Openmind/2010/Protokolle/2010-07-18 - Protokoll Openmind

Dies ist ein Protokoll und sollte nicht mehr verändert werden. Kleine Veränderungen wie Rechtschreibfehler, Layout-Anpassungen, etc. können natürlich weiterhin durchgeführt werden. Dieses Protokoll ist nicht maßgeblich, da es nicht unterschrieben ist. Hinweise auf Veränderung liefert die Versionsgeschichte.

 

Anwesend

1. Senficon
2. GA (@tollwutbezirk)
3. Bastian
4. tomate
5. vim

TO

- Hotelzimmer reservieren für Referenten. (Wie viele?) - Wie viele Plätze werden überhaupt verfügbar sein? (100 Plätze minus Orgateam minus Referenten?) - Wie und wo wird die Zahlung/Anmeldung abgewickelt? - Was kosten die Tickets?

Finanzkalkulation

Kosten

Tomate macht Finanzkalkulation für 80 Teilnehmer.

Festkosten:

1. je 2 Übernachtungen + Mahlzeiten (57,40 €)
2. Videostream von Wolfgang (ca. 100 €)
3. Tagungsräume: 300€ (groß) 99€ (insg. 2 kleine räume für 3 tage)
4. essen 5-6 personen 129.50
5. flipcharts 24.60 pro Raum
6. Hotelzimmer für referenten (http://www.koe78.de/4.html -> 54 € p.P für eine Nacht)
7. 100 Namensschilder + Umhängedinger (92,82 €)

Gesamtkosten Vertrag Jugendherberge:

90 personen 5604.30

5604,30 (JHB -> Zimmer, Essen, Räume, Flipcharts)

100 (Stream)
324 (6 hotelzimmer referenten)
92,82 € (100 Namensschilder)

= 6121,12 € entspräche pro Ticket (80 Tickets) = 77 € (kostendeckend)

zu teuer, wir brauchen also Unterstützung:

1. Piraten Bund (500 € beantragen)
2. Piraten Hessen zahlen Stream

Ticketkosten

falls Bund 500 € bewilligt: Early Bird: 70 € Danach: 85 € Teilnahme ohne Übernachtung, aber mit Essen: 30 €

Momentan Platz für 130 Leute (Tagungsräume).

Ticketverkauf

1. Beginn Early Bird-Verkauf: 26.07.2010
2. Ende Early Bird-Verkauf: 09.08.2010
3. Ende Ticketverkauf: 30.09.2010 oder wenn ausverkauft
4. Ausverkauft wenn: 120 Tickets (davon max. 90 mit Übernachtung) verkauft wurden

Kartenmodalitäten: Die Umhängedinger sind die Karten. Werden gg. Ausweisvorlage vor Ort ausgegeben. Bei der Anmeldung müssen die Namen der Teilnehmer angegeben werden.

Abwicklung Ticketverkauf

• Überweisung an LV Hessen
  • Anmeldung über Formular auf Website
  • bei Anmeldung müssen Namen aller Teilnehmer angegeben werden, für die man ein Ticket kauft
  • Nach Ausfüllen des Formulars erhält man Rechnungsnummer
  • Überweisung des Teilnahmebeitrags mit Rechnungsnummer als Verwendungszweck
• Schatzmeister informiert info@om2010.de über Zahlungseingänge
• tomate kümmert sich darum, dass Ticketverkauf am 26.07. online ist
• Bekanntgabe Ticketverkauf:
  • täglich ab sofort über Twitter
  • ab möglichst bald Teaser auf Startseite (falls möglich)
  • am 26. Bekanntgabe über Mailinglisten
  • ab 26. Ankündigungstext auf der Webseite

externe Referenten

folgende Referenten brauchen ein Hotelzimmer:

1. Peter Plöger
2. Mathias Schindler
3. evtl. plomlompom (hat noch nicht geantwortet, habe ihn heute angeschrieben)
4. eventuell Rainer Kuhlen (hat noch keine definitive Zusage geleistet)
5. Mr. Topf (Christian Scholz), ebenfalls noch offen
6. evtl. ein AK-Vorrat-Mensch

Mir wurden noch Referenten ans Herz gelegt: http://de.wikipedia.org/wiki/Bettina_Winsemann http://de.wikipedia.org/wiki/G%C3%B6tz_Werner (noch nicht angefragt)

Für die externen Referenten wird je ein Hotelzimmer für Samstag auf Sonntag gebucht.

Content

1. Ankündigung Podiumsdiskussion
2. Aufruf an die Teilnehmer: Erwartungen an die Konferenz in Worte fassen - entweder an info@ oder an den Twitter-Account.
   1. Aufruf geht am Mittwoch online
   2. jeder Orga schreibt einen Text mit seinen Erwartungen

TODO

• Referentenliste machen.
• Teaser für Podiumsdiskussion Datenschutz vs. Post-Privacy:

http://sektion31.piratenpad.de/Ankuendigung-Podium

• Über Thorsten Wirth Kontakt zu Twister (Bettina Winsemann) herstellen
• Antrag beim Bundesvorstand über 500€ Unterstützung stellen