Mitgliederverwaltung/Mailing

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Aufträge für Rundmails

Mindestvorlauf

Als minimale Vorlaufzeit ab Erstellung des Tickets ist eine Mindestvorlauf von 3 Werktagen einzuplanen.

Bei frühzeitiger Mitteilung an einen Bundesgensek oder die Bundesmitgliederbetreuung wird gerne ein "rundmails" Pad zur Verfügung gestellt, dass bereits eine Vorland und Hinweise enthält. Wir empfehlen dieses Vorgehen.

Zusätzliche Kanäle

Durch ein Mailing an Mitglieder (ggf. eingeschränkt auf Mitglieder die Aktions/Umfrage oder Newsletterversand zugestimmt haben) werden naturgemäß auch nur diese erreicht.

In vielen Fällen ist es sinnvoll, deine Information auch zusätzlich über Mailinglisten oder in Mumblesitzungen etc. zu verbreiten oder diese über die Vorstände-Mailingliste zu kommunizieren, damit Vorstände die Information in ihren Vorstandssitzungen weiter verbreiten.

Überlege ob es sinnvoll ist, ausgewählte zusätzliche Kanäle zu nutzen, auf denen du ggf. auch Nicht-Mitglieder / Sympathisanten erreichst. Einer Vorteil dieser Kanäle ist, dass du deine Information bereits verteilen kannst, bevor das Mitgliedermailing komplett erfolgt ist.

Prozess der Auftragserteilung (Bund)

  • Im Bundes-Redmine Projekt "Mitgliederbetreuung" ist ein Ticket im Tracker "Mitgliedermailing" zu erstellen ODER
  • Personen die keinen Zugang zu dem Redmine Projekt haben können sich an einen Bundesgensek wenden, der dieses Ticket erstellt und gleichzeitig seine Freigabe für das Mailing gibt. Die Arbeitszeit für die Ticketerstellung ist auf den o.a. Mindestvorlauf zu addieren. ODER
  • Nur falls es eine andere Freigabevereinbarung via BuVo Beschluss gibt und der Auftraggeber keinen Redmine Zugang hat ist eine Mail an mitglieder@piratenpartei.de zulässig.
  • Für das Pad gibt es eine Vorlage, die bereits viel Hilfe anbietet.
    Wir empfehlen dringend, https://rundmails.piratenpad.de/Vorlage zu nutzen. Wir empfehlen dringend diese Vorlage zu nutzen:
Info: Auf https://wiki.piratenpartei.de/Mitgliederverwaltung/Mailing
sind wichtige Informationen zu einem Mailing abgelegt.

Wenn das Pad fertig ist muss noch ein Ticket erstellt werden.
Siehe "Prozess der Auftragserteilung (Bund)" unter dem Wiki Link.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
? BETREFF:


? Zielgruppe: 
* Aktion (trifft in den meisten Fällen zu, erreicht ca. 95% der per Mail erreichbaren Mitglieder) oder 
* Umfrage (95%) oder 
* Newsletter (ca. 32%, alles Stand April 2018) oder 
* Alle Mitglieder (nur auf explizitem BuVo Beschluss da es die Opt-In Einstellungen ignoriert)


? Versanddatum: [es ist eine Mindestvorlauf von 3 Werktagen einzuplanen]


? Freigabe: (Name / Datum / Uhrzeit) Änderungen danach erst nach Absprache
!!! Weil das immer wieder falsch gemacht wird:
!!! FREIGABE wird erst dann gegeben, wenn das Pad komplett fertig ist!
!!! Also alle Links richtig, Footer richtig, Rechtschreibkorrektur mind. 1x drüber 
!!! und auch keine alten Entwürfe mehr unten drunter. 
!!! Es muss komplett fertig sein bevor es in den Versand geht.


? TicketNr. Redmine: #

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Inhalt:
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Hallo #nickname#,

( UND HIER DEIN TEXT)
( Mehr Platzhalter findest du unter https://wiki.piratenpartei.de/Verwaltungssoftware/CRM/H_Platzhalter )


Piratenpartei Deutschland
Pflugstr. 9a
10115 Berlin

mitglieder@piratenpartei.de
http://www.piratenpartei.de
Tel: + 49 - 30 - 2757 2040
Fax: + 49 - 30 - 6098 9751 7

Die Piratenpartei Deutschland wird vertreten von #bund.aufzaehlung#

* Umgezogen? Sag uns Bescheid, Info unter https://wiki.piratenpartei.de/Umzug
* Neuen Mitgliedsausweis? Kannst du haben: https://wiki.piratenpartei.de/Mitgliedsausweis
* Mitgliedsbeitrag noch unbezahlt? Alle Optionen unter https://mitglieder.piratenpartei.de/mitgliedsbeitrag-bezahlen
* Noch mehr Fragen? Wir haben ne Sammlung: https://wiki.piratenpartei.de/FAQ

Deine Einstellungen zu Umfragen und Mailings
============================================
Umfragen und Aktionsmails werden in der Regel nur an Mitglieder verschickt, 
die diesem Versand nicht widersprochen haben ("Opt-Out"). Der Newsletter wird nur an
Mitglieder verschickt, die diesem Versand *explizit* zugestimmt haben ("Opt-In").

Deine aktuellen Mailing-Einstellungen sind:
#comp_user_optinbaustein#

Deine persönlichen Einstellungen hierzu kannst du unter
http://limesurvey.piratenpartei.de/index.php?lang=de-informal&sid=76217&token=#comp_user_refcodels# 
bearbeiten. Wenn Du also weiterhin diese oben genannten Informationen bekommen 
möchtest, kannst Du die Einstellungen für Dich anpassen. Einfach auf den Link 
klicken und das Gewünschte ankreuzen.

[Deine Mitgliedsnummer ist die #comp_user_mitgliedsnummer#, dein Landesverband ist #comp_user_lv#]

Hintergrundinformation

Aufträge für Rundmails führt die Bundesmitgliederverwaltung aka SAGE-Administration grundsätzlich für die Bundesebene durch. Rundmails auf LV oder KV Level können die entsprechenden GenSeks oder Beauftragte der Mitgliederverwaltung mit PRM Zugang dieser Gliederungen durchführen (für Mitgliederverwalter: siehe Verwaltungssoftware/CRM/A_Versenden_Massenmail).

Die Landesmitgliederverwaltungen können Mailings auch für Untergliederungen, also auf Kreisverband-Ebene durchführen.

Für Rundmails auf LV oder anderen Gliederungsebenen gelten möglicherweise Bedingungen die von diesen hier abweichen - bitte erkundige dich bei dem für die Gliederungsebene zuständigen GenSek. Im Prinzip sind allerdings die unten angegebenen Anforderungen unabhängig von der Gliederungsebene sinnvoll.

Wenn der unten angegebene Prozess und die Mindestanforderungen nicht eingehalten werden, lehnt die Bundesmitgliederbetreuung deinen Antrag ab. Das sieht dann so aus: 

Hallo,

vielen Dank für deinen Anfrage.

Die Mitgliederverwaltung bietet als Dienstleister den Versand von EMails
an die Mitglieder der Piratenpartei Deutschland nach verschiedenen
Mailverteilern an.

Diese und welche Kriterien eine entsprechende Rundmail erfüllen muss
sind auf der folgenden Wikiseite aufgelistet:

https://wiki.piratenpartei.de/Mitgliederverwaltung/Mailing

Wenn jemand eine Mail an unsere Mitglieder versenden will, dann  begrüßen wir 
das ausdrücklich. Die Erstellung des Textes und das Lektorat etc. muss aber 
dabei bereits erfolgt sein. Die Mitgliederverwaltung kann dies nicht leisten.

Leider genügt Dein Antrag den auf der o.a. Wikiseite aufgelisteten formellen 
oder den inhaltlichen Mindestanforderungen an ein Mailing nicht.

Aus diesem Grund müssen wir dich bitten, deinen Auftrag zu überarbeiten.

Vielen Dank für dein Verständnis,

Inhalt

Beachte: Eine Rundmail geht an viele Mitglieder, davon auch viele eher passive Mitglieder. Viele der Mail-Empfänger kennen unsere Aktiven und Vorstände nicht so gut wie du, benutzen oder kennen Mumble nicht und waren vielleicht noch nie auf einem unserer Parteitage, benutzen vielleicht weder Mailinglisten, Pads oder dieses sozialen Medien. Beachte dies bitte bei deinen Text.

Anforderungen

Ein Auftrag für eine Rundmail muss folgende Infos enthalten:

Versandinformationen

  • Auftraggeber: Verantwortlicher Ansprechpartner
  • Verteiler:
    • Aktion (dies trifft in den meisten Fällen zu) oder
    • Umfrage oder
    • Newsletter oder
    • alle Mitglieder (nur auf explizitem BuVo Beschluss da es die Opt-In Einstellungen ignoriert) oder
    • Gliederungen oder
    • Kommunale Mandatsträger
  • Versanddatum (min. x Tage Vorlauf ab Erstellung des Tickets, siehe "Mindestvorlauf" oben):
    Beachte: Um SPAM-Klassifizierung zu vermeiden wird nicht mit schnellstmöglicher Geschwindigkeit verschickt. Der technische Versand allein kann daher zwischen 12 und 24 Stunden dauern.
    • Stichtag oder
    • Zeitraum
  • Freigabe
    • durch einen der Bundesgeneralsekretäre oder
    • durch Link zu einem BuVo Beschluss der eine andere Vereinbarung dokumentiert

Text

Die Mailings sind reiner Text. Kein fett oder kursiv, kein speziellen Tabs oder Einrückungen, keine Tabellen, keine Bilder, keine Anhänge etc. Wenn ihr Aufzählungen verwenden wollt, dann muss das den Anforderungen reinem Text genügen.
Faustregel: Der Text sieht so in der Mail so aus als wenn ihr ihn in ein paste.bin gekippt hättet.

Beachtet ausserdem bitte:

  • Betreff
  • Ansprache
    • Grußwort / Anrede: Es stehen "Vorname" und "Nachname" zur Auswahl.
    • Es müssen Platzhalter benutzt werden, diese sind unter Verwaltungssoftware/CRM/H_Platzhalter dokumentiert.
    • Eine übliche Ansprache mit Vorname ist "Hallo #nickname#," (oder "Hallo #vorname#," oder "Hallo #comp_name2#,")
  • Anschreiben
    • als Anschreiben zielgruppengerecht formuliert (keine Meldung oder Bericht)
    • lektoriert
  • Outro
    • Absender der Mail ist üblicherweise mitglieder at piratenpartei de. Rücklauf & Rückfragen sollen aber häufig an jemand anderen gerichtet werden. In dem Fall einen Absatz mit der Information und Mail Adressen vorsehen.
    • Ein Absatz "Deine Einstellungen zu Umfragen und Mailings" wird der Mail auf jeden Fall hinzugefügt. Die Vorlage dazu ist Verwaltungssoftware/CRM/V_LimeSurvey-Footer. Wenn dieser Abschnitt nicht im Text vorkommt wird er an unkalkulierbarer Stelle von der Bundesmitgliederbetreuung plaziert.
  • Unterschrift
    • Einzelperson oder Team (zB. Team der ÖA oder AG XY)
    • Kontakt-Email Adresse
  • Formaler Signatur-Teil mit Anschrift der Partei usw usf. (Professionalität und so), üblicherweise
Im  Auftrag des Bundesvorstands

Piratenpartei Deutschland
Pflugstr. 9a
10115 Berlin

mitglieder@piratenpartei.de
http://www.piratenpartei.de
Tel: + 49 - 30 - 2757 2040
Fax: + 49 - 30 - 6098 9751 7

Die Piratenpartei Deutschland wird vertreten von #bund.aufzaehlung#

* Umgezogen? Sag uns Bescheid, Info unter https://wiki.piratenpartei.de/Umzug
* Neuen Mitgliedsausweis? Kannst du haben: https://wiki.piratenpartei.de/Mitgliedsausweis
* Mitgliedsbeitrag noch unbezahlt? Alle Optionen unter https://mitglieder.piratenpartei.de/mitgliedsbeitrag-bezahlen
* Noch mehr Fragen? Wir haben ne Sammlung: https://wiki.piratenpartei.de/FAQ

Deine Einstellungen zu Umfragen und Mailings
============================================
Umfragen und Aktionsmails werden in der Regel nur an Mitglieder verschickt, 
die diesem Versand nicht widersprochen haben ("Opt-Out"). Der Newsletter wird nur an
Mitglieder verschickt, die diesem Versand *explizit* zugestimmt haben ("Opt-In").

Deine aktuellen Mailing-Einstellungen sind:
#comp_user_optinbaustein#

Deine persönlichen Einstellungen hierzu kannst du unter
http://limesurvey.piratenpartei.de/index.php?lang=de-informal&sid=76217&token=#comp_user_refcodels# 
bearbeiten. Wenn Du also weiterhin diese oben genannten Informationen bekommen 
möchtest, kannst Du die Einstellungen für Dich anpassen. Einfach auf den Link 
klicken und das Gewünschte ankreuzen.

[Deine Mitgliedsnummer ist die #comp_user_mitgliedsnummer#, dein Landesverband ist #comp_user_lv#]
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