NRW:Bielefeld/Kreisverband/2012-08-10-Protokoll Vorstandssitzung

Protokoll der 7. Vorstandssitzung am 10.8.2012

Ort und Zeit

• Beginn: 17:00 Uhr
• Ende: 19:17 Uhr
• Ort: Mumble KV Bielefeld

Teilnehmer

• Anwesend: Lars, Isabelle, Georg (bis 19:10), Christoph, Ralf
• Entschuldigt:
• Unentschuldigt:
• Beschlussfähigkeit: festgestellt

Versammlungsämter

• Leitung: Isabelle
• Protokoll: Lars

Tagesordnung

Beschlossene Tagesordnung:

TOP 1: Formalia

   1. Begrüßung
   2. Feststellung der Beschlussfähigkeit und ordnungsgemäßen Einladung
   3. Wahl der Versammlungsämter (Sitzungleitung, Protokollführung)    
   4. Feststellung der Tagesordnung
   5. Bestätigung des Protokolls vom 29.6.2012 
   6. Post
   7. Bericht RT    

TOP 2: Anträge an den Vorstand

   1. Erstattung der Ausgaben für die Einladungen zum KPT2012.2
       Es wird beantragt, dass der KV die Kosten für Porto und Briefumschläge für die 
       Einladungen zur MV am 14.7. in Höhe von xx,xx € erstattet. [an Isabelle bzw. Lars]

TOP 3: Umlaufbeschlüsse

   1. Umlaufbeschluss Aufnahme von Mitgliedern vom 17.7.2012
   2. Umlaufbeschluss Beauftragter der AG Wahlen vom 9.7.2012
   3. Umlaufbeschluss Aufnahme von Mitgliedern 8.8.2012    

TOP 4: Kauf eines Pavillons laut MV Beschluss

TOP 5: FlauschCon Unterstützung [Balli]!

TOP 6: Mitgliederversammlung / Stammtisch

   1. Aufarbeitung der MV-Beschlüsse seit 14.7
   2. Nachlese der MV vom 14.7
   3. Organisation der MV / des Stammtisches

TOP 7: Koordination Pressemitteilungen

TOP 8: Informationen und Sonstiges

   1. Sonstiges
   2. Spenden & Mitgliedsbeiträge [Lars]
   3. Aktualisierung Wiki-Seite GO Vorstand (nach GO-Änderungsbeschluss)
   4. Protokoll der Gründungsversammlung im Wiki (fehlt)
   5. Datenschutzverpflichtung der Vorstandsmitglieder / Zugriff auf Mitgliederdaten für
       Abstimmungen über Aufnahme 
   6. Zugriff auf Mitgliederverwaltung bzgl. Akkreditierung
   7. Nächste Sitzung

Mitschrift / Ergebnis

TOP 1

TOP 1.5

• Annahme des Protokolls vom 29.6.
• Bestätigt durch Isabelle, Georg, Lars, Ralf
• Enthaltung: Christoph (war nicht anwesend)

TOP 1.6

• Postfach geleert in der letzten Woche durch Isabelle,
• diese woche noch keine Leerung
• Wöchentliche Leerung durch Isabelle, Lars, Georg in Rotation
• August: Isabelle
• September: Lars
• Oktober: Georg

TOP 1.7

• Bericht vom RT [Lars]
  • Anfrage eines Mitglieds wegen KV-Wechsel zum Status der Vorgangs
  • Anfrage durch Lars an Vorstand diesbezüglich
  • Mehrere Anfragen, u.a. aus der Zeit des Wahlkampfes geschlossen
  • Aktuell drei offene, zwei davon schon älter

TOP 2

• Antrag:

Es wird beantragt, dass der KV die Kosten für Porto und Briefumschläge für die Einladungen zur MV am 14.7. erstattet. [an Isabelle bzw. Lars]

• Zustimmung: Isabelle, Christoph, Georg, Ralf, Lars
• Ablehnung:
• Antrag angenommen

TOP 3

• Umlaufbeschlüsse
  • Umlaufbeschluss vom 17.7.2012

Aufnahme von drei neuen Mitgliedern

• • Ergebnis:
    • Zustimmung: Christoph, Lars, Isabelle, Georg
    • Ablehnung:
    • Enthaltung: Ralf
• Umlaufbeschluss Beauftragter der AG Wahlen vom 9.7.2012

Der Vorstand des KV Bielefeld, beauftragt Carsten Nyga (Balli), als Ansprechpartner für Bielefeld, für die AG Wahlen des Landes NRW.

• • Ergebnis:
    • Zustimmung: Lars, Christoph, Isabelle, Georg
    • Ablehnung: Alexandru
    • Enthaltung:
  • Anmerkung Balli: Warten auf Protokoll vom 8.8. für In-Kenntnis-Setzen der Mailingliste über Aktuelles
• Umlaufbeschluss vom 8.8.2012

Aufnahme eines neuen Mitglieds

• • Ergebnis:
    • Zustimmung: Lars, Georg, Christoph, Isabelle
    • Ablehnung:
    • Enthaltung: Ralf

TOP 4

• Kauf eines Pavillons
  • Kauf wird über Partei abgewickelt
  • Anfrage an Vorstand oder direkt an Vorstandsmitglied (Carsten Trojahn oder an Mecklenburg-Vorpommern, dort gibt's nen Shop)
  • Christoph übernimmt Anfrage an Carsten Trojahn, Rücksprache mit Michael der möglicherweise noch mehr Informationen hat -> Information der Vorstandsmitglieder per Email
  • Anmerkung Balli: Letztes Jahr wurden 20 Pav. plus Gewichte von Carsten Trojahn bestellt
  • Wenn Angebot vorliegt folgt Umlaufbeschluss über konkrete Bestellung

TOP 5

• Von Freitag bis Montag ca 30-40 Helfer benötigt
• 3 40er Tonner kommen
• Live mit Streaming, Regisseur etc...
• Rundbühne, mit Moderator, Vorträge,
• Helfer haben freien Zugang
• Anzahl der Gäste beschränkt auf 222
• Balli macht Orga der Helfer
• Auf Webseite anmelden unter Flauschcon, weitere Informationen gibt's dann
• Unterkunft: Jugendherberge, Bus mit Schlafplätzen (ausgebucht), es kann prinzipiell gezeltet werden (nicht übermäßig...), Bed & Pirate,
• Infos folgen auch über ML
• Veranstaltung in Bi Teil der Bewerbung für LPT
• Nächste Sitzung (AK Kultur) am Montag
• Eintritt frei, Spenden willkommen
• Stand der Anmeldungen/Helfer noch nicht bekannt
• Frage nach Werbung für Veranstaltung: Veranstaltung wurde bereits bekanntgemacht, Veröffentlichung auf FB (eigene Gruppe) gibt es nicht
• kleines Presse-Zeitfenster
• Aufruf zum Anmelden/Helfen wenn genauere Informationen vorliegen (nach nächster Sitzung, durch Balli)

TOP 6

• Nur 1 Beschluss, Kauf eines Pavillons
• Satzungsänderungen wurden eingepflegt, Gegenlesen, Überprüfen auf Stimmigkeit der Satzung aufgrund Änderungen
• Allgemein Zustimmung zum Ablauf
• Akkreditierung kann verbessert werden
• Mehrere Farben in Rotation, Vorgedruckte Karten, Durchnummerierte Karten, Stempel für Datum / oder Markierung
• Kartenvorlage wird für Bielefeld aufbereitet, auf verschiedene Farben gedruckt
• Christoph schickt Vorlage an Lars, aufbereitete Vorlage wird vorgestellt, bei Zustimmung gedruckt, Durchnummerierung der Karten wird vorgenommen (Nummernräume für einzelne MVs).
• Tischordnung
• Vorschlag für Piratentools-Tische zur Vorstellung einzelner Themen/Bereiche
• Einführung in die Werkzeuge und Arbeitsweise ist notwendig und wird gerne angenommen - möglicherweise Infotisch für allgemeine und spezielle Fragen, Schatzkarte/Spickzettel sollte auslegen
• Markierung durch ein I zur besseren Sichtbarkeit

TOP 7

• Koordination Pressemitteilungen
  • HowTo mit Vorlage ins Wiki, Ansprechpartner für Vorab-Qualitätssicherung, Einreichung an E-Mail-Adresse des Vorstandes, Ablauf-Protokoll
  • Koordinator soll weg weisen, wie PM verfasst wird und wo sie hingeschickt werden soll - Publizierung muss durch KV genehmigt werden, solange es nicht die PM eines Arbeitskreises, einer Crew ist.
  • Vorlage der AG ÖA gibt es
  • Redaktionelle Erstellung der PMs durch Ralf und Lars:
  • Themen und Infors werden angeliefert oder es wird zum Veröffentlichen einer PM aufgefordert, bei relevanten Themen Eigeninitiative
  • Einrichten einer Wikiseite diesbezüglich durch Ralf und LArs

TOP 8

TOP 8.1.

• Balli und Leena bereiten LPT-Bewerbung vor, Seite der AG Technische Gruppe wurde "gekapert", Link zur Wiki-Seite der Bewerbung wurde dort verlinkt, Ideen und Beiträge willkommen!!

TOP 8.2.

• am 2.8. eingesammelte Spenden/Mitgliedsbeiträge wurden auf das Konto eingezahlt (10.8, durch Lars), Verrechnung wird am 16.8. mit Georg geklärt, Quittungen werden übergeben
• Ralf spendet regelmäßig jeden Monat, sollten mehr Leute mit regelmäßigem Einkommen tun.
• Aufruf zum Spenden könnte neu verfasst werden, konsolidiert, inkl. Hinweis zum Dauerauftrag

TOP 8.3.

• letzmaliger Beschluss wurde eingefügt

TOP 8.3.1 (Ergänzt) Antrag auf Änderung der GO

Antragstext: :

Es wird beantragt §6 Abs 2 und 3 wie folgt zu ändern (2) Über finanzielle Angelegenheiten bis 100,00 Euro kann der Vorstand zwischen den Sitzungen im Umlaufverfahren entscheiden. Diese Entscheidung muss auf der nächsten ordentlichen Kreisvorstandssitzung bestätigt werden. (3) Über finanzielle Angelegenheiten bis 20,00 Euro kann jedes Vorstandsmitglied zwischen den Sitzungen in Eigenverantwortung entscheiden. Diese Entscheidung muss auf der nächsten ordentlichen Sitzung bestätigt werden.

• Abstimmung:
  • Zustimmung: Christoph, Ralf, Georg, Lars, Isabelle
  • Ablehnung:
  • Enthaltung:

TOP 8.4

• Gründungsversammlungs-Protokoll fehlte im Wiki, wurde nun ins Wiki gestellt,
  • Jörn hat fehlende Infos mit Hilfe des Streams ergänzt
  • Unglücklich, dass akkreditierte Piraten ohne Abmeldung die Versammlung verlassen.
  • Für nächste Wahl: Achten auf korrekte Abmeldung
  • Protokoll ist nun vollständig
  • Muss noch von verschiedenen Leuten unterschrieben werden: Isabelle (Vorsitzende), Uwe (Protokollant), Jörn ( Wahlleiter), Hannes (Wahlhelfer, Wahlprotokoll) und in die Verwahrstelle zu den Akten (bei Georg) ;)
  • Anmerkung: Protokoll vom 14.7. liegt unterschrieben bei Lars, wird an Georg übergeben

• Pausenmusik * http://www.youtube.com/watch?v=oavMtUWDBTM

TOP 8.5

• Isabelle muss Datenschutzschulung noch mitmachen
• Christoph hat Schulung gemacht und DS abgeschickt, ist aber noch nicht eingetragen
• Ralf hat Schulung gemacht und DS abgeschickt, ist aber noch nicht eingetragen
• Georg muss Datenschutzschulung noch mitmachen
• Lars hat DS-Verpfliochtung, ist bereits eingetragen
• Nächste Schulung: steht noch nicht fest
• Gewährung von Zugriff auf Mitgliederdaten bei Aufnahme neuer Mitglieder:Ralf hat DS-Verpflichtung abgeschickt und Schulung gemacht, bekommt Passwort für verwendetenTC-Container
• Georg sollte vorläufig Verschwiegenheitserklärung abgeben (gilt für für alle, die noch keine DS-Verpflichtung abgegeben haben): Georg entwirft Muster

TOP 8.6

• Zugriff auf Mitgliederdaten über Verwaltungstool
  • Christoph hat derzeit keinen Zugriff auf OWL-Daten, nur Bielefelder Mitgliederdaten, da Doppelfunktion für KV und OWL derzeit technisch nicht möglich
  • Punkt "Gruppierungsaufgaben" für Verwaltungspiraten, z.B. Möglichkeit für Rundschreiben, Datenextrakt, Statistiken, Zugriff auf Mitgliederdaten, Mitgliedsantrtäge, Akkreditierung etc
  • Eintragen der Bezahlung des Mitgliedsbeitrage bei Akkreditierung möglich
  • Christoph schreibt Carsten Trojahn an, damit Lars und Ralf (wenn DSV eingetragen) Zugriff auf Akkreditierung bekommen.
  • Anmerkung: Wie sieht es mit ausstehenden Mitgliedsbeiträgen / Forderungsmanagement aus? Christoph würde anfragen, ob ein Anschreiben "unregistrierter" Mitglieder durch Verwaltungspirat möglich ist.
• Bericht Christoph: Neumitglieder aus Juli-Umlaufbeschluss werden inzwischen als Mitglieder geführt

TOP 8.7

• Nächste Sitzung: Freitag, 24.8.2012, 17 Uhr im Mumble, Raum KV Bielefeld