RP:Kreisverband Koblenz/Vorstand/Geschäftsordnung-Entwurf

Entwurf: Geschäftsordnung des Kreisverbandsvorstands Koblenz

Allgemeines

Änderungen

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Geltungsbereich

Diese Geschäftsordnung gilt für den Kreisverbandsvorstand Koblenz der Piratenpartei Deutschland. Sie umfasst gemäß §4.2 (13) der Landessatzung u.a. Regelungen zu

• Verwaltung der Mitgliederdaten und deren Zugriff und Sicherung
• Aufgaben und Kompetenzen der Vorstandsmitglieder
• Dokumentation der Sitzungen
• virtuellen oder fernmündlichen Vorstandssitzungen
• Form und Umfang des Tätigkeitsberichts
• Beurkundung von Beschlüssen des Vorstandes

Geltungsdauer

Diese Geschäftsordnung gilt, bis der Kreisverbandsvorstand gemäß §7 (14) der Kreisverbandsatzung eine neue beschließt.

Änderungen

Änderungen an dieser Geschäftsordnung sind nur zulässig, wenn mindestens 50% der Vorstandsmitglieder zustimmen.

Mitgliederverwaltung

Verwaltungssoftware

Die Mitgliedsdaten werden in der Mitgliederverwaltungssoftware (CiviCRM) der Piratenpartei Deutschland erfasst und gepflegt.

Für die Absicherung von CiviCRM ist die Partei zuständig. Generalsekretär und Schatzmeister sind von Seiten des LVOR zugriffsberechtigt. Sie sind verpflichtet ihre Zugangsdaten angemessen vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Eine Weitergabe von Mitgliederdaten an nicht Zugriffsberechtigte ist untersagt.

Mitgliedsausweise

Die Mitgliedsausweise werden mit Hilfe eines Kartendruckgerätes durch den Landesverband Hamburg hergestellt. Die dazu nötigen Mitgliedsdaten dürfen nur digital signiert und verschlüsselt an die zuständige Person im LV Hamburg übertragen werden. Zudem muss diese Person eine Datenschutzerklärung gegenüber dem Landesverband Rheinland-Pfalz unterzeichnet haben und vor der Datenübertragung zweifelsfrei identifiziert worden sein.

Dateien

Dateien mit Mitgliedsdaten sind außerhalb von CiviCRM nur zulässig, wenn sie für die Finanzbuchhaltung oder die Kontaktaufnahme zu den Mitgliedern zwingend notwendig sind und auf einem nach aktuellem Stand der Technik verschlüsselten Datenträger gespeichert sind. Die Dateien sind umgehend zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden und dies rechtlich zulässig ist. Die Zugangsdaten sind vor dem Zugriff Dritter angemessen zu schützen.

Dokumente & Drucksachen

Dokumente mit Mitgliedsdaten, wie z.B. Mitgliedsanträge, sowie Ausdrucke von Mitgliedsdaten sind vor der fahrlässigen oder vorsätzlichen Einsichtnahme durch Dritte angemessen zu schützen. Sie sind umgehend zu vernichten, sobald Sie nicht mehr benötigt werden und dies rechtlich zulässig ist.

Finanzen

Konto

Der Landesverband führt ein Konto bei der Sparkasse Koblenz. Zeichnungsberechtigt ist der Vorstand. Das Konto darf nicht überziehbar sein. Weitere Kontoeröffnungen bedürfen eines Vorstandsbeschlusses.

Es ist zu klären, bei welcher Bank ein Konto eröffnet wird.

Für das Konto bevollmächtigt sind der Schatzmeister, der Vorsitzende und der Generalsekretär einer der Beisitzer oder stellvertretender Vorsitzender. Der Schatzmeister erhält die PIN und die TAN-Liste. Der Vorsitzende und der Generalsekretär einer der Beisitzer oder stellvertretender Vorsitzender können jeweils per Unterschrift Transaktionen tätigen.

Barkasse

Der Schatzmeister führt eine Barkasse. Die Barkasse ist möglichst gering zu halten und spätestens ab einem Betrag von 100 Euro auf das Konto des KV einzuzahlen.

Ausgaben

Über geringfügige Ausgaben bis 200 Euro kann der Schatzmeister, unter Berücksichtigung der Finanzlage des KV, eigenmächtig entscheiden. Der Kreisverbandsschatzmeister hat gemäß seiner Amtseigenschaft ein generelles Veto-Recht in allen Finanzangelegenheiten.

Reisekostenerstattung

• Reisekosten werden nur bei Wahrnehmung einer beauftragten Tätigkeit durch den Vorstand oder den Parteitag einer Gliederung erstattet.
• Für die Erstattung von Reisekosten ist die Gliederung verantwortlich, die zur Dienstreise beauftragt oder den Reisenden in sein Amt gewählt hat.
• Die Erstattung richtet sich, sofern keine weiteren Regelungen vorliegen, nach http://wiki.piratenpartei.de/Reisekostenerstattung
• Die Piraten denen Reisekosten erstattet werden, sollen einen kurzen Bericht über den Reiseverlauf und das Dienstgeschäft vorlegen. Dieser soll mindestens die Tagesordnung, besser noch das Protokoll der Veranstaltung oder einen selbst erstellten Bericht enthalten.
• Folgende Unterlagen sind der Beantragung beizufügen:
  • Ausgefülltes und unterschriebenes Formular zur Reisekostenerstattung des Schatzmeisters
  • Belegkopien für die Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln
  • Bei Nutzung des KFZs ist ein Ausdruck der Wegstrecke aus einer Routenplanung zum Belegen der gefahrenen Strecke beizufügen.
• Erfolgt eine Dienstreise im Rahmen eines Amtes ohne explizite Beauftragung, so ist der Vorstand der Gliederung vorher in Kenntnis zu setzen, anderenfalls besteht kein Anspruch auf Erstattung. Der Vorstand kann einer Reise auch nachträglich zustimmen.
• Die Gliederung kann in finanziellen Notlagen einen Zuschuss von der nächst höheren Gliederung beantragen.
  • Der Vorstand der höheren Gliederung entscheidet über Bewilligung und Höhe des Zuschusses.
  • Die übergeordnete Gliederung kann die Bezuschussung ablehnen oder reduzieren, wenn die finanzielle Lage es erfordert.
  • Im Regelfall sollte der Zuschuss 50% der Reisekostenerstattung betragen.
  • Über diesen Antrag entscheidet der Vorstand der übergeordneten Gliederung
• Diese Regelung ist für den LV RLP bindend.
• Untergeordneten Gliederungen steht es frei, sich diesem Entschluss anzugliedern.
• Untergeordneten Gliederungen steht es frei, Teile dieser Regelung an ihre Bedürfnisse anzupassen.

Aufgabenteilung

Vorstandsvorsitzender

zu klären

Zu den Aufgaben des Vorsitzenden des Kreisverbandes zählen u.a.

• Ansprechpartner für die Presse, Delegation der Pressearbeit an einen Pressesprecher
• Vertretung des KV gegenüber dem Landes- und Bundesvorstand
• Einberufung und Vorbereitung der Vorstandssitzungen
• Leitung der Vorstandssitzungen
• Einberufung und Vorbereitung der Kreisparteitage
• Eröffnung der Kreisparteitage
• Koordination der Arbeitsgruppen

Stellvertretender Vorsitzender

zu klären

Der stellvertretende Kreisverbandsvorsitzende entlastet den Vorsitzenden in seiner Tätigkeit und vertritt ihn bei Abwesenheit. Darüber hinaus zählen zu seinen Aufgaben u.a.

• Planung und Koordination von kreisweiten Aktionen
• Leerung des Postfachs

Schatzmeister

zu klären

Zu den Aufgaben des Schatzmeisters zählen u.a.

• Führung von Konto und Barkasse
• Rechnungsstellung und Abbuchung von Mitgliedsbeiträgen
• Finanzplanung
• Entgegennahme und Verbuchung von Spenden
• Ausstellen von Spendenquittungen
• Buchführung gemäß Parteiengesetz
• Klärung von Finanzfragen
• Auskünfte zur Finanzlage
• Verschicken der erstellten Rechnungen

Generalsekretär

zu klären

Zu den Aufgaben des Generalsekretärs zählen u.a.

• Außendarstellung des Landesverbands
• Kontakt zu NGOs, Parteien, Stiftungen und Jugendverbänden
• Erfassen der Mitgliedsanträge
• Begrüßung von Neumitgliedern
• Kontaktaufnahme zu den Mitgliedern
• Leerung des Postfachs im Wechsel mit dem Stellv. Vorsitzenden
• Bearbeitung der Anträge auf Beitragsermäßigung
• Verschicken von Einladungen zu Parteitagen
• Ausstellen der Mitgliedsausweise
• Akkreditierung von Mitgliedern bei Parteitagen
• Verwahrung der Protokolle und Teilnehmerlisten von Landesparteitagen

Politischer Geschäftsführer

zu klären

Zu den Aufgaben des politischen Geschäftsführers zählen u.a.

• Koordination der inhaltlichen Arbeit
• Unterstützung der programmatischen Arbeitsgruppen
• Koordination von politischen Aktionen
• Außendarstellung der offiziellen politischen Positionen des Landesverbands
• Beobachtung aktueller politischer Themen und Information des Landesverbands über diese
• Koordination eines Landes-Newsletters

Transparenzbeauftragter (1. Beisitzer)

zu klären

Zu den Aufgaben des 1. Beisitzers zählen u.a.

• Protokollführung und Bearbeitung (PDF-erstellung Versand an die RLP Liste)
• Protokollaufbewahrung
• Weiterleitung von Öffentlichkeitsrelevanten Themen der Vorständeliste und der Vorstands-Emailadresse an die dafür relevanten Listen
• Weiterleitung von Transparenz betreffenden Anträgen/Anfragen an dieentsprechenden Gliederungen
• Ansprechpartner für anonyme Anträge an den Vorstand
• Ansprechpartner für anonyme Anträge an den LPT
• Statusüberprüfung der Umsetzung von entschiedenen Anträgen und regelmäßigeBerichterstattungen
• Strukturierung und Aktualisierung des Wikis im Bezug auf die innerparteiliche Transparenz

2. Beisitzer

zu klären

Zu den Aufgaben des Beisitzers zählen u.a.

• Vertretung der Mitglieder gegenüber dem LVOR
• Verwaltung und Zuteilung von Werbematerial und sonstigen Materialien
• Ansprechpartner bei Fragen zur Aufstellung von Wahlkreisvorschlägen und Landeslisten zur Landtagswahl 2011
• Kontaktpflege/Schnittstelle zu den Kreisverbänden
• Landesgeschäftsstelle voran treiben

Vorstandssitzungen

Regelmäßiger Termin

zu klären

Die Vorstandssitzungen finden regelmäßig am ersten und dritten Sonntag im Monat von 20:00 bis voraussichtlich 22:00 Uhr statt und werden telefonisch abgehalten.

Form und Frist der Einladung

Zum regelmäßigen Termin muss gemäß §4.2 (8) der Landessatzung nicht eingeladen werden.

Die Einberufung einer vom regelmäßigen Termin abweichenden Vorstandssitzung muss mindestens eine Woche vor dem Termin per E-Mail an die Adresse des Kreisverbandsvorstands erfolgen und in der Form der Landessatzung genügen. Die Einladung wird zudem angemessen veröffentlicht.

In dringenden Fällen kann die Einladung auch kurzfristiger erfolgen. Die Vorstandssitzung kann in diesem Fall nur stattfinden, wenn alle Vorstandsmitglieder über den Termin informiert wurden und mit der Durchführung der Sitzung einverstanden sind.

Anträge

Anträge zu einer Vorstandssitzung können per E-Mail an die Adresse des Kreisverbandsvorstands gerichtet werden oder in der Sitzung selbst vorgetragen werden. Ein Antrag besteht aus einem vollständigen, endgültigen Antragstext und einer angemessenen Begründung. Antragsberechtigt sind alle Landespiraten.

Anträge auf Auskunft gelten per se als angenommen, sofern sich das Auskunftsgesuch nicht auf eine Verschlusssache gemäß Satzung bezieht und die Auskunft mit vertretbarem Aufwand erteilbar ist. Die Auskunft ist im Protokoll festzuhalten.

Anträge werden nach Möglichkeit auf der nächsten Vorstandssitzung in der Reihenfolge ihres Eintreffens behandelt. Bei dringenden Angelegenheiten kann der LVOR beschließen, einen Antrag vorzuziehen.

Bei jedem Beschluss welcher ein Handeln des Vorstandes erfordert (Durchführung, EMail Antworten usw.), wird ein Vorstandsmitglied mit der Umsetzung des Beschlusses beauftragt. Dieses Vorstandsmitglied vermerkt den Status der Bearbeitung des Beschlusses auf der dafür vorgesehenen Seite des Transparenzbereiches im Wiki.

Umlaufbeschlüsse

Umlaufbeschlüsse sind nur möglich wenn

• Der Datenschutz es erfordert (z.B. Zustimmung zu KV/LV Wechsel, Anträge auf Beitragsreduzierungen)
• Eine sofortige Entscheidung nötig wird (z.B. Fristabläufe, zeitlich begrenzte Angebote usw.)
• Andere zwingende Gründe dafür vorliegen, Umlaufbeschlüsse sind wenn möglich zu vermeiden

Umlaufbeschlüsse werden auf der Rheinland-Pfalz-Mailingliste abgestimmt und mit dem folgenden Tag im Betreff gekennzeichnet: "[UMLB]". Sie benötigen wie normale Beschlüsse eines Wortlautes. Umlaufbeschlüsse werden im Protokoll der jeweils nächsten Lvor Sitzung schriftlich inklusive ihres Wortlautes im Protokoll festgehalten. Sind personenbezogene Daten Grund für den Umlaufbeschluss, so wird der Beschluss in Wiki und PDF anonymisiert. Die Originalprotokolle enthalten die Mitgliedsnummer der betreffenden Person, um die Zuordbarkeit sicherzustellen. Umlaufbeschlüsse benötigen eine Zustimmung von mehr als 50% der Vorstandsmitglieder. Bei Umlaufbeschlüssen wird wegen dem Fehlen der öffentlichen Kontrolle immer das Abstimmverhalten der Teilnehmer im Protokoll festgehalten.

Dokumentation der Sitzungen

Über die Vorstandssitzungen ist ein Ergebnisprotokoll zu führen. Beschlüsse des Vorstands und Anträge müssen im Wortlaut im Protokoll enthalten sein. Das Ergebnis von Abstimmungen muss klar im Protokoll festgehalten werden.

Das Protokoll wird im Piratenpad geführt und unverzüglich nach Sitzungsende durch ein Vorstandsmitglied ins Wiki übernommen. Mit der Erstellung im Pad gilt das Protokoll als veröffentlicht. Spätestens bis zur übernächsten Vorstandssitzung wird das Protokoll dokumentenecht gedruckt und von dem Protokollführenden und 1 weiteren Vorstandsmitglied unterzeichnet, welches an der Sitzung anwesend war. Liegt das unterschriebene Protokoll nicht bis zur übernächsten Sitzung vor, gibt das verantwortliche Vorstandsmitglied einen kurzen Bericht über den Status auf der Vorstandssitzung ab.

Ein Beisitzer führt das Protokoll auf Vorstandssitzungen. Ist dieser verhindert oder leitet er die Versammlung wird das Protokoll von einem anderen Vorstandsmitglied geführt, das nicht Versammlungsleiter ist. In Ausnahmefällen kann das Protokoll auch vom Versammlungsleiter selbst geführt werden, wenn andere Abhilfe nicht möglich ist. Die Protokolle werden unterschrieben in eingescannter Form im Wiki archiviert.

Änderungen an der Protokollwikiseite werden gesperrt.

Virtuelle und fernmündliche Vorstandssitzungen

Der Kreisverbandsvorstand hält seine Vorstandssitzungen mittels Mumble oder einer vergleichbaren kostenneutralen Technologie ab. Auf Antrag eines Vorstandsmitgliedes kann die Vorstandssitzung auf einen Telkoserver verlegt werden. Persönliche Vorstandssitzungen bleiben möglich. Dabei muss sichergestellt sein, dass Entscheidungen über Beschlüsse klar den einzelnen Vorstandsmitgliedern zugeordnet werden können.

Rein virtuelle Vorstandssitzungen, wie zum Beispiel per IRC, sind unzulässig.

Gäste

Gäste sind zu Vorstandssitzungen grundsätzlich zugelassen. Bei telefonischen Vorstandssitzungen haben sich Gäste beim Zutritt zu Konferenz mit Name oder Pseudonym zu melden. Der Versammlungsleiter kann Gästen Rederecht erteilen, nachdem diese sich angemessen gemeldet haben.

Tätigkeitsberichte

Mündlicher Tätigkeitsbericht

Jedes Vorstandsmitglied liefert dem Parteitag gemäß §4.2 (14) einen formlosen, mündlichen Tätigkeitsbericht. Der Bericht umfasst die Tätigkeiten seit dem letzten mündlichen Bericht. Ist ein Vorstandsmitglied nicht anwesend, so berichtet ein anderes Vorstandsmitglied nach bestem Wissen und Gewissen über die Tätigkeiten des Abwesenden. Rückfragen durch Teilnehmer des Parteitags sind angemessen zu beantworten.

Schriftlicher Tätigkeitsbericht

Jedes Vorstandsmitglied liefert dem Parteitag gemäß §4.2 (14) der Landessatzung einen schriftlichen Tätigkeitsbericht über seine gesamte Amtszeit ab. Der Bericht umfasst alle Tätigkeitsgebiete des jeweiligen Vorstandsmitglieds und wird in Eigenverantwortung erstellt, dokumentenecht gedruckt und unterzeichnet. Die Tätigkeitsberichte werden vom Vorsitzenden aufbewahrt und bei Amtswechsel übergeben. Die Tätigkeitsberichte werden zudem angemessen veröffentlicht.

Verbindlichkeit dieser Geschäftsordnung

Widerspricht ein Teil dieser Geschäftsordnung der Kreis-, Landes- oder Bundessatzung, so tritt für diesen Teil, automatisch die jeweilige Satzung in Kraft. Die anderen Bestimmungen bleiben davon unberührt.

Widerspricht ein Teil dieser Geschäftsordnung den gesetzlichen Vorschriften, so treten für diesen Teil automatisch die gesetzlichen Vorschriften in Kraft. Die anderen Bestimmungen bleiben davon unberührt.