HE:Struktur/AG/LGS/Protokolle/2013-03-08

AG-Sitzung/Beauftragtentreffen Freitag, 08.03.2013, 18:30 Uhr, in der LGS

TOPs:

• LGS-Konzept (bitte vor der Sitzung lesen!) https://wiki.piratenpartei.de/HE:Struktur/AG/LGS/Konzept
• Datenschutzschulungen und Vergabe von Zugängen
• OTRS-Verteiler
  • nicht datenschutzrelevante Zugänge (Google-Kalender, pizza.de usw.)
  • Vergabe von Dongeln für elektronisches Schloss (braucht keine Datenschutzschulung, aber Vorstandsbeschluss!)
• Materialbeauftragter
• Anschaffungen
  • Leasing eines A3-Druckers mit Scanner und Kopierfunktion (auch MFP-Drucker genannt, Multi-Functional-Printer)
  • Leasing eines Getränkekühlschranks (?)
  • Austausch Schloss LaVo-Büro mit 11 Schlüsseln (6 Beauftragte + 5 LaVo-Mitglieder)
  • Schlüsselkasten für Briefkasten- und Seiteneingangs-Schlüssel
  • Regale - wie viele und wo?
  • Handkasse
  • Stempel: Eingangsstempel, LGSHe-Stempel
• Hausordnung http://lgshe.piratenpad.de/hausordnung
• Workflows https://wiki.piratenpartei.de/HE:Struktur/AG/LGS/HowTos
  • HowTo Anmietung/Belegung
  • HowTo Bearbeitung von Anfragen, Post, Telefon, Arbeitsablauf schichtübergreifend
• Einführung in technische Dinge:
  • Telefon, Fax, Email, Kalender, Netzanschluss, OTRS
• Webcams?
• Eröffnung

Anwesenheit:

1. Julia Reda
2. Alex Schnapper
3. Fredo
4. Karlheinz Zoth
5. protter
6. Herbert Rusche
7. Kristof
8. cheGGo / Kai
9. Peter Steiman

TOP0: Eröffnung

Die Eröffnungsfeier findet am Samstag, 6. April ab 15 Uhr statt. Fredo ist verantwortlich. 15-18 Uhr: Kaffee & Kuchen 18 Uhr: Vortrag ~21 Uhr: Party Finanzierung auf Spendenbasis. Falls es sehr voll wird, evtl. Beschaffung von Pavillons. Um Nachbarschaft nicht zu verärgern: Einladung der Nachbarn, Organisation von Aufräumtrupp für Sonntag. Kalle schreibt Einladung/Info für Nachbarn. Einladung Presse: Pressekonferenz mit Wahlkampfkickoff ist eh nötig. PK müsste relativ früh beginnen (~ 12 Uhr). Stefan Schimanowski organisiert die PK.

TOP1: Konzept

Aus dem Konzept ergibt sich eine Reihe von Aufgaben:

Kontaktnummern

   Zusammenstellen einer Telefonliste aller Kreisvorstände, Funktionsträger, wichtiger AGs (Kalle)

   Mail an Vorstände, wichtige Ansprechpartner sollen gemeldet werden (Kristof)

   ggf. Erstellen einer schönen Hessenlandkarte mit Kontakten an der Wand (Fredo)

Vorstandssekretariat in Betrieb nehmen

   Schloss mit 11 Schlüsseln in Büro einbauen (Fredo)

   Schlüssel an Beauftragte und Vorstandsmitglieder verteilen (Herbert)

   Postein- und -ausgang mit Fächern, Postmaterial, Stempeln usw. einrichten (Herbert)

   Postcard bei der Post beantragen (oder andere sinnvolle Lösung für Porto) (Herbert)

   Dafür sorgen, dass alle eine Datenschutzschulung bekommen haben (da unser DSB wenig Zeit hat, Jan Leutert anfragen) (Herbert)

Wahlkampf- und Infomaterial

   dafür sorgen, dass die LGS aktuelle Info- und Wahlkampfmaterialien bekommt (Alex Schnapper)

   Inventar von Wahlkampfmaterial (Alex Schnapper)

Einkauf

   Getränke (Fredo & Herbert)

   Kasse für Verbrauchsmaterial - Budget 85€/Monat verwalten (Herbert)

Termine

   Veranstaltungskalender (Fredo verantwortlich)

   Schichtenplan (Herbert verantwortlich)

TOP2: Vergabe von Zugängen

OTRS-Queue

Alle, die eine Schicht übernehmen und eine Datenschutzerklärung unterzeichnet an Herbert abgegeben haben, bekommen Zugriff. Für neue Zugänge wird ein Ticket bei it@piratenpartei-hessen.de angelegt. Diese fragt bei Herbert nach, ob eine Datenschutzerklärung vorliegt.

weitere nicht datenschutzrelevante Accounts

Zugang zum Googlekalender oder pizza.de gibt es bei den Beauftragten. Es gibt einen LGSHE Twitter-Account, Zugangsdaten hat Alex Schnapper. Wenn dieser in Betrieb genommen werden soll, kann man sich an ihn wenden. Kristof kümmert sich um die Klärung der Namensfrage.

Vergabe der Transponder

Schloss ist in Arbeit. Transponder des selben Systems können für die LGS programmiert werden, dann fällt kein Pfand an. Trotzdem müssen alle bei der Ausgabe/Freischaltung eine Bestätigung unterschreiben:

• Name, Anschrift
• Transponder erhalten
• Pfand bezahlt
• Hausordnung gelesen

Verantwortlich für die Erstellung des Formulars und die Vergabe der Transponder ist Herbert.

TOP3: Anschaffungen

Verantwortlich für Anschaffungen ist Herbert.

Multifunktionsdrucker

A3-Druck ist nicht unbedingt notwendig. Deshalb ist es sinnvoller, einen A4-Scanner und/oder -Kopierer zu erwerben. Herbert kümmert sich um die Anschaffung.

Getränkekühlschrank

Fredo kümmert sich um Einholung eines Angebots.

Austausch Schloss LaVo-Büro mit 11 Schlüsseln (6 Beauftragte + 5 LaVo-Mitglieder)

Fredo kümmert sich.

Schlüsselkasten oder -leiste

Herbert kümmert sich.

Regale

Es gibt noch Sachspenden (Schrank & Regale), die Herbert mitbringt. Für den hinteren Bereich brauchen wir Hängeschränke (müssen gekauft werden). Großes Regal zwischen den beiden Torbögen: Alex misst aus und stellt einen Antrag an den Vorstand. (Alex Schnapper)

LGS-Kasse

1 Kasse und zwei Spendendosen werden gekauft. 20 € für die Kasse wurden bereits bewilligt, weiteres Geld muss ggf. bei Lothar angefragt werden. Herbert kümmert sich um die Anschaffung und Beschriftung.

Leinwand

Eine Leinwand soll fest vor dem hinteren Fenster installiert werden. Peter Steiman hat so eine Leinwand und bringt sie mit.

Stempel

Sinnvolle Stempel beschaffen. (Herbert)

Computer

Ernst Preußler wollte 1-2 spenden. Kristof fragt Ernst, wann und wie dieser herkommen kann.

TOP4: Status Bad

Das Bad wird nicht 100%ig behindertengerecht. Herbert ist mit dem Pflegedienst nebenan in Kontakt, von denen wird sich mal jemand das Bad ansehen und sagen, was an Halterungen usw. bestellt werden muss.

TOP5: Änderung des Konzepts

Julia schreibt den Antrag, dass Beauftragte Schlüssel bewilligen können.

TOP6: Einrichtung Aktenschrank

Herbert kümmert sich.

TOP7: LGS-Website

lgs.piratenpartei-hessen.de IT installiert leere drupal-Instanz. Alex Schnapper kümmert sich um die Befüllung der Website.

TOP8: Einführung in technische Dinge

Sobald der reguläre Betrieb losgeht, machen wir einen Termin, an dem die Hessen-IT eine Einführung gibt. Julia macht ein doodle beginnend mit 18. März.

TOP9: Hausordnung

Hausrecht und Hausverbot wurde durchgesprochen, protter stellt auf der Basis einen Antrag an den Vorstand. Herbert kauft ein Hausbuch.

TOP10: Workflows

Julia ergänzt die Workflows, die im Konzept enthalten sind, auf die entsprechende Wikiseite. Wenn dann noch Arbeitsabläufe fehlen, sprechen wir diese auf der nächsten Sitzung durch.

TOP11: Webcam?

Es wird eine mobile Webcam beschafft, die auf ein Schild "Wir sind da" gerichtet wird, wenn die Anwesenden lieber nicht gefilmt werden wollen. Kristof kümmert sich um die Beschaffung.