Benutzer:Hilope/Entwurf-Mail-Richtlinie

Nutzungs- und Vergaberichtlinien von E-Mail-Adressen im Bundesverband der Piratenpartei Deutschland

Basis/Teile raubmordkopiert von https://wiki.piratenpartei.de/SN:%C3%84mter/IT-Pirat/E-Mail/Nutzung

Status

Version 1.0 Beschlossen in der Bundesvorstandssitzung vom 24.10.2012

Abgrenzung

Die Nutzungsrichtlinien behandeln die Vergabe und Verwaltung von Mailadressen unter der Domain piratenpartei.de und deren Subdomains sofern sie von der BundesIT gehostet werden. Andere Dienste/Angebote des Bundesverbandes sind nicht betroffen. Untergliederungen sind hiervon ausgenommen.

Vergabe

Berechtigte

Eine Mailadresse der Domain piratenpartei.de erhalten folgende Personenkreise:

• Amtsträger
• Mandatsträger auf Bundesebene
• Beauftragte
• Angestellte

oder sonstige Personen, die im Auftrag des Bundesverbandes handeln und für die Erfüllung ihrer Aufgaben eine E-Mailadresse zur dienstlichen Kommunikation benötigen.

E-Mail-Format

Adressen von Angestellten, Beauftragten und ähnlichen Personenkreisen werden mit der jeweiligen Team-Subdomain angelegt um die Aufgabenbereiche klar zu kennzeichnen (z.B. @bgs/it/bsg/verwaltung/presse.piratenpartei.de, im Einzelfall zu klären)

Amts- und Mandatsträger auf Bundeseben erhalten eine E-Mail-Adresse ohne Subdomain. Gehostete Untergliederungen erhalten die Adressen mit Subdomain um die Zuordnung zur Gliederung sicherzustellen.

Die E-Mail-Adresse wird grundsätzlich im Format vorname.nachname@...piratenpartei.de angelegt. Bei bereits vorhandenen Namen wird ein geeigneter Zusatz (zweiter Vorname, Nummer oder ähnliches) in Absprache mit dem Besitzer der Adresse verwendet.

Funktionsadressen

Funktions- oder Gruppen-Adressen wie die des Vorstands oder Schiedsgerichts können entweder auf mehrere Leute, auf eine Mailingliste oder ins Ticketsystem weitergeleitet werden. Sie liegen als Weiterleitung im Haupt- oder Subdomainnamensraum (je nach Verwendung).

Nutzung

Art

Die Mailadresse wird ausschließlich für die Nutzung im Zusammenhang mit der Berechtigung vergeben und ist als "dienstliche" Mailadresse zu betrachten. Die Adresse ist ausschließlich für die parteiliche Arbeit zu nutzen.

Eine Archivierung von Mailinglisten ist hierbei nicht zulässig.

Dauer

Die Mailadresse wird für die Dauer der Berechtigung zur Verfügung gestellt. Nach Ende der Berechtigung wird durch die Verantwortlichen der Bundes-IT für 8 Wochen weiterer Zugriff auf das Postfach gewährleistet. Danach wird für weitere 4 Wochen ein Auto-Beantworter aktiviert, der auf die kommende Deaktivierung der Adresse hinweist und dem Absender einen möglichen neuen Ansprechpartner oder Kontakt nennt. Eine Weiterleitung der Mails an den Vorstand o.ä. findet nicht statt. Nach Ablauf der insgesamt 12 Wochen wird die Adresse und im Postfach noch enthaltene Daten unter Beachtung rechtlich vorgeschriebener Archivierungsfristen sicher und dauerhaft gelöscht.

Ausnahmeregelungen

Auf Antrag an das für die IT zuständige Bundesvorstandsmitglied können persönliche Mailadressen (keine Funktionsadressen) nach Ablauf der Berechtigung als Weiterleitung eingerichtet werden (oder in Ausnahmefällen als normales Postfach weiterbetrieben werden).

Übergangsbestimmungen

Bereits vergebene E-Mail-Adressen an Nicht-Berechtigte werden nach einer angemessenen Ankündigung und Übergangszeit analog zum Wegfall der Berechtigung (Auto-Beantworter, keine Weiterleitung) deaktiviert.

Vorhandene E-Mail-Adressen von Untergliederungen, die von der BundesIT gehostet werden und nicht dem vorgegebenen lokalen Teil entsprechen, können bestehen bleiben. Neuanlagen werden gemäß dieser Richtlinie erstellt.