RP:HowtoPT

How to PT

Bewerbung

Der Landesverband schreibt im Normalfall das Event aus. Wird bis zum Ende des Einreichungstermins kein Angebot abgegeben, kümmer sich der LVor selbst um den Ort und die Durchführung.

• Die Ausschreibung ist genau zu beachten, vor allem die Anforderungen hinsichtlich Anzahl Plätze und Maximalbudget sind zu erfüllen. Ansonsten kann man davon ausgehen, dass das Angebot abgelehnt wird.
• Bei der Bewerbung sollte man schon ein Rumpfteam haben, je nach Umfang bestehend aus:
  • Orgaleiter: delegiert Aufgaben; sorgt dafür, dass alle bei der Sache bleiben; hakt nach, falls es irgendwo hängt
  • Pirat vor Ort: Kennt am besten die Halle, Ämter, Hotels/JH in der Nähe. Kurzer Weg zwecks Ortsbegehung, Absprachen mit Hausmeister usw.
  • Pirat für Technik: der LV hat ein Technik-Team, ein Teil der Technik dürfte in der Halle vorhanden sein (Beamer/Leinwand, Mikros, Lautsprecher). Im besten Fall nur Ansprechpartner/Vermittler zwischen Orgaleiter und RLP-Technik-Team, im schlimmsten muss Technik geliehen und betreut werden.
  • Pirat für Material/Kasse: Jemand muss sich z.B. um Kopierpapier, Deko-Materialien, Kleinkram kümmern. Jemand muss die Rechnungen sammeln. Am besten ist das dieselbe Person.
  • Pirat für Presse: Eigentlich Job der AG Presse. Trotzdem braucht man das Verbindungsglied. Sollte z.B. Lokalpresse einbinden und 4/2/1 Woche und 3 Tage vorher Mails raushauen.
  • Pirat für Versorgung: Falls man sich selbst um alles kümmern will und die Location eine Küche/Theke bietet, sollte hier ein "Küchenchef" eingeplant werden. Dieser benötigt freie Entscheidungsgewalt in seinem Bereich (natürlich muss alles finanzierbar sein)! Da die Partei nicht wirtschaftlich tätig werden darf, sollte eine Privatperson eine Gewerbeschein besitzen ODER bei der jeweiligen Gemeinde eine Gestattungserlaubnis angefordert werden (Achtung: Kann kosten, Hermeskeil wegen Alkoholausschank 70€).

Achtung: Hier muss berücksichtigt werden, dass man viele Leute braucht, um den Thekendienst und die Küche zu stemmen! (5-6 dauerhaft + 2-3 Springer, die bei Anstürmen und Pausen aushelfen. Je mehr, je besser)

Die Orga kümmer sich "nur" um die Vorbereitung und den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung in dem Sinne, dass alles da ist, was man braucht. Die inhaltliche Ausrichtung wird im Normalfall vom LVor übernommen (Ablauf/TO/GO/Vorschläge Präsidium usw.).

Planung

WICHTIG: Lieber einmal zu oft Informationen austauschen, als das etwas vergessen wird. Als Orgaleiter sich bestätigen lassen, dass die Info angekommen ist und umgesetzt wird.

• Im Optimalfall ist sechs Wochen vor Beginn des Events der Plan fertig. Danach geht's "nur noch" um die Umsetzung.
• Es ist äusserst hilfreich, einen Verteiler mit dem Orga-Hauptteam einzurichten, um die Kommunikation zu sichern. Zu Beginn der Planung und eine Woche vor dem Event sollte es Real-Treffen geben.
• Ich habe Piratenpads für die Hauptorga und die oben aufgeführten Unterpunkte eingerichtet. Ich habe die Pads passwortgeschützt, da darin auch die Telefonnummern der Ansprechpartner, Hausmeister, Sanitäter usw. aufgeführt sind. Mehrere Pads gab es nur, damit es übersichtlicher wird und jeder in seinem Themenbereich schalten und walten kann, wie er es für richtig hält.
• Weitere einzuplanende Personen:
  • Kinderbetreuung: Mindestens zwei Leute (für Pausen, Toilettengänge etc.), eine Betreuungsperson kommt auf maximal zehn Kinder. Die Betreuer sollten in die Planung miteinbezogen werden (z.B. was für Spielsachen bereitzustellen sind usw.)
  • Hausmeister: mit ihm sollte man sich gut halten, er sorgt im Normalfall dafür, dass im Hintergrund alles glatt geht (Heizung läuft, Toiletten haben Klopapier/Seife, ...). Es ist eine gute Idee, seine Telefonnummer(n) zur Hand zu haben (mobil und zuhause).
  • Sanitäter/Feuerwehr: Kommt teilweise auf die Halle und die Gegebenheiten an. Einerseits gibt es unter den anwesenden Piraten oft einige Rettungskräfte, aber es ist eine gute Sache, eingeteilte Helfer vor Ort zu haben. Feuerwehr braucht man eigentlich nur, wenn es im Hallenvertrag steht und/oder Pyrotechnik genutzt wird. Sanitäter sind immer gern gesehen. Sollten die Sanitäter kostenlos kommen, gehören Spendenaufrufe und freie Verpflegung/Getränke zum guten Ton.
  • Fotograf: Im Optimalfall hat man jemanden für die wichtigen Bilder (Redner, gewählte Personen, ...).
  • Helfer Aufbau/Abbau: Kann man fast nie genug haben. Am Vortag zur Veranstaltung muss die Technik Kabel verlegen, Deko aufgehängt werden usw. Manchmal ist Auf- und Abbau der Stühle/Tische im Preis inbegriffen oder billig zu haben -> sollte man nutzen, ist eine Schweinearbeit!
• Bei mehrtägigen Veranstaltungen sollte ein Abendprogramm angedacht werden. Im Optimalfall kann man einem Verein aus dem Veranstaltungsort einen 30-60min Slot einräumen, um eine Darbietung zu geben. Das sollte positiv für die Öffentlichkeitswirkung sein. Je nachdem kann man auch die ganze Abendunterhaltung öffentlich machen. Dann muss man aber bedenken, dass sich (z.B. hinsichtlich Aufsichtspflicht/Security) andere Rahmenbedingungen ergeben. Einfacher ist in jedem Fall eine geschlossene Veranstaltung.

Termine und Todos im Vorfeld

• Hallenvertrag: Im Optimalfall unterschreibt der LaVor, ansonsten der Orga-Leiter im Auftrag des LaVor. Alle Rechnungen sollten direkt an den Landes-Schatzmeister weitergeleitet werden, das erspart, dass spätere Einreichen der vorgestreckten Rechnungen.
• Die Technik braucht im Vorfeld die Bestuhlungspläne, um die benötigten Kabellängen abschätzen zu können. Im Namen der Technik kann man im Vorfeld auch nach Druckern, Beamern, Leinwänden etc. fragen.
• Die Jugendherbergskarte kann in der Bundesgeschäftsstelle angefragt werden. Sie sollte von einem, der auch in der JH übernachtet, angefordert werden. Derjenige muss sich aus rechtlichen Gründen zur Haftung verpflichten.
• Sollen Offizielle eingeladen werden (Bürgermeister etc.), sollten diese spätestens vier Wochen vorher informiert werden. Soll jemand ein Grusswort sprechen? Wie lange?
• Auch Sanitäter/Feuerwehr per Mail/Brief einladen, um den offiziellen Charakter der Veranstaltung zu unterstreichen.
• Optimal wären Dienstpläne für die Veranstaltung und eine Liste der Telefonnummern aller Helfer. Ansprechpartner bei der Stadt.
• Deko-Material: Wahlkampf-Plakate, kleine und grosse Flaggen, grosse Banner. Orangene Servietten für die Tische, Piraten-Sonnenschirme. Möglichst viel von allem. Bei den KVs und anderen LVs anfragen, ob mit Material unterstützt werden kann. Sind draussen Fahnenmasten, den Hausmeister fragen, ob man grosse Flaggen draussen aufhängen kann.
• Wenn man Zeit/Lust hat, kann man auch in anderen Landesverbänden nach Personal fragen. Das obliegt aber eigentlich dem LaVor, aber er ist sicher nicht böse über Hilfe. Vielleicht nachfragen, ob ein BuVor-Mitglied kommen/helfen will -> Publicity.
• Für die Mittagessen kann man einen Caterer beauftragen. Im Optimalfall kümmert er sich um alles (Bon-Verkauf bis Essenausteilung), kassiert pro Essen einen Betrag und es entstehen keine weiteren Kosten. Oder aber man nimmt einen Aufschlag aufs Essen, dann muss man selber Bons verkaufen und auch die Service-Kräfte bezahlen, die das Essen ausgeben. Pro Tag sollte es mindestens ein vegetarisches (evtl. sogar veganes) Gericht geben.
• Übernachtungsmöglichkeiten in der Umgebung anfragen und zusammenstellen.

Halle

Ortsbegehung möglichst mehrere Wochen vorher. Dabei kann geklärt werden:

• Welche Bereiche stehen zur Verfügung?
• Wo sind Toiletten
• Sind Duschen vorhanden?
• Darf in der Halle übernachtet werden?
• Wieviele Tische/Stühle gibt es?
• Gibt es weiteres Material: Stellwände, Aufsteller, Rednerpult, Mikros, Ständer, ...
• Gibt es in der Halle eine Möglichkeit zur medienwirksamen Darstellung der Kandidaten? -> Aufbau eines Pressebereichs mit ordentlichem Hintergrund für Interviews und Fotos - wo ohne Sonnenblendeprobleme
• Presse-Raum: 1 Tisch, 2 Stühle, Presse-Schild, evtl. "Bitte nicht stören" oder "Besetzt"
• Wo ist die pressefreie Zone?
• Wo werden Wahlergebnisse ausgezählt?
• Wo wird akkreditiert?
• Gibt es WLAN oder gar DSL?
• Gibt es eine Küche? Welche Einrichtung, wie funktionieren die Geräte (Grosskaffemaschine braucht 1h zum Durchlaufen, sollte morgens eingeplant werden).
• Wo sind Steckdosen, was brauchen wir an Kabeln?
• Wo sind die Notausgänge? Fluchtwege müssen komplett frei bleiben. Kabel brauchen zumindest in den Bereich unbedingt Matten
• Wo erreicht man einen Arzt im Notfall? (außer 112)
• Wie/wo regelt man die Heizung? (meist Aufgabe des Hallenwarts)
• Wo sind die Sicherungen? (meist Aufgabe des Hallenwarts)
• Gibt es Fenster? Glasseite in welcher Himmelsrichtung? Verdunkelbar?

Wo kann das Technik-Team die Sat-Schüssel anbringen?

Technik

• Arbeitet unabhängig und selbständig.
• Kümmert sich im Normalfall selbst um Assistenten.
• Beim Auf-/Abbau kann man ein bis zwei zusätzliche Helfer abstellen.
• Fragt nach, wenn Unterstützung/Material benötigt wird.
• Orgaleiter und Technikleiter sollten Telefonnummern austauschen.

Information / Presse

• Ansprechpartner für AG Presse RLP / Bund im Vorfeld?
• Ansprechpartner für Presseanfragen (Presselotse) uaf der Veranstaltung
• Koordination der Presse, Presseakkreditierung, Einladung der Presse
• Außendarstellung/Außenwerbung im Vorfeld
• Hashtag für Twitter, z.B. #RLPT #AVRLP #BCRLP usw.
• Wikiseite: Am besten eine vorhandene als Vorlage nehmen und die Inhalte löschen, dann hat man schon mal das Gerüst. Folgende Informationen sollten frühzeitig recherchiert werden:
  • vorläufige Tagesordnung (mit LVor abstimmen; sobald verfügbar bzw. per Mail versendet, auch ins Wiki stellen)
  • Anfahrtsweg Auto.
  • Anfahrtsweg ÖPNV. Eventuell ist es sinnvoll, die Nummer des örtlichen Taxi-Service mitanzugeben.
  • Übernachtungsmöglichkeiten:
    • Kann in der Halle übernachtet werden?
    • Gibt es eine Jugendherberge in der Nähe? Dann die Gruppenkarte der Piraten in der BGS beantragen.
    • Welche günstigen Hotels liegen in der näheren Umgebung?
  • Verpflegung: Ist eines der umfangreichsten Themen. Zu klärende Fragen sind u.a.:
    • Ist Selbstversorgung erlaubt?
    • Gibt es Catering?
    • Müssen Lebensmittel/Getränke über den Hallenbetreiber bezogen werden?
    • Welche Restaurants gibt es in der näheren Umgebung? Telefonnummer eines Pizza-Service könnte angegeben werden.
• Shortlink für die Wikiseite beim Shortlink-Team (aktuell: Elex oder Yoga) beantragen, z.B. http://pprlp.de/rlpt
• Links in die Antragsfabrik, Mitfahr-Seiten, Vorschläge für GO/WO etc.

Ablaufplan Pressearbeit

T - 4 Wochen

• Zusammenstellung relevanter Presseadressen
• TV: ARD (SWR,WDR), Regionalsender (WW-TV), Zeitungen: RZ, SZ etc., was bei uns noch so relevant ist)
• Radio (wichtig, die bringen das recht häufig!)
• Netzmedien! (auch wichtig)
• In Zusammenarbeit mit AG Presse (Ingo) allg. Presseinfo für AV und LPT je extra! erarbeiten (Was, Wann, Wo, Wie, Ansprechpartner)
• für KV als Eigenwerbung selbiges evt. auch machen, aber unabhängig von ORGATEAM

T - 3 Wochen

• Versand Presseinfo an Verteiler

T - 2 Wochen

• Zusammenstellung der (bisherigen) Kandidaten und Ihrer Ziele etc. aus Wiki komprimieren
• Zusammenstellung mit Einleitungs-Text in Zusammenarbeit mit AG Presse (Ingo) erstellen

T - 1 Woche

• Versand Kandidateninfo an Verteiler bzw. Versand Pressemappe an Verteiler

T - 3 Tage

• Erinnerungsinfo an Verteiler (Was, Wann, Wo, Wer, Wie)
• Vorbereitung Text Presseerklärung nach AV
• Vorbereitung Text Presseerklärung nach LPT

nach AV / LPT

• am selben Tag Versand Presseerklärung zur AV mit Angabe der gewählten Kandidaten / zum LPT mit Angabe der Änderungen der Satzung bzw. des Programms

nur wenn Zeit/Lust da ist

Pressemappe (Toll-oder-gar-nicht-Prinzip!) mit Infos zu

• Partei
• Veranstaltungsplan
• Zeitplan
• Ablaufskizze
• Kandidateninfos mit Bildern...
• wichtig ist hier eine genaue Erklärung, wie bei uns Kandidaten bestimmt werden, weil die Presse nur das Kandidatensystem der anderen Parteien gewohnt ist ...
  • Pressemappe kann auch als Presseinfo elektronisch vom ein bis zwei Wochen vorher verschickt werden

Akkreditierungsplatz

• im Optimalfall 5 Tische in einem L aufgebaut
• 4-6 Stühle, je nachdem ob hier auch auch Infostand und Presseakkreditierung erfolgen soll.
• Zugang zur Steckdose
• Am besten ausserhalb der Haupthalle (z.B. im Foyer) aufbauen

Nice-to-have

• Infostand mit Flyern usw.
• Bällebad (micramouse)
• Merchandising-Stand mit Aufklebern, T-Shirts etc.
• Button-Maschine (Friedel)
• Popcorn-Maschine (Silvan)
• Spendendosen KV/LV/Orga/Technik/Sanis usw.