NRW:2013-03-03 - Protokoll Arbeitsgruppe Events

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Protokoll der AG Events NRW

Randdaten

Termin: So 03.03.13 um 12:00 Uhr
Was: Außerordentliche Sitzung zur Sichtung der LPT Bewerbungen
Ort: Mumble-Server auf mumble.piratenpartei-nrw.de

Anwesende Mitglieder

entschuldigt

beschlussfähig:

  • ja/nein

Gäste

Protokoll

Die Sitzung wurde um 12:00 Uhr eröffnet.

Wahl eines Versammlungsleiters

  • alle

Wahl eines Protokollanten

  • alle zusammen

Bewerbungen

  • niqui:
    • bei allen Bewerbungen kommen ggf. Kosten für Kinderbetreuung, Gebärdensprachendolmetscher dazu

Emsdetten

http://wiki.piratenpartei.de/NRW:Landesparteitag_2013.2/Bewerbung_Emsdetten
Kommentar:

  • Andreas:
    • Angebot ziemlich teuer für gebotene Leistung.
    • Internet unzureichend.
    • Technikausstattung ziemlich mau, selbst Großleinwand und Bühnenbeleuchtung müsste von "Jemand" geplant, organisiert (Miete/Kauf), transportiert, aufgebaut, abgebaut, transportiert und ggf gelagert werden. Dafür fallen weitere Kosten an.
    • Es fehlen mehrere Nebenräume.
    • Bühne nicht barrierefrei.
    • Für Personenwahlparteitag eher knappe Bestuhlung.
    • Insgesamt wenig geeignet mit schlechtem Preis-/Leistungs-Verhältnis.
  • niqui:
    • Zusatzräume sind nur eingeschränkt verfügbar
    • Technik s. Anmerkungen von Andreas
    • Barrierefreiheit eingeschränkt: keine Rampe für die Bühne
  • wako
    • Presseraum?? Was ist eigentlich mit den Seminarräumen, die es dort gbt?
    • keine Rampe zu Bühne
    • so gar keine Hallenechnik
    • 10 Mbit zu wenig

Fragen an die Bewerber:

  • Ist der Geräteraum abschließbar?
  • Bestuhlungsplan: wieviel Platz ist hier zwischen den Reihen eingeplant? Es wirkt auf dem Plan etwas beengt. Abstand zwischen den den einzelnen Stühlen? Sitzabstand
  • Rampe für die Bühne, welche Kosten kämen dazu
  • Fahrstuhl für das OG? Barrierefreiheit? (Wahlstraße wäre oben)
  • Raum für die Orga? Zwischen den Tribünen? Ist das kein Fluchtweg? Das wird wird aus den Bildenr nicht ganz klar.
  • zusätzliche Cafeteria? Oder findet das Catering auch im Foyer statt?
  • qm Foyer?
  • Cateringvertrag? Wie wird berechnet? Der Satz "jedoch möchten die Betreiber nicht auf zu viel gekauften Lebensmitteln sitzen bleiben" ist etwas verwirrend.
  • Parkplätze? Hat die Veranstaltungshalle keine Parkplätze?
  • ausreichend Anschlüsse, Kabel fraglich, Elektriker fehlt (s. Bemerkungen)

Hürth

http://wiki.piratenpartei.de/NRW:Arbeitsgruppe/Events/H%C3%BCrth_LPT2013.1
Kommentar:

  • Andreas: Großer Saal als Bonus. Team unvollständig! Für mich ein KO-Kriterium. Stromverteilung unklar. Wenn selbst für
  • von infosocke:
    • Team selbst in wichtigen Bereichen unvollständig! Ist für mich ein KO-Kriterium.
    • Stromverteilung fraglich.
  • niqui:
    • barrierefreie Anreise? Ich zitiere Stefan Fricke von der Rheinland ML: "Da ihr noch Zeit habt, würde ich euchj bitten, beiu der Barrierefreighseit noch nachzubessern. Ihr habt bisher nur die Ausgestaltung fder Halle selbst beachtet, nivcht jedoch die Anreise. Den Bahnhof Kalscheuren kann man nämlich ziemlich vergessen. Auch weiß ich nicht, was für Fahrzeuge da als Anrufsammelktaxi eingesetzt werden." Orgateam ist hierzu in Klärung lt. ML
    • Orgateam vollständig?
    • Anreise zum Bahnhof Kalscheuren nur mit RB, richtig? vom Bahnhof zur Halle nicht durch ÖPNV sondern nur mit Taxi möglich?
    • Bruttopreis: 10.293,50 € ?

Fragen an die Bewerber:

  • konkrete Raumaufteilung muss in die Bewerbung rein
  • Barrierefreiheit Bühne wirklich gegeben?
  • Internet 100mbit? up/down? muss geklärt werden
  • insgesamt ist die Bewerbung schwer lesbar, weil die Beispielfragen noch drin stehen und nicht nur die Antworten/Sachinfoirmationen
  • Kostenaufstellung: die Berechnung ist nicht nachvollziehbar, da die Optionen, teilweise gebucht werden müssen, aber nicht eingerechnet sind.

Bottrop

http://wiki.piratenpartei.de/wiki/images/5/58/Bewerbung_LPTNRW_Bottrop.pdf
Kommentar:

  • Andreas:
    • Großzügiger Hauptsaal und weitere Räumlichkeiten als Bonus.
    • Modern mit entsprechender Technik inkl. Leitungsverlegung , Stromverteilung etc.
    • Hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis! Auch unberücksichtigt der Leistung ein richtig guter Preis.
    • Ich kann keine nennenswerten Schwächen anhand der Bewerbung entdecken.
    • Somit mit großem Abstand mein Favorit.
    • Zusätzliche Internetanbindung ist nicht nötig und ist nur interessant wenn der Preis vernachlässigbar ist oder man einmal statistisch erfassen will, was wir ungefiltert benötigen bzw. die Piraten an Bandbreite verbraten, wenn sie dort wieder auf Parteikosten YouTube-Videos hochladen, Softwareupdates und -downloads machen, Onlinespiele zocken oder Kinofilme und Videos schauen.
    • Vor Vertragsabschluss sollte aber sicherheitshalber eine Besichtigung erfolgen inkl. erfahrenem Vertreter von AG Technik und Events. Optional auch von Schnittchen, halte ich aber für nicht notwendig, da auch der Caterer die Hauptversorgung übernimmt.
    • Je nach Abtrennung könnte Pressebereich in Foyer zu laut sein. Allerdings scheinen ausreichend andere passende Räume dafür vorhanden zu sein, sodass man davon einen nehmen bzw tauschen kann.
    • Raumverteilung würde ich anders gestalten. Es sind aber genügend Räume da, insofern kein Problem. Kann am besten während und nach der Begehung besprochen werden. Für Wahlauszählung könnte der Umkleideraum zu klein sein, kann aber auch (mit) im eigentlich für die Technik vorgesehenen Raum aufgebaut werden.
    • Grundsätzliche Anmerkungen: (gelten eigentlich für alle Hallen)
      • Crew- & Pressecatering sollte durch AG Schnittchen erfolgen dürfen. Idealerweise bereits am Aufbautag mit Getränke- & kleiner Snackversorgung (Obst?) bzw oder durch ortsansässiges Orgateam. Dafür entsprechenden Nebenraum (z. B. den für das Radio oder Sani vorgeschlagenen).
      • Sanis können sich gut im Crew-Pausenraum aufhalten bzw sollte dort durch AG Technik auch ein Switch mit internem Telefon und Funkgerät stehen, von dem aus auch Sanis auf Streife hergerufen werden können.
      • Falls es sich räumlich anbietet, sollten Pausen- und Cateringraum nebeneinander oder in einem sein.
      • Wir sollten am Freitag einige durch die Hauptorga organisierte Aufbauhelfer für Hilfsarbeiten dort haben, z. B. für Kabelverlegung nach Anweisung bzw Netzplan.
        • Unter den Helfern sollte ein _ortskundiger_ Fahrer sein. Für kurzfristige Beschaffungsfahrten z. B. im nächsten Bau-/Supermarkt. Ggf. kann dieser mit einem über mich gemieteten Transporter/Lkw fahren den wir eh für den Technik-Transport brauchen. Das muss ich aber vorher u. a. mit der Person abklären.
      • In mehreren abgetrennten Räumen muss LPT-Übertragung organisiert werden, vor allem Presse, Catering und Pausenraum. Idealerweise sogar Ton in Toilettenräumen. Im einfachsten Fall interner Videostream auf Notebook, via TFT/Beamer oder nur Lautsprecher. Bei und nach der Hallenbesichtigung mit unserer Technik absprechen, damit das im Netzplan berücksichtigt wird.

hauen dürfen

      • Barrierefreiheit zwischen Bahnhof und Halle kann üblich per Sozialdienst oder Taxi hergestellt werden, die über rollstuhlgerechte Fahrzeuge verfügen. Einfach mal bei der Stadt, Diakonie, Caritas, AWO, Taxizentralen usw nachfragen. Für evtl. ein oder zwei Personen die mit Rollstuhl per Bahn anreisen wollen muss und kann nicht alles immer überall extra dafür gemacht sein. Zufällig hatte ich erst gestern ein entsprechendes Fahrzeug eines örtlichen Vereins vor mir auf der Straße. Die fahren dann auch bis vor den Halleneingang und einen ggf. sogar in die Halle (wenn man möchte) und nicht nur an die nächste Bushaltestelle.
      • Existieren Feuerschutztüren u. ä., was bei Verkabelung Probleme bereitet?
      • Wo kommt Internetleitung in der Halle an? Haben wir direkte Anbindungi, oder würden wir durch einen zwischengeschalteten Server behindert?
      • Es sollte ein Infostand eingeplant und gut sichtbar mit Schildern darauf verwiesen werden, wo man sich per Stadtkarte/Lageplan Ortsinfo zur nächsten Apotheke, Pizzeria oder zum Ersatzteilkauf zum nächstem Elektronikmarkt usw. holen, die Tel.Nr. vom (Sammel)Taxi und ÖPNV-Fahrpläne bekommt bzw einsehen kann, gefundene Dinge abgeben und nach verlorenen Sachen fragen, sowie LAN-Kabel (z. B. von der AG Technik) kaufen, Flyer (AG Werbemittel) usw. holen und vielleicht auch sein Handy laden kann (habe Universal-Handyladegerät und mehrere USB-Versionen). Diese Stelle kann und sollte mit/bei der Akkreditierung zusammengelegt sein, um Raum, Ausstattung und Personal effizient zu nutzen.
      • Plant zwischendurch (mind. 1x täglich) Orga-Besprechungen in einem ruhigen Raum ein, wo mind. ein Ansprechpartner aus jedem Bereich dabei sein sollte.
      • Falls eigenes Presse-/Crewcatering möglich, sollten mehrere Isolier-Kaffeekannen und ausreichend Löffel, Becher, Milch, Zucker je Bereich besorgt werden, die man in den Bereichen auf Vorrat abstellt und nur ab und an mal austauscht. Das erspart viel Rennerei, die man. besser mit produktiver Arbeit verbringen kann.
  • niqui:
    • Gesamteindruck Bewerbung: organisiert und durchdacht
    • 4.500 € Brutto- oder Nettopreis? Brutto lt. Indigo (Orga)
    • zusätzliche Inet Anbindung? Preis?
    • Anreise barrierefrei, wenn diese mit Bussen erfolgen muss?

Fragen an die Bewerber:

  • sind die Nutzungszeiten am Freitag variabel auf spätere Zeiten zB 14-24 Uhr verschiebbar?
  • Catering durch AG Schnittchen für Presse/Orga vielleicht doch möglich?
  • Barrierefreiheit _aller_ genutzten Räume müsste noch geklärt werden
  • ausreichend Anschlüsse, Kabel fraglich, Elektriker fehlt (s. Bemerkungen)
  • Klärung der Kosten für Mikrophone; bei Kosten steht inkl. aber in der Beschreibung unter Technik steht 5€/Mikrophon
  • Kosten der Anlage/Technik. Was beinhaltet das?
  • Angaben ÖPNV unklar; von wo nach wo muss man fahren und wielange dauert das? Wenn ich zB am Bottroper Hbf aussteige, wie komme ich in welcher Zeit zur Halle?
  • Übernachtungsmöglichkeiten im Wiki evtl. etwas übersichtlicher gestalten

Follw up

  • Fragen an die Bewerber per RT - niqui
  • Tabelle an die Mitglieder versenden - niqui
  • Protokoll ins wiki - wako
  • Ende der Sitzung 15:35 Uhr

Nächster Termin

Ort:   Mumble
Datum:  05.03.2013
Beginn: 19:15 Uhr
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