Openmind/Workflow

Dieser Workflow basiert auf unseren Erfahrungen mit der Organisation der openmind, einer zweitägigen politischen Konferenz inkl. Barcamp mit ca. 100 Gästen, bezuschusst durch die Piratenpartei, weitgehend aber selbstfinanziert. Für Konferenzen von ähnlichem Umfang kann dieser Workflow als Planungshilfe dienen.

Location

Zu Beginn der Planung (idealerweise ein Jahr vorher, mit wie wenig zeitlichem Vorlauf man es zur Not schafft, gilt es unter Beweis zu stellen) gilt es nach einer geeigneten Location zu suchen, weil mit der verfügbaren Infrastruktur und den damit verbundenen Kosten die weitere Planung steht und fällt.

Wir haben mit folgenden Anforderungen gearbeitet:

• mind. vier Räume (2 für Konferenz, 1 für Barcamp, 1 für Orga)
• Gesamtkapazität der Konferenzräume = maximale Teilnehmerzahl inkl. Orga (in unserem Fall ca. 120)
• Übernachtungsmöglichkeit vor Ort (macht vieles einfacher und ermöglicht fairen Preis für Gesamtpaket
• Verpflegungsmöglichkeit vor Ort
• Verfügbarkeit der Räume für 3 Tage (Freitag Mittag bis Sonntag Abend)
• Ticketpreis unter 100 € (wir haben bisher 85 € mit Übernachtung, 70 € für begrenztes Frühbucherkontingent, 30 € ohne Übernachtung genommen und sind damit ungefähr kostendeckend gewesen)

Bei uns ist das bisher für #om10, #om11 und #om12 auf die Jugendherberge Kassel hinausgelaufen, die diese Anforderungen erfüllt und zudem angenehm zentral in Deutschland liegt.

Eine Beispielfinanzierung von der openmind #om10 findet sich hier.

Team

Diese Aufgabenfelder sollten von je einer Person hauptamtlich übernommen werden. Mehrere Aufgaben in Personalunion zu übernehmen ist kein Problem, so lange jedes Feld _einen_ Ansprechpartner für die übrige Orga hat, der diesen vollständig überblickt.

1. Main-Orga (wir sind bisher ohne eine ausgekommen, weil wir auch privat viel miteinander kommunizieren, eigentlich ist es aber sinnvoll, wenn eine Person den Hut auf hat)
2. Räumlichkeiten
3. Finanzen
4. Tickets
5. Material
6. Website & pentabarf
7. inhaltliche Vorbereitung
8. Technik vor Ort
9. Streaming
10. ggf. Evaluation
11. ggf. Ansprechpartner für den zuständigen Vorstand der Piratenpartei, falls die Konferenz von den Piraten veranstaltet wird
12. ggf. Betreuung geladener Referenten
13. ggf. Presse