HE:Struktur/AG/LGS/HowTos

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AG LGS Hessen

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Howto Landesgeschäftsstelle Hessen

  • Bedienungsanleitungen und Workflows rund um die LGS Hessen

Postbearbeitung

  • Post aus Briefkasten holen
  • Eingangsstempel auf Post
  • Eingang im Posteingangsbuch vermerken
  • Wenn Post an Vorstand oder an Landesverband adressiert:
    • Nur Beauftragte dürfen sie öffnen!
  • Wenn Post an Schiedsgericht oder Datenschutzbeauftragten adressiert:
    • Nur Adressaten dürfen sie öffnen, betreffenden Personen über Posteingang informieren
  • geöffnete Post scannen
  • gescannte Post abheften
  • Datei mit dem Scan per OTRS an die verantwortliche Person weiterleiten

Anfragen per Telefon oder Post

  • Wenn Anfrage nicht sofort beantwortet werden kann: Neues Telefon-Ticket im OTRS erstellen
  • Kontaktmöglichkeiten der anfragenden Person und genaue Anfragenbeschreibung im Ticket vermerken
  • Ticket freigeben oder richtige Ansprechperson als Besitzer einrichten

Reservierungen

  • Reservierung kommt per Telefon oder Mail
  • Verfügbarkeit im Kalender prüfen
  • Falls verfügbar: Termin mit verantwortlicher Person in Kalender eintragen
  • Falls außerhalb der regulären Öffnungszeiten: anfragende Person informieren, dass sie jemanden finden muss, der/die auf- und abschließt
  • Falls Terminanfrage von einem KV kommt: anfragende Person informieren, dass der Landesverband bis zu 2 Wochen vor dem Termin den Termin wieder absagen kann, falls der LV die Räumlichkeiten zur betreffenden Zeit benötigt

Beim Verlassen der LGS dran denken

  • Zum Ende jeder Schicht einmal durchfegen
  • Toilette reinigen
  • Aufsteller und Fahne einholen
  • Aschenbecher reinigen und reinbringen
  • ggf. Geschirr spülen und wegräumen
  • Kaffeemaschine ausschalten, gebrauchten Kaffeefilter ggf. wegwerfen und Kaffeekanne ausspülen
  • alle Fenster schließen
  • Fenstersicherung vorne rechts einrasten
  • Rolläden herunterlassen
  • Heizungen runterdrehen (im Sommer ausschalten)
  • Mitgebrachte Getränke, die nicht im LGS-Bestand (Pfandsystem) enthalten sind, bitte eigenständig wieder mitnehmen
  • Müll leeren (inkl. Bad)
  • Tische abwischen
  • Telefon auf die Ladestation stellen
  • Drucker und Licht ausschalten. Auch im WC!
    • NICHT die Fritzbox ausschalten!
  • Türen hinten und vorne abschließen