Benutzer:Schwan/Controlling

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Aufgabenstellung Controlling

Guten Abend,

bei meiner Kandidatur zur Bundesschatzmeisterin der Piratenpartei hatte ich eine sogenannte Schwerterliste mit vielen Aufgaben im Wiki bekanntgegeben. Unter anderem war dort auch der Punkt: Aufbau und Durchführung eines Reportings dabei: Benutzer:Schwan/Kandidatur_Bundesschatzmeister/Schwertliste#Aufbau_und_Durchf.C3.BChrung_des_Reportings


Ihr hattet Euch dort eingetragen und Eure Unterstützung angeboten.

Nachdem jetzt die Umstellung auf unsere einheitliche Buchungssoftware von Sage erfolgte und das Jahr 2012 für den Bund (fast) komplett gebucht wurde, möchte ich diese Aufgabe endlich angehen und umsetzen.

Ich stelle mir hier zwei wesentliche Dinge vor:

1. Reporting

Zusammenstellung der wesentlichen Zahlen, die unbedingt veröffentlicht werden sollten.

Hier muss festgestellt werden, welche Zahlen aussagekräftig sind. Zusätzlich muss vorgeschrieben werden, wie Geschäftsvorgänge verbucht werden sollen. Hier gibt es oftmals verschiedene Meinungen, beispielsweise bei Reisekosten. Deshalb möchte ich im Laufe des Jahres gerne verbindliche Buchungsvorschriften veröffentlichen.

2. Controlling

Wir sind lt. unserer Finanzordnung verpflichtet, ein Budget aufzustellen. Hier möchte ich gerne Unterstützung haben, dass jemand für mich monatlich an einem festzulegenden Stichtag prüft, ob ich einen Nachtragshaushalt beantragen muss oder ob an einer sonstigen Stelle nachgearbeitet werden muss.

Ich bin sicher, dass Ihr das erheblich besser formulieren könnt, als ich es kann. Deshalb habe ich eine Wikiseite in meinem Benutzerraum erstellt, wo alle notwendigen Aufgabenstellungen eingetragen werden können:

Mumble-Treffen

Für eine erste Arbeitsbesprechung schlage ich folgende Termine im NRW-Mumble, Arbeitsbereich Bundesvorstand, Raum Buchhaltung vor:

Freitag, den 22.02.2013 um 20.00 Uhr

  1. Swanhild
  2. Rick 22:21, 17. Feb. 2013 (CET) - allerdings in letzter Präferenz
  3. AlexL Könnte bei mir knapp werden, weil ich vorher in Salzgitter bin! Klappt aber wahrscheinlich!

Sonntag, den 24.02.2013 um 20.00 Uhr

  1. Swanhild
  2. Marcel 21:44, 17. Feb. 2013 (CET), allerdings unsicher, da wir an diesem Tag noch Aufstellungsversammlung in Berlin haben, wenn wir gut durchkommen ja, sonst nein.
  3. Rick 22:21, 17. Feb. 2013 (CET) - bevorzugt
  4. AlexL Bin nicht ganz sicher, ob ich rechtzeitig zuhause bin. Klappt aber wahrscheinlich!

Montag, den 25.02.2013 um 20.00 Uhr

  1. Swanhild
  2. Marcel 21:44, 17. Feb. 2013 (CET), allerdings ebenfalls unsicher, da ich ab 18 Uhr noch eine Ausschusssitzung habe und nicht weiß, wann sie zu Ende ist.
  3. Rick 22:21, 17. Feb. 2013 (CET) - zweite Präferenz
  4. AlexL


Bitte tragt Euch auf der o.a. Wikiseite ein, welcher Termin für Euch passt, sofern ihr für diese Aufgabe noch zur Verfügung steht.Ich werde Euch erneut anschreiben, welcher Termin es sein wird, sofern ich von Euch eine Rückmeldung entweder per Mail oder im Wiki habe.

Kommentare

Marcel: Ich bin noch unsicher, ob ich (zeitlich) helfen kann, will mir aber erstmal anschauen, was genau die Idee ist und dann gucken ob und wie ich mich da einbringen kann.

Links

Ergebnis

Wir brauchen einen Bilanzbuchhalter, der in Sage die richtigen Einstellungen vornimmt, damit wir die korrekten Listen rausbekommen. - Stefan

Wir brauchen verbindliche Buchungsanweisungen - Alex

Und dann können die Zahlen veröffentlicht werden. - Rick / Sebastian

Alles wird gut.

Buchhalter

Im Februar wurde eine Ausschreibung für den PShop erstellt, um einen Buchhalter zu suchen, der den PShop bucht und Herrn Schölermann ablöst. Dafür wurde Heike rekrutiert

Es bewarben sich drei weitere Buchhalter, für die folgende Aufgaben denkbar sind:

wGB - wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb

Den Untergliederungen ist es untersagt, sich selber wirtschaftlich zu betätigen. Sie können aber einen Antrag beim Bund stellen, um dann im Namen und für Rechnung des Bundes eine Veranstaltung durchzuführen. Hier habe ich aktuell nur eine Steuerberaterin, die diese Anträge dann bearbeitet und bucht. Schön wäre es, wenn hier noch jemand diese Anträge mit bearbeitet, um das breiter aufzustellen. Im Anhang findet Ihr unser Infoblatt sowie ein Muster-Kalkulationsblatt.


Einstellungen in unserer Sage-Buchhaltungssoftware

Wir haben unsere einheitliche Buchhaltung vor ca. 9 Monaten in Betrieb genommen. Es fehlen noch einige Grundeinstellungen, wie beispielsweise Zuordnungen der Konten zu den Bilanzpositionen, damit wir unseren Rechenschaftsbericht nach PartG so nah wie möglich herausbekommen. Hier ist aktuell zwar schon ein Landesschatzmeister dran, aber Hilfe kann er gut brauchen.

Ausserdem möchte ich hier einheitliche Reports für alle Gliederungen bekommen. Dafür ist es erforderlich, festzustellen, welche Zahlen wir überhaupt haben möchten. Dann kann man in den Auswertungen der Software auch einstellen, welche Listen erstellt und möglichst dann auch veröffentlicht werden. Zu diesem Punkt werde ich mich am 20. oder 21.4. mit Irmgard in Erfurt treffen, um das herauszuarbeiten. Fachliche Hilfe ist uns hier sehr willkommen.


Unterstützung von Landesschatzmeistern

Es gibt immer mal wieder Probleme bei den Landesschatzmeistern wegen Überarbeitung oder ähnlichem. Hier möchte ich gerne Hilfe anbieten können. Aktuell ist beispielsweise in BaWü gerade ein neuer Landesschatzi gewählt worden, der aber vermutlich ziemlich viel aufzuarbeiten hat.

Bunchungsanweisungen

Ich möchte gerne verbindliche Buchungsanweisungen für die Schatzmeister schreiben (lassen). Bisher haben wir mehr oder weniger getestet, was sinnvoll ist, aber so langsam wird es Zeit, dass auch festzuhalten.

Ende April werde ich mich mit Irmgard, die die Bundesbuchhaltung bucht, in Erfurt zusammensetzen, um dann festzulegen, was wir wie haben wollen. Das Ergebnis will ich dann sauber aufschreiben, damit es für alle Schatzmeister der Piratenpartei gültig ist. Hierbei werde ich sicherlich ebenfalls Hilfe benötigen, um das dann so festzuhalten, dass es leicht nachzuschlagen ist.

Mumble-Treffen der Buchhalter

Gerne würde ich mich am Sonntag abend, den 10.03.2013 gegen 20.00 Uhr mit Euch im NRW-Mumble Raum Bund / Bundesvorstand Arbeitsbereich / Buchhaltung treffen, um zu besprechen, welche Aufgaben davon Ihr Euch vorstellen könntet.

Für die erforderlichen Zugänge für unsere Sage-Buchhaltung benötige ich den Nachweis über

- Nachweis einer Datenschutzverpflichtungserklärung - Teilnahmenachweis an einer Datenschutzbelehrung

Beides kann entweder bei dem Landesdatenschutzbeauftragten oder im Bund hinterlegt werden. Das Formular ist hier: > http://wiki.piratenpartei.de/DSV#Datenschutzverpflichtungen_.28DSV.29

Termine für die bundesweiten Datenschutzbelehrungen werden immer hier angekündigt: > http://wiki.piratenbrandenburg.de/Bundesdatenschutzbeauftragter/Schulungen

Weiterhin ist ein pgp-key für den Email-account notwendig, damit die Zugangsdaten für unsere Buchhaltungssoftware übermittelt werden können.

Falls Ihr Euch vorher schon ein wenig einarbeiten wollt, haben wir ein paar Anleitungen, die für die Buchungen unserer Schatzmeister aufgeschrieben wurden:

  • Video der Schatzmeister-Schulung Neumünster: auf Anfrage
  • Schatzmeister-Anleitung von Irmgard: auf Anfrage

Zusätzlich haben wir regelmäßige Termine:

  • Schatzmeistersprechstunde im NRW-Mumble Raum Bund / Bundesvorstand

Arbeitsbereich / Buchhaltung an jedem 1. + 11. + 21. eines Monats ab 20 Uhr. Dort können allgemeine Buchungsfragen speziell zu unserer Piratenbuchhaltung in der Regel beantwortet werden.


Ergebnis

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