Finanzen/Kassenpruefer/Kassenpruefertreffen/2014.1/Protokoll

Protokoll KPT141

Protokoll des ersten Kasspürfertreffens der Piratenpartei Deutschland.

Das Treffen fand in der Jugendherberge Bad Hersfeld am Wochenende 11. - 12.10.2014 statt.

Ein Streaming konnten wir nicht anbieten, aber es wurde mit dem Hashtag #kpt141 getwittert und

ein Pad konnte man auf der Wikiseite finden und mitlesen.

Über dieses hätte man auch Fragen in den Chat, sowie Nachfragen über Twitter senden können.

Allgemeines

• Anwesend:
  • Carsten Ries (LV Rheinland-Pfalz) @Carsten_Ries
  • Markus (LV Saarland) @finanzenhansen
  • Henning Halfpap (LV Hessen) @McCavity2
  • Judith Geier (LV Hessen) @_tsukino_usako
  • Thomas Gaul (Bund) @Thomas1G
  • Marie Salm (LV RLP) @SchaengelPirat
  • Mauri Fischbein (LV Bayern)
  • Kristos (BUVO)
  • Mustafa Akpolat (LV HH) @MustafaAkpolat
  • Rick (LV HH) @HH_Rick
  • Robert Heße (LV Thüringen)
  • Joachim Weinberger (LV Berlin)
  • Christina Grandrath (LV Bayern) @spinni81
  • Volker Weidmann (LV Hessen)
  • Jan-Peter Rühmann @JPRuehmann ,(MecklenbuMecklenburg-Vorpommern)

Links

• Mailingliste der Kassenprüfer
  • Anmeldebedingungen sind dort hinterlegt
    

https://service.piratenpartei.de/listinfo/kassenpruefer Zugang nur Kassenprüfer

https://service.piratenpartei.de/listinfo/vorstaende Lesend alle, schreibend nur Vorstände

https://service.piratenpartei.de/listinfo/verwaltung

Bilder Kassenprüfertreffen:

https://www.flickr.com/photos/dj_mccavity/sets/72157648579767176/

weitere Links

https://wiki.piratenpartei.de/Finanzen/Kassenpruefer/Protokolle

https://wiki.piratenpartei.de/Kassenpr%C3%BCfung

http://wiki.piratenpartei.de/Finanzen/Rechnungspruefer_vs._Kassenpruefer

https://wiki.piratenpartei.de/Finanzen/Kassenpruefer/Kassenpruefertreffen/2014.1

http://wiki.piratenpartei.de/Finanzen

fortlaufender Finanzbericht LV Bayern

http://wiki.piratenpartei.de/BY:Finanzen/Status

Vorlage Prüfprotokoll

https://piratenpad.de/p/kpt141-pruefprotokoll

"aktueller" Kontenplan

http://wiki.piratenpartei.de/Finanzen/Kontenrahmen_2010

http://wiki.piratenpartei.de/Schatzmeister-Handbuch

Wochenend-Ordnung

TOP1 - Start

Es findet eine kurze Vorstellungsrunde statt.

Anschließend wird mit dem BuVo Vertreter ein Gruppenfoto im Gelände der Jugendherberge fotografiert.

Ergebnis der Fotorunde: https://www.flickr.com/photos/dj_mccavity/sets/72157648579767176/

TOP 2 - Rechte und Pflichten eines Kassenprüfers

• offene Posten prüfen
• "Inventur" (körperliche Prüfung) von Anschaffungen, Inventurliste, liegen bei Entsorgung entsprechende Beschlüsse vor
• Verteilung der Parteienfinanzierung
  • Anfrage von Kassenprüfer der LVs beim Bund, wenn die Berechnung nicht nachvollziehbar ist
• Prüfungstiefe - Komplettprüfung vs. Stichproben
  • Alle Belege, Abgleich mit den Buchungen im System
  • evtl. Stichproben bei großer Anzahl von Belegen und Buchungen
  • abhängig von Größe des Verbands
  • Pflicht d. Vorstandes Unterlagen vorzulegen (ggf. Rechtsanspruch durch Schiedsgericht oder ordentliche Gerichtsbarkeit
  • Auskunftspflicht auch bei Beschäftigten
• KP sind parteiinterner Rechnungshof inkls. Wirtschaftslichkeitsprüfung (Kriterien)
  • Prüfung von Notwendigkeit im Sinne von Budgettreue bzw. Beschlüsse liegen vor
• Kassenprüfer haben andere Aufgaben als Wirtschaftsprüfer -> prüfen ob Unterlagen nach Vorgaben des Bundestags vorliegen zwecks
• Kriterien für Ausschreibungen bzw. Bagatellgrenzen festlegen
  • Vorstände müssen sich ihre Regeln selber machen wenn es keine Regeln gibt
• fortlaufende und beratende Tätigkeit für den Vorstand
• Prüfung von Mitgliedsbeiträgen nur bzgl. auf Einnahmen im HH-Plan (z.B. deutlich geringe Einnahmen -> dann Frage an den Vorstand warum das so ist)
• Budgetplanung der Partei/
  • Idealerweise sollte ein Haushaltsplan/Jahresplan auf dem Parteittag der Gliederung verabschiedet werden.
  • macht auf LV-EBene derzeit keiner?
  • defacto legen Vorstände bei Beschlüssen zu einzelnen Anträgen Budgets fest

Welche Gliederung macht denn das bereits? 

Empfehlung an die LaVo/BuVo-Budget vom Parteitag beschließen lassen?

Fragen:

• Zugange zu SAGE
  • lesend möglich, KP-Bund haben welchen
  • Ausdrucke aus dem SAGE als Prüfgrundlage ggf. ausreichend
• Zugang zum DMS

TOP 3 - Checkliste

• Checkliste: was ist denn alles prüfbar? - sachliche Prüfung

• • Rechnungen und Buchungen (Buchungsverlauf)
  • Beschlüsse
  • Budgetverläufe und der Haushaltsplan
  • Inventarliste und AfA-Liste, evtl. körperliche Prüfung
    • gWG ggf. auch
  • Summen-/Saldenliste
  • offene Posten
  • Primanota
  • Bewirtungsbelege
  • Abgrenzungen zum Vorjahr
  • Barkassenstand (Angabe der Stückelung?), Höhe des Barkassenbestands?
    • Kassenbuch
  • Steuern bei Geschäftsbetrieb
  • Einnahmenübersicht
    • Spendenliste, Bareinnahmen
    • Rückspenden Reisekosten, Verzichtsspenden -> Beschlüsse über entsprechendes Budget müssen vorliegen
    • Mitgliedsbeiträge
    • Zuwendungsbescheinigung
  • Finanzverteilung Bund-Land-weitere Untergliederungen
  • Sachkontierung korrekt
    • PErsonalverwaltung (Sozialabgaben, Lohnsteuer, Krankenkasse etc)
• zeitliche Prüfung
  • Periodenabgrenzung
• Ergebnis der Kassenprüfung
  • Ab wann ist die Entlastung des Vorstandes nicht mehr zu empfehlen
  • bei Unstimmigkeiten dem Vorstand Gelegenheit zur Stellungnahme geben und das in den Kassenprüferbericht schreiben

TOP 4 - Ablauf der Prüfung

• Wie prüfen wir?
  • Wann: regelmäßig/quartalsmäßig/zufällig?
    • teilweise in der Satzung geregelt (z.B. Bayern mindestens halbjährlich)
    • Empfehlung: mindestens 2 mal im Jahr, bei vielen Buchungen auch öfter, ggf. feste Prüfungsintervalle (Deadline)
    • untere Gliederungen: möglichst früh im Jahr anfangen, im Hinblick auf den Rechenschaftsbericht
  • bis wann?
    • 2-Wochen-Frist vor Parteitag sollte abgeschlossen sein, laut einigen Satzungen
    • auch empfehlenswert wenn es nicht in der Satzung steht
  • 4-Augen ist empfehlenswert und zu bevorzugen. Es ist aber kein Muß.
    • Prüfung alleine? Nicht zu begrüßen.
    • es ist sinnvoll 2+X zu wählen auf dem jeweiligen Parteitag
    • alle KP sind gleichberechtigt
  • Wer muss anwesend sein?
    • Kassenprüfer
    • bei "Bar"kassenprüfungen die verantwortliche Person nebst Kassenbuch
    • Es muss niemand vom Vorstand dabei sein
    • kann aber hilfreich sein, wenn z.B. Schatzmeister bzw. buchende Personen dabei sind
    • alternativ: Fragenkatalog zwecks Stellungnahme, bzw. direkter Kontakt per Telefon
• Wo wird geprüft? (Ort)
  • • da wo allen Beteiligten klar ist, wo die Belege sind, ggf. Treffen vereinbaren
    • wenn Belege rausgegeben werden: Protokoll führen
    • es kann dann ggf. nur ein bestimmter Zeitraum geprüft werden
    • Privaträume dürfen nicht ohne Erlaubnis betreten werden, Geschäftsräume während üblicher Geschäftszeiten dagegen ja
    • nicht-öffentlicher Raum ggf. Nebenraum
    • die Prüfung ist i.d.R. öffentlich, aber Datenschutz beachten! Einsicht ist nur Kassenprüfern erlaubt
  • Jahreswechsel (Geschäftsjahr) vs. Vorstandswechsel, Entlastungszeiträume
    • Die meisten Vorstände in der Piratenpartei haben eine Gesamthandvertretung -> bei allen Veträgen muss jedes Vorstandsmitglied unterschreiben
    • Rechtsverbindlichkeit von Vorstandvertretungen muss in der Satzung der Gliederung festgeschrieben (§§26 BGB) http://dejure.org/gesetze/BGB/26.html
    • kann auch mit Vollmachten geregelt werden, Beschluss allein reicht nicht
    • Personen, die entlastet werden, können nicht mehr in Regress genommen werden für Dinge die zum Zeitpunkt der Entlastung bekannt sind (="Schwamm drüber")
    • wenn keine Entlastung erfolgt: Regress möglich und klares MIsstrauensvotum
    • "Politische" Entlastung ist Esoterik bzw. gelebte Folklore
    • Gesamtvorstand oder Einzelpersonen können entlastet werden, aber der gesamte Vorstand hat Verantwortung (ein Organ) -> Gesamtvorstand entlasten
    • Zeitraum: für die Prüfungszeiträume von der letzten Entlastung bis zum aktuellsten Bericht, nicht die Amtszeit -> auf dem Parteitag explizit darauf hinweisen
    • Kassenprüfung lückenlos: ggf. auch Prüfungszeitraum vor der eigenen Wahl müssen geprüft werden
    • sollte es neue Erkenntnisse geben, müssen auch Vorzeiträume erneut geprüft werden
  • Vertretungsberechtigungen
    • sind alle VB korrekt
    • liegen Vollmachten vor, welche liegen vor
    • sollten z.B. Verträge nicht entsprechend korrekt unterzeichnet sein, mahnen KP das an und fordern auf den Mangel zu heilen
• Personalverwaltung prüfen
  • Sozialversicherung, Steuern und Abgaben, Tarifrechtliche Fragen.
  • Rechenschaftsbericht muss nicht von KP geprüft werden, darf aber
  • Prüfung der Zählung der Barkasse zu welchen Stichtagen?
    • Aufgabe des Kassenverantwortlichen: Kasse zählen
      • Anfang und Ende des Geschäftsjahres, Amtsübergabe
      • zu Zeitpunkten einer öffentlichen Veranstaltungen bei denen die Kasse genutzt wird (zu Beginn und Ende der Veranstaltungen)
    • monatliche Kassenberichte sind zu führen, Zählung optional
    • KP prüfen ob die Zählungen durchgeführt wurden und Kassenberichte
  • Saldenüberträge dokumentieren und bestätigen.
    • Rechnungsabgrenzungsposten können ggf. erst später im Jahr geprüft werden (um das zu vereinfachen, sollten untere Gliederungen mgl. früh im Jahr prüfen)
  • Umgang mit den Sachkontierungen? Reisekosten als Reisekosten, etc.
    • wenn Sachkonten nicht sauber gebucht, Hinweis an den Schatzmeister zwecks Korrektur
    • Zuordnung zur Kostenstelle bzw. Kostenträger prüfen
• Auskunftpflicht ggü. den Kassenprüfer
  • Besteht für den zuständigen Vorstand, deren Beschäftigte und Beauftragten

<---Pause---> if Geschäftsbetrieb then? -> Verschoben auf nächste Treffen da komplex 2-Stufen-Bericht ist möglich: Bericht an den Vorstand zur Stellungnahme, dann Bericht an den B/LPT mit Empfehlung.

• Ab wann kann die Entlastung nicht empfohlen werden? (Bagatellgrenzen der Kassenprüfer)
  • Verdacht auf kriminelles Handeln => direkt Vorstand informieren und bei hinreichendem Verdacht--> Strafverfolgungsbehörde

TOP 5 - Kassenprüfung der Untergliederung

vereinfachtes Prüfprotokoll

https://piratenpad.de/p/kpt141-pruefprotokoll

Schulung?

Gliederungen

Bund -> Land -> (Bezirk) -> KV -> OV

Berlin: Bezirke sind keine Gliederung i.S.d. Parteiensgesetz, haben aber Finanzbeauftragte

NRW:

Hamburg: Bezirke haben Schatzmeister aber keine eigene Kasse, aber Budgets im LV

RLP: virtueller KVs in KV-freien Gebieten -> festes Budget, Antrag an den LaVo von mind. 3 Personen, Einzelbeschluss

Ergebnisse

• Anleitung für Landeskassenprüfer
  • abgespeckte Anleitung für BzV- und KV-Kassenprüfer
• Formular für Kassenzählungen und Kassenberichte
• Empfehlungen an die Schatzmeister
  • Barkassenbestand sollte eine bestimmte Höhe nicht überschreiten
  • jede Buchung erfordert einen Beleg (mit Nummer und Datum)
  • Finanzordnung erstellen sofern noch nicht vorhanden
    • Erstellung von Ausschreibungsrichtlinien, Bagatellgrenzen
  • Inventarliste und AfA-Liste führen
  • Liste von gWG führen
  • Aktuelle Kontenliste sowie die Buchungsanweisungen an die Kassenprüfer kommunizieren

http://wiki.piratenpartei.de/Finanzen/Kontenrahmen_2010

• Empfehlungen an die Vorstände
  • Kassenprüfer haben immer recht :)
• Verbleib von Belegen: die verantwortende Stelle sollte mindestens Kopien machen
• Ziel: DMS für alle buchenden Gliederungen

Notizen

Rechtsgrundlagen Glossar