BW:Bezirksverband Stuttgart/Vorstandssitzung/2011-12-05 - Protokoll Vorstandssitzung BzVS

Dies ist ein Protokoll und sollte nicht mehr verändert werden. Kleine Veränderungen wie Rechtschreibfehler, Layout-Anpassungen, etc. können natürlich weiterhin durchgeführt werden. Dieses Protokoll ist nicht maßgeblich, da es nicht unterschrieben ist. Hinweise auf Veränderung liefert die Versionsgeschichte.

Vorstandssitzung 05.12.2011

Audio-Mitschnitt

Beginn 20:05 Uhr

Wiederkehrendes

Vorstellungsrunde Vorstand

Kai, Tobias und Steffi stellen sich vor.

Anwesenheit, Beschlußfähigkeit

Wir sind zu dritt und damit beschlussfähig.

Bestimmung des Protokollanten

Tobias protokolliert. Keine Einwände.

Bestimmung der Versammlungsleitung

Steffi leitet die Versammlung. Alle dafür.

Tätigkeitsberichte der Vorstandsmitglieder

Kai: Hatte viel zu tun, daher wenig Zeit für Piratenarbeit, hat BPT besucht und eine FAQ zur Kostenerstattung geschrieben (noch im Entwurfsstadium).

Tobias: Hat an der LVor-Sitzung teilgenommen, Begrüßungspakete verschickt, Kaperbriefe verteilt, Vorstandspodcast eingerichtet, am BPT teilgenommen und dort Buttons für die Stammtische verteilt.

Steffi: An BPT teilgenommen, hat Kaperbriefe verteilt. Materialbestellungen Schleswig-Holstein sind noch unklar. Bedruckte Modellierballons: Thomas Weber hat ihr Infos dazu zukommen lassen, diese könnten ggf importiert werden, in Deutschland gibt es wohl keine Anbieter. Funkfeuer (für Pressekontakte): LV, KA, TÜ haben Zugriff darauf. Hat sich darüber mit Sven Krohlas unterhalten. Sie wird einen Zugang beantragen, muss zuvor aber noch die Datenschutzverpflichtung unterschreiben. Liste von Anträgen wurde erstellt.

20:15 Uhr Bernhard ist anwesend.

Bernhard: hat Zahlungen für BPT eingegeben. Buchhaltung 2010 wurde nach Hamburg geschickt. Buchungen sind auf dem laufenden. Er ist "todunglücklich" darüber, dass er nicht in Offenbach dabei sein konnte.

Kontostand

Aktuell 12540,28 Euro auf dem Konto, 838,30 Euro in der Kasse. Bernhard möchte die Einzahlung bald vornehmen, auch wenn dadruch Kosten (vergleichsmäßig gering) für die Einzahlung entstehen.

Wegen Unregelmäßigkeiten bei der Akkreditierung beim BPT: Alle Zahlungen wurden in die Mitgliederverwaltung eingepflegt. Einige Zahlungen wiesen jedoch Fehlbeträge aus dem vorherigen Jahr auf.

Bernhard hat eine Frage zum OTRS: Sollen Tickets von Bezahlern geschlossen werden?

Steffi faßt zusammen: Es gibt noch Unregelmäßigkeiten in den Mitgliedsdaten

20:25 Uhr Joachim betritt die Sitzung. Bernhard und Joachim stellen sich vor.

Mitgliederstand

Stand Samstag 707, seit Beginn des BPT sind 12 Online-Mitgliedsanträge hinzugekommen. Joachim ergänzt: 707 ist der Stand, 17 Anträge sind hinzugekommen, diese werden aber noch bearbeitet.

Genehmigung voriges Protokoll

J E J J J - Protokoll ist bestätigt.

Berichte der Stammtische und KVs

• Jagstpirat aus Ellwangen
  • Neuer Stammtisch in Ellwangen. Er betreut Stammtische Aalen und Ellwangen, bis die aktiven Mitglieder mehr werden und sich die Stammtische selbst tragen können. 2 Neue Mitgliedsanträge, über die er bescheid weiß.
• Antaris aus Göppingen
  • 14 Besucher beim letzten Stammtisch, 3-4 Neue Gesichter. 2 Infostände + 2 Tage verteilen von Flyern und Kaperbriefen. Entwicklung ist sehr erfreulich, vor einigen Montaten waren es noch um die 6 Besucher.
• Steffi für Esslingen
  • Es wurden mehrfach Kaperbriefe unter der Woche und am WE verteilt. Beim nächsten Stammtisch soll über das Budget gesprochen werden. Kirchheim hat 2 Infostände veranstaltet.
• Bernhard für Böblingen
  • Möchten einen Stammtisch in Herrenberg im Wechsel mit Böblingen veranstalten. Piraten im Umfeld von Herrenberg (ca 20) sollen angeschrieben werden, um für den Stammtisch zu werben. Es gibt Pläne für eine Kulturtankstelle. Bernhard möchte nicht der Ansprechpartner für seine Wahlkreise sein.
• Stefan Heidrich für Main-Tauber
  • Nichts spruchreifes Neues, aber viel in Vorbereitung.
• Joachim für Rems-Murr
  • Themenabend mittwoch abends, Kommunalpolitik, Besprechung der Anliegen der RMK-Piraten. Sollen weiter ausgebaut werden. Eine hat bislang stattgefunden. Die Rems-Murr-Mailingliste ist mittlerweile eine der Traffic-stärksten Listen im Bezirk. Einige äußerst Aktive Neumitglieder sind dazugekommen.
• Stefan_K aus Göppingen
  • Kinderliederbücher werden bis spätestens Ende nä Woche verteilt sein.

Aktuelle Themen

Mitgliederbegrüßungspaket

Tobias hat 139 Pakete verschickt.

Joachim: Eine der Reaktionen war: Jemand hatte erwartet, dass noch etwas per Post kommt, es hat sich wohl rumgesprochen. Etwa 1 mal pro Woche sollen die neuen Mitglieder angeschrieben werden.

Stammtischbudgets

Es fehlen noch einige Ansprechpartner. Wir arbeiten noch daran, wird aber machbar sein.

Stefan_K hatte eine Frage zum anzuschaffenden Material: Ballongas (Recherchen während der Sitzung ergeben Kosten von ca. 40-80 Euro ?) und Headsets.

Vorschlag von Bernhard: Anschaffung von 10 Headsets für Mitglieder, die sich selbst keines leisten können. Dies könnte die Benutzung von Mumble fördern. Dies wäre dann eine Leihgabe des BzVS.

Wir denken über eine generelle Bestellung von Headsets nach und holen Angebote ein.

Ebenso könnte man mit der Bestellung von T-Shirts verfahren. Bernhard macht sich zu diesem Themenkomplex Gedanken.

Bisherige Ideen für das Budget:

• Taschenkalender für Geldbeutel ([1])
• Autoaufkleber
• Kulturtankstellen

GLS Bank - neue Bankverbindung

Bernhard: Es ist buchungstechnisch sinnvoll, dass die neue Bankverbindung zum 1.1.12 steht. Bei Vorstandswechsel: Problem war in der Vergangenheit, dass das Protokoll spät fertiggestellt war. GLS hat ca 1 Woche gebraucht, um das Konto umzustellen. Problem: Die Banken akzeptieren nur Briefverkehr, keine Faxe oder Sonstiges. Weiteres Problem: Was passiert, wenn der Schatzmeister handlungsunfähig wird? Die Lösung könnte eine Vollmacht für den Notfall sein. Er soll sich informieren.

Frage von Stefan_K: Könnte man so den Vorstandswechsel überbrücken? Bernhard: Ja, ab dem Zeitpunkt, zu dem die Vollmacht ausgestellt wurde. Es gibt ein separates Formular für den Widerruf der Vollmacht.

Bestellung von Ballons

Tobias hat beim LV angefragt, ob eine landesweite Bestellung möglich wäre. Eine Kostenbeteiligung des LVs ist derzeit nicht in Sicht. Eine Bestellung von 10k Ballons würde ca 1300 Euro kosten.

Frage ist, ob HDH die Ballons jetzt schon braucht. Die anderen Stammtische werden sich vermutlich in den nächsten Wochen etwas mit den Infoständen zurückhalten.

Modellierballons: max 300 Modellierballons vorrätig. Es gibt eine Firma in Stuttgart, Selbstabholung könnte günstiger ausfallen, jedoch ist kein Mengenrabatt zu erwarten.

Normale Ballons: Kai hat 2 Tüten a 500 stk vorrätig. Stefan_K schlägt vor, diese für Main-Tauber zu reservieren.

Modellierballons sollen zeitnah beschafft werden, bedruckte, normale Ballons werden erstmal auf Eis gelegt. Wir sind gespannt auf Erfahrungsberichte im praktischen Umgang mit dem Ballongas.

• Vorschlag von Jagstpirat: 50 Einzelballons zu 2,30 Eur [2]
• Derzeitiger Lieferant: 100 Einzelballons zu 5,89 Eur

Frage zu Sicherheitsvorkehrungen beim Gasflaschen: Stefan_K: Sind mit einer Kette gegen Umfallen zu sichern.

Bedrucken von Modellierballons: Import aus Südamerika wäre erforderlich.

Beschluss: Bestellung von Modellierballons beantragt von Vorstand

Beschluss: 100 Beutel a 50 Stück Modellierballons (unbedruckt) werden gekauft.

Kai     Tobias     Bernhard     Joachim     Steffi

Bemerkungen:

Bestellung weiterer Werbeartikel?

Ahoi-Brausepulver: Marco wollte eigentlich erstmal herausfinden, was bedruckte Brausepäcken kosten. Bislang liegen noch keine Infos über die Kosten dieser Päckchen vor, da der Ansprechpartner dafür noch nicht auf die Mail von Tobias geantwortet hat.

Marco gibt an, dass die Materialbeschaffung momentan nicht so dringend ist.

Frage in den Raum: "Was könntet ihr an Werbematerial gebrauchen?"

• Lebkuchen? 250 stk zu 70 Eur (brutto), Einzelverpackt.
• Kugelschreiber (es sind ein "paar hundert") vorrätig.
• Bedruckte Phasenprüfer ;)
• Eiskratzer
• Parkscheibenuhren
• Gurtschneider: "Damit rettet man Leben"

Geschäftsstelle in Stuttgart?

Es gibt einen Vorschlag von Cymaphore für eine Landesgeschäftsstelle in Stuttgart.

In der nächsten LVor-Sitzung sollten wir das Thema ansprechen.

Siehe Pad: Mögliche Kriterien. [3]

Vorschlag: "Raum auf Zeit", Büros und Räume werden geteilt. Steffi: In einem Co-Working-Space wären wir möglicherweise nicht erwünscht, ist auch oft nicht zentral gelegen, kaum Außenwirkung.

Gespräch mit den Stuttgarten suchen und mit dem Landesvorstand abklären.

Anträge

Joachim bittet darum, sich bei Umlaufbeschlüssen besser zu beteiligen und die Diskussion der Beschlüsse ins Vorfeld zu verlegen. Steffi hat im Moment viel Stress und wenig Zeit. Sie hofft, dass sich die Situation in nächster Zeit bessert.

• Postfach
  • Wurde schon in der letzten Sitzung besprochen, sollte im Umlauf beschlossen werden. Cymaphore wurde von Tobias gebeten, eine Beschlussvorlage vorzulegen. Darauf warten wir aber noch. Tobias kümmert sich darum.
• Pavillion
  • Antaris: Es geht darum, dass der Pavillion deutlich mehr hermacht als der derzeitige Infostand in Göppingen. Der Pavillion lohnt sich nur, wenn er auch an andere Stammtische verliehen wird. Der favorisierte Pavillion hat etwa Abmessungen von 3x4 Metern.
  • Diskussion über Größe des Pavillions und Verträglichkeit mit den üblichen Infostandgenehmigungen der Gemeinden, ebenso darüber, ob der Transport dieses Infostandes praktikabel durchführbar ist.
  • Antrag wurde von Stefan_K zurückgezogen und sogleich von Antaris übernommen.
  • Antaris schlägt vor, andere Stammtische zu befragen, ob sie sich an den Kosten für einen Wanderpavillion beteiligen wurden. Es wird dann ein neuer Antrag vorlgelegt.

Beschluss: Kauf Pavillion beantragt von Stefan_K

Beschluss: Anschaffung eines Pavillions durch den BzV

Kai     Tobias     Bernhard     Joachim     Steffi

Bemerkungen:

• Stellwand (Stefan_K)
  • Stefan hat noch keine neuen Erkenntnisse. Der Antrag wird nicht behandelt.
• Stammtischvernetzung (Dak1lla)
  • Jeder Stammtisch hatte Gelegenheit, in der Vorstandssitzung über aktuelles zu berichten.

Beschluss: Stammtischvernetzung beantragt von DaK1lla

Antragstext im OTRS

Beschluss:

Kai     Tobias     Bernhard     Joachim     Steffi

Bemerkungen: Antrag ist aus formellen Gründen abgelehnt, wir werden die Anregungen aber dennoch so weit wie möglich umsetzen.

• Postfach und Handy - Kevin aus HDH
  • DaK1lla: 20 Euro Handy inc Simkarty (Prepaid), dient hauptsächlich der Erreichbarkeit.
  • Joachim will wissen, ob weitere Kosten auf den BzV zukommen durch Neuaufladen des Guthabens.
  • Bernhard: Handy muss einer Person zugeordnet werden können, er lehnt dieses ab. Findet die Postfachidee gut, möchte aber auch hier einen Verantwortlichen. Schlüssel, Leeren, Weiterleiten der Briefe muss geregelt sein.
  • DaK1lla: Postfachregelungen sind getroffen, das Handy würde Kevin die meiste Zeit bei sich tragen.
  • Handykosten: Bernhard kümmert sich darum, wie eine Erstattung buchungstechnisch ablaufen könnte. Dann Umlaufbeschluss.
  • Postfach: Datenschutzverpflichtung ist erforderlich. Diese muß dem BzVS-Vorstand vorliegen. Referenzadresse muß für die Postfacheröffnung hinterlegt werden.
  • Joachim würde den Antrag gerne jetzt abstimmen. Die anderen möchten gerne verschieben und den Sachverhalt nochmal überdenken. Joachim bittet darum, die Anträge sauber zu stellen.
  • Keine Abstimmung zum jetzigen Zeitpunkt. Auf jeden Fall muß die Datenschutzverpflichtung vorliegen, bevor wir die Postfachkosten erstatten.

Sonstiges

• Stefan_K möchte wissen, ob rückwirkende Kostenerstattungen möglich sind. Bernhard macht klar, dass er nur äußerst ungern rückwirkende Kosten erstatten möchte.
• Prospektständer (Stefan_K)
  • Frage zum Verteilschlüssel
  • Liegen aktuell bei Kai
  • Es gibt einen Vorschlag von Steffi.

Beschluss: Verteilschlüssel für Prospektständer beantragt von Steffi

Beschluss: 3 kleine Prospektständer pro Wahlkreis (80 stk wurden bestellt) werden ausgegeben. Wenn jemand weniger möchte, verbleiben diese vorerst im BzV-Lager. Die größeren Ständer werden an die Landkreise einzeln verteilt.

Kai     Tobias     Bernhard     Joachim     Steffi

Bemerkungen:

• Umsonst und Draußen-Festival (Stefan_K)
  • Wer ist zuständg? Gibt es einen Zuschuß vom BzV?
  • Wir sollten die Stuttgarter darauf ansprechen, ob sie sich daran beteiligen wollen, in der Vergangenheit war die Stuttgarter Beteiligung personell eher gering.
  • Der BzV will das U&D finanziell unterstützen.
  • Diskussion der Sternwelle wird verschoben.
  • Joachim regt an, dass wir uns auch um Präsenz auf anderen Festivals kümmern. Im Moment haben wir noch genug Vorlaufzeit.
• Joachim: 1 Neumitglied pro Stunde derzeit ;)
• Auflistung nach Ortschaften (Stefan_K)
  • Er hätten gerne für LK GP eine genaue Auflistung der Mitglieder, auch die genaue Zahl.
  • Bei wenigen Mitgliedern in einer Gemeinde: "<5" ist eine Angabe, die aus datenschutzrechtlichen Gründen so erfolgt.
  • Vorschlag: Aufspaltung in einzelne Bereiche möglich, sodass die Zahl groß genug ist. Dadurch ist eine recht gute Bestimmung immer noch möglich. Stefan_K könnte diese Lösung als Kompromiß akzeptieren.
  • Bernhard hat keine Bedenken gegen eine genaue Zahl. Es werden keine personenbezogenen Daten rausgegeben.
  • Joachim ist sich nicht sicher, woher die Regelung (<5) kommt. Wird nicht weiter in der Sitzung besprochen.

Umlaufbeschlüsse seit der letzten Sitzung

• Feuerzeuge: 339,15 EUR wurden bezahlt.
• Ein Mitgliedsantrag wurde abgelehnt.

Nächste Vorstandssitzung

Besuch der nächsten Landesvorstandssitzung: Tobias, Steffi, Kai (versucht es), Joachim kann mittwochs nicht.

Termin in 14 Tagen ist nicht möglich. Bis dahin wollen wir, wenn nötig, verstärkt Umlaufbeschlüsse fassen.

Beschluss: Änderung der GO: Einladungsfrist beantragt von Joachim

Beschluss: Einladungsfrist für Vorstandssitzungen halbieren auf 1 Woche.

Kai     Tobias     Bernhard     Joachim     Steffi

Bemerkungen:

Geschäftsordnung wurde geändert.

Termin für nächste BzVS Vorstandssitzung: wir legen vorerst keinen Termin fest.

23:16 Uhr Die Sitzung ist geschlossen.