NRW:Schatzmeister/Schatzmeisterteam/RT-Prozesse

Diese Seite enthält Empfehlungen, wie mit RT-Tickets aus der SchatzmeisterQueue NRW umzugehen ist.

Umgang mit Spam

Erkennung

Im Zweifelsfall kann man mit "Show all quoted text — Show full headers" die kompletten Header der Email anzeigen lassen.

Aktion

Inzwischen gibt es einen "Spam" Knopf im Tracker. Als Ergebnis wird das Ticket ohne Kommentar/Antwort gelöscht.

Umgang mit uralten Tickets

Textbaustein für die Rückfrage, ob ein Ticket noch aktuell ist:

Wird unter https://schatzmeisterteamnrw.piratenpad.de/RT bearbeitet.

Tickets mit fehlenden Informationen

Nachfragen in denen es um die Bezahlung irgendwelcher Dinge geht, sollten als Minimum die folgenden Informationen enthalten:

1. Anspruchsgrundlage (LaVo/BuVo-Beschluss)
2. Rechnung (PDF Anhang oder mindestens ein Verweis, wo das Original zu finden ist)
3. Details zum Zahlungsempfänger:
   1. Kontoinhaber
   2. BLZ
   3. Name der Bank
   4. Bei Auslandsüberweisungen: IBAN/BIC

Textbaustein für die Anforderung fehlender Informationen:

Wird unter https://schatzmeisterteamnrw.piratenpad.de/RT bearbeitet.

Tickets bei denen die Bankverbindung oder sonstige offene Fragen sind sollen in den Bereich "Schatzi - fehlende Informationen" verschoben werden. Dort ist entsprechend nachzufragen bis die Informationen vorliegen. Hat man die Nachfrage an den Klienten gestellt, so empfiehlt sich, das Ticket in dieser Queue auf "zurückgestellt" zu setzen. Antwortet der Klient, so wird es automatisch "offen".

Bei Tickets mit fehlenden:

• Belege/Quittungen/Rechnungen noch auf dem Postweg unterwegs sind oder
• Reisekostenbelege (z.B. Routenplan als PDF oder auf Papier oder Datei:Reisekostenerstattung NRW.pdf) fehlen oder
• bei reinen PDF-Rechnungen: wenn die PDF-Rechnung fehlt (=Beleg fehlt)

sind die entsprechenden Unterlagen nachzufordern. Danach das TIcket in den Bereich "Schatzi - fehlende Unterlagen" verschieben und den Status auf "zurückgestellt" setzen. Sobald auf dem Ticket geantwortet wird wechselt der Status automatisch auf "offen".

Tickets für die ein Finanzantrag genehmigt wurde und für die bisher keine Rechnung eingegangen ist werden uns genauso aus dem Vorstandsbereich als "zurückgestellt" in "Schatzi - fehlende Unterlagen" gestellt.

Bereich "Zahlungen"

Sind alle Unterlagen vorhanden, so soll das Ticket in den Bereich "Schatzi - Zahlungen" verschoben und der Status auf "Neu" gesetzt werden.

• Jedes Teammitglied darf Tickets in diese Queue verschieben.
• Tickets dieser Queue bearbeiten nur xpac, sasa und schlumpf !!!

Bearbeitungshinweise:

• Berechtigung prüfen, d.h. Antragsticket verlinken + Wiki/LVor Beschluss verlinken
• Prüfen ob die Rechnung da ist. Wenn es fehlt, dann nachfragen und in die Bereiche fehlende Info/Unterlagen (siehe oben)
• Überweisungsdaten raussuchen, Template anwenden
• Status auf "OFFEN" setzen, Ticket an Stephy geben

Beispiel #80646

--- Zahlungsqueue Template ---

Hallo Stephy,
fertig gemacht für dich zum Überweisen. Den Beschluss / Finanzantrag habe ich geprüft.
Gerne nach der Überweisung an mich zurückgeben, dann informiere ich den Antragsteller, 
ggf. lege ich das danach in "fehlende Unterlagen" da noch Belege per Post später ankommen.

ALLGEMEINE_SONSTIGE_BEMERKUNGEN_WENN_NOETIG
Die Papier-Rechnung ist bei Claudia angekommen und wurde von ihr an das Ticket gescannt. 
ZUM BEISPIEL - ZUTREFFENDES STREICHEN ODER SO

Antrag: #NUMMER 
Beschluss: https://wiki.piratenpartei.de/NRW:LINK(BEIDES_AUCH_INTERN_VERLINKEN

BEMERKUNG-WO-DIE-RECHNUNG-IST-ODER-NOCH-KOMMT
!!! Das ist aus dem Budget/Konto des vKV HIER_EINSETZEN zu bezahlen !!!
ZUM BEISPIEL - ZUTREFFENDES STREICHEN ODER SO

Überweisungsdaten
für copy+paste (ohne trennende Leerzeichen, ohne Tausender-Punkt):

Name   EMPFAENGER 
Kto:   0000000000
BLZ:   000000000        (BANKNAME)
EUR:  XXXX,XX

Verwendungszweck:
Ticket NUMMER
VERWENDUNGSZWECK_ZEILE_2
VERWENDUNGSZWECK_ZEILE_3

Tickets mit "Einzugsermächtigung von xxx zurückgezogen [Automatisch generiert]"

Das muss in SAGE und dem Verwaltungsportal eingetragen werden. 1. an SAGE-Bearbeiter zur Eintragung in SAGE 2. an Verwaltungsqueue

Tickets wieder loswerden (untake)

Tickets die man versehentlich übernommen hat oder die man aus anderen Gründen wieder loswerden will, kann man wieder abgeben. Dazu muss man in der unter "Basics" einfach wieder den Owner auf "Nobody" zurücksetzen.

Tickets mit "Kontodaten von $Name ($Mitgliedsnummer) wurde geändert

Diese Tickets werden aus dem Verwaltungsportal heraus erzeugt, wenn ein Mitglied seine Kontoverbindung erstmals einträgt oder geändert hat. Die Schatzmeisterei muss diese Daten dann in SAGE übernehmen. Danach kann das Ticket zu.

Tickets für Claudia

Bei der Weiterleitung von Tickets aus unserer Queue an Claudia bitte entsprechend der Email vom 16.12. dem Ticket die Prio 1100 geben (für Dinge aus der Schatzmeisterei)
Verwaltung: 1000
LaVo: 1200