Mitgliederverwaltung

Weitere Informationen gibt es in der Kategorie Mitgliederverwaltung.

Veraltet

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Die Mitgliederverwaltung wird inzwischen nicht mal mehr über das damals geplante Tool sondern durch ein anderes, das Verwaltungssoftware/CRM abgewickelt.

Verantwortlich für ihre Landesverbände sind die Generalsekretäre der LVs. Eine Übersicht findet man unter Kontaktdaten_der_Vorstände.

Das CRM System ist dem Bundesgeneralsekretariat in seinem Geschäftsbereich zugeordnet.

Das bundesweite Handbuch zur Mitgliederverwaltung befindet sich unter Mitgliederverwaltung/Handbuch.

Verwaltungstool

Eine Softwarelösung, die unseren Ansprüchen genügt, wird aktuell erstellt.

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Diese Seite dient derzeit der Planung einer Software für die Mitgliederverwaltung und wird nach Abschluss der Arbeiten diese Dokumentieren und für die Generalsekretäre aller Ebenen als Leitfaden dienen.

Pflichten

Dieser Abschnitt beschreibt alle Aufgaben, die die Software leisten muss. Dabei sind alle in der Realität vorkommenden Vorgänge in der Benutzerverwaltung zu berücksichtigen und entsprechende Anforderungen zu formulieren, wie sich die Software zu verhalten hat.

Neuaufnahme eines Mitgliedes

Gegebene Voraussetzungen sind:

Es liegt ein ausgefüllter und unterschriebener Mitgliedsantrag bei der zuständigen Gliederung vor.

Der zuständige GenSek trägt die persönlichen Angaben (kurz: Alles, was auf dem Antrag steht) ein.

Es besteht die Möglichkeit, dass diese Person schon einmal Mitglied war. Dann bleiben die Mitgliedsnummer und alle damit assoziierten Daten unverändert mit Ausnahme der auf dem Antrag vorhanden geänderten Daten und das Beitrittsdatum. FIXME: Wie sieht es mit einer erneuten Entrichtung des Mitgliedsbeitrages aus? Ich neige dazu, einfach den letzten Zahlungszeitpunkt unverändert beizubehalten.

Abgerufene Daten

Stammdaten

Anfallende Daten (= Stammdaten)

Mitgliedsnummer
persönliche Angaben wie Name, Anschrift
Verband, in dem man seine Mitgliedschaft erwirbt
Beitrittsdatum

Probleme

Da nach der letzten Satzungsänderung ein Mitglied seine Mitgliedschaft in einem beliebigen Verband beantragen kann, ist es erforderlich, den Mitgliedsantrag entsprechend zu erweitern, da die Adresse keinen Aufschluss mehr darüber gibt, wo der Pirat als Mitglied geführt werden will.

Austritt/Ausschluss eines Mitgliedes

Gegebene Voraussetzungen sind:

Bei Austritt: Es liegt die schriftliche Austrittserklärung bei der zuständigen Gliederung vor.
Bei Ausschluss: Es liegt ein rechtskräftiger Beschluss des Vorstandes bei der zuständigen Gliederung vor. (Wenn der Pirat Einspruch erhebt, ist der Beschluss bis zum Schiedsspruch der letzten Instanz nicht rechtskräftig.)

Der zuständige GenSek trägt das Austrittsdatum ein und setzt die Tags entsprechend (Ex-Mitglied). Zudem sollte in den Notes verzeichnet werden, wann und wo die Austrittserklärung eingegangen und aufgehoben wird.

Abgerufene Daten

Stammdaten

Anfallende Daten

Austrittsdatum
Mitgliedschaftszeitraum mit Referenz auf die Mitgliedsnummer in separater Tabelle.

Eingang eines Mitgliedsbeitrages

Gegebene Voraussetzungen sind:

Fall 1: Der Mitgliedsbeitrag wurde auf das Konto der zuständigen Gliederung eingezahlt.
Fall 2: Der Mitgliedsbeitrag wurde in Bar an die zuständige Gliederung gegen Quittung abgegeben.

(Andere Fälle sind durch Weiterleitung oder Überweisung des Betrages mit unverändertem Verwendungszweck an die richtige Gliederung zu behandeln.)

Der zuständige Schatzmeister trägt die Zahlung ein.

Abgerufene Daten

Stammdaten

Anfallende Daten

Fälligkeit des nächsten Mitgliedsbeitrages

Einzug der Mitgliedsbeiträge

Alle Mitgliedereinträge werden auf die Fälligkeit hin untersucht. Ist sie um eine bestimmte Anzahl Tage überschritten (z.B. 7 Tage) und hat das Mitglied seinen Mitgliedsbeitrag nicht überwiesen und hat es dem Lastschriftverfahren zugestimmt, so wird der Mitgliedsbeitrag eingezogen.

Hier gehört auch das Mahnwesen hin, wenn wir ein solches einrichten.

Dieser Job kann vollautomatisch ablaufen.

Abgerufene Daten

Stammdaten
Fälligkeit des nächsten Mitgliedsbeitrages

Anfallende Daten

Fälligkeit des nächsten Mitgliedsbeitrages

Stichpunkte aus Mails

Speicherung der Vorgänge für die letzten 10 Jahre ==> Durch automatische Backups ?
Verweis auf die Dokumente (oder Speichern dieser) ==> Dokumente können gespeichert werden
Hierarchie-Stufen ==> Möglich
Web-Zugriff ==> Möglich
Offline-Zugreifbarkeit ==> DB kann als .CVS lokal gespeichert werden.
Finanz-Tauglichkeit ==> NICHT möglich
Datensparsamkeit

Stammdaten

Adressdaten
Personen
alle Verbände mit Ansprechpartnern, Zuordnung der Verbände untereinander
NGOs mit Ansprechpartnern
Behörden mit Ansprechpartnern
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Rechnungswesen/Buchhaltung

Text + Link zu eingescannten Belege ablegen
Kategorien der Belege
Auswertungslisten
Mahnwesen

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