IT/Buchhaltungssoftware/Lastenheft

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Hintergrund

Die Piratenpartei Deutschland möchte nach Möglichkeit alle Prozesse der internen Verwaltung, insbesondere jedoch die Buchhaltung, über ein zentrales IT Verfahren abwickeln. Die zentrale Lösung soll allen Gliederungen in Deutschland eine einheitliche Plattform bieten. Die Gliederungen der Piratenpartei handeln innerhalb dieser Lösung eigenverantwortlich.

Mit der rasanten Entwicklung der Mitgliederzahlen in den letzten beiden Jahren konnte sowohl die Mitgliederverwaltung als auch die Buchhaltung nicht mithalten. Die Anforderung an die Leistungsfähigkeit der internen Verwaltung ist in einem Maße gestiegen, das eine professionelle Software erforderlich ist. Die Software soll auch als solide Grundlage für die zukünftige Entwicklung der Piratenpartei Deutschland dienen, in deren Verlauf eine weitere Steigerung der Mitgliederzahlen und auch weitere Untergliederungen erwartet werden.

Die Piratenpartei nutzt für die Mitgliederverwaltung das freie Programm CiviCRM. Die Buchhaltung wird heute in jeder Gliederung unterschiedlich abgewickelt. Die Bandbreite reicht von der einfachen Tabellenkalkulation bis zum semiprofessionellen Buchhaltungsprogramm. Nach dem Parteiengesetz ist die Piratenpartei zur Buchhaltung gemäß den für alle Kaufleute geltenden handelsrechtlichen Vorschriften verpflichtet.

Die Zusammenführung von CiviCRM und Buchhaltung ist grundsätzlich gewünscht, ordnet sich jedoch dem Projektbudget unter. Der Fokus liegt daher auf einer leistungsfähigen Software für die Buchhaltung. Die integrierte Mitgliederveraltung ist optional zu betrachten.

Projektumfang

Die Piratenpartei Deutschland hat aktuell rund 12.000 Mitglieder. Die Partei gliedert sich in den Bundesverband und 16 Landesverbände. Die Landesverbände gliedern sich darüber hinaus in Bezirks-, Kreis- und Ortsverbände. Die Piratenpartei zählt inzwischen knapp über 100 Gliederungen. Ein weiterer Anstieg der Gliederungen wird in den nächsten Jahren erwartet. Jede Gliederung erhält Zugriff auf die eigenen Daten, sowie die Daten der zugehörigen Untergliederungen.

Je Gliederungen benötigen mindestens 2 Benutzer Zugriff auf das System. Somit sind mindestens 200 Nutzer einzuplanen. Es ist davon auszugehen, dass 15 Nutzer gleichzeitig arbeiten müssen. Eine unkomplizierte Erweiterung der parallelen Arbeiten muss möglich sein.

Die Produktivsetzung ist für den 01.01.2012 vorgesehen. Demnach muss eine Migration nur für Stammdaten und Saldovorträge erfolgen. Es erfolgt keine Migration von Bewegungsdaten.

Projektorganisation

Die Angebote werden von einem dafür beauftragten Piraten eingeholt und verdichtet. Die Zusammenfassung wird den Landesschatzmeistern zur Prüfung vorgelegt. Die Landesschatzmeister geben eine Empfehlung an den Bundesvorstand der Piratenpartei Deutschland ab, welcher letztlich über die Umsetzung befindet:


Betriebswirtschaftliche Anforderungen

Die betriebswirtschaftlichen Anforderungen an die Software werden in den folgenden Kapiteln beschrieben.

Mandanten

Jede Gliederung der Piratenpartei Deutschland ist eine selbstständig bilanzierende Einheit und muss somit als eigener Buchungskreis oder Mandant abgebildet werden. Alle untergeordneten Mandanten sollen zusammen mit den jeweils übergeordneten Mandanten verdichtet als Konsolidierungsstufe dargestellt werden können. (Kreis, Bezirk, Land, Bund) Konsolidierungsbuchungen über die Schuldenkonsolidierung hinaus, sind derzeit nicht erforderlich.

Die Piratenpartei Deutschland liefert die Hierarchie der Gliederung in einem Datenmodell.

Das Einrichten neuer Mandanten muss, nach erstmaliger Einrichtung, durch die Piratenpartei Deutschland erfolgen.

Berechtigungen

Berechtigungen werden je Gliederung vergeben. Wobei die Berechtigung einer Gliederung die zugehörigen Untergliederungen einschließt. Die Benutzerverwaltung muss, nach erstmaliger Einrichtung, durch die Piratenpartei Deutschland erfolgen.

Stammdaten

Die Stammdaten sollen zentral, d.h. mandantenübergreifend gepflegt werden können. Zu den Stammdaten zählen alle Daten, die keine Bewegungsdaten einschließen:

  • Sachkonten
  • Kontokorrentkonten
  • Bilanz- und GuV-Struktur
  • Mitgliederdaten (über CRM)

Die Stammdatenverwaltung muss, nach erstmaliger Einrichtung, durch die Piratenpartei Deutschland erfolgen.

Prozesse

Nach dem Parteiengesetz ist die Piratenpartei zur Buchhaltung gemäß den für alle Kaufleute geltenden handelsrechtlichen Vorschriften verpflichtet. Das Wirtschaftsjahr entspricht dem Kalenderjahr. Die Piratenpartei ist aktuell nicht steuerpflichtig und auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Die Software muss eine Buchhaltung nach den gängigen Anforderungen der doppelten Buchführung und den GOB ermöglichen. Insbesondere gilt für die Unterstützung der Prozesse:

Verpflichtend

  • Bilanzierung Anlagevermögen
  • Sachkontenbuchung (auch zusammengesetzt)
  • Dauerbuchung (gemäß Terminvorgabe)
  • Kostenstellenrechung
  • Projektcontrolling über die Grenzen des Wirtschaftsjahres
  • Darstellung der Vermögenswerte (Bilanz, Saldenliste)
  • Darstellung des Jahresergebnisses (GuV, BAB)
  • Darstellung eigener Reports
  • Schnittstelle DATEV (Export)
  • Schnittstelle Banken (Kontoauszug, Lastschrift)
  • Elektronische Betriebsprüfung (GDPdU)

Optional

  • Kassenbuch
  • Spendenmodul (maschinelle Zuwendungsbetätigungen, Spenderverzeichnis)
  • Mitgliederverwaltung (CRM)
  • Referenzbelege (Buchungsvorlagen)
  • Warenwirtschaftssystem (Lagerverwaltung)
  • Personalabrechnung
  • Mandantenübergreifende Buchungen

Nicht erforderlich

  • Fakturaunterstützung
  • Auftragsverwaltung
  • Fremdwährungsunterstützung
  • Mehrer Bilanzierungsstandards
  • Konsolidierung (Ausnahme: Schuldenkonsolidierung)
  • Steuerberechnung
  • ELSTER

Die Möglichkeit einer zeitlich getrennten Implementierung von optional genannten Prozessen wird bevorzugt.

Anforderungen Informationstechnik

Die technischen Anforderungen an die Software werden in den folgenden Kapiteln beschrieben.

Plattform

Der Client muss plattformunabhängig sein, ideal sind browsergestützte Clients. Für die Serverinstallation werden plattformunabhängige Lösungen bevorzugt.

Sicherheit

Die Software sollte die Standards des BSI-Grundschutz weitestgehend erfüllen. Das Angebot sollte Hinweise darauf enthalten, wie dieser Standards umgesetzt wurden.

Zertifikate

Sofern vorhanden bittet die Piratenpartei um Nennung der Zertifikate und um das Datum des letzten Audits.

Fehlerbehandlung

Das Angebot sollte Informationen darüber enthalten, wie die Software mit Fehlern beim Import von externen Daten (CVS o.ä.) umgeht, bzw. wie diese korrigiert werden können.

Es werden Informationen darüber erbeten, welche Schutzmaßnahmen den Kern vor Angriffen bei einem böswilligen Dateiimport greifen.

Anforderungen Mitgliederverwaltung

Prozesse

Es ist formuliertes Ziel, die Mitgliederverwaltung und die Finanzbuchhaltung in einem gemeinsamen System abzubilden. Doppelte Stammdatenpflege soll dadurch vermieden werden. Eine integrierte Lösung wird das heute für die Mitgliederverwaltung genutzte CiviCRM ablösen. Ein Stammdatenimport aus CiviCRM ist daher notwendig.

Mitgliederdatensatz

Es wird eine Funktion gewünscht, welche automatisches Ausfüllen für frei definierbare Felder ermöglicht.

Pflichtfelder (Eingabe erzwingen)

  • Mitgliedsnummer (unique Vergabe automatisch)
  • Name
  • Vorname
  • Straße
  • Postleitzahl
  • Stadt
  • Geburtsdatum
  • Gliederung (gem. Hierarchie)
  • Status (aktiv, ruhend, ausgetreten)
  • Stimmberechtigt (Prüfung gegen Status)

Kannfelder

  • Adresszusatz
  • zweiter Vorname
  • eMail
  • eMail2
  • Kontonummer
  • Bankleitzahl
  • Kreditinstitut
  • Lastschriftteilnehmer
  • Telefonnummer
  • Funktion (Amt)
  • weitere 10 frei definierbare Felder
  • 10 frei definierbare Checkboxes
  • Wahlgliederung
Gliederung (Verbandsstruktur)

Es sind Felder für die Verbandsstruktur vorzusehen, welche nur hierarchisch korrekt gefüllt werden können. Über diese Felder muss eine Steuerung der Zugriffsrechte möglich sein. Es wird eine Funktion gewünscht, welche automatisches Ausfüllen für frei definierbare Felder ermöglicht.

Stimmberechtigt

Das Feld wird nach Möglichkeit durch die Beitragsbuchung automatisch gesetzt. Es sind weitere 5 Datumsfelder vorzusehen.

Wahlgliederung

Es sind Felder für die Wahlgliederung vorzusehen, welche nur hierarchisch korrekt gefüllt werden können. (Land, Bezirk, Kreis, Gemeinde).

Revisionssicherung

Alle Änderungen am gesamten Mitgliedschaftsdatensatz inklusive der Kontaktdaten sind aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und der Sichtbarkeit für alle zuständigen Mitgliederverwalter automatisch zu dokumentieren.

Kommunikation

Ein Versand (Massenversand Jahresbeitragsmail, Mahnung) von eMails oder von Serienbriefen soll unterstützt werden. Eine Gruppenselektion nach Inhalten der Stammdatenfelder (insbesondere Gliederung / Wahlgliederung / stimmberechtigt) soll möglich sein. Die ausgehende Kommunikation (Mail, Brief) ist zu archivieren. Für die Suche im Archiv wird eine Filterfunktion benötigt. Die Implementierung einer Newsletterfunktion mit Filter- und Gruppenselektion und Opt-Out-Verfahren ist optional vorzusehen.

Suchfunktion

Eine Suchfunktion nach Feldinhalten (auch teilqualifiziert) und Checkboxes wird vorausgesetzt. Die Unterstützung einer Batchsuche wird begrüßt.

Wartung

Regelmäßige automatische Aufgaben zur Wartung des Gesamtdatensatz sollten definiert werden können.

Importfunktion

Für den Datenimport wird eine Schnittstelle für CSV Dateien vorausgesetzt. Weitere Schnittstellen wie z.B. zu Onlinepanels zur Eigenpflege der Adressdaten werden begrüßt.

Datenpflege

Ein Workflow für die Datensatzpflege der durch nicht pflegebrechtigte Nutzer gestartet werden kann (Onlinepanel) ist optional vorzusehen. Eine Neudefinition von Kannfeldern soll im laufenden Betrieb möglich sein.

Terminplan

Die Umsetzung erfolgt für alle Gliederungen voraussichtlich zum Stichtag 01.01.2012. Optional können weitere Prozesse in einem Stufenplan implementiert werden. Optional können weitere Prozesse in einem Stufenplan implementiert werden. Ein Testsystem soll spätestens am 31.10.2011 bereitstehen. Der Landesverband Niedersachsen hat sich als Pilot für den Test gemeldet.

Termin Inhalt Bemerkung erledigt
14.05.2011 Satzungsänderung Richtlinienkompetenz des Bundes in Finanzfragen Nicht angenommen
18.06.2011 Abstimmung der Landesschatzmeister Finanzierung 19.06.2011
01.11.2011 Start Testphase LV Niedersachsen
01.01.2012 Produktivstart

Organisatorisches

Umsetzung

Die verbindliche Umsetzung durch alle Gliederungen setzt eine Satzungsänderung der Piratenpartei Deutschland durch den Bundesparteitag am 14/.15. Mai 2011 in Heidenheim voraus.

Wird die Satzungsänderung abgelehnt obliegt es den jeweiligen Schatzmeistern der Gliederungen die Software zum angegebenen Termin einzusetzen.

Eine verbindliche Zusage wird die Piratenpartei zusammen mit dem Datenmodell nach dem Bundesparteitag liefern.

Kommunikation

Rückfragen zu betriebswirtschaftlichen Anforderungen richten Sie bitte an:

  • Rene Brosig <rene.brosig ätt googlemail punkt com>

Rückfragen zur Mitgliederverwaltung richten Sie bitte an:

  • Wilm Schuhmacher <wilm.schumacher ätt piratenpartei punkt de>

Rückfragen zu Anforderungen der Informationstechnik richten Sie bitte an:

  • Alexander Morlang <alx ätt dd19 punkt de>