Verwaltungstreffen/2012-07-01 - Protokoll Verwaltungstreffen

Dies ist ein Protokoll und sollte nicht mehr verändert werden. Kleine Veränderungen wie Rechtschreibfehler, Layout-Anpassungen, etc. können natürlich weiterhin durchgeführt werden. Dieses Protokoll ist nicht maßgeblich, da es nicht unterschrieben ist. Hinweise auf Veränderung liefert die Versionsgeschichte.

 

Bundesverwaltungstreffen, Dortmund, 1.7.2012

10:11 Eröffnung des Verwaltungstreffens durch Swanhild

10:13 Vorstellungsrunde

10:15 Zentraleinkauf

• Thomas (Jongmanns) aus Heidelberg als Bundesbeauftragter für den Zentralverkauf stellt sich und das Konzept vor.
• Prototyp (noch privat gehostet): http://www.igelity.de/webshop/
• http://www.igelity.de/webshop/documents/Zentraleinkauf.pdf
• Ermittlung von Bedarfszahlen in den letzten Wochen war nicht erfolgreich: Wenig Rücklauf
• Thomas möchte für den Zentraleinkauf werben
• Erstellung eines „Webshop“, in dem Gliederungen Streuartikel kaufen können
• Preisvorteil, wenn man einem Lieferanten im Voraus große Abnahme garantieren kann -> deswegen Bedarfsermittlung im voraus
• Kritik, die kam: 1. Gliederungen denken in Geld, nicht in Stückzahlen 2. Qualität der Artikel bei Zentralbestellung war bisher häufig schlecht
• Aktuell laufen Verhandlungen mit zwei Anbietern, geplant ist der Kontakt mit 8 weiteren Anbietern
• Bitte an alle Gliederungen: Bedarf mitteilen – Wichtig: Diese Anmeldung ist keine Bestellung, also nicht verpflichtend
• Langfristig: Eröffnung eines „Fanshops“, wo nicht nur Gliederungen, sondern auch Anhänger einzelnen Artikel kaufen können. Rechtliche Fragen müssen geklärt werden.
• Im Prototyp des Webshop sind die bereits übermittelten Bedarfe bereits einzusehen und können von den LVs geändert werden. Demnächst sollen die weiteren Gliederungen dazu kommen
• Anmerkung aus Plenum: Einkaufspreise, Logistikosten, Nebenkosten usw. sollen öffentlich sein.
• Anmerkung aus Plenum: Muster der Produkte bitte an die LVs geben.
• Anmerkung aus Plenum: Mittelfristige Bedarfsmeldung ist schwierig, da Finanzlage unklar
• Anmerkung aus Plenum: Alle Gliederungen müssen eingebunden werden, da untere Gliederungen zunehmend mehr Geld haben
• Frage aus Plenum: Wer zahlt Lagerung/Logistik?
• Swanhild: Bund soll Kosten für Lagerung/Logistik vorstrecken und Rabatte an die Gliederungen geben, die Vorkasse leisten. Kosten sind in Stückpreisen enthalten.
• Anmerkung aus Plenum: Erste Sammelbestellung möglichst bald, weil Material benötigt wird.
• Anmerkung aus Plenum: Was ist mit Regionalisierung der Artikel? Also Regionaler Gliederungsname und lokale Domain auf dem Material?
• Thomas: Das ist jetzt noch kein Thema, aber später sicher möglich
• Frage: Könnte man bei Bedarfsermittlung Gesamtpreis statt Menge angeben?
• Thomas: Vielleicht später mal möglich
• Meinungsbild: Soll Zentraleinkauf weiter verfolgt werden: Bei wenigen Enthaltungen einstimmig dafür

11:10 – 11:30 Pause

11:30 Sage CRM-Vorstellung

• Es kam Vorwurf, weil ursprünglich keine weiteren Kosten für CRM angekündigt worden waren
• Hilope erklärt dies mit einem Fehler in der Kommunikation. Kostenlos bekommen wir nur 15 Lizenzen, weitere müssen einmalig erworben werden. Preis abhängig von Stückzahl
• Frage: Kosten der Lizenzen
• Antwort: Hängt von Anzahl der Lizenzen ab, die wir insgesamt benötigen. Bei 200 etwa 50 EUR, bei 100 Stück etwa 90 EUR
• Frage: Braucht Sage CRM eine Remote Desktop Verbindung? Antwort: Nein
• Funktionalitäten: Mitgliederverwaltung, Berichte (Listen), Mailings
• Synchronisation mit der Office Line: Das CRM ist das führende System.
• Hendrik zeigt Benutzeroberfläche des Sage CRM: Suche nach Mitgliedern, Anzeigen/Bearbeiten eines einzelnen Mitglieds, Berichte (Listen von Mitgliedern nach definierten Filtern), Massen-Import von (neuen) Mitgliedern
• Möglichkeit, Interessenten ohne Mitgliedsstatus zu erfassen, der dann zu Mitglied überführt werden kann (z.B. wenn erster Eingang des Mitgliedsbeitrags) wird geprüft

12:00 Karteileichen

• Rechtsabteilung wurde beauftragt, einen Satzungsentwurf für Mitgliedschaftsende bei Nichtzahlung zu erstellen.
• Es wird in der Rechtsabteilung diskutiert, ob dies parteiengesetzkonform möglich ist. Vorschläge der Rechtsabteilung:
• Vorschlag 1: Beschleunigtes Verfahren in der Schiedsgerichtsordnung bei Nichtzahlung
• Vorschlag 2: Mahnung mit Eintreiben fälliger Beiträge
• Vorschlag 3: Es gab teilweise formell nicht korrekte Mitgliedsaufnahme. Den Mitgliedschaftsstatus nachträglich wieder aberkennen, wenn keine formell korrekte Aufnahme erfolgte
• Zwei verschiedene getrennte Themen:
  • 1.Wie Handhabung von Online-Anträgen? Sollen Mitglieder erst nach einmaliger Zahlung des Beitrags aufgenommen werden?
  • 2. Was machen wir mit den Mitgliedern, die bereits Mitglied sind und keine Beiträge zahlen oder nicht mehr erreichbar sein?
• Zu 1: BaWü und Berlin befolgen dies bisher nicht, Mitglieder werden auch ohne Zahlung eines Beitrags aufgenommen
• Hessen setzt dies um und hat dafür ein eigenes System implementiert.
• Heftige wild durcheinander laufende Diskussion
• „Interessenten“ im Sage sollen schwebende Mitgliedschaften sein
• Ergebnis: Keine Einigung auf einheitliches Vorgehen

12:36 Bezahlquote

• Hessen berichtet:
  • Mitglieder aus Online-Mitgliedsanträgen werden nur nach Erstzahlung des Beitrags akzeptierte
  • Lastschrifteinzug der Mitgliedsanträge mit Vorwarnung 2 Wochen vorher
  • Inzwischen Rücklastschriftquote von 6-7%
  • Möglichkeit zur Beitragsminderung aktiv kommunizieren
• Frage: Wer zahlt die Kosten für Rücklastschrift? Antwort: Mitglied wird darum gebeten, diese zu tragen, aber nicht dazu verpflichtet.
• Niedersachsen berichtet von Rücklastschriftquote nahe 0

13:00-13:55: Mittagspause

Ab hier GenSek-Treffen weiter ohne Schatzmeister

13:55 einheitlicher Papier-Mitgliedsantrag

• Kein Veto, dass der Bund damit beginnt, diesen zu nutzen
• Untergliederungen wird empfohlen, diesen ebenso zu nutzen(Abgepasste Variante auf Anfrage beim Bund erhältlich)

14:00 Sage CRM Vertiefung

• Neuanlegen eines Mitglieds von Hand wird vorgeführt
• Im Laufe der Zeit sollen viele der notwendigen Eintragungen automatisiert werden (z.B. Zuordnung zu KV / Wahlkreis)
• Im Hintergrund von Sage CRM werden automatische Aktionen getriggert, die Daten von Mitgliedern ändern oder aufgrund von Ereignissen E-Mails versenden können. (z.B. Benachrichtigung von betroffenen GenSeks bei Umzug zwischen Landesverbänden)
• Frage: Können Mails PGP-verschlüsselt verschickt werden. Antwort: Nicht bekannt, wird geklärt.
• Text in den E-Mails können je nach Gliederung unterschiedlich sein, auch die Trigger können je Gliederung unterschiedlich konfiguriert werden.
• Frage: Können die Texte selbst gepflegt werden? Wichtig vor Versammlungen! -> Nicht möglich, muss über die Bundesverwaltung laufen. Bei nötigen Zusatzinfos ggf. Neumitgliedern seit X Tagen gesammelt Zusatzinfos separat senden.
• Was passiert mit E-Mail-Bounces? Laufen aktuell an mitglieder@piratenpartei.de - Wird aber bei Start von CRM an die jeweilige Gliederung gehen.
• Es gibt pro Mitglied eine Historie, wann welche E-Mails geschickt wurden
• Berichte: Gefilterte Liste von Mitgliedern mit Möglichkeit zum Export und zum Versand von E-Mails
• Es wird ziemlich konfus über Adelstitel und akademische Titel diskutiert. Ergebnis: Adelstitel soll in Nachnamen
• Import von mehreren Neu-Mitgliedern aus einer Excel-Datei möglich. Über diesen Mechanismus auch Änderung von Bestandsmitgliedern möglich.
• Felder Wahlkreis/Stimmkreis werden durch Felder Bundestagswahlkreis / Landtagswahlkreis ersetzt

15:40-15:50 Pause

15:50 Karteileichen

• Mitglieder, die weder per Post noch per E-Mail zu erreichen sind? Müssen wir mit leben
• Eventuell Satzungsänderungen, dass Einladungen nur veröffentlicht, aber nicht zugestellt werden -> natürlich trotzdem weiter einladen, wenn E-Mail-Adresse bekannt

16:00 LQFB-Keys

• Accounts ausgetretener Mitglieder werden gesperrt, das ist in Arbeit

16:05 Stimmberechtigung

• Wie läuft der Übergang von Office Line zu CRM bzgl. Stimmberechtigung?
• Ursprünglich war geplant, das Feld Stimmberechtigt für alle Mitglieder auf TRUE zu setzen und es nur zu verwenden, um Mitglieder zu markieren, die ihr Stimmrecht als Ordnungsmaßnahme verloren haben. Normale Stimmberechtigung käme aus Office Line. Weil Dauer des Einpflegens der Buchungen 2012 durch Schatzmeister länger dauern kann, wird das nochmal durchdacht.
• Wie genau arbeitet der Algorithmus, der vollständige Zahlung des Beitrags im Office Line erkennt? Antwort: Mehr als 48 EUR Eingang pro Jahr bedeutet stimmberechtigt. Bei weniger werden aber auch Flag Beitragsminderung und Eintrittsdatum berücksichtigt. Eventuell Feld Beitragsminderung durch Eingabe eines Wertes ersetzen. Details erarbeiten die Schatzmeister parallel.

16:20 Ausweise

• Es gibt keine Widersprüche, dass im CRM für Neumitglieder das Feld „Ausweis angefordert“ automatisch auf das aktuelle Datum gesetzt wird, sobald sie auch stimmberechtigt sind.

16:25 Umstellung OL -> CRM

• Es wird zu einem bestimmten Stichtag bundesweit für LVs gleichzeitig umgestellt.
• Zeitplan: Wann ist Umstellung? Kann noch nicht gesagt werden. Angestrebt wird Umstellung rechtzeitig vor dem BPT.

16:41 Kündigung/Austritt

• Automatische Mail an Mitglied bei Austritt? Ja!
• Ist Austritt per E-Mail möglich? Satzung sagt nein. Wird diskutiert, ob wir Satzung ändern sollen.

16:47- 17:00: Pause

17:00 Wiedervereinigung mit den Schatzmeistern / Abschlussrunde

Schlussrunde

• Termin nächstes Verwaltungstreffen ? Wird vom Bund vorgeschlagen Sept/Okt/Nov

Ende 17:11