Finanzen:Kassenprüfung

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Handreichung für die Kassenprüfer der Piratenpartei Deutschland - Kurzdarstellung für die Arbeit der kassenprüfenden Piraten in allen Teilgliederungen der Piratenpartei Deutschland inklusive mit Rahmenvorgabe für den Bericht des Kassenprüfers

(mit dankenswerter Unterstützung von Jan aka robberknight)

Mit Wirkung vom 01.01.2010 tritt diese Handreichung bis auf Widerruf in Kraft.

Vorbemerkungen

Diese Handreichung für Kassenprüfer (im Weiteren kassenprüfende Piraten) der Piratenpar-tei Deutschland dient der Vereinheitlichung der Berichte zur Kassenprüfung. Kassenprüfun-gen sind aufgrund verschiedener gesetzlichen Vorgaben anzufertigen. Letztlich entscheidet die Richtigkeit der Kassenführung und damit auch die Prüfung der Kasse über die staatliche Finanzierung unserer Partei. Durch diese Handreichung wird einer eventuell aufkommenden Unsicherheit bei kassenprüfenden Piraten im Hinblick auf die Aufgabenfelder eines Kassen-prüfers entgegen gewirkt. Diese Handreichung ist bindend. Es ist die im Anhang beigefügte Vorlage für eine Kassenprüfung zu verwenden..

1. Gesetzliche Grundlagen für die Durchführung einer Kassenprüfung

Grundlage für die Kassenprüfung ist das Bürgerlichen Gesetzbuche (BGB) Hier ist in § 27 „Bestellung und Geschäftsführung des Vorstandes“ unter (3) die entsprechende Anwendung der §§ 664 – 670 BGB geregelt. Für die Berichterstattung des kassenprüfenden Piraten ist hier § 666 BGB hervorzuheben:

Der Beauftragte ist verpflichtet, dem Auftraggeber die erforderlichen Nachrichten zu geben, auf Verlangen über den Stand des Geschäfts Auskunft zu erteilen und nach der Ausführung des Auftrags Rechenschaft abzulegen.

Weiterhin finden sich rechtliche Grundlagen im Gesetzt über die politischen Parteien (PartG). Hier wird im fünften Abschnitt „Rechenschaftslegung“ des PartG in den §§ 23 – 31 geregelt, wie und worüber eine Partei verpflichtet ist Rechenschaft abzulegen. Hervorzuheben ist als weiteres § 24 (2) PartG. Hier ist die Form der Buchführung durch den Schatzmeister geregelt.

Die für alle Kaufleute geltenden handelsrechtlichen Vorschriften über die Rechnungsle-gung, insbesondere zu Ansatz und Bewertung von Vermögensgegenständen, sind entsprechend anzuwenden, soweit dieses Gesetz nichts anderes vorschreibt. Rechnungsunterlagen, Bücher, Bilanzen und Rechenschaftsberichte sind zehn Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Rechnungsjahres.

Anzumerken ist, das der kassenprüfende Pirat nicht Prüfer im Sinne des § 31 PartG ist und auch keine Prüfung im Sinne des PartG vornimmt.

Lies dir die gesetztlichen Grundlagen zum besseren Verständnis durch, sie sind die Basis deiner Arbeit als kassenprüfender Pirat!

2. Verantwortung des kassenprüfenden Piraten und seine Eigenschaften

Das Ziel der Kassenprüfung ist es, die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung bzw der Buchführung festzustellen. Das Ergebnis dieser Prüfung ist dann die Entscheidungsgrundlage auf der der Parteitag über die Entlastung des Vorstandes für das abgelaufene Geschäfts-jahr entscheidet. Daneben verlassen sich die Mitglieder des Vorstandes, die nicht mit den Finanzen betraut sind, im Hinblick auf ihre eigene Haftung und Verantwortung auf die Prü-fungsergebnis der kassenprüfenden Piraten! Es ist aber auch vorstellbar, dass bei einer nicht aufgedeckten Vermögensschädigung, aufgrund einer nicht ordnungsgemäß durchgeführten Kassenprüfung, der kassenprüfende Pirat selber haftbar gemacht werden kann.

Um weiterhin im Hinblick auf eine externe Prüfung keine Missverständnisse entstehen zu lassen, sollte der kassenprüfende Pirat verschiedene Eigenschaften aufweisen. Er soll un-abhängig und unbefangen vom Vorstand sein. Das bedeutet, dass der kassenprüfende Pirat nicht dem geschäftsführenden Vorstand angehören darf. Dies bedeutet weiterhin, dass der kassenprüfende Pirat keine zu engen; z.B. verwandschaftlichen Verhältnisse zum Schatz-meister haben sollte.

3. Der Prüfauftrag

Wesentlich im praktischen Tun sind für den kassenprüfenden Pirat nachfolgende Fragen:

• Welche Prüfungen sind durchzuführen?
• Was ist im einzelnen zu prüfen?
• Was macht der kassenprüfende Pirat, wenn er Fehler oder unregelmäßigkei-ten entdeckt?
• Wem erstattet der kassenprüfende Pirat Bericht?

• Wie muß das ganze dokumentiert werden?

Zunächst ist hierzu zu sagen, dass es keine rechtlichen Grundlagen gibt, wie eine Kassenprüfung vorzunehmen ist. Der kassenprüfende Pirat muß in seine jeweilige Satzung schau-en, ob dort weitergehende Festlegungen, als bereits in der Bundessatzung vorhanden, ge-troffen sind.

Nachfolgend legt diese Handlungsanweisung fest, was durch den kassenprüfenden Piraten zu prüfen ist: Durch den kassenprüfenden Piraten sind

• die Kassenführung,
• der Kassenbestand
• die wirtschaftliche Verwendung der Mittel
• eine Ausgabenprüfung (Belegnachweis, rechnerisch richtig und sachlich rich-tig?), sowie
• der Abgleich mit einem eventuell vorhandenen Ausgabenplan vrzunehmen.

4. Die Prüfungshandlungen

Entsprechend dem PartG ist die Piratenpartei Deutschland verpflichtet, sich an den Regeln ordnungsgemäßer Buchhaltung zu orientieren. Durch den kassenprüfenden Piraten ist eine Vollständigkeitsprüfung, eine sachliche Prüfung, eine zeitliche Prüfung, sowie eine Prüfung der wirtschaftlichen Mittelverwendung vorzunehmen. Die einzelnen Prüfungshandlungen werden nachfolgend ausgeführt:

a.)Die Vollständigkeitsprüfung Bei der Vollständigkeitsprüfung wird betrachtet, ob alle Einnahmen und Ausgaben vollständig erfasst sind. Bei umfangreichen Geschäfstvorfällen kann dies nur noch in Stichproben erfolgen. Hierfür sind nicht zwingend betriebswirtschaftliche Stichpro-benverfahren anzuwenden. (Hat der kassenprüfenden Pirat jedoch eine betriebswirt-schaftlichen Ausbildung, so ist vor dem Hintergrund von Haftungsfragen eine Nutzung der Stichprobenverfahren angeraten!) Eine Möglichkeit für eine stichprobenartige Prü-fung wäre eine Betrachtung des ersten und des letzten Monats und eine Betrachtung des Monats der auf die Wahl des Schatzmeisters folgte.

Es ist zu prüfen, ob zu jeder Auszahlung und jeder Einzahlung vom Bankkonto und aus der Kasse jeweils ein ordnungsgemäßer Beleg vorhanden ist. Hierbei sind auch die Beträge im Kassenbuch, auf den Kontoauszügen und den Belegen miteinander zu vergleichen.

Als weiteres ist zu prüfen, ob alle Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten in vollem Umfang verzeichnet sind. Vermögensgegenstände sind die Kasse, Bankkon-ten, Büroausstattungen, Ausstattungsmaterial, Ausstellungsgegenstände oder zweckgebundene Sonderkonten. Verbindlichkeiten können aus Bank- oder Mitglieds-darlehen entstehen.

b.) Die sachliche Prüfung Die sachliche Prüfung findet in Stichproben statt. Hierbei wird betrachtet, ob alle Ein-nahmen und Ausgaben nach ihrem sachlichen Inhalt richtig erfasst sind. Jede Ein-nahme und Ausgabe muß einzeln nach ihrem Inhalt aufgezeichnet werden. Eine Sal-dierung, bei der Einnahmen und Ausgaben oder Vermögensgegenstände und Schul-den gegeneinander aufgerechnet und dann erfasst werden, ist nicht erlaubt.

c.) Die zeitliche Prüfung Es gilt das Prinzip der Periodenabgrenzung. Dies bedeutet, dass Forderungen und Verbindlichkeiten, die über den Zeitpunkt „Ende-Beginn“ des alten und neuen Ge-schäftsjahres verschoben sind, in der Bilanz ausgewiesen werden müsssen. Um die-se Übergänge sauber darstellen zu können, ist es hilfreich einen Zeitstrahl aufzu-zeichnen, der das zu prüfende Geschäftsjahr abbildet, jedoch auch den letzten Monat des davorliegenden und den ersten Monat des folgenden Geschäftsjahres abbildet.

d.) Die wirtschaftliche Mittelverwendung Als weiteres ist die wirtschaftliche Mittelverwendung zu prüfen. Hier stellt sich die Frage, ob die geleisteten Zahlungen angemessen waren. Der erste Blick gilt hier, aus der Lebenserfahrung des kassenprüfenden Piraten heraus, Auffälligkeiten in der Hö-he der Rechnungsbeträge und dem Anlass der Zahlung zu prüfen. Desweiteren ist zu analysieren, ob Skonti gezogen wurden, ausstehende Zahlungen in angemessener Art und Weise eingetrieben wurden und ob keine Mahngebühren durch verspätete Zahlungen entstanden sind.

5. Die erforderlichen Prüfungsunterlagen

Erforderliche Prüfungsunterlagen sind

• das Kassenbuch,
• die Bankkontoauszüge,
• die Belege (Rechnungen und sonstige Belege) zum Kassenbuch und Bankkonto-bewegungen,
• die Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben,
• das Verzeichnis der Vermögensgegenstände und Schulden; bei bilanzierenden Vereinen die Bilanz.

6. Die Berichterstattung des kassenprüfenden Piraten

Grundsätzlich ist der kassenprüfende Pirat in der Form der Berichterstattung frei. Um jedoch eine höhere Rechtssicherheit für die Kasenberichte zu erlangen, gibt diese Handreichung die Form der Kassenberichte, wie sie in der Piratenpartei Deutschland zu erstellen sind,vor. Ein Beispiel findet sich im Anschluss der Handreichung.

7. Mögliche Beanstandungen des kassenprüfenden Piraten

Die im Zuge der Prüfung gefundenen Mängel sind zunächst sauber zu vermerken. Hierbei werden die Fehler in bewußte und unbewußte Fehler sowie sonstige Mängel aufgeteilt. Am Ende der Prüfung werden die Mängel insgesamt bewertet.

Häufige Beanstandungsgründe sind nachfolgend aufgeführt:

• Die erforderlichen Unterlagen wurden nicht in vollem Umfange übergeben. Hierdurch konnte die Prüfung nicht ordnungsgemäß vorgenommen werden
• Eine unordentliche Führung des Kassenbuches, was die Kassenprüfung erschwert. Ein Kielholen des Schatzmeisters ist hier nicht erforderlich, aber eine Rüge des kas-senprüfenden Piraten.
• Fehlende Belege.
• Falsche Zuordnung von Einnahme, Ausgaben, Vermögensgegenständen oder Schul-den sowie eine falsche Geschäftsjahreszuordnung.
• Falsche Mittelverwendung.

8. Wie sind Beanstandungen zu handhaben

Die interne Kassenprüfung dient dem Schutz der Partei nach außen. Es ist also nicht Ziel einer Kassenprüfung, eine Nichtentlastung des Vorstandes herbei zu führen. Vielmehr ist immer der intensive Versuch zu unternehmen, bestehende Mängel im Rahmen des rechtlich Erlaubten abzustellen. Der kassenprüfende Pirat dient der Partei, nicht dem Vorstand ! Es gilt also

• die ggf festgestellten Mängel mit dem Vorstand zu besprechen,
• dem Vorstand die Gelegenheit zu geben, die Mängel zu beheben,
• Vorschläge zur Vermeidung ähnlicher Fehler zu unterbreiten,

Sollten Fragen nicht ausgeräumt werden können, so trägt der eingeteilte kassenprüfende Pirat im Zuge des Parteitages sachlich vor und begründet das Prüfungsergebnis. Der Vor-stand hat hat dann die Gelegenheit seine Sicht darzulegen. Der Parteitag entscheidet dann auf der Basis des gehörten oder gelesenen über die Entlastung des Vorstandes.

9. Rahmenvorgabe für den Bericht des Kassenprüfers

• Titel: Bericht über die Kassenprüfung der Teilgliederung XY für das Geschäftsjahr 20….
• Ort / Zeit: Die Kassenprüfung fand am …… in ….. statt.
• Kassenprüfer: Name der anwesenden Kassenprüfer
• Unterlagen: Auflistung der zur Verfügung gestellten Unterlagen
• Tätigkeiten: Beschreibung Prüfarbeiten (Abgleiche, Prüfungen, Durchsich-ten)
• Ergebnis: Darstellung möglicher Beanstandungen oder Erklärung, dass keine Beanstandungen festzustellen waren
• Beschlussvorlage: Folgende Möglichkeiten bestehen: a) uneingeschränkte Entlastung des Vorstands, b) Entlastung aller Vorstände mit namentlicher Ausnahme (Begründung) c) keine Entlastung (Begründung)
• Unterschriften: Ort, Datum, Unterschrift

Hamburg, den 24. November 2009 gez. bernd Schlömer