Schatzmeister/Buchungen

Die Buchungen auf dem Kontoauszug werden durchlaufend nummeriert. Die Belege zu den Buchungen werden hinter dem Kontoauszug abgeheftet, auf dem die Buchung ist. Die Belegnummer der Buchung wird auf dem Beleg notiert, damit der Vorgang jederzeit wieder auffindbar ist. Erforderliche Vorstandsbeschlüsse sind in Kopie ebenfalls mit dem Beleg zusammen abzuheften. In der Exceltabelle wird die gleiche Buchungsnummer notiert.

Für Eingänge von Mitgliedsbeiträgen oder Spenden ist kein extra Beleg erforderlich, wenn die Angaben alle aus dem Kontoauszug hervorgehen. Falls Spendenbescheinigungen ausgestellt werden, ist eine Kopie hinter den Kontoauszug mit dem Eingang zu legen. Die Belegnummer wird auf die Kopie geschrieben.

Für die Kasse ist für jeden Vorgang ein Beleg erforderlich. Im Notfall reicht ein Blatt Papier, auf dem der Vorgang so beschrieben wird, dass er für einen nichteingeweihten Dritten verständlich ist (Eigenbeleg).

Eingang eines Mitgliedsbeitrags auf dem Bankkonto

Die Kontonummer des Mitglieds ist Mitgliedsnummer + 10000. für das Mitglied mit der Mitgliedsnummer 12345 ist die Kontonummer dann 22345.

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo	BV/KV	Strasse	PLZ	Ort
1	36,00	22345	MB2010	18.07.2010	1200	22345 Name, Vorname	36,00	KV xyz

Die Verteilung für Untergliederungen und den Bund nimmt das Steuerberatungsbüro vor. Das muss von uns nicht gebucht werden.

Zahlung der Umlage an den Bund

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo	BV/KV	Strasse	PLZ	Ort
2	- 14,40	60000	MB2010	18.07.2010	1200	Umlage Bund I.Quartal 2010	21,60

Die Umlage an den Bund soll quartalsweise als Sammelüberweisung vorgenommen werden.

Zahlung des anteiligen Mitgliedbeitrags an einen Kreisverband

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo	BV/KV	Strasse	PLZ	Ort
3	- 5,40	62xxx	MB2010	18.07.2010	1200	anteilige Mitgliedsbeiträge Januar 2010	16,20

62xxx (Kontonummer des Kreisverbands)

Bei Gründung eins Kreis- Bezirksverbands ist die Gründung unserem Steuerberatungsbüro anzuzeigen unter Mitlieferung des Gründungsprotokolls und der Satzung. Gleichzeitig ist eine Nummer für den Kreis- Bezirksverband zu beantragen, die für Buchungen genutzt werden kann.

Überweisungen an andere Gliederungen

Das Mitglied Nr. 4711 hat seinen Beitrag irrtümlich an unseren LV gezahlt:

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo	BV/KV	Strasse	PLZ	Ort
4	36,00	6000x	MB2010	18.07.2010	1200	14711 Name, Vorname	52,20
5	- 36,00	6000x	MB2010	18.07.2010	1200	Beitrag für 14711 Name, Vorname	16,20

Die Kontonummern der Landesverbände stehen im Kontenplan

Eingang eines höheren Mitgliedbeitrags - Beitrag

Das Mitglied Nr. 90 hat 100,-- Euro überwiesen. Buchungstext laut Kontoauszug: Beitrag 2010

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo	BV/KV	Strasse	PLZ	Ort
6	100,00	10090	MB2010	18.07.2010	1200	10090 Name, Vorname	116,20

Der gesamte Betrag ist als Beitrag zu buchen.

Eingang eines Mitgliedbeitrags + Spende

Das Mitglied Nr. 11240 hat 100,-- Euro überwiesen. Buchungstext laut Kontoauszug: Beitrag 2010 + Spende

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo	BV/KV	Strasse	PLZ	Ort
7	36,00	21240	MB2010	18.07.2010	1200	21240 Name, Vorname	152,20
7	64,00	21240	Spende	18.07.2010	1200	21240 Name, Vorname	216,20

Daraus werden zwei Buchungen mit der gleichen laufenden Buchungsnummer erstellt

Eingang eines Mitgliedbeitrags + zweckSpende

Das Mitglied Nr. 8765 hat 100,-- Euro überwiesen. Buchungstext laut Kontoauszug: Beitrag 2010 + Spende für den LV

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo	BV/KV	Strasse	PLZ	Ort
8	36,00	18765	MB2010	18.07.2010	1200	18765 Name, Vorname	252,20
8	64,00	18765	zwSpende	18.07.2010	1200	18765 Name, Vorname	316,20

Daraus werden zwei Buchungen mit der gleichen laufenden Buchungsnummer erstellt. Von dieser Spende braucht kein Anteil an den Bund abgeführt werden.

Eingang eines Mitgliedbeitrags für 2 Jahre + Spende

Das Mitglied Nr. 1055 hat 100,-- Euro überwiesen. Buchungstext laut Kontoauszug: Beitrag 2010 + 2011 + Spende für den LV

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo	BV/KV	Strasse	PLZ	Ort
9	36,00	11055	MB2010	18.07.2010	1200	11055 Name, Vorname	352,20
9	36,00	11055	MB2011	18.07.2010	1200	11055 Name, Vorname	388,20
9	28,00	11055	zwSpende	18.07.2010	1200	11055 Name, Vorname	416,20

Daraus werden drei Buchungen mit der gleichen laufenden Buchungsnummer erstellt, damit das Steuerberatungsbüro die richtigen Zuordnungen machen kann

Spenden

Das Mitglied Nr. 6957 zahlt 100,-- Buchung lt. Kontoauszug Wahlkampf:

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo	BV/KV	Strasse	PLZ	Ort
10	100,00	16957	zwSpende	18.07.2010	1200	16957 Name, Vorname Spende Wahlkampf	516,20

Zweckspende ohne Adressangabe

Christian Meyer zahlt 100,-- Verwendungszweck lt. Kontoauszug: Wahlkampf

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo	BV/KV	Strasse	PLZ	Ort
11	100,00	5120	BarSpende	18.07.2010	1200	Meyer, Christian	616,20

Da wir Christian Meyer nicht kennen, können wir das Geld nicht zurückzahlen, wenn wir es nicht zweckgebunden verwenden. Ausserdem ist dieser Betrag nicht zuwendungsfähig durch die Parteienfinanzierung und muss deshalb auf 5120 gebucht werden.

Zweckspende mit Adressangabe

Christian Mayer zahlt 100,-- Verwendungszweck lt. Kontoauszug: Christian Mayer, Badstrasse 1, 47111 Monopolystadt Spende für Wahlkampf

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo	BV/KV	Strasse	PLZ	Ort
12	100,00	5160	zwSpende	18.07.2010	1200	Mayer, Christian Wahlkampf	716,20		Badstrasse 1	47111	Monopolystadt

Diese Spende ist zuwendungsfähig. Die Adresse muss neben der Buchung notiert werden, damit das Steuerberatungsbüro daraus eine Gesamt-Spendenliste erstellen kann.

Spende mit Adressangabe ohne Verwendungszweck

Christian Meier zahlt 100,-- Verwendungszweck lt. Kontoauszug: Christian Meier, Turmstrasse 2, 47111 Monopolystadt Spende

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo	BV/KV	Strasse	PLZ	Ort
13	100,00	5100	Spende	18.07.2010	1200	Meier, Christian Spende	816,20		Turmstrasse 2	47111	Monopolystadt

Diese Spende ist zuwendungsfähig. Lt. Satzung müssen 50% dieses Betrags an den Bund weitergegeben werden.

Spende über 1.000,-- ohne Adressangabe

Christian Mayr zahlt 4000,-- Verwendungszweck lt. Kontoauszug: Spende

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo	BV/KV	Strasse	PLZ	Ort
14	4000,00	1700	BarSpende	18.07.2010	1200	Mayr, Christian Rückzlg an Bundestag anonym	4.816,20

Diese Spende ist unzulässig und muss sofort dem Bundesschatzmeister gemeldet werden, damit der eine Überweisung an die Bundestagsverwaltung vornehmen kann.

Tellerspende

Auf dem Landesparteitag steht eine Spendendose. Die Sammlung ergibt 201,10 Euro

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo
1	201,10	5120	Barspende	18.07.2010	1000	Tellerspende LPT	201,10

Der Schatzmeister nimmt einen weißen (oder bunten) Zettel und schreibt darauf: Tellerspende vom Landesparteitag am 18.07.2010. 201,10 Euro. Datum + Unterschrift und legt diesen Zettel in das Kassenbuch

Sachspende

Ein Mitglied spendet ein Megaphon, dass 1 Jahr alt ist und gibt folgende Angaben an:

• Artikel-Bezeichung: SJM-30 740SW MEGAPHON MIT SIRENE
• Zustand: neuwertig (ca. 1 Jahr alt)
• Anschaffungspreis: 61,50 Euro
• zu finden bei www.conrad.de Artikelnummer: 300871 - 62

Als Wert habe ich 3/4 des Anschaffungspreis angesetzt, also 49,20 Euro

Sach- und Aufwandsspenden werden über die Kasse gebucht. Diese Spenden müssen ab einem Wert von 100,-- Euro durch einen Vorstandsbeschluss genehmigt sein, damit sie vom Wirtschaftsprüfer als zuwendungsfähige Einnahme anerkannt werden.

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo
2	49,20	22345	Sachspende	18.07.2010	1000	22345 Name, Vorname Sachspende Megaphon	205,30
2	- 49,20	0480		18.07.2010	1000	Megaphon	201,10

Im Formular sach_01_form sind Fragen zur Sachspende, die beantwortet werden müssen.

Aufwandsspende

Der Schatzmeister mit der Mitgliedsnummer 2525 fährt zum Schatzmeistertreffen. Er lässt sich die Reise vom Landesvorstand gemäß der Geschäftsordnung im voraus am 15.10.2010 genehmigen und reicht unverzüglich nach der Reise die Reisekostenabrechnung ein.

Reisedauer von Freitag 15.00 Uhr bis Sonntag 21.00 Uhr

Fahrkarte 90,--

Übernachtungskosten 70,00 ohne Frühstück (muss auf dem Beleg vermerkt sein)*

Spesen:

1. Tag 9 Stunden = 6 Euro Verpflegungsmehraufwand
2. Tag 24 Stunden = 24 Euro Verpflegungsmehraufwand
3. Tag 21 Stunden = 12 Euro Verpflegungsmehraufwand

Summe: 202,-- Euro

Davon Spende an die Piraten 42,--

Überweisen/Auszahlen: 160,--

• Die Kosten für das Frühstück müssen vom Übernachtungsbetrag abgezogen werden.

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo	Beschluß vom
3	42,00	12525	Aufspende	05.11.2010	1000	12525 Name, Vorname Schatzmeistertreffen	243,10	15.10.2010
3	- 42,00	6342		05.11.2010	1000	Schatzmeistertreffen	201,10	15.10.2010
3	- 70,00	6340		05.11.2010	1000	Schatzmeistertreffen	131,10	15.10.2010
3	- 90,00	6341		05.11.2010	1000	Schatzmeistertreffen	41,10	15.10.2010

Auf dem Reisekostenantrag müssen alle Unterschriften vorhanden sein und die Originalbelege (Hotel + Fahrkarte) angeheftet sein. Die Entgegennahme des Bargeldes muss auch quittiert sein. Besser ist eine Überweisung. Dazu dann den Reisekostenantrag kopieren, damit ein Beleg in der Kasse ist und ein Beleg bei den Kontoauszügen.

Aufwandsverzichtsspende

Der Kreisverbandsvorstand beschließt in seiner Vorstandssitzung, dass er zum Kreisparteitag für die Piraten belegte Brötchen, Kuchen und Getränke anbieten will.

Die Konditorei Schultz beliefert den Kreisparteitag mit belegten Brötchen, Kuchen und Getränken.

Hierfür stellt sie eine Rechnung über € 250,-- zuzüglich 19% Mwst (€ 47,50), also insgesamt € 297,50 aus. Auf die Rechnung schreibt die Konditorei: Wir verzichten auf die Begleichung unserer Forderung in Höhe von 297,50 Euro und bitten um eine Spendenbescheinigung.

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo	Beschluß vom
4	297,50	5230	Aufspende	08.11.2011	1000	Konditorei Schultz	338,60
4	- 297,50	6301		08.11.2011	1000	Catering Kreisparteitag 2011	41,10	08.10.2011

Ohne Rechnung kann keine Spendenbescheinigung ausgestellt werden. Die Konditorei muss die angefallene Umsatzsteuer in ihrer Umsatzsteuererklärung an das Finanzamt abführen. Es werden somit "nur" 31% Steuerersparnis erzielt.

Ausgaben

Kontoführungsgebühren

Die Bank belastet Kontoführungsgebühren in Höhe von 12,50

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo	BV/KV	Strasse	PLZ	Ort
15	- 12,50	6250		30.09.2010	1200	Kontoführungsgebühren III.2010	4.803,70

Die Belegnummer 15 bitte auf dem Extrabeleg der Abrechnung handschriftlich notieren

Flyer für den Wahlkampf

Eine Rechnung über 203,70 für Flyer während eines Wahlkampfes

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo	BV/KV	Strasse	PLZ	Ort
16	- 203,70	6461		10.12.2010	1200	Flyer	4.600,--

Die Belegnummer 16 bitte auf der Rechnung handschriftlich notieren und hinter dem Kontoauszug mit der Belastung ablegen.

Raummiete für den LPT

Eine Rechnung über 250,-- über Miete für den Raum des LPTs

lfd.Nr.	Betrag	Gegenkonto	OP-Name	Datum	Konto	Buchungstext	Saldo	BV/KV	Strasse	PLZ	Ort
17	- 250,--	6301		11.12.2010	1200	Raumkosten LPT am xx.xx.2010	4.350,--

Die Belegnummer 17 bitte auf der Rechnung handschriftlich notieren und hinter dem Kontoauszug mit der Belastung ablegen.

Anmerkungen

• Alle Rechnungen müssen auf die Partei als Empfänger ausgeschrieben sein. Wenn das nicht der Fall ist, muss der Empfänger die Rechnung zuerst selbst begleichen und dann über das Erstattungs-Formular die Kosten geltend machen.