dokumentes im Datensatz
      • korrespondiert mit Lagerverwaltung. Barcode auf Ordnern. 
      • Schnittstelle zum Scanner - eingescanntes landet gleich im DMS
      • clients für verschiedenene Beriebssysteme: Windows / Linux / Mac und es gibt auch ein webfrontend
      • Server für Windows / Linux
      • System in der Zukunft auf Bundes-IT migrieren
      • Installationsaufwand: ca 1 Tag
      • Konsolidierung verschiedener Instanzen ist möglich
      • Splitten des Datenbestandes auf mehrere Instanzen ist auch möglich, wenn die DB zu langsam wird
      • wers haben will: it@berlin.piratenpartei.de
    • Fundraising- und Spendensystem für Bund und Untergliederungen (Gordon)
      • piratestarter aus BY war ziemlich cool
        • wurde in Betracht gezogen und als nicht zielführend wieder verworfen
          • keine Skalierbarkeit
          • Schnittstellen der Zahlungsdienste fehlt, die Programmierung dafür würde schon mehr Kosten verursachen
          • eigene Hostingkosten wären schon größer (Wartung, Betrieb)
      • Projekt bei SG Fundraising
        • Problem mit dem tool. Ist viel zu teuer. in 24 Monaten über 11.000 EUR 
          • Ich es sind für 24 Monate genau 11.635,44
            • schon die Wartungskosten innerhalb der BundesIT sind höher
        • kaum Anpassungen möglich
          • es wird alles, aber auch wirklich alles anpassbar sein und selbst gestaltbar.
            • vollkommene eigene Programmierungen dank REST-API erstellbar
        • 10 Formulare
          • Durch REST-API kann Spendenshop und eigene Formulare an das System angeschlossen werden, Anzahl sind nur die fertigen Formulare vom Anbieter
        • 30 Nutzer
        • keine Datensparsamkeit!
          • Welche Daten erhoben werden legen wir selbst fest, wird nicht vom Anbieter vorgegeben.
        • Software as a service.
        • wir müssen 77k Spenden darüber einsammeln, damit es sich trägt
            • über Piratestarter, welches viel weniger Leistung bietet und weniger Reichweite hat wurden in 3 Monaten 66k gesammelt.
        • es gibt ja mehrere Gewerbliche Anbieter
          • Ja gibt es und wurden alle geprüft, jeder ist teurer und bietet weniger Leistung.
        • LVs zahlen eine jährliche Gebühr von 100 EUR, KVs zahlen 10 EUR
        • Umlage von 10-15% der Einnahmen als Kostenbeteiligung auf die LVs
      • Problem: man sollte ja erst mal mit der SG Fundraising reden
        • Ja hätte ich begrüßt
      • Was macht dieses tool für 11k überhaupt?
        • es ist eine website, wo verschiedene Projekte beworben werden
          • Ist keine Webseite sondern eine Software mit Server
            • Umfang
              • CRM-Tool im Hintergrund
                • Spenden werden Projektbezogen abgelegt
                • Nachvollziehbarkeit
                • Erstellung der Zuwendungsbescheinigungen ist automatisch möglich
                • Opt-In Lösung der SMS-Spende umsetzbar (Telefonnummer kann hinterlegt werden)
                • Spendenzuordnung für LV,KV, Bund möglich
                • automatisiertes Dankessystem (E-Mail / Landingpage), für jeden Spendenzweck einzeln. Daten (Projekt, Spendenhöhe...) können  an E-Mail oder Landingpage weitergegeben werden.
                • verdeckte Felder und benutzerdefinierte Variablen für eigene Verwendung sind vorhanden. (Spendenzuordnung, Nachvollziehbarkeit und Optimierung der Spenderansprache)
              • Steuerung der Formulare über URL-Codewörter, Einbindung der Formulare über iframe
              • Schnittstellen für eigene Programmierung und für automatischen Datentransfer/Buchung in SAGE (REST-API & Webhook)
              • leichte Bedienbarkeit, eine eigene Spendenaktion kann schnell und einfach erstellt und gestaltet werden, mit Youtube/Bildern/Text
              • Generatoren für QR-Code, Buttons, Widgets, Banner
              • SMS-Spenden eingebunden ins System
              • über CSS-Datei kann jedes Formular selbst gestaltet werden
              • Durch REST-API kann Spendenshop und eigene Formulare an das System angeschlossen werden
              • Einbindung von Formularen in Facebook
              • Wartung, Ausfallabsicherung durch Fallbackserver an 2 verschiedenen Orten
              • ein laufendes funktionstüchtiges System
        • Geld wird über verschiedene Zahlungswege (über die wir keinen Einfluss haben) eingesammelt und an uns überwiesen
          • Die Zahlungswege sind von uns bestimmbar und laufen über uns, für jedes Formular des Anbieter frei einstellbar.
          • Kein Pufferkonto, wie schließen die Verträge mit den Zahlungsdienstleistern.
          • neue Zahlungswege können über die Schnittstelle an das System angeschlossen werden.
        • Daten der Spender sind dann auch beim gewerblichen Anbieter
          • Die Daten gehören uns und liegen nur auf dem Server des Anbieter in Verschlüsselter Form, die Rechtslage ist klar es sind unsere Daten und der Anbieter befindet sich unter deutschem Datenschutzrecht.
      • Alternative: $software kaufen zum Eigenbetrieb
        • Anschaffungspreis 700-800 EUR für Software, + V-Server auf dem das Ding läuft
        • Daten liegen bei uns 
        • wir bestimmen die verwendeten Zahlungsmittel
        • Budget lieber nutzen, um Werbung nach außen zu machen
        • es sind dann aber auch bezahlte Kräfte nötig um das zu betreiben
      • Vorgehen?
        • wer redet mit den Landesvorständen, wie ist der Informationsfluss?
        • Bitte: es ist eine Menge Geld, die dafür ausgegeben werden soll. Bitte noch einmal darüber nachdenken.
        • Bitte: das erst in den Landesveränden diskutieren
      • Info:
        • es zahlen nur die Gliederungen, die dieses System auch nutzen
        • ansonsten trägt der Buvo die Kosten allein
      • TCO für eigene Lösung: Annahmen
        • 1h BundesIT kosten 100 Euro.
        • 2h Aufwand je Woche für Wartung usw.
          • = 100 * 2 * 52 = 10400 Euro
        • Dazu kommen die Hostingkosten usw.
        • Eigenlösung ist dann teurer. Die ~12TEur von der gemieteten Lösung waren für 2 Jahre
          • Bei dieser Betrachtung ist noch nicht mal die Programmierung als Geldwert betrachtet.
          • Hier werden Mutmaßungen aufgestellt und Dinge besprochen, welche alle schon in Betracht gezogen wurden und aus Kostengründen/Zeitgründen nicht umsetzbar sind.
            • Ja eine eigene Lösung wäre super toll mit vielen schönen Bugs und Problemen. Eine Programmierung kosten Zeit und Geld, wer es machen will gern, aber er wird kein laufendes System mit diesem Leitungsumfang vor 2016 haben.
            • Die Kosten sind vollkommen vertretbar und schon die Wartungskosten wären bei einer eingen Lösung doppelt so hoch wie beim Dienstleister. Da ist das System durch einen Back-Up-Server an einem 2. Standort noch nicht mal abgesichert, wie es beim Dienstleister ist.
            • Ein ordentliches Spendentool, welches die LV's nutzen, mit dem Bund, kann die Kosten sehr schnell und effektiv einspielen. 200-300k an Spenden pro Jahr sind möglich
            • Die Zahlungswege stehen auch für andere Anwendungen, wie PShop, Spendenshop(Großplakate, Säulen) oder kreative eigene Ideen zur Verfügung über REST-API, Damit ist auch immer eine Übersicht über die Spender und Spenden gegeben. Durch die Schnittstelle zu SAGE werden die Spenden automatisch gebucht. Zahlungsabwicklung erfolgt über das zentrale Beitragskonto des Bundes.
            • Durch die Schnittstelle können wir wie bei "OpenHaushalt" unseren Spendenhaushalt offen legen und so Transparenz schaffen.

Wer mal gefragt hätte, dem hätte ich alles gern breit und ausführlich erläutert. Kontakt zur SG Fundraising über sgfundraising@piratenpartei.de oder unsere ML Kontakt zu mir über Philipp.Schnabel@piraten-sachsen.de oder Tele: 0176 243 09990

    • PShop (Gordon).de
      • System liegt momentan brach
      • nächste Woche Übergabegespräche
      • als erstes Plakatbestellung implementieren
      • Beteiligungsmöglichkeit per Liquid democracy, gewünschte Artikel nach oben voten 
    • Gemeinsame Datenschutzbelehrung und Ausbildung Datenschutzbeauftragte?(AnRo)
      • Koordination von mehreren LVs möglich?
      • DSB haben sich getroffen, um Dinge besser zu koordinieren
      • Die Belehrung kann auch jemand anders machen
      • wenn es keinen DSB gibt, dann ist die verantwortliche Stelle (Vorstand) dafür verantwortlich
      • Angebot: In Schulung von NRW mit reinsetzen
      • https://wiki.piratenpartei.de/NRW:Datenschutzbeauftragter#Datenschutzbelehrungen_.2F_Sprechstunden
      • der DSB (oder wer auch immer die Schulung durchführt) dokumentiert  nur die Teilnahme an der Schulung. Den Nachweis, wer wannn teilgenommen hat zu führen, ist Sache des Vorstandes.
    • Partei anzönden. Verwaltung mitnehmen. Geld mitnehmen. Neue Partei machen. Alter Partei lächelnd bei dem Versuch zugucken, oben ohne mit Molly in der Hand nen Rechenschaftsbericht zu machen.
      • wird vertagt. auf wann? Auf in 2 Promille. Auf nach $einbier und $nocheinbier gibts dann hier noch Infos? ;)
      • Verwaltung anzünden, Partei mitnehmen?

Tag 2

Genseks

  • Umbenennung in Mitgliederbetreuung statt Mitgliederverwaltung?
    • es kann sich nicht geeeinigt werden. Muss jede Gliederung wohl selbst entscheiden...
    • "Wie nehmen die Mitglieder das wahr?"


  • Optionen für ein Self-Service Portal (dc6jgk)
    • gestern schon behandelt.


    • Zusammenführung bisheriger Info (Hendriks Seite u.a.)
      • muss eh alles angepasst werden auf neuen Client
    • Berührungs-/Abgrenzungspunkte mit Schatzmeister-Handbuch
      • Software OL vs CRM
      • Infos von Hendriks Seite übertragen.
    • Gliederung nach Aufgaben für Bund/LV/KV,SV,OV ?
      • Zuständigkeiten im Handbuch klar definieren für die Gliederungen.
        • Etwa: Wo bekommt wer Liste für AV her. (=Bund)
    • Vorgaben für Arbeitsabläufe/Reihenfolge die Einfluss auf die OL haben, bei Eintritten z.B. erst Adresse.
      • ToDo: Nach Update der OL -> Abgleich CRM-Feld Lastschrift ja/nein anhand Eintrag von OL
  • Ausweisdruck, Abstimmungen und Entscheidungen (Sven, Thomas)
    • Niedersachsen wird auch Ausweise drucken
      • Gab nur rechtliches Problem - Auftragsbla? - Aber ist ja Drucker des Bundes.
    • Die begleitenden Anschreiben stellen die LV´s zur Verfügung
    • http://wiki.piratenpartei.de/Verwaltungssoftware/CRM/D_Mitgliedsausweise
    • Thomas <thomas.knoblich@piratenpartei-bayern.de> und $jemandausnds wird dann vom Bund beauftragt, dadurch entfällt ADV. Rechnungstellung direkt an BGS, BGS berechnet Kosten an LVs weiter.
  • Schwebende ziehen Antrag zurück (Austrittsdatum?)
    • Austrittsdatum (=Eintrittsdatum) setzen.
    • regelmäßig müssen diese Daten gelöscht werden. Frage zum Zeitpunkt?!
    • Abstimmung: Deaktivierung der schwebenden, die nicht Mitglied geworden sind und die Austrittsdatum=Eintrittsdatum eingetragen haben bis Eintritt zum 30.09.2013 aus der Datenbank zu entfernen
  • Zahlungsfristen für schwebende
    • einheitliche Regelung festlegen?
    • z.B. Eintritt > 30 Tage und kein Zahlungseingang, dann löschen?
    • z.B. Eintritt + 2 Monate = Zahlungsfrist.
    • siehe Punkt davor, Austritt=Eintritt setzen, regelmäßiges Bereinigen entfernt Datensätze dann, ca. 3/Jahr
  • Beitragsminderungen
    • Nutzbarkeit SEPA?
      • Lastschriftbetrag ist abhängig von CRM Eintragungen - Mitglied kann auf Benachrichtigung des Beitragsteams reagieren: Minderungsantrag/Aufschub bitten - und bekommt dann entsprechend auch nur 12€ Lastschrift.
    • Abbildung im CRM ungenau, wie damit umgehen?
      • Es gibt eine seperate Tabelle, die Soll- und Ist-Beitrag pro Jahr festhält
      • Diese Tabelle wird am Ende des Jahres auktualisiert und mit dem Ende-Red-Beitrag-Flag aus CRM gespeißt
      • Ende-Datum wird ausgewertet, wenn nicht vorhanden wird das Flag genutzt, Hendrik empfielt das Flag nicht zu benutzen
      • Bei nachträglichen Änderungen für vergangene Jahre kann nur Hendrik den Soll-Beitrag ändern
  • Vorstellung neues CRM (Sven, Hendrik)
    • blau, Server Error 500, flauschig


Schatzmeister

Vorstellungsrunde - erfolgreich

    • Schatzmeister-Handbuch: Was gehört noch dringend rein?
      • der klick auf "Rechnungswesen" (-> sage.4haus.de)
      • Kontenplan aktualisieren (der verlinkte Kontenplan ist von 2010)
    • (interner) Halbjahresabschluss ab 2014 am 31.08.2014
      • Geschäftsstelle
      • Parteitage
      • IT
    • Wir fangen erst einmal mit diesen drei Vergleichen an. Später können weitere Punkte dazukommen
    • Ziel: Buchungen auf LV-Ebene sollten wöchentlichen aktuell gebucht sein. Der Monatsabschluss sollte am 15. des Folgemonats erfolgen.

        

    • Vom Beitragsteam sollten Infos über den Buchungsstand kommen, der für Akk. bei den Unterverbänden wichtig ist. Ebenso bei Rücklasten.Im Augenblick ist es schwierig die aktuellen Bezahlstände zu ermitteln, da 3 Bezahlmöglichkeiten vorhanden sind.
      • Beitragskonto ist wochenaktuell. Oft auch schneller, aber dafür keine Garantie.
    • Die Landesschatzis können die Buchungen für einzelne Mitglieder nicht nachvollziehen, wenn die auf dem Beitragskonto eingehen. Lösungen?
      • Auswertungskreis auf 999 stellen, dann kann übers Mitgliedskonto bzw. OPs jede Buchung eingesehen werden.
      • Wenn du Fehler findest: beitrag@piratenpartei.de
      • Was Du schon immer über die Buchhaltung der Piratenpartei wissen wolltest: http://blog.alexzinser.de/?p=68  
    • Avise und Saldenbestätigung zwischen Gliederungen
      • Kostenstellen leerräumen
      • Kontoauszüge an jede einzelne Gliederung schicken, an die man was gebucht hat
      • ab 2014 K-Konten und D-Konten!
      • Bei Sammelbestellungen / Kostenweitergaben IMMER Rechnungen schreiben!
      • und dazu schreiben, wie es verbucht werden soll.
    • Sollstellung der Mitgliedsbeiträge ab 2015???
      • aktuell zu viele Änderungen erforderlich und deshalb nicht machbar
      • Wir brauchen irgendwas, wo ersichtlich ist, was jedes Mitglied pro Kalenderjahr zahlen muss (manchmal Minderung manchmal nicht..) die Variante "macht Hendrik" reicht nicht
      • wir brauchen eine Tabelle MNr - Jahr - Beitrag. im CRM - bei ASC beauftragen
      • Zusätzlicher Reiter Mitglied IV -  Irmgard beantragt das bei ASC
    • Wirtschaftlichkeitsberechnungen für Unterverbände (Fusionsoptionen)
      • siehe SÄA von gestern
      • anzünden
    • Erstbeiträge per Einzugsermächtigung einziehen?
      • Problem mit der Satzung - SÄA machen?! - nicht erforderlich, da Willensbekundung
      • wenn jemand eine Einzugsermäßigung abgibt, ist er damit nicht mehr in Verzug
      • Landesverbände, die das wollen, legen die Neumitglieder mit Einzugsermächtigung als nicht schwebend an
      • Monatliche Beitragszahlung per Einzug möglich? 
        • Gegen Geld ist vieles möglich. 
        • Oder das Mitglied soll einen Dauerauftrag einrichten
        • Landesverbände machen das ggf selber
    • Offene Beiträge bei Austritt - mit welchen Mitteln nachfordern? Bundesschatzi als Inkassobüro? evtl. Erfolgsquote - Kosten, Nutzen?
      • Voraussetzungen: Vollständigen Namen, richtige Adresse, kostet 23 EUR
      • Würden dem Mitglied ja mit in Rechnung gestellt werden
      • Erfolgsquote von 10-15%- in meiner berufl Praxis hab ich da andere Werte irreführend
      • Wir sind eine Partei, die Erwirtschaftung von Geldern ist Mittel zum Zweck (im Gegensatz zu Wirtschaftsunternehmen). Daher müssen wir auch das Eintreiben von Geldern unter dem Gesichtspunkt der Erreichung des politischen Zieles sehen.
      • Wir verlieren damit auch noch Wähler. 
      • besser: regelmäßig mahnen, freundliches Mail schreiben
      • von der Runde nicht gewünscht
    • Argumentationshilfen, warum bei zentralen Beitragseinzug nicht alle Aufgaben in Bezug auf Beitrag eingeschlossen sind? z.B. Zahlungserinnerungen
      • Wer solls machen?
      • Schatzmeister wissen nix über Beitragsminderungen. Wir buchen das was eingeht.
    • KV nimmt MB entgegen und leitet ihn an das zentrale Beitragskonto weiter. Wer erstellt die Zuwendungsbescheinigung?
      • Der Bund, weil im Bund erst über das Mitglied gebucht werden darf
      • Der gesamte Beitrag ist weiterzuleiten. Umlage wird dann im Bund durchgeführt.
    • Handling von KVs auf satzungsgemäßem Recht bestehen, MB selbst  zu vereinnahmen (NRW kann einen Vorschlag vorstellen, das buchhalterisch stressfrei zu erledigen) [vorher schon besprochen]
    • Zusammenarbeit mit dem Finanzamt zur automatischen Erstellung elektronischer Spendenquittungen (NRW)
      • muss dem Finanzamt angezeigt werden
      • bestimmte Voraussetzungen müssen eingehalten werden
      • Unterschrift wird eingescannt und dann auf den Serienbrief mit gedruckt
      • Versand per Mail ist noch in Klärung in NRW
      • Link: http://www.steuerlinks.de/richtlinie/estr-2005/r10b.1.html (Absatz 4)
      • Bestätigung des genehmigenden Finanzamtes online stellen
    • 3 Verfahren:
        • 1. manuell - machen wir eben
        • 2. Unterschrift eingescannt, die Bescheinungen müssen aber aus dem System kommen- Bzw. der Weg der Erstellung muss sauber dokumentiert sein und  Manipulationen müssen ausgeschlossen sein.
        • elektronische Übermittlung - technisch nicht geklärt, und vor allem brauchen wir dazu die Steuer-ID der Mitglieder. Nix für uns.
    • SAGE Zahlungen: Überweisungen/Schecks... und warum das sehr störend ist für LVs wie NRW, die das für DTA benutzen
      • Zahlungen einzeln hinzufügen
      • in neuer OL mehrere Zahlungsstapel möglich
      • betrifft aktuell nur Bund und NRW

Ende des Verwaltungstreffens 13.07 Uhr Danke allen Teilnehmern für das konstruktive Treffen

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