ProzessMitgliederverwaltung

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In diesem Dokument ist der interne Prozesse, rund um die Mitgliederverwaltung der Piratenpartei, bis zur Einführung der neuen Software GRÜN beschrieben.

Abkürzungen

BGS: Bundesgeschäftsstelle
GenSek: Generalsekretär
LV: Landesverband
MV: Mitgliederverwaltung
RM: Redmine: Ticketsystem der Piratenpartei
Sage: Verwaltungssoftware https://wiki.piratenpartei.de/Sage
SG: Servicegruppe
SGM: Servicegruppe Mitglieder
SSO: Piratenlogin: https://wiki.piratenpartei.de/Piratenlogin

Prozesse

Eintritt

Ablauf

  1. Das Formular https://members.piratenpartei.de/ wird ausgefüllt.
  2. Die Webseite schickt eine Mail an Redmine und überträgt dabei eine CSV Datei mit den ausgefüllten Daten (Artikel-Formular). Diese Tickets haben folgenden Betreff: Mitgliedsantrag + Vorname + Nachname + LV. Und sind immer der Gruppe SG Mitglieder zugeordnet.
  3. Das Ticket wird von SG Mitglieder an die Gruppe LV-Verantwortliche Mitglieder LV und dem Projekt Mitgliederbetreuung LV zugewiesen.
  4. Der GenSek des LV prüft den Antrag auf Plausibilität und gibt den Antrag an den Vorstand der zuständigen Gliederung weiter.
  5. Der Vorstand der zuständigen Gliederung entscheidet über den Beitritt und informiert den GenSek des LV.
  6. Der GenSek oder die MV des LV bestätigt dem neuen Mitglied den Eintritt per Mail und bitte um Überweisung des Beitrages für das aktuelle Jahr. Als vorläufige Mitgliedsnummer kann RM + Ticketnummer oder das Kürzel des LVs mit einer fortlaufenden Nummer verwendet werden.
  7. Die MV des LV erfasst in dem Ticket die gewünschte Gliederung für das neue Mitglied.
  8. Das Ticket mit dem Mitgliedsantrag wird von der MV des LV der Gruppe SG Mitglieder, mit der Bitte um Erfassung in Sage, zugewiesen.
  9. Die Daten aus dem Ticket werden von der SG Mitglieder in Sage erfasst.
    1. Das Mitglied hat ab jetzt den Status "schwebend" in Sage.
    2. Dem Ticket wird der Kommentar "in Sage erfasst" hinzugefügt.
    3. Die von MV LV gemeldete Gliederung wird vor der Erfassung geprüft. Hierzu wird der Datensatz, mit schon erfassten Datensätzen, in der gleichen Stadt oder dem gleichen Kreis, in Sage verglichen.
    4. Das Ticket wird von SG Mitglieder an die Gruppe LV-Verantwortliche Mitglieder LV zur Information übertragen.
  10. Nach Eingang des Mitgliedsbeitrages wird das Mitglied in Sage von SG Mitglieder entschwebt.
    1. Das Mitglied erhält automatisch in Sage eine Mitgliedsnummer.
    2. Das Mitglied erhält automatisch in Sage einen Token.
    3. Eine Information über das Entschweben wird automatische an mitglieder(AT)piratenpartei.de geschickt.
  11. SG Mitglieder erfasst die Mitgliedsnummer in dem zugehörigen Ticket und/oder leitet die Entschwebe-Information an die MV des LVs weiter.
  12. Die MV des LV ...:
    1. bittet die aufnehmende Gliederung, das neue Mitglied über den erfolgreichen Beitritt zu informieren.
    2. erfasst die informierte Gliederung in dem Ticket und schließt es.
  13. Die SG Neumitglieder nimmt Kontakt mit dem Mitglied auf (Übersendung des Neumitgliederpakets, Mitgliedsausweis etc.)
  14. Wenn die Daten des neuen Mitgliedes (sie unten) an den SSO übertragen wurden, schreibt die BundesIT dem Mitglied ein Mail mit dem Token.

Neues Mitglied in Sage erfassen

Es werden die Daten aus dem Redmine-Ticket in die jeweiligen Felder übertragen. Hinweis: Die CSV-Datei aus dem Ticket kann leider nicht mehr importiert werden.

Entschweben

Ab Entscheidung der zuständigen Gliederung bis zur Bezahlung des ersten Beitrages ist das Mitglied in der Schwebe. Erst, wenn das Feld Ausweis angefordert am befüllt wurde, startet eine Stored Procedure, die die Mitgliedsnummer und den Token für das neue Mitglied erstellt.

Token

Der Token wird dem Mitglied immer erst dann per Mail zugeschickt, wenn die Daten des neuen Mitgliedes in den SSO übertragen wurden.

Minderung

  1. Falls der Minderungsantrag beim Bund eingeht, überträgt die SG Mitglieder das Ticket an die Gruppe LV-Verantwortliche Mitglieder LV und dem Projekt Mitgliederbetreuung LV.
  2. Das Ticket wird von der MV des LV bearbeitet und nachdem feststeht, dass dem Mitglied eine Minderung gewährt werden soll, an die Gruppe SG Mitglieder, mit der Bitte um Erfassung in Sage, zugewiesen.
  3. Die SG Mitglieder ...:
    1. trägt die Minderung in Sage ein.
    2. weist das Ticket wieder der Gruppe LV-Verantwortliche Mitglieder LV zu.
Go-next.svg Siehe auch: Verwaltungssoftware/Minderungen_eintragen

Austritt

  1. Falls der Austritt an den Bund gemeldet wird, überträgt die SG Mitglieder das Ticket an die Gruppe LV-Verantwortliche Mitglieder LV und dem Projekt Mitgliederbetreuung LV.
  2. Das Ticket wird von der MV des LV bearbeitet und nachdem feststeht, dass das Mitglied wirklich austreten will, an die Gruppe SG Mitglieder, mit der Bitte um Erfassung in Sage, zugewiesen.
  3. Die SG Mitglieder:
    1. erfasst den Austritt, in dem es in Sage das Feld mit dem von MV des LV gemeldeten Austrittsdatum befüllt. Hinweis: Wenn der Austritt schon sehr lange zurückliegt, darf aber nur der erste Tage des aktuellen Jahres erfasst werden, da es sonst Probleme mit dem Wirtschaftsprüfer gibt.
    2. weist das Ticket wieder der Gruppe LV-Verantwortliche Mitglieder LV zu.
  4. Die MV des LV informiert das Mitglied über den vollzogenen Austritt.

SG Mitglieder (Übergangsphase)

Weidmann, Volker (volker.weidmann (AT) piratenpartei-hessen.de)

  • Zuordnung von Tickets im RM zu den zugehörigen LVen (Punkt 3).
  • Zugriff auf RM Projekt Mitgliederbetreuung.

Krauß, Lothar (l.krauss (AT) piraten-frankfurt.de)

  • Prozesse und Anpassungen in Sage.
  • Neue Mitglieder in Sage entschweben.
  • Zugriff auf RM Projekt Mitgliederbetreuung.
  • Zugriff auf Sage

Hofmann, Holger (holger.hofmann (AT) it.piratenpartei.de)

  • Zuordnung von Tickets zu den zugehörigen LVen.
  • Erfassung in Sage
  • Zugriff auf RM Projekt Mitgliederbetreuung.
  • Zugriff auf Sage

Lübke, Wolf Vincent (wolfvincent.luebcke (AT) piratenpartei.de)

  • Administrationserfahrung mit ActiveDirectory
  • Erst ab April 2023 verfügbar
  • RM-Administrator
  • Zugriff auf AD-Server
  • Zugriff auf Sage-Server
  • Zugriff auf VPN-Konfiguration

Kossick, Jan (jan.kossick (AT) piratenpartei.de)

  • 1. StellV Generalsekretär, Kommissarische Leitung BundesIT
  • RM-Administrator
  • Zugriff auf AD-Server
  • Zugriff auf Sage-Server
  • Zugriff auf VPN-Konfiguration

Grundsätzlich zugriffsberechtigt (in Abstufungen) sind alle Beauftragten für die Mitgliederverwaltung und die Buchhaltung. Die Liste ist hier einzusehen: https://vorstand.piratenpartei.de/vorstandsarbeit/beauftragungen-und-ansprechpartner/

MV der LV (Ansprechpartner)

Bitte der SG Mitglieder für jeden LV mindestens einen Ansprechpartner nennen, damit wir ihn hier hinterlegen können.
Falls es hier für einen LV keinen Ansprechpartner gibt, dann ist der GenSeg des LV der Ansprechpartner für die SG Mitglieder.
Wenn ein Ticket einmal dem LV zugeordnet ist, wird es erst wieder von der SG Mitglieder bearbeitet, wenn es der SG Mitglieder erneut zur Weiterverarbeitung (siehe "Eintritt eines neuen Mitgliedes (Ablauf)") zugewiesen wurde.

Sage

Verbindung

  • VPN aktivieren
  • Remotedesktopverbindung starten
  • Sage - Rechnungswesen öffnen
  • Stammdaten - Adressen - PPAdressen öffnen

WICHTIG: Immer danach über "Windows (links unten) - Account - Abmelden" die Sitzung beenden, da sonst der Server immer langsamer wird.

Dokumentation der Felder

Reiter Adresse

  • Name: Nur der Nachname
  • Namenszusatz: Vorname, ggf. Titel
  • Straße/Ort: Adresse
  • Matchcode: Vorgeschlagen von Sage wird Name, Ort - Daraus ein Name, Vorname, Ort machen
  • Telefon: Auch für Mobiltelefon (MV hat nur einen Wert)
  • E-Mail: Mailadresse
  • Bundesland: Das Bundesland des Wohnortes
  • Landkreis / Gemeinde: Falls der LV damit arbeitet
  • Gruppe: P (Mitglieder)
  • Auswertungskennz: Falls das Mitglied auch bei kleinen Beträgen eine Zuwendungsbestätigung benötigt (und nicht mit dem Kontoauszug den Nachweis ggü. dem Finanzamt bringen kann/möchte) hier auf ZWB stellen.
  • Aktiv: i.d.R. "ja", auch bei ausgetretenen Mitgliedern. Ausnahme: Wenn ein ausgetretenes Mitglied wieder eintritt und ein neuer Stamm angelegt wird, den alten auf Aktiv "Nein" stellen
  • Adressnummer: Wird automatisch von Sage gefüllt: Die interne Adressnummer in der Datenbank
  • Aufnahme: Nicht das Eintrittsdatum, sondern hier trägt Sage das Datum ein, wann der Stamm erfasst wurde
  • Geburtsdatum: Wie der Name sagt
  • Mitgliedsnummer: Wird nach Entschweben automatisch gefüllt
  • Eintrittsdatum: Wie der Name sagt
  • Austrittsdatum: Wie der Name sagt
  • Staatsbürgerschaft
    • Wenn eine Person zwei Staatsbürgerschaften zusammen mit Deutsch hat, dann wird Deutsch erfasst.
    • Andere Länder der EU werden als EU erfasst.
    • Nicht EU Länder als NE (Nicht EU)
  • Beitrag: Leer = 72€, ansonsten der gewählte Beitrag (nicht 12€ - Reduktion funktioniert anders)
  • redBeitragEnde: Wenn ein reduzierter Mitgliedsbeitrag von 12€ gelten soll das Datum (31.12.yyyy) wann die Minderung ausläuft. Wenn eine Minderung nicht für das laufende, sondern nur für das folgende Jahr gelten soll, kann dies ab Dezember des laufenden Jahres eingetragen werden. Minderungen für zurückliegende Jahre müssen direkt in die Datenbank gebracht werden.
  • Erstbeitrag: Der im Beitrittsjahr anteilig zu entrichtender Beitrag. Wenn leer, ermittelt die Datenbank ihn aufgrund des Beitrittsmonates und des Mitgliedsbeitrages.
  • zStimmberechtigung: Kommt automatisch auf -1, wenn alle offenen Beiträge gezahlt und gebucht sind
  • Offener Beitrag: Summe der offenen Beiträge wird automatisch aus der Buchhaltung gefüllt
  • LV: Landesverband der Mitgliedschaft (kann abweichen vom Bundesland des Wohnortes) die Werte N-LI, N-SP und N-GL sind für Lieferanten, externe Spender und Gliederungen vorgesehen, nicht für Mitglieder verwenden. UM ist als "Umzugspool" vorgesehen, wenn ein Landes Gensek ein Mitglied an einen anderen LV übergeben möchte. Den Umzugspool können auch alle sehen, die in der Ansicht auf einen LV eingeschränkt sind.
  • Bezirk - Kreis - Ortsverband
    • Leider steht in den Tickets oft nicht die Struktur, die für das neue Mitglied erfasst werden soll. Am besten sucht man sich dafür einen alten Datensatz in der gleichen Stadt und übernimmt dort die Felder.
    • Die Werte müssen exakt so wie vorgegeben eingetragen werden, da hierdurch die Umlagekostenstelle in der Buchhaltung und damit die Aufteilung des Mitgliedsbeitrages bestimmt wird.
    • Diese Suche kann über Maske PPDump durchgeführt werden.

Reiter Ansprechpartner

Bei Mitgliedern nicht genutzt (nur für Anlage von Gliederungen relevant)

Reiter Kontokorrent

Diese Maske ist der Buchhaltung vorbehalten, hier nichts erfassen.

Reiter Intern

  • Wahlkreis / Wahlkreis BTW / Wahlkreis LTW / Gemeindekey / Kreiskey: Kann genutzt werden, um die Bezeichnungen der Wahlkreise für die jeweiligen Wahlen einzutragen
  • Aktionen / Umfragen / Newsletter: Ob das Mitglied Mails der entsprechenden Kategorie empfangen will. Bis Herbst 2019 sauber gefüllt, danach die Daten durch den Crash 2021 verloren gegangen, kann aber wieder reaktiviert werden, wenn der Vorstand mal wieder mit den Mitgliedern kommunizieren will
  • refAufnahme: Hier muss eine vorläufige Mitgliedsnummer
    • Falls der LV so eine vorläufige Nummer erstellt hat, dann die verwenden.
    • Wenn der LV keine ersteht hat, dann RM + Ticketnummer erfassen (RM für Redmine)
  • RefCode LS: Für LimeSurvey vorgesehen. Aktuell unklar.
  • Token Piratenlogin: Wird nach Entschweben automatisch mit dem Token für das SSO gefüllt
  • Ausweis angefordert: Ein (Ersatz-) Mitgliedsausweis wurde an diesem Datum angefordert. Wird auch für das Entschweben genutzt.
  • Ausweis exportiert: Datenexport für Mitgliedsausweise ist gelaufen (Prozess für Mitgliedsausweise ist aktuell kaputt)
  • Ausweis versendet: Mitgliedsausweis wurde verschickt (Prozess für Mitgliedsausweise ist aktuell kaputt)
  • Mahndatum: Datum, wann Beitragserinnerung/Mahnung per Mail verschickt wurde
  • Mahnstufe: Falls mal ein mehrstufiges Mahnverfahren mit unterschielichen Texten genutzt werden soll
  • Mahnstopp: Datum, bis zu dem keine Mahnung an das Mitglied geschickt werden soll (Mitglied hat sich gemeldet und wird zahlen, wenn die finanzielle Lage es erlaubt)
  • BEO Verifizierungsdatum: Datum, an dem die Verifizierung für den BEO durchgeführt wurde (Prozess aktuell unklar)

Alte Wiki-Seiten zu dem Thema

Weitere hilfreiche Wiki-Seiten zu dem Thema

Webseiten zu den Mitgliederanträgen


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