Benutzer:Enavigo/Eventplanung Wahlkampf

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Eventplanung - Wahlkampf

Einordnung Event

  • Welches Event wird geplant ?
  • Welches Event können wir uns leisten ?

Kategorie I – überregional mit bundesweiter Bedeutung

  • Kosten ab ca. 3.000 Euro aufwärts
  • Unterstützung sowohl des Kreisverbandes, Landesverbandes als auch der Bundespartei

Kategorie II – regional mit landesweiter Bedeutung

  • Kosten ab ca. 1.000 Euro
  • Unterstützung aus Kreisverband und Landesverband incl. überregionalen Referenten

Kategorie III – interne Veranstaltung mit Öffentlichkeitsbezug im Kreis/Regionalverband

  • Kosten minimal bis einige hundert Euro
  • Unterstützung aus Kreisverband mit Referenten aus Land/Bund

Kategorie X - Pressekonferenzen

  • fallt bei mir nicht unter Event, da es (mehr oder weniger) klare Ablaufregeln gibt

Ort und Termin

Freiluftveranstaltungen sind Indoor Veranstaltungen vorzuziehen

  • Vorteil:
    • möglichst hohe Frequentierung durch Laufpublikum garantiert Publikumswirksamkeit
      • Veranstaltungsort darauf hin aussuchen !
    • Aktionen als Eyecatcher sowie Lautsprecher machen neugierig
    • Bei Indoorveranstaltungen besteht Publikum meist aus Piraten affinen Publikum.
  • Nachteil:
    • klare Abhängigkeit vom Wetter

geeignete Orte andenken

  • Vorabgespräch mit der Kommune / Eigentümer bei Halle
    • Auflagen vor Ort beachten
      • (z.B. Zeit/Lärm/Rettungswege)
      • Hinweis bei öffentlichen Orten - vor Wahlkämpfen oft kostenfrei

Terminfindung

  • bei Outdoorveranstaltungen Freitag Nachmittag / Samstag bevorzugen
  • frühzeitig festlegen
  • Sicherstellen dass folgende Piratengruppen Zeit haben
    • vordere Plätze EU-Kandidaten
    • BuVo Mitglieder
    • bekannte Publikumswirksame Piraten
    • regionale Redner
  • vorläufige schriftliche (Mail) Terminzusage der Redner geben lassen

Schritte vor Ort

Event-Team bilden

  • Unterstützung des Verbandes vor Ort muss sichergestellt sein
  • Namen benennen für die einzelnen Aufgabenbereiche
    • zwei haben den Hut auf
      • einer für Orga vor Ort
      • einer Für Orga im LV
  • schriftliche Genehmigung der Kommune mit Auflagen einholen
  • Zusammenarbeit mit Ordnungsmat sicherstellen - Ansprechpersonen
  • was wollen wir vor Ort anbieten - Liste aufstellen
  • Zeitplan festlegen
  • Slogan finden („Piraten Grenzenlos“ als durchgängiger Slogan aller Veranstaltungen ? )
  • Moderation vor Ort (Pressesprecher ?)
  • Technik-Team
  • Presse-Team

Kosten- Finanzierungsplan

Kosten

    • Kosten Platz / Gebäude
      • Hinweis - im Vorfeld des Wahlkampfes öffentliche Räume / Orte meist kostenlos
    • Bühne / LKW
    • Soundanlage
    • Strom (Drehstrom)
    • Kinderbelustigung
      • z.B. Themenbezogenes Piratenschiff als Hüpfburg, etc.
    • Streaming / Technik
    • Bewirtung
    • Zelt (als Schlechtwetteralternative)
    • Reisekosten
    • ... ?

Finanzierung

  • Finanzierung Bund (z.B. Reisekosten)
  • Finanzierung Land aus dem Wahlkampfbudget
  • Finanzierung KV (Bewirtung etc.)

Bewerbung der Veranstaltung

Infomaterial / eigene Bewerbung

  • Plakatiergenehmigung einholen
    • Plakate entwerfen / bestellen / aufhängen auch A4 für schwarze Bretter in Einkaufszentren / Uni / etc.
  • Flyer zur Auslegung vor Ort
    • (SG Gestaltung Bund einbinden – z.B. Erstellung von Blanko Vordrucken wo nur noch Termin, Ort eingetragen werden muss)
  • Texte für Homepage / Blogs / social Media

Bewerbung in den Medien

  • Einladungstext für Medien überregional erstellen
    • Verteiler und einbeziehen Bundes- Landespresse (min. 4 Wochen vorher)
  • Einladungstext Medien regional erstellen
    • Kommunaler Verteiler (ca. 3 Wochen vorher)
  • WICHTIG: Reminder für alle Medien erstellen (ca. 1 Woche vorher)
    • möglichst mit Hinweisen auf Reden/Redner zu aktuellen politische Aufregern
      • (GroKo / EU / vor Ort wichtige Themen (zur Zeit z.B. Energie/Friedrich/Zentralafrika/Schweiz/usw...))

Details vor Ort

  • Ortsplan anlegen
    • angedachte Plätze Bühne / Themenpavillons / Kinderbelustigung vor Ort / ausmessen
    • darauf hin Stromversorgung / Anschlüsse sicher stellen - auch Drehstrom (Plan mit nötigen Kabellängen)
  • Regensichere Bühne incl Aufbau bestellen/sicher stellen
    • nicht so professionell aber möglich ist auch ein Anhänger/LKW
  • Soundanlage
  • Kinderbelustigung
    • gut mit Piratenbezug z.B. Piratenschiff als Hüpfburg oder ähnliches
  • Themenpavillons mit Ausstattung / Teams (je mehr desto besser – Piraten sind vielfältig)
  • Aktionen auch außerhalb der Bühne locken Zuschauer
  • Pausen zwischen den Rednern auffüllen (Theaterstücke mit aktuellen Bezug / Live-Musik (Schülerbands sind preiswert und haben meist eigenen „Fan-club“)
  • Möglichkeit einer Pressekonferenz einräumen (fester Zeitpunkt ! - möglich auch: Piraten beantworten Fragen der Journalisten und Bürger)
  • Frühzeitig die Möglichkeit einer „Schlechtwetterveranstaltung“ einplanen (kurzfristige Zeltbestellung 1 oder 2 Tage vorher)
  • eigenes Technik/Presseteam welches für Streaming der Reden / Fotos / eigene Berichte sorgt
  • Abbau sicher stellen

EU-Kandidaten einladen

  • Buchung" von EU-Listenkandidaten
  • Die Koordination der Termine für die EU-Listenkandidaten hat Vanessa Bohórquez-Schulz übernommen.
  • Schreibt ihr eine Mail an kandidatentermine@piratenpartei.de mit folgendem Inhalt:
    • 1. Genaue Beschreibung der Veranstaltung
    • 2. Angabe von Zeit und Ort
    • 3. Wunschkandidat/en angeben, nach Möglichkeit mit Begründung und vielleicht sogar Vertretung, wenn Wunschkandidat/en nicht kann/können
    • 4. Mögliche Angabe über Reichweite der Veranstaltung: zu erwartende Gäste, eingeladene Presse...
    • 5. Über Möglichkeiten der Finanzierung nachdenken, z.B. Übernachtungsgelegenheit....
    • 6. Wichtig: Euren Namen und am besten auch die Handynummer für Rückfragen
    • 7. Solltet Ihr in Zeitnot sein, dann könnt Ihr gerne eine deadline angeben.
  • Vorgehensweise bei Terminvergabe:
    • Priorisierung wird nach Art der Veranstaltung, Presseaufmerksamkeit / Impact, Listenplatz,

regionalem und thematischem Fokus der Veranstaltung gesetzt. In der Regel werden die Spitzenkandidaten Julia Reda und Fotios Amanatides für Veranstaltungen für die Europawahl als erstes angefragt.

    • Können diese den Termin nicht wahrnehmen, muss abgewogen werden: Entweder es werden die nächsten Listenplätze angefragt oder ein Kandidat, der am nächsten am Veranstaltungsort wohnt – in Absprache mit Veranstalter und Kandidaten
  • Persönliche Anfragen werden zuerst an den betreffenden Kandidaten weitergeben.
  • Geht es um Veranstaltungen zu speziellen Themen wie z.B. Urheberrecht, werden die entsprechen Kandidaten (z.B. Bruno) eingeladen.
  • Prozess für Kandidatentermine
    • 1. Termin-/bzw. Kandidatenanfrage konkret (einen bestimmten Kandidaten) oder unkonkret geht über kandidatentermine@piratenpartei.de ein, Kontaktaufnahme mit Veranstalter eventuelle Rückfragen unter Berücksichtigung „Vorgehensweise bei Terminvergabe“
    • 2. Anfrage beim Kandidaten, ob er/sie Zeit und Lust auf den Termin hat. Wenn nicht, siehe „Vorgehensweise bei Terminvergabe“.
    • 3. Termin wird dem Veranstalter bestätigt und in den gemeinsamen Kalender eingetragen.

Nachbereitung

  • Bericht über die Veranstaltung an Medien
  • eigene Berichte, Bilder, Videos möglichst zeitnah auf eigenen Webseiten Social Media verbreiten

Optimierungspad

  • Pad anlegen um nachfolgende Veranstaltungen zu optimieren
  • Nachbereitung
    • sowohl Kritik als auch Lob

Anpassung an die Kategorien II und II

  • Diese Planung ist angedacht für ein Event Kategorie I
  • Punkte die für die Kategorien II und III nicht benötigt werden einfach streichen ;-)

MUSTER - ToDo-Checkliste

Feste Termine

  • 25. April - Großes überregionales EU Wahlkampfevent in Trier / RLP

Ideen & Verbesserungen dieser Eventplanung

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