Sage Eröffnungsbuchungen
Inhaltsverzeichnis
Eröffnungsbuchungen aus Vorjahreszahlen
Es müssen nur die Sachkonten eröffnet werden. Die Zahlen vom Vorjahr liegen schon in SAGE vor.
Manuell vorgetragen werden alle Bilanzkonten, also alle, die in der Klasse 0 oder 1 sind. Das sind vor allem Bankkonto 012* und Barkasse 010000.
NICHT vorgetragen werden dabei die Verrechnungskonten, also 014000, 014060 und 016000. Diese Konten werden automatisch von Sage bebucht.
Automatisch vorgetragen werden die Personenkonten, also D*, K*, S*, E*-Konten. Auf M*-Konten darf eigentlich kein Saldo sein. Dieser Vortrag wird komplett über alle Buchungskreise vom Bundesschatzmeisterteam durchgeführt.
Als Beispiel dient hier die Eröffnung 2013, Folgejahre werden analog ausgeführt.
Als erstes der schwierige Teil, Zahlen suchen: Ihr braucht zuerst einmal Euren Rechenschaftsbericht vom Vorjahr (hier 2012) in der letzten Fassung, also den auf Papier, den Ihr auch unterschrieben habt oder im Zweifelsfall den des Bundes, wo Eure Daten mit drin stehen. Findet man unter http://dip21.bundestag.de/dip21/btd/18/004/1800401.pdf ab Seite 41.
Bei KV: wenn Ihr keinen erhalten habt dann fragt Euren Landesschatzmeister.
Dann Geschäftsjahr 2012 auswählen und unter: “Auswertungen – Bilanzauswertungen – Bilanzauswertung”. Dort wählt Ihr ReBe Piratenpartei und Euren Auswertungskreis. Bitte den normalen, nicht den konsolidierten.
Druckereinstellungen einfach bestätigen.
Die Daten aus dieser Datei müssen mit Eurem Rechenschaftsbericht auf Papier übereinstimmen. Ihr findet die Zahlen auf Seite 4-6 unter „Landesverband“. Bei KV mit eigenem RB seht Ihr die Zahlen direkt.
Wenn hier etwas nicht stimmt müsst Ihr Euch bitte an die Bundesverwaltung wenden, damit wir das fixen können. Durch die unterschiedlich späten Abgaben und ein paar Fehler kann es sein, dass da Abweichungen sind. Hier gilt: richtig ist was auf Papier steht, weil das ist testiert.
Wenn alles okay ist, dann kann’s weitergehen.
Vom Rechenschaftsbericht interessiert uns nur das Reinvermögen (Besitzposten - Schuldposten), z.B. 27.918,39 EUR. Das brauchen wir nachher.
Als nächstes gehen wir unter “Auswertungen – Bilanzauswertungen – Kontennachweis”. Dort auch wieder ReBe Piratenpartei und Euren Auswertungskreis auswählen.
Druckereinstellungen wieder bestätigen.
Uns interessieren hier nur die römischen Ziffern und eventuell vorhandene Anlagekonten (wären z.B. 004100 oder 004900). Das sind die Sachkonten, die eingebucht werden müssen.
Wir wechseln in das Geschäftsjahr 2013. Ich mach dort immer eine Extra Sitzung mit dem Namen „Eröffnungsbuchungen“ auf. Das Gegenkonto für die Sachkonten ist 090000. Jetzt müssen wir nur noch wissen, in welche Richtung wir buchen.
Zum Beispiel:
Die Konten die im Plus sind: hier ist kein Geld in der Barkasse, daher muss es nicht gebucht werden
Soll 012062 an Haben 090000 (Saldovortrag Girokonto) 5.599,57 EUR Soll 012153 an Haben 090000 (Saldovortrag Festgeldkonto) 28.172,42 EUR
und die andere Richtung, die Konten die im Minus sind.
Soll 090000 an Haben 009770 (Saldovortrag Rückstellungen Wirtschaftsprüfer) 50,00 EUR Soll 090000 an Haben 009900 (Saldovortrag PRA) 336,00 EUR.
Es gab z.B. zusätzlich noch Buchungen auf den Konten 013640 und 017920, das sind Verrechnungskonten die normalerweise leer sind. Es gab eine Differenz zwischen Papier-RB und SAGE, die auf das Geldtransitkonto genommen wurde damit die Zahlen im SAGE stimmen und eine sonstige Verbindlichkeit an ein Nichtmitglied, die aus Gründen in 2012 nicht auf ein Personenkonto gebucht wurde.
Soll 013640 an 090000 (Saldovortrag Differenz RB./. SAGE) 36,00 EUR Soll 090000 an 017920 (Saldovortrag Verbindlichkeit $Mitglied) 32,00 EUR
Die Sammelkonten (z.B. 014060 und 016000) müssen nicht gebucht werden, das geht automatisch über die Personenkonten.
Die letzte Summe die wir brauchen, nehmen wir aus dem Rechenschaftsbericht, das ist das Reinvermögen (Besitzposten - Schuldposten), welches wir uns oben gemerkt hatten.
090000 an 008800(Saldovortrag Reinvermögen) 27.918,39 EUR.
Jetzt kommt nur noch die Probe. Die Summen aller Eröffnungsbuchungen sollten Null ergeben. Wir gehen unter: “Auswertungen – Saldenlisten – Saldenlisten Sachkonten”. Dort lassen wir den Zeitraum bei Januar und wählen Kontonummer von 090000 bis 090990. Auswertungskreis ist wieder der eigene.
Wenn alles richtig ist, steht hier als Saldo Null
Eröffnungsbuchungen
Um in einem neuen Jahr buchen zu können, brauchen wir die Abschlußsalden des Vorjahres. Alle Salden haben wir zu Beginn eines neuen Jahres noch nicht, aber was jeder hat, sind die Endbestände von Bank und Kasse. Die werden als erstes vorgetragen.
Wir wählen Buchungsperiode 1 und vergeben den Namen Eröffnungsbuchungen. Buchungsdatum kann hier der 1.1.201x sein.
Es muss eine Buchungsnummer vergeben werden.
Es folgen 2 (oder ggf. mehr, wenn mehrere Bankkonten vorhanden) Buchungen. Hier muß dann jeder seine Kontonummer(n) für seine Hausbank(en) benutzen.
Soll 010000 (Kasse) Haben 090000 (Saldovortrag) Soll 012069 (Skatbank) Haben 090000 (Saldovortrag)
komplette Eröffnungsbilanz
Die kompletten EB-Buchungen kommen aus der Summen-Salden-Liste des Vorjahres:
Bitte unbedingt die Bilanz des Vorjahres mit dem testierten Rechenschaftsbericht vergleichen, wie weiter oben beschrieben. In einzelnen Gliederungen wurden noch Korrekturen von ESC eingefügt, die nicht mehr überall im Sage nachgebucht worden sind. Das merkt man an dieser Stelle und dann muss das Vorjahr noch korrigiert werden. GGf. auf der Verwaltungsliste nachfragen.
Diese Endsalden müssen dann mit den EB-Buchungen des laufenden Jahres übereinstimmen:
Wo kommt die Zahl für den "Saldovortrag variables Kapital" her?
Das ist das Gesamtvermögen der Gliederung zu Jahresbeginn. Es setzt sich zusammen aus dem Kapitalbestand vom Ende des Vorvorjahres (hier -24.277,54 von Ende 2012) und dem im Vorjahr erwirtschafteten Gewinn/Verlust (hier Gewinn von -547,67), zu finden in der Bilanzauswertung des Vorjahres. Beides zusammen ergibt hier den Betrag von -24.825,21.
