Verwaltungssoftware/CRM/P Mahnlauf

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Es gibt auch eine Erinnerung für auslaufende Minderung.

Zentrale Zahlungserinnerung und Mahnlauf

Mahnläufe laufen automatisiert im Hintergrund des Systems und erinnern per Mail an ausstehende Mitgliedsbeiträge. Umsetzbar nur für Mitglieder, die eine Mailadresse eingetragen haben - bei allen anderen Mitgliedern muss dieser Prozess manuell per Post gemacht werden.

Teilnehmende LVs

Gemäß Bundesvorstandsbeschluss https://redmine.piratenpartei.de/issues/52102 werden seit dem 1.9.2019 alle Landesverbände bundesweit gemahnt.

Ablauf

  1. Zu Anfang der Kalenderwochen 7, 8 oder 9 (i.d.R. im Februar, je nach Landesverband kann sich die Kalenderwoche unterscheiden) wird eine freundliche Zahlungserinnerung an alle Mitglieder gesendet, die offene Beiträgen und keine Einzugsermächtigung haben.
    Ab April eines Kalenderjahres wird die gleiche Zahlungserinnerung an alle Mitglieder mit offenen Beiträgen und mit Einzugsermächtigung gesendet.
    Beides (mit/ohne Einzugsermächtigung) betrifft nur Mitglieder, die in keiner Mahnstufe sind.
    Dabei wird ein Mahndatum gesetzt und der Mahnstatus auf 5 gesetzt. Bei unterjähriger Teilnahme am Mahnlauf-Projekt starten die Erinnerungen natürlich direkt.
  2. 5 Wochen/35 Tage später wird eine zweite Zahlungserinnerung an alle Mitglieder mit weiterhin offenen Beiträgen und Mahnstatus=5 (d.h. Mitglieder die eine erste Erinnerung bekommen haben) gesendet. Dabei wird ein neues Mahndatum gesetzt und der Mahnstatus auf 10 gesetzt.
  3. 5 Wochen/35 Tage später wird eine erste Mahnung (Zahlungserinnerungen sind aber rechtlich auch schon als Mahnungen zu sehen, klingen aber netter) an alle Mitglieder mit weiterhin offenen Beiträgen und Mahnstatus=10 (d.h. Mitglieder die eine zweite Erinnerung bekommen haben) gesendet. Dabei wird ein neues Mahndatum gesetzt und der Mahnstatus auf 20 gesetzt.
  4. 5 Wochen/35 Tage später wird eine weitere Mahnung an alle Mitglieder mit weiterhin offenen Beiträgen und Mahnstatus=20 (d.h. Mitglieder die eine erste Mahnung bekommen haben) oder Mahnstatus=30 gesendet. Dabei wird ein neues Mahndatum gesetzt und der Mahnstatus auf 30 gesetzt. Dies geht dann alle 35 weiteren Tage in eine Schleife über und erinnert wieder und wieder an die Beiträge... diese Mitglieder werden abweichend von "1." auch in den Monaten Januar bis März angeschrieben.
Announcement2.png Über die Weihnachtsfeiertage wird nicht gemahnt, der Weihnachtsfrieden gilt grundsätzlich im Dezember des Jahres.
Ist ein Mitglied bereits in einer Mahnstufe, so gibt es keine Mahnpause in den ersten Wochen des Jahres bzw. bis April.

Update 2016-Apr-17 / Verwaltungstreffen 2016.1: Der Weihnachtsfrieden gilt für den kompletten Dezember. Im Dezember werden keine Mahn-Mails verschickt.

Update 2016-Feb-04: Statt Start am 1.2. wurden Gruppen von LVs auf die drei KW 7, 8 und 9 verteilt. Weihnachtsfrieden ab KW 51.

Update 2015-Okt-28: Aufgrund von Feedback wurden die Mahnabstände auf 5 Wochen erhöht.

Update 2015-Sep / Verwaltungstreffen 2015.2: Um spezielle Anforderungen einiger Landesverbände abzudecken, wird erst ab einem offenen Betrag von EUR 12,00 gemahnt.

Sofern zwischen den einzelnen Mahnläufen ein Zahlungseingang in der OfficeLine verbucht wird, wird der Mahnstatus auf 0 zurückgesetzt und eine Dankesmail an das Mitglied gesendet. Der nächste Mahnlauf tritt dann erst wieder im nächsten Kalenderjahr ein.

Absender-Mail ist mitglieder (ät) piratenpartei (dot) de. Rückmeldungen gehen in ein eigenes Redmineprojekt. Bearbeiter sollten dann die Rückmeldungen direkt im Projekt bearbeiten, deswegen ist eine Zusammenarbeit mit dem Beitragskonto- und Mitgliederbetreuungs-Team sehr hilfreich, bzw. notwendig. Alternativ werden die eingehenden Tickets an die entsprechenden LVs weitergeleitet.

Jeder Prozess-Schritt wird im Mitgliedsdatensatz dokumentiert, um eventuell die Mahnungen für durchzuführende Streichungen nachweisen zu können.

Mailtexte

erste Erinnerung (inkl. PDF zur Lastschrift)

Hallo #comp_name2#,

Zum Anfang dieses Jahres war wieder dein Mitgliedsbeitrag für die Piratenpartei Deutschland fällig.

Du erhältst diese E-Mail, weil laut unserem Datenbestand von heute noch Mitgliedsbeiträge von dir offen sind.

Insgesamt ergibt sich ein offener Betrag von #comp_user_zoffenerbeitragtotal# Euro.
Hast du das vielleicht vergessen oder haben wir deine Zahlungen übersehen?

Hier der Überblick über Jahre mit offenen Beiträgen und ggf. in dem Jahr geleisteter Teilzahlung:
#comp_user_beitragsbaustein#

Wir bitten dich den Mitgliedsbeitrag zu überweisen. Am bequemsten für dich ist es, wenn du dazu unser Online-Formular auf https://spenden.piratenpartei.de/ benutzt. Dort findest du auch die Kontodaten (Deutsche Skat Bank Altenburger Land eG, IBAN: DE60 8306 5408 0004 7965 86 / DE60830654080004796586) von unserem Beitragskonto, falls du deine Überweisung lieber selbst ausfüllen möchtest. 

Bitte verwende folgenden Verwendungszweck (hier als Beispiel für 2017):
MB2017 #comp_user_mitgliedsnummer# - #comp_name2# #comp_name# 

Bitte überweise Beiträge für mehrere Jahre möglichst getrennt und nicht in einer Überweisung.

Dein Mitgliedsbeitrag kann auch im Shop der Piratenpartei unter https://shop.piratenpartei.de/ausstattung/mitgliedsbeitrag.html über verschiedene anderen Zahlarten (Bitcoin, Paypal, Kreditkarte etc.) beglichen werden.

Alternativ kannst du deinen Mitgliedsbeitrag auch bequem per Lastschrift bezahlen. Fülle dazu das beigefügte Formular aus und sende es an die angegebene Adresse oder benutze unser online Formular auf https://spenden.piratenpartei.de/

Der Mitgliedsbeitrag beträgt seit Anfang 2013 48€/Jahr, sofern keine Beitragsminderung beantragt ist. Ab 2018 gilt eine Beitragstufe von 72€/Jahr wobei jedes Mitglied in die günstigere Beitragstufe 1 von 48€/Jahr eingestuft werden kann.
Auf Antrag kann der Beitrag auf 12€ pro Jahr gemindert werden.
Online-Formulare für Minderung und Beitragstufe sind unter https://mitglieder.piratenpartei.de/formulare/ verfügbar.

Wir empfehlen unseren Mitgliedern zusätzlich zum festgelegten Mitgliedsbeitrag einen freiwilligen Beitrag in Höhe von 1% des Jahresnettoeinkommens. Wenn Du den für Dich eingetragenen freiwilligen Mitgliedsbeitrag ändern möchtest melde Dich bitte bei beitrag@piratenpartei.de
Eine Änderung rückwirkend oder für das laufende Jahr ist grundsätzlich nicht möglich.
Weitere Details und den Link zu dem entsprechenden Formular findest du auch auf der o.g. Wikiseite. Bei Fragen dazu kannst du uns aber gerne eine E-Mail senden.

Sollten wir Deinen Zahlungseingang nur übersehen haben, gib uns bitte eine kurze Rückmeldung.
Füge möglichst viele Informationen (z.B. Quittung, Kontoauszug oder dergleichen) bei, so dass wir deine Zahlung schnell auffinden und entsprechend zuordnen können.
Falls du deinen Mitgliedsbeitrag erst in den letzten Tagen bezahlt haben solltest, sind solche Zahlungen hier noch nicht berücksichtigt.

Für Fragen stehen wir dir jederzeit zur Verfügung, antworte einfach auf diese E-Mail.
...

zweite Erinnerung (inkl. PDF zur Lastschrift)

Hallo #comp_name2#,

in unseren Mitgliedsunterlagen erscheint dein Name immer noch als säumiger Beitragszahler. Solltest Du Deinen Mitgliedsbeitrag bereits bezahlt haben nimm bitte Kontakt mit uns auf, damit wir dies klären können. 

Dein offener Mitgliedsbeitrag beträgt  #comp_user_zoffenerbeitragtotal# Euro. Auf Antrag an kann der Beitrag ermäßigt werden. 

Hier der Überblick über Jahre mit offenen Beiträgen und ggf. in dem Jahr geleisteter Teilzahlung:
#comp_user_beitragsbaustein#

Wir bitten dich den Mitgliedsbeitrag zu überweisen. Am bequemsten für dich ist es, wenn du dazu unser Online-Formular auf https://spenden.piratenpartei.de/ benutzt. Dort findest du auch die Kontodaten (Deutsche Skat Bank Altenburger Land eG, IBAN: DE60 8306 5408 0004 7965 86 / DE60830654080004796586) von unserem Beitragskonto, falls du deine Überweisung lieber selbst ausfüllen möchtest. 

Bitte verwende folgenden Verwendungszweck (hier als Beispiel für 2017):
MB2017 #comp_user_mitgliedsnummer# - #comp_name2# #comp_name# 

Bitte überweise Beiträge für mehrere Jahre möglichst getrennt und nicht in einer Überweisung.

Dein Mitgliedsbeitrag kann auch im Shop der Piratenpartei unter https://shop.piratenpartei.de/ausstattung/mitgliedsbeitrag.html über verschiedene anderen Zahlarten (Bitcoin, Paypal, Kreditkarte etc.) beglichen werden.

Alternativ kannst du deinen Mitgliedsbeitrag auch bequem per Lastschrift bezahlen. Fülle dazu das beigefügte Formular aus und sende es an die angegebene Adresse oder benutze unser online Formular auf https://spenden.piratenpartei.de/

Der Mitgliedsbeitrag beträgt seit Anfang 2013 48€/Jahr, sofern keine Beitragsminderung beantragt ist. Ab 2018 gilt eine Beitragstufe von 72€/Jahr wobei jedes Mitglied in die günstigere Beitragstufe 1 von 48€/Jahr eingestuft werden kann.
Auf Antrag beim Landesverband kann der Beitrag auf 12€ pro Jahr gemindert werden.
Online-Formulare für Minderung und Beitragstufe sind unter https://mitglieder.piratenpartei.de/formulare/ verfügbar.

Wir empfehlen unseren Mitgliedern zusätzlich zum festgelegten Mitgliedsbeitrag einen freiwilligen Beitrag in Höhe von 1% des Jahresnettoeinkommens. Wenn Du den für Dich eingetragenen freiwilligen Mitgliedsbeitrag ändern möchtest melde Dich bitte bei beitrag@piratenpartei.de

Für Fragen stehen wir dir jederzeit zur Verfügung, antworte einfach auf diese E-Mail.
...

erste Mahnung (inkl. PDF zur Lastschrift)

Hallo #comp_name2#,

in unseren Mitgliedsunterlagen erscheint dein Name immer noch als säumiger Beitragszahler. Auch auf unsere letzte Zahlungserinnerung hast Du nicht reagiert. Solltest Du Deinen offenen Mitgliedsbeitrag bereits bezahlt haben nimm bitte Kontakt mit uns auf, damit wir dies klären können.

Dein Mitgliedsbeitrag beträgt #comp_user_zoffenerbeitragtotal# Euro. Falls bei Dir gerade "Ebbe in der Kasse" herrscht kann der Beitrag auch per Antrag ermäßigt werden. 

Hier der Überblick über Jahre mit offenen Beiträgen und ggf. in dem Jahr geleisteter Teilzahlung:
#comp_user_beitragsbaustein#

Wir bitten dich den Mitgliedsbeitrag zu überweisen. Am bequemsten für dich ist es, wenn du dazu unser Online-Formular auf https://spenden.piratenpartei.de/ benutzt. Dort findest du auch die Kontodaten (Deutsche Skat Bank Altenburger Land eG, IBAN: DE60 8306 5408 0004 7965 86 / DE60830654080004796586) von unserem Beitragskonto, falls du deine Überweisung lieber selbst ausfüllen möchtest. 

Mitglieder, die mindestens 12 Monate im Verzug sind, können gemäß unserer Bundessatzung auf Antrag gestrichen werden. Siehe hierzu auch https://wiki.piratenpartei.de/Satzung#.C2.A7_7_Verzug .

Bitte verwende folgenden Verwendungszweck (hier als Beispiel für 2017):
MB2017 #comp_user_mitgliedsnummer# - #comp_name2# #comp_name# 

Bitte überweise Beiträge für mehrere Jahre möglichst getrennt und nicht in einer Überweisung.

Dein Mitgliedsbeitrag kann auch im Shop der Piratenpartei unter https://shop.piratenpartei.de/ausstattung/mitgliedsbeitrag.html über verschiedene anderen Zahlarten (Bitcoin, Paypal, Kreditkarte etc.) beglichen werden.

Alternativ kannst du deinen Mitgliedsbeitrag auch bequem per Lastschrift bezahlen. Fülle dazu das beigefügte Formular aus und sende es an die angegebene Adresse oder benutze unser online Formular auf https://spenden.piratenpartei.de/

Der Mitgliedsbeitrag beträgt seit Anfang 2013 48€/Jahr, sofern keine Beitragsminderung beantragt ist. Ab 2018 gilt eine Beitragstufe von 72€/Jahr wobei jedes Mitglied in die günstigere Beitragstufe 1 von 48€/Jahr eingestuft werden kann.
Auf Antrag beim Landesverband kann der Beitrag auf 12€ pro Jahr gemindert werden.
Online-Formulare für Minderung und Beitragstufe sind unter https://mitglieder.piratenpartei.de/formulare/ verfügbar.

Wir empfehlen unseren Mitgliedern zusätzlich zum festgelegten Mitgliedsbeitrag einen freiwilligen Beitrag in Höhe von 1% des Jahresnettoeinkommens. Wenn Du den für Dich eingetragenen freiwilligen Mitgliedsbeitrag ändern möchtest melde Dich bitte bei beitrag@piratenpartei.de

Bitte beachte, dass auch Dein Stimmrecht von der Beitragszahlung abhängig ist. 
Solltest Du Gründe haben, Deinen Beitrag nicht zu zahlen, so nimm bitte Kontakt mit uns auf, damit wir diese erörtern können.
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zweite Mahnung (inkl. PDF zur Lastschrift)

Hallo #comp_name2#,

in unseren Mitgliedsunterlagen erscheint dein Name immer noch als säumiger Beitragszahler. Auch auf unsere bisherigen Zahlungserinnerungen hast Du nicht reagiert. Solltest Du Deinen offenen Mitgliedsbeitrag bereits bezahlt haben nimm bitte Kontakt mit uns auf, damit wir dies klären können.

Dein offener Mitgliedsbeitrag beträgt #comp_user_zoffenerbeitragtotal# Euro. Falls bei Dir gerade "Ebbe in der Kasse" herrscht kann der Beitrag auch per Antrag an den Landesvorstand ermäßigt werden. 

Hier der Überblick über Jahre mit offenen Beiträgen und ggf. in dem Jahr geleisteter Teilzahlung:
#comp_user_beitragsbaustein#

Wir bitten dich den Mitgliedsbeitrag zu überweisen. Am bequemsten für dich ist es, wenn du dazu unser Online-Formular auf https://spenden.piratenpartei.de/ benutzt. Dort findest du auch die Kontodaten (Deutsche Skat Bank Altenburger Land eG, IBAN: DE60 8306 5408 0004 7965 86 / DE60830654080004796586) von unserem Beitragskonto, falls du deine Überweisung lieber selbst ausfüllen möchtest. 

Bitte verwende folgenden Verwendungszweck (hier als Beispiel für 2017):
MB2017 #comp_user_mitgliedsnummer# - #comp_name2# #comp_name# 

Bitte überweise Beiträge für mehrere Jahre möglichst getrennt und nicht in einer Überweisung.

Dein Mitgliedsbeitrag kann auch im Shop der Piratenpartei unter https://shop.piratenpartei.de/ausstattung/mitgliedsbeitrag.html über verschiedene anderen Zahlarten (Bitcoin, Paypal, Kreditkarte etc.) beglichen werden.

Alternativ kannst du deinen Mitgliedsbeitrag auch bequem per Lastschrift bezahlen. Fülle dazu das beigefügte Formular aus und sende es an die angegebene Adresse oder benutze unser online Formular auf https://spenden.piratenpartei.de/

Der Mitgliedsbeitrag beträgt seit Anfang 2013 48€/Jahr, sofern keine Beitragsminderung beantragt ist. Ab 2018 gilt eine Beitragstufe von 72€/Jahr wobei jedes Mitglied in die günstigere Beitragstufe 1 von 48€/Jahr eingestuft werden kann.
Auf Antrag beim Landesverband kann der Beitrag auf 12€ pro Jahr gemindert werden.
Online-Formulare für Minderung und Beitragstufe sind unter https://mitglieder.piratenpartei.de/formulare/ verfügbar.

Wir empfehlen unseren Mitgliedern zusätzlich zum festgelegten Mitgliedsbeitrag einen freiwilligen Beitrag in Höhe von 1% des Jahresnettoeinkommens. Wenn Du den für Dich eingetragenen freiwilligen Mitgliedsbeitrag ändern möchtest melde Dich bitte bei beitrag@piratenpartei.de

Bitte beachte: Solltest Du deinen offenen Beitrag nicht begleichen, können wir gemäß unserer Bundessatzung Abschnitt A § 5 Absatz 1 und Abschnitt B (Finanzordnung) § 7 (http://wiki.piratenpartei.de/Satzung#.C2.A7_7_Verzug), die Streichung Deiner Mitgliedschaft beantragen.

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Dankesmail

Hallo #comp_name2# ,

der offene Betrag beträgt jetzt 0 Euro und deine Stimmberechtigung wurde angepasst.

Solltest du eine Spendenbescheinigung benötigen, wende dich bitte per Mail an beitrag@piratenpartei.de . Mitgliedsbeiträge und Spenden verringern übrigens die Einkommenssteuer effektiv um 50% des Spendenbetrages. Bei Beträgen bis 200 Euro reicht dem Finanzamt dein Kontoauszug. Bei Mitgliedsbeiträgen (und Spenden) über 200 Euro versenden wir Anfang des nächsten Kalenderjahres automatisch eine Spendenbescheinigung per Post. Adressänderungen sollten deswegen bitte immer kurzfristig an mitglieder@piratenpartei.de gemeldet werden.
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Mahnstatus

Sichtbarkeit im PRM

Für jede Mahnmail wird zu dem Mitglied eine Notiz im PRM angelegt.

Über die Berichte kann nach Mitgliedern gefiltert werden, die sich aktuell im Mahnverfahren befinden.

Streichungen

Nach dem Herunterladen des Berichts lässt sich anhand der Spalte streichbarUndOhneKontobewegung3Monate erkennen, ob das Mitglied gemäß Satzung streichbar ist (Mahnstatus 30 und mehr als einen Jahresbeitrag im Rückstand) und die letzte Kontobewegung älter als 3 Monate ist (vermeidet Streichung von Mitgliedern mit monatlichen Ratenzahlungen).

Für Streichungen bitte Verwaltungssoftware/Antrag_auf_Streichung_von_Mitgliedern beachten.

Mitglieder ohne Mail sind in diesem Angebot der Bundesverwaltung nicht eingeschlossen und müssen wie bisher postalisch vom LV gemahnt werden bzw. können nach postalischen Mahnungen gestrichen werden.