NRW:Rhein-Erft-Kreis/Verfahrenshandbuch

Verfahrenshandbuch für die Piratenpartei NRW/Rhein-Erft Kreis

Was ist das?

Ein Verfahrenshandbuch (VH) listet die möglich Prozesse auf und beschreibt wie mit diesen umgegangen wird.

Wofür braucht man das?

Innerhalb jeder Organisation werden im Laufe der Zeit bestimmte Dinge auf eine bestimmte Art und Weise erledigt.
Das Problem besteht nun darin, dass sich nicht jeder alle diese Vorgehensweisen merken kann. Außerdem werden Änderungen an den Vorgehensweisen evtl. von nicht allen daran Beteiligten wahrgenommen.
Noch schlimmer ist es, wenn jemand neu hinzu kommt. Diese Person muss nun unter Umständen alle Vorgehensweisen auswendig lernen, bis sie tätig werden kann. - Dabei sind Verfahrensfehler, die Zeit und Mühe kosten, vorprogrammiert.
Ein Verfahrenshandbuch definiert genau was wann und wie zu geschehen hat. Es ist schriftlich fixiert und ist für jeden zugänglich.
Ein Verfahrenshandbuch sorgt also dafür, dass zum einen jeder die Möglichkeit hat seine Dinge richtig zu machen und zum anderen Fehler und somit zusätzliche Arbeiten zu verhindern.

Wie ist es aufgebaut?

Die Themen sind hierarchisch aufgebaut und beschreiben jeweils ein ganz bestimmten Teilaspekt.
Zum einen gibt es eine kurze Einleitung zum Thema, danach kommt eine einfache Liste mit Vorgehensweisen, die den sogenannten Prozessablauf erklären.
Danach kommen noch Bemerkungen, die evtl. Details erklären.
Da manche Vorgänge etwas komplexer sind, enthält die Prozessdokumentation auch ein sogenanntes Flußdiagramm, welches den ganzen Prozess inkl. der verschiedenen Möglichkeiten grafisch darstellt.
Abschließend enthält die Prozessdokumentation noch Referenzen und Links, welche sich auf den Prozess beziehen.

1. Piraten
   1. Mitgliedschaft
   2. Mitglied werden
   3. Mitgliedschaft ändern
   4. Zahlungen
   5. Austritt
   6. Spenden
   7. Beteiligung
      1. Anträge an den Vorstand
      2. Versammlungen
      3. Interaktion mit Vorstand
2. Vorstand
   1. Öffentlichkeitsarbeit
      1. Veranstaltung organisieren
      2. Pressetreffen organisieren
   2. Vernetzung
   3. Mitgliederwerbung
   4. Mitgliederbetreuung und -verwaltung
      1. Sociallisingtreffen
   5. QM und Interne Organisation
      1. Erstellen einer Prozessbeschreibung
      2. Aufbau Verfahrenshandbuch
      3. Aufbau Kennzahlen
   6. Support (techn, generell)
   7. Organisation, Vor- und Nachbereitung von KMVs
   8. Administration der techn. Medien
   9. Schatzmeisterei (Organisatorisch)
   10. Buchhaltung
   11. Finanzen und Controlling
   12. Spendenwesen Fundraising

Vorlagen / Tools

Vorlage:Prozessbeschreibung
Tool:Diagramm Designer

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Angefügte Dateien:
Datei:Prozessbeschreibung.pdf