Finanzen/Kassenpruefer/Kassenpruefertreffen/2014.1/Protokoll

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Kpt141-Bild5.jpg

Protokoll KPT141

Protokoll des ersten Kasspürfertreffens der Piratenpartei Deutschland.
Das Treffen fand in der Jugendherberge Bad Hersfeld am Wochenende 11. - 12.10.2014 statt.
Ein Streaming konnten wir nicht anbieten, aber es wurde mit dem Hashtag #kpt141 getwittert und

ein Pad konnte man auf der Wikiseite finden und mitlesen.

Über dieses hätte man auch Fragen in den Chat, sowie Nachfragen über Twitter senden können.

Allgemeines

  • Anwesend:
    • Carsten Ries (LV Rheinland-Pfalz) @Carsten_Ries
    • Markus (LV Saarland) @finanzenhansen
    • Henning Halfpap (LV Hessen) @McCavity2
    • Judith Geier (LV Hessen) @_tsukino_usako
    • Thomas Gaul (Bund) @Thomas1G
    • Marie Salm (LV RLP) @SchaengelPirat
    • Mauri Fischbein (LV Bayern)
    • Kristos (BUVO)
    • Mustafa Akpolat (LV HH) @MustafaAkpolat
    • Rick (LV HH) @HH_Rick
    • Robert Heße (LV Thüringen)
    • Joachim Weinberger (LV Berlin)
    • Christina Grandrath (LV Bayern) @spinni81
    • Volker Weidmann (LV Hessen)
    • Jan-Peter Rühmann @JPRuehmann ,(MecklenbuMecklenburg-Vorpommern)

Links

  • Mailingliste der Kassenprüfer
    • Anmeldebedingungen sind dort hinterlegt
https://service.piratenpartei.de/listinfo/kassenpruefer Zugang nur Kassenprüfer
https://service.piratenpartei.de/listinfo/vorstaende Lesend alle, schreibend nur Vorstände
https://service.piratenpartei.de/listinfo/verwaltung
Bilder Kassenprüfertreffen:
https://www.flickr.com/photos/dj_mccavity/sets/72157648579767176/
weitere Links
https://wiki.piratenpartei.de/Finanzen/Kassenpruefer/Protokolle
https://wiki.piratenpartei.de/Kassenpr%C3%BCfung
http://wiki.piratenpartei.de/Finanzen/Rechnungspruefer_vs._Kassenpruefer
https://wiki.piratenpartei.de/Finanzen/Kassenpruefer/Kassenpruefertreffen/2014.1
http://wiki.piratenpartei.de/Finanzen
fortlaufender Finanzbericht LV Bayern
http://wiki.piratenpartei.de/BY:Finanzen/Status
Vorlage Prüfprotokoll
https://piratenpad.de/p/kpt141-pruefprotokoll
"aktueller" Kontenplan
http://wiki.piratenpartei.de/Finanzen/Kontenrahmen_2010
http://wiki.piratenpartei.de/Schatzmeister-Handbuch

Wochenend-Ordnung

TOP1 - Start

Es findet eine kurze Vorstellungsrunde statt.
Anschließend wird mit dem BuVo Vertreter ein Gruppenfoto im Gelände der Jugendherberge fotografiert.
Ergebnis der Fotorunde: https://www.flickr.com/photos/dj_mccavity/sets/72157648579767176/

TOP 2 - Rechte und Pflichten eines Kassenprüfers

  • offene Posten prüfen
  • "Inventur" (körperliche Prüfung) von Anschaffungen, Inventurliste, liegen bei Entsorgung entsprechende Beschlüsse vor
  • Verteilung der Parteienfinanzierung
    • Anfrage von Kassenprüfer der LVs beim Bund, wenn die Berechnung nicht nachvollziehbar ist
  • Prüfungstiefe - Komplettprüfung vs. Stichproben
    • Alle Belege, Abgleich mit den Buchungen im System
    • evtl. Stichproben bei großer Anzahl von Belegen und Buchungen
    • abhängig von Größe des Verbands
    • Pflicht d. Vorstandes Unterlagen vorzulegen (ggf. Rechtsanspruch durch Schiedsgericht oder ordentliche Gerichtsbarkeit
    • Auskunftspflicht auch bei Beschäftigten
  • KP sind parteiinterner Rechnungshof inkls. Wirtschaftslichkeitsprüfung (Kriterien)
    • Prüfung von Notwendigkeit im Sinne von Budgettreue bzw. Beschlüsse liegen vor
  • Kassenprüfer haben andere Aufgaben als Wirtschaftsprüfer -> prüfen ob Unterlagen nach Vorgaben des Bundestags vorliegen zwecks
  • Kriterien für Ausschreibungen bzw. Bagatellgrenzen festlegen
    • Vorstände müssen sich ihre Regeln selber machen wenn es keine Regeln gibt
  • fortlaufende und beratende Tätigkeit für den Vorstand
  • Prüfung von Mitgliedsbeiträgen nur bzgl. auf Einnahmen im HH-Plan (z.B. deutlich geringe Einnahmen -> dann Frage an den Vorstand warum das so ist)
  • Budgetplanung der Partei/
    • Idealerweise sollte ein Haushaltsplan/Jahresplan auf dem Parteittag der Gliederung verabschiedet werden.
    • macht auf LV-EBene derzeit keiner?
    • defacto legen Vorstände bei Beschlüssen zu einzelnen Anträgen Budgets fest
Welche Gliederung macht denn das bereits? 
Empfehlung an die LaVo/BuVo-Budget vom Parteitag beschließen lassen?

Fragen:

  • Zugange zu SAGE
    • lesend möglich, KP-Bund haben welchen
    • Ausdrucke aus dem SAGE als Prüfgrundlage ggf. ausreichend
  • Zugang zum DMS

TOP 3 - Checkliste

  • Checkliste: was ist denn alles prüfbar? - sachliche Prüfung
    • Rechnungen und Buchungen (Buchungsverlauf)
    • Beschlüsse
    • Budgetverläufe und der Haushaltsplan
    • Inventarliste und AfA-Liste, evtl. körperliche Prüfung
      • gWG ggf. auch
    • Summen-/Saldenliste
    • offene Posten
    • Primanota
    • Bewirtungsbelege
    • Abgrenzungen zum Vorjahr
    • Barkassenstand (Angabe der Stückelung?), Höhe des Barkassenbestands?
      • Kassenbuch
    • Steuern bei Geschäftsbetrieb
    • Einnahmenübersicht
      • Spendenliste, Bareinnahmen
      • Rückspenden Reisekosten, Verzichtsspenden -> Beschlüsse über entsprechendes Budget müssen vorliegen
      • Mitgliedsbeiträge
      • Zuwendungsbescheinigung
    • Finanzverteilung Bund-Land-weitere Untergliederungen
    • Sachkontierung korrekt
      • PErsonalverwaltung (Sozialabgaben, Lohnsteuer, Krankenkasse etc)
  • zeitliche Prüfung
    • Periodenabgrenzung
  • Ergebnis der Kassenprüfung
    • Ab wann ist die Entlastung des Vorstandes nicht mehr zu empfehlen
    • bei Unstimmigkeiten dem Vorstand Gelegenheit zur Stellungnahme geben und das in den Kassenprüferbericht schreiben

TOP 4 - Ablauf der Prüfung

  • Wie prüfen wir?
    • Wann: regelmäßig/quartalsmäßig/zufällig?
      • teilweise in der Satzung geregelt (z.B. Bayern mindestens halbjährlich)
      • Empfehlung: mindestens 2 mal im Jahr, bei vielen Buchungen auch öfter, ggf. feste Prüfungsintervalle (Deadline)
      • untere Gliederungen: möglichst früh im Jahr anfangen, im Hinblick auf den Rechenschaftsbericht
    • bis wann?
      • 2-Wochen-Frist vor Parteitag sollte abgeschlossen sein, laut einigen Satzungen
      • auch empfehlenswert wenn es nicht in der Satzung steht
    • 4-Augen ist empfehlenswert und zu bevorzugen. Es ist aber kein Muß.
      • Prüfung alleine? Nicht zu begrüßen.
      • es ist sinnvoll 2+X zu wählen auf dem jeweiligen Parteitag
      • alle KP sind gleichberechtigt
    • Wer muss anwesend sein?
      • Kassenprüfer
      • bei "Bar"kassenprüfungen die verantwortliche Person nebst Kassenbuch
      • Es muss niemand vom Vorstand dabei sein
      • kann aber hilfreich sein, wenn z.B. Schatzmeister bzw. buchende Personen dabei sind
      • alternativ: Fragenkatalog zwecks Stellungnahme, bzw. direkter Kontakt per Telefon
  • Wo wird geprüft? (Ort)
      • da wo allen Beteiligten klar ist, wo die Belege sind, ggf. Treffen vereinbaren
      • wenn Belege rausgegeben werden: Protokoll führen
      • es kann dann ggf. nur ein bestimmter Zeitraum geprüft werden
      • Privaträume dürfen nicht ohne Erlaubnis betreten werden, Geschäftsräume während üblicher Geschäftszeiten dagegen ja
      • nicht-öffentlicher Raum ggf. Nebenraum
      • die Prüfung ist i.d.R. öffentlich, aber Datenschutz beachten! Einsicht ist nur Kassenprüfern erlaubt
    • Jahreswechsel (Geschäftsjahr) vs. Vorstandswechsel, Entlastungszeiträume
      • Die meisten Vorstände in der Piratenpartei haben eine Gesamthandvertretung -> bei allen Veträgen muss jedes Vorstandsmitglied unterschreiben
      • Rechtsverbindlichkeit von Vorstandvertretungen muss in der Satzung der Gliederung festgeschrieben (§§26 BGB) http://dejure.org/gesetze/BGB/26.html
      • kann auch mit Vollmachten geregelt werden, Beschluss allein reicht nicht
      • Personen, die entlastet werden, können nicht mehr in Regress genommen werden für Dinge die zum Zeitpunkt der Entlastung bekannt sind (="Schwamm drüber")
      • wenn keine Entlastung erfolgt: Regress möglich und klares MIsstrauensvotum
      • "Politische" Entlastung ist Esoterik bzw. gelebte Folklore
      • Gesamtvorstand oder Einzelpersonen können entlastet werden, aber der gesamte Vorstand hat Verantwortung (ein Organ) -> Gesamtvorstand entlasten
      • Zeitraum: für die Prüfungszeiträume von der letzten Entlastung bis zum aktuellsten Bericht, nicht die Amtszeit -> auf dem Parteitag explizit darauf hinweisen
      • Kassenprüfung lückenlos: ggf. auch Prüfungszeitraum vor der eigenen Wahl müssen geprüft werden
      • sollte es neue Erkenntnisse geben, müssen auch Vorzeiträume erneut geprüft werden
    • Vertretungsberechtigungen
      • sind alle VB korrekt
      • liegen Vollmachten vor, welche liegen vor
      • sollten z.B. Verträge nicht entsprechend korrekt unterzeichnet sein, mahnen KP das an und fordern auf den Mangel zu heilen
  • Personalverwaltung prüfen
    • Sozialversicherung, Steuern und Abgaben, Tarifrechtliche Fragen.
    • Rechenschaftsbericht muss nicht von KP geprüft werden, darf aber
    • Prüfung der Zählung der Barkasse zu welchen Stichtagen?
      • Aufgabe des Kassenverantwortlichen: Kasse zählen
        • Anfang und Ende des Geschäftsjahres, Amtsübergabe
        • zu Zeitpunkten einer öffentlichen Veranstaltungen bei denen die Kasse genutzt wird (zu Beginn und Ende der Veranstaltungen)
      • monatliche Kassenberichte sind zu führen, Zählung optional
      • KP prüfen ob die Zählungen durchgeführt wurden und Kassenberichte
    • Saldenüberträge dokumentieren und bestätigen.
      • Rechnungsabgrenzungsposten können ggf. erst später im Jahr geprüft werden (um das zu vereinfachen, sollten untere Gliederungen mgl. früh im Jahr prüfen)
    • Umgang mit den Sachkontierungen? Reisekosten als Reisekosten, etc.
      • wenn Sachkonten nicht sauber gebucht, Hinweis an den Schatzmeister zwecks Korrektur
      • Zuordnung zur Kostenstelle bzw. Kostenträger prüfen
  • Auskunftpflicht ggü. den Kassenprüfer
    • Besteht für den zuständigen Vorstand, deren Beschäftigte und Beauftragten

<---Pause---> if Geschäftsbetrieb then? -> Verschoben auf nächste Treffen da komplex 2-Stufen-Bericht ist möglich: Bericht an den Vorstand zur Stellungnahme, dann Bericht an den B/LPT mit Empfehlung.

  • Ab wann kann die Entlastung nicht empfohlen werden? (Bagatellgrenzen der Kassenprüfer)
    • Verdacht auf kriminelles Handeln => direkt Vorstand informieren und bei hinreichendem Verdacht--> Strafverfolgungsbehörde

TOP 5 - Kassenprüfung der Untergliederung

vereinfachtes Prüfprotokoll
https://piratenpad.de/p/kpt141-pruefprotokoll
Schulung?
Gliederungen
Bund -> Land -> (Bezirk) -> KV -> OV
Berlin: Bezirke sind keine Gliederung i.S.d. Parteiensgesetz, haben aber Finanzbeauftragte
NRW:
Hamburg: Bezirke haben Schatzmeister aber keine eigene Kasse, aber Budgets im LV
RLP: virtueller KVs in KV-freien Gebieten -> festes Budget, Antrag an den LaVo von mind. 3 Personen, Einzelbeschluss

Ergebnisse

  • Anleitung für Landeskassenprüfer
    • abgespeckte Anleitung für BzV- und KV-Kassenprüfer
  • Formular für Kassenzählungen und Kassenberichte
  • Empfehlungen an die Schatzmeister
    • Barkassenbestand sollte eine bestimmte Höhe nicht überschreiten
    • jede Buchung erfordert einen Beleg (mit Nummer und Datum)
    • Finanzordnung erstellen sofern noch nicht vorhanden
      • Erstellung von Ausschreibungsrichtlinien, Bagatellgrenzen
    • Inventarliste und AfA-Liste führen
    • Liste von gWG führen
    • Aktuelle Kontenliste sowie die Buchungsanweisungen an die Kassenprüfer kommunizieren
http://wiki.piratenpartei.de/Finanzen/Kontenrahmen_2010
  • Empfehlungen an die Vorstände
    • Kassenprüfer haben immer recht :)
  • Verbleib von Belegen: die verantwortende Stelle sollte mindestens Kopien machen
  • Ziel: DMS für alle buchenden Gliederungen

Notizen

Rechtsgrundlagen Glossar