NRW:Schatzmeister/HowTo Bestellung

Aus Piratenwiki
Wechseln zu: Navigation, Suche
Informationen der Schatzmeisterei NRW
  Hauptseite  |  Konto  |  Schatzmeistersprechstunde  |  Mitgliedsbeitrag  |  Inventur
Spenden(allg.)  |  HowTo:Verzichtspenden |  HowTo:Barspenden |  HowTo:Sachspenden
Budget & Finanzen  |  Schatzmeisterteam  |  Aufgaben  |  Kassenprüfer  |  BeSager
HowTo:Finanzantrag  |  HowTo:Bestellung  |  HowTo:Rückerstattung von Auslagen  |  HowTo:Reisekosten


FAQ

F: Könnt ihr fristgerecht innerhalb von X Tagen überweisen?
Kurz: Nein
Lang: Es gibt keine definierten/garantierten Responsezeiten der Schatzmeisterei. Das ist ein Ehrenamt und $Leute haben möglicherweise Privatleben und sogar anderen Parteitätigkeiten. Die Bearbeitung dauert exakt so lange, wie sie dauert. Ggf. macht es Sinn uns *vorher* zu kontaktieren, in Kontakt zu bleiben und die Situation vorher zu besprechen.

F: Es kann doch nicht davon ausgegangen werden, dass überall Piraten sind, die in Vorkasse gehen können oder wollen
Es gibt so viele Dinge die eigentlich nicht sein können - sogar professionelle bezahlte Kräfte hätten möglicherweise keine garantierten Bezahlzeiten.


Wie vergebe ich Bestellungen und Aufträge

Voraussetzungen

Die Grundvoraussetzung für Bestellungen, die vom Landesverband NRW bezahlt oder erstattet werden sollen, ist ein Beschluss des Landesvorstands. Im Regelfall sollte dieser Beschluss vorliegen, bevor bestellt wird. Für Bestellungen, die zu Lasten eines vKV-Budgets gehen sollen, sind nach §16 Abs (4) der Landessatzung ausserdem mindestens drei Unterstützer notwendig. Die sollten in dem Antrag an den Landesvorstand auch bereits benannt sein.

Bestellung

Wenn der LaVo-Beschluss gefasst wurde, kann bestellt werden. Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, wie das funktioniert:

  1. Du leistest Vorkasse, bezahlst und reichst die Rechnungen zwecks Erstattung später selber ein. (Wenn etwas schnell bezahlt werden, muss ist das in der Regel die bessere Wahl)
  2. Der Landesverband soll direkt bezahlen bzw. Rechnungsempfänger sein

In beiden Fällen können Unterlagen oder Nachfragen im Regelfall direkt unter der Ticketnummer für den vorliegenden LaVo-Beschluss eingereicht/gestellt werden solange es um eine einzelne Bestellung geht. Nur wenn der Beschluss mehrere Einzelbestellungen umfasst macht ein weiteres neues Ticket pro Bestellung mit Hinweis auf das Beschlussticket Sinn.

Variante 1: Vorkasse

Wenn Du eh in Vorkasse trittst, dann macht es auch Sinn, dass Du als Rechnungsempfänger auf der Rechnung auftauchst. In dem Fall prüfe bitte die Rechnung und reiche sie bei der Schatzmeisterei unter Nennung der Ticketnummer des Finanzbeschluss ein - Details stehen unter NRW-Web:HowTos/Rückerstattung_Auslagen.

Variante 2: Landesverband soll bezahlen

Der Landesverband bezahlt natürlich nur, wenn der Vorstand des Landesverbandes auch einen entsprechenden gültigen Beschluss gefasst hat. Eine Rechnung an den Landesverband muss mindestens enthalten:

  • Den Namen des Auftraggebers (also Deinen Namen)
  • Die Adresse des Landesverbandes als Rechnungsempfänger
  • Die Ticketnummer des Finanzbeschlusses

Sorge also dafür, dass die beauftragte Firma die Ticketnummer des Finanzbeschlusses zum Beispiel als "Referenz des Auftraggebers" oder als Teil der Adresse in die Rechnung schreibt. Wenn das nicht möglich ist, dann kann die Schatzmeisterei eingegangene Rechnungen nur mit erheblichem Rechercheaufwand oder auch garnicht zuordnen! Bei Rechnungen, die dem Besteller als Papier-Original vorliegen oder bei Rechnungen die rein elektronisch als PDF vorliegen, reicht es, wenn die Tickernummer handschriftlich vermerkt oder zumindest klar Erkennbar im Dateinamen untergebracht wird.

Rechnungen für welche die Schatzmeisterei keinen Finanzbeschluss findet oder welche die o.g. Kriterien nicht erfüllen, werden entweder garnicht oder möglicherweise erst mit erheblicher Verzögerung bezahlt. In der Regel kommen dann Mahnungen und die Angelegenheit wird unschön.

Bedenke bitte: es kann passieren, dass sich der Rechnungssteller an den Besteller - also an Dich - wendet, oft inklusive möglicher Mahngebühren.

Und wenn doch eigenmächtig ohne (LaVo-)Beschluss bestellt oder bar bezahlt wurde

Dann gilt die o.g. Regel "keine Zahlung ohne Beschluss" trotzdem. Erwirke bitte erst einen Beschluss des Landesvorstandes und wende dich erst danach mit der Bitte um Erstattung an die Schatzmeisterei. Lehnt der LaVo es ab, einen entsprechenden Beschluss zu fassen, dann wird die Rechnung auch nicht bezahlt und du bleibst auf den Kosten sitzen.

Kurz: Selbst wenn ihr eine Beauftragung habt ist das in der Regel eine Vertretung ohne Handlungsvollmacht und eine Bestellung ohne Beschluss ist euer persönliches Risiko.

Nur in sehr sehr wenigen Extremfällen, wo die Zeit für das o.g. Vorgehen nicht mehr reicht und ansonsten z.B. wichtige Veranstaltungen (z.B. LPTs/AVs) auf dem Spiel stehen, besteht möglicherweise auch ohne LaVo-Beschluss ein Anspruch auf Erstattung. Die Hürden dafür sind aber hoch (juristisch: "Geschäftsführung ohne Auftrag", "Schaden von der Partei abwenden"). "Wir können sonst keinen Wahlkampf machen" gehört ebensowenig dazu, wie Veranstaltungen von nur lokaler oder regionaler Bedeutung. Kontaktiere auch in diesen Extremfällen nach Möglichkeit mindestens ein Mitglied des Landesvorstands vorab und versichere dich vorher der Unterstützung für dein Vorgehen.


BestellungGliederungFinanzenbestellen