HE:Vorstand/Geschäftsordnung/2024-02-07

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GESCHÄFTSORDNUNG

Geschäftsordnung des Hessischen Vorstandes beschlossen am 7.2.2024

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§1 Allgemeines

  1. Der Vorstand führt die Geschäfte des Landesverbandes nach den Vorschriften der Gesetze, der Satzung, den Beschlüssen des Landesparteitags, sowie dieser Geschäftsordnung. Er arbeitet mit den übrigen Organen, Gliederungen und Mitgliedern zum Wohle der Partei vertrauensvoll zusammen.
  2. Jedes Vorstandsmitglied hat die Pflicht, den übertragenen Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen nachzukommen. Sollte ein Vorstandsmitglied seinen Aufgaben zeitweise nicht nachkommen können, so bestimmt es einen Vertreter. In dringenden Fällen ist jedes Vorstandsmitglied zur Vertretung berechtigt und verpflichtet.
  3. Jedes Vorstandsmitglied ist im Rahmen seiner Zuständigkeit allein zu Entscheidungen berechtigt. Bei Überlappung der Kompetenzen entscheiden die betroffenen Vorstandsmitglieder gemeinsam.

§2 Kompetenzbereiche der Vorstandsmitglieder

  1. Vorsitzender:
    1. Leitung und Koordination des Vorstands (1)
    2. Sicherstellen der Einhaltung formaler und rechtlicher Rahmenbedingungen der Vorstandsarbeit (1)
    3. Vertretung des Landesverbands nach innen und außen (1)
    4. Koordination der Themenbeauftragungen (1)
    5. Koordination der programmatischen Weiterentwicklung (1)
    6. Vernetzung mit Interessensgruppen (z.B. NGOs, Lobbyverbänden, etc.) außerhalb der Partei (1)
    7. Koordination der außerparlamentarischen Arbeit (2)​​​​​​​
    8. Koordination programmatische Weiterentwicklung (2)
    9. Verantwortung für die Öffentlichkeitsarbeit des Landesverbands (2)
      .
  2. Stellvertretender Vorsitzender:
    1. Koordination der außerparlamentarischen Arbeit (1)
    2. Verantwortung für die Öffentlichkeitsarbeit des Landesverbands (1)
    3. Koordination der Themenbeauftragungen (1)
    4. Einladung zu Vorstandssitzung mit vorläufiger Tagesordnung (1)
    5. Sicherstellen der Einhaltung formaler und rechtlicher Rahmenbedingungen der Vorstandsarbeit (1)
    6. Vertretung des Landesverbands nach innen und außen (2)
    7. Leitung und Koordination des Vorstands (2)
    8. Zusammenarbeit mit den Mandatsträgern und Fraktionen in Hessen Unterstützung bei der Umsetzung unseres Programms (2)
    9. Koordination der programmatischen Weiterentwicklung (2)
    10. Vernetzung mit Interessensgruppen (z.B. NGOs, Lobbyverbänden, etc.) außerhalb der Partei (2)
    11. Vertretung des Landesverbands nach innen und außen (2)
      .
  3. Schatzmeisterin:
    1. Verantwortung für Finanzangelegenheiten, insbesondere die Buch- und Kontoführung, die Verwaltung der Mitgliedsbeiträge, die Vorbereitung des Rechenschaftsberichtes, das Spendenwesen und die Vertretung des Landesverbands nach außen (1)
    2. Dokumentation der Vorstandsbeschlüsse und -protokolle durch und Kontrolle der Umsetzung von Beschlüssen, Aufsicht über das Archiv des Landesverbands (1)
      .
  4. Generalsekretär:
    1. Verantwortung für die allgemeine innere Verwaltung des Landesverbands und Vertretung innerhalb der Partei bei diesen Themen
    2. Mitgliederverwaltung (1)
    3. IT-Beauftragungen (1)
    4. Umsetzung des Datenschutzes (1)
    5. Verantwortung für die innerparteilichen Arbeitswerkzeuge (Server-Infrastruktur, Nextcloud, etc.) (1)
    6. Verantwortung für die innerparteilichen Kommunikationstools (Webseiten, eMail, Matrix, Telko, etc.) (1)
    7. Verantwortung für die innerparteilichen Meinungsbildungstools (vMB, BEO, WikiArguments, LimeSurvey etc.) (1)
      .
  5. Beisitzer Volker Weidmann:
    1. Mitgliederverwaltung (2)
    2. Verantwortung für die innerparteilichen Meinungsbildungstools (vMB, BEO, WikiArguments, LimeSurvey etc.) (2)
    3. Verantwortung für die innerparteilichen Arbeitswerkzeuge (Server-Infrastruktur, Nextcloud, etc.) (2)
    4. Verantwortung für die innerparteilichen Kommunikationstools (Webseiten, eMail, Matrix, Telko, etc.) (2)
      .
  6. Beisitzerin Katarina Brennecke:
    1. Unterstützung nach Bedarf

§3 Entscheidungsfindung

  1. Der Vorstand fasst seine Beschlüsse entsprechend den Regelungen der Satzung.
  2. Beschlüsse des Vorstands sind von einem Vorstandsmitglied bzw. einem beauftragten Protokollanten schriftlich festzuhalten und zu veröffentlichen.
  3. Der Vorstand kann Beschlüsse möglichst bevorzugt im Umlaufverfahren treffen (um Vorstandssitzungen zeitlich möglichst kurz zu halten). 
    1. Die Antragstellung erfolgt per E-Mail an vorstand@piratenpartei-hessen.de. 
    2. Die Abstimmung erfolgt in einer Ticketsoftware (z.B. Redmine) und kann in dringenden Fällen auch mündlich oder fernmündlich erfolgen. 
    3. Sofern durch eine Veröffentlichung keine Rechte Dritter verletzt werden, erfolgt die Veröffentlichung der Abstimmung des Antrags und wenn vorhanden, möglichst auch mit einer nachvollziehbaren Diskussion. 
    4. Bei Anträgen, die ihrer Natur nach personenbezogen sind, stellt das antragstellende Landesvorstandsmitglied sicher, dass der Umlaufbeschluss als nicht-öffentlich gekennzeichnet wird. 
    5. Noch nicht entschiedene Umlaufbeschlüsse können in einer Vorstandssitzung behandelt werden.
    6. Wird ein Antrag auf Entscheidung im Umlaufbeschluss gestellt, ist zugleich eine Frist zur Beschlussfassung zu setzen. Diese Frist sollte in der Regel 72 Stunden, aber mindestens 24 Stunden betragen.
    7. Nicht in der Entscheidungsfrist abgegebene Stimmen gelten als Enthaltungen.
    8. Ein Umlaufbeschluss gilt mit einfacher Mehrheit als angenommen, wenn mindestens die Hälfte der amtierenden Mitglieder abgestimmt hat. 
    9. Wird das Quorum nicht erreicht oder meldet ein Vorstandsmitglied Redebedarf an, so wird die Entscheidung auf die nächste Vorstandssitzung vertagt.
    10. Im Umlauf getroffene Beschlüsse werden nach der Entscheidung im Protokoll der nächsten ordentlichen Vorstandssitzung beigefügt.
  4. Beschlüsse zur Beitragsminderung kann der Generalsekretär bis auf weiteres per Einzelbeschluss eigenverantwortlich abstimmen, bei Besonderheiten sucht er rechtzeitig den Kontakt zu den Kollegen. 
  5. Jedes Mitglied des Landesverbandes ist berechtigt, Anträge an den Vorstand zu stellen.
  6. Anträge an den Vorstand können eingereicht werden durch
    - per Antragsformular im Wiki
    - in der Textform an den Vorstand (z.B. vorstand@piratenpartei-hessen.de)
  7. Der Vorstand stimmt darin überein, wichtige Entscheidungen in Übereinstimmung mit einer möglichst großen Basis zu treffen.
  8. Der Vorstand benennt zu jedem Vorstandsbeschluss einen Ansprechpartner aus dem Vorstand und einen oder mehrere Verantwortliche für die Umsetzung sowie einen Zeitplan.
  9. Der Vorstand bezieht bei wichtigen Entscheidungen und bei Vertretung von noch nicht durch Parteitage verabschiedeten politischen Positionen, sowie auf Antrag die Mitglieder des Landesverbands durch virtuelle Meinungsbilder ein.
  10. Das Abstimmungsverhalten des Schatzmeisters oder seines Vertreters bei Anträgen im Schatzmeisterclub erfordert einen Beschluss des Vorstands.

§4 Vorstandssitzungen

  1. Die Vorstandssitzung wird geleitet von einem zu Beginn der Sitzung ernannten Moderator.
  2. Vorstandssitzungen finden in der Regel offen und fernmündlich oder virtuell statt. Bei berechtigtem Interesse kann eine geschlossene Sitzung einberufen werden.
  3. Vorstandssitzungen sollen mindestens einmal pro Monat stattfinden. Der Vorstand gibt am Ende jeder Sitzung den Termin der nächsten regulären Vorstandssitzung bekannt. Bei nicht vorhandener Beschlussfähigkeit des Vorstands vertagt sich die Sitzung auf den nächsten regelmäßigen Termin.
  4. Ausnahmen von der offenen Vorstandssitzung sind zu vermeiden und müssen explizit begründet werden.
  5. Von jeder offenen Vorstandssitzung wird ein Protokoll erstellt und innerhalb von drei Tagen veröffentlicht. Der Protokollant wird zu Beginn einer jeden Sitzung ernannt.
  6. Vorstandssitzungen sind auf eine Gesamtdauer von möglichst nicht mehr als 1 Std. zu begrenzen. Angelegenheiten aus der Basis (z.B. Anträge von Mitgliedern) sollen zu Beginn der Sitzung behandelt werden. Berichte und Formalia werden an das Ende der Sitzung gelegt.

§5 Tätigkeitsbericht

  1. Jedes Vorstandsmitglied ist verpflichtet, einen Tätigkeitsbericht in Stichpunkten zu den ordentlichen Vorstandssitzungen anzufertigen. Die Tätigkeitsberichte werden anschließend im Rahmen des Protokolls veröffentlicht. 
  2. Der Tätigkeitsbericht umfasst die Tätigkeit des jeweiligen Vorstandsmitglieds im Rahmen der ihm in dieser Geschäftsordnung zugewiesenen Kompetenzen und Vertretung anderer Vorstandsmitglieder. Optional kann der Tätigkeitsbericht weitere Tätigkeiten des Vorstandsmitglieds im Rahmen seiner Parteiarbeit enthalten.
  3. Jedes Vorstandsmitglied hat den Umfang seines Tätigkeitsberichts in angemessener Weise zu begrenzen.

§6 Verwaltung der Mitgliederdaten

  1. Die primäre Verwaltung der Mitgliederdatenbank erfolgt durch die Bundesgeschäftsstelle. Die Datenpflege seitens des Landesverbandes erfolgt durch die nach §2 dieser Geschäftsordnung mit der Mitgliederverwaltung betrauten Mitglieder des Landesvorstandes sowie durch die per Vorstandsbeschluss Beauftragten.
  2. Durch Beschluss des Vorstands erhalten Dritte Zugriff auf die Mitgliederdaten. Dieser Zugriff muss so begrenzt wie möglich sein und muss entsprechend protokolliert werden.
  3. Jeder Zugriffsberechtigte hat dafür Sorge zu tragen, einen Zugriff durch nicht zugriffsberechtigte Personen auszuschließen.

§7 Vertretung gegenüber Banken und sonstigen Finanzinstituten

  1. Verfügungsberechtigt über die Konten ist in erster Linie die Schatzmeisterin Jutta Dietrich. Sie erhält Alleinzeichnungsberechtigung für die Konten des Landesverbandes ohne Betragsbeschränkung.
  2. Verfügungsberechtigt ist ebenfalls der Stellvertretende Vorsitzende. Er erhält gleichfalls Alleinzeichnungsberechtigung für die Konten des Landesverbandes ohne Betragsbeschränkung.
  3. Die Bank wird von der Verpflichtung befreit, die Verfügungseinschränkung in der Geschäftsordnung zu berücksichtigen. Durch Vorstandsbeschluss zur Unterstützung der Schatzmeisterin Jutta Dietrich Beauftragte können ebenfalls Verfügungsberechtigung erhalten. Dies ist im Beschluss ausdrücklich festzuhalten.
  4. Für Eröffnung und Auflösung von Konten ist ein Vorstandsbeschluss notwendig.

§8 Regelung für Beauftragungen

  1. Transparenz: Beauftragungen sind im Regelfall über die Hessische Ankündigungsliste und Website auszuschreiben. Dabei sind das Anforderungsprofil und die Dauer der Ausschreibung anzugeben. Die Beauftragung erfolgt durch Vorstandsbeschluss und wird namentlich auf der Webseite veröffentlicht.
  2. Finanzrelevante Entscheidungen im Rahmen der Beauftragung dürfen nur einvernehmlich mit der Landesschatzmeisterin – oder im Verhinderungsfall mit dem Vorsitzenden – getroffen werden.
  3. Dauer der Beauftragung: Die Beauftragung ist bis auf Widerruf durch den Landesvorstand gültig. Der Vorstand kann die Dauer einer Beauftragung befristen. Der Vorstand kann mittels Beschluss das Ruhen einer Beauftragung anordnen: Dies entbindet den Beauftragten für die entsprechende Zeit von seinen Aufgaben.

§9 Verhalten von Beauftragten  

  1. Beauftragte repräsentieren auch den Landesverband Hessen. Sie verhalten sich – insbesondere auch auf sozialen Medien – angemessen und deeskalierend.
  2. Beauftragte arbeiten im Rahmen der Beauftragung mit den (insbesondere personenbezogenen) Daten sorgfältig und im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Bei Beauftragungen, die mit personenbezogenen Daten umgehen, stellen der Landesvorstand und die jeweiligen Beauftragten sicher, dass durch die Beauftragten regelmäßig (i.d.R. einmal jährlich) an Datenschutzschulungen teilgenommen wird.
  3. Beauftragte arbeiten mit anderen Beauftragten, den Organen der Partei einschließlich ihrer Untergliederungen sowie den zuständigen Kassenprüfern unabhängig von persönlichen Befindlichkeiten freundlich und kooperativ zusammen.
  4. Neutralität: Beauftragte verhalten sich bei Erfüllung ihrer Aufgabe neutral gegenüber innerparteilichen Strömungen.

§10 Ansprechpartner im Vorstand

  1. Für Finanzfragen ist für die Mitglieder die Schatzmeisterin Ansprechpartner. 
  2. Für Verwaltungsfragen ist für die Mitglieder der Generalsekretär Ansprechpartner. 
  3. Für allgemeine Fragen ist der Vorsitzende und sein Stellvertreter Ansprechpartner.

Anhang Informationsfreiheitssatzung

  1. Der Landesvorstand der Piratenpartei Deutschland, Landesverband Hessen ist grundsätzlich auskunftspflichtig gegenüber allen Piraten bzw. Piratenorganisationen.
  2. Der Auskunftspflicht unterliegen alle Aufzeichnungen, unabhängig von der Art ihrer Speicherung, die in Ausübung eines Parteiamts oder einer Beauftragung durch ein Parteiorgan bzw. in Umsetzung oder als Folge eines Beschlusses eines Parteiorgans angefertigt werden. Dies umfasst insbesondere Protokolle, Beschlüsse, Verträge und Nachrichtenwechsel.
  3. Eine Auskunftspflicht besteht dann nicht, wenn rechtliche Vorschriften dem entgegenstehen oder schützenswerte personenbezogene Daten betroffen sind und das Informationsinteresse nicht überwiegt. Wenn dies nur auf Teile der Aufzeichnungen zutrifft, sind diese soweit zumutbar zu trennen bzw. unkenntlich zu machen.
  4. Über die Erteilung der Auskunft entscheidet der Vorstand auf Antrag. Eine ablehnende Entscheidung ist zu begründen und kann durch Beschluss des Landesparteitages aufgehoben werden.
  5. Falls der Vorstand keinen Zugang zu angefragten Aufzeichnungen hat, leitet er die Anfrage an die ihm ggf. bekannten Stellen mit Zugriff weiter.
  6. Die Auskunftspflicht ist durch Zurverfügungstellung einer digitalen Kopie bzw. physischen Zugang zur Aufzeichnung erfüllt. Die Erstellung einer digitalen Kopie durch die Auskunft suchende Person ist zulässig. Es besteht kein Anspruch auf Digitalisierung oder anderweitige Bearbeitung umfangreicher Aufzeichnungen, Erstellung nicht vorhandener Aufzeichnungen, Recherche nach nicht eindeutig benannten Aufzeichnungen und allen anderen mit erheblichem Mehraufwand verbundenen Handlungen.
  7. Die Nutzung, Weiterverwendung und Verbreitung der in den Aufzeichnungen enthaltenen Informationen ist frei, soweit dem keine rechtlichen Vorschriften entgegenstehen.
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