NRW:2010-03-28 - Protokoll Arbeitsgruppe Verwaltung

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Eckdaten

Was:      AG Verwaltung NRW
Ort:      NRW Mumble Server
Datum:    28.03.2010
Uhrzeit:  20:08 bis 22:20


Anwesend

Abwesend

entschuldigt

unentschuldigt

  • keine

Aufnahme von Neumitgliedern

  • keine

Austritte von Mitgliedern

  • keine

Auf inaktiv gesetzte Mitglieder

  • powerdan

Besprechung der letzten Protokolle

  • Einstimmig angenommen

Neuwahl Sprecher UG Verwaltung

Zur Wahl stehen:

  • Müller, Jochen
  • apoc, Kai

für Kai: 9 Enthaltungen: 2

Berichte der UG's

UG Finanzen

  • Mahnwesen 2009
  • Liste mit Adressdaten für Mitgliedsausweise

UG Verwaltung

  • Tickets werden jetzt schnellstmöglich abgebaut
  • Telefonnummern bitte mit / und nicht mit - von der Vorwahl trennen.
  • Mitgliedsdaten von jetzt an in eure Verzeichnisse auf dem Server ablegen. Nicht im Tracker selbst .

UG Organisationseinheiten

  • keine besonderen Vorkommnisse
  • aktuelle bezahlte Mitgliedsbeiträge werden benötigt
   *  wir benötigen öfter die Informationen über eingegangene  Mitgliedsbeiträge - aktuelle Situation ist nicht tragbar, aktuelle Liste  ist ein Monat alt 

   *  Bessere Möglichkeit zur Abfrage von Mitgliedsdaten dazu die  Überlegung Zugang zu CIVICRM für die UG Orga anzufragen
  • Wunsch der Verkleinerung der UG Mitglieder um diese der UG Verwaltung zuzuführen

Handlungsfähigkeit der AG Verwaltung

  • Sprecher treten zurück.
  • Jochen stellt sich in Abwesenheit für die Wahl zum UG Verwaltungssprecher zur Verfügung
  • Wichtige Personen sind durch z.b. Krankheit oder dergleichen des öfteren nicht erreichbar.
  • Entscheidungen müssen mehrfach vertagt werden, da Kleinigkeiten fehlen und Protokolle nicht zur Kenntnis genommen werden
  • Aufgaben die in 5 min. erledigt sind, dauern schon über 3 Wochen und müssen wieder vertagt werden
  • Mitgliedsdaten sind massiv unvollständig.
  • Ich sehe dort derzeit eine Massive Bedrohung, dass wir überhaupt noch handlungsfähig sind. Die derzeitige Mitarbeit innerhalb der AG ist bei einigen mehr als rar. Ich stelle mir die Frage, ob diese teilweise überhaupt noch Mitglieder sein wollen. Die einfache Teilnahme an der Sitzung ist keine Mitarbeit, sondern auch die Übernahme von Aufgaben und dergleichen. Einige Mitglieder machen sich lediglich die Arbeit und "verteilen" Tickets. Keine selbst beantwortet und dergleichen. Wir sollten dringend überlegen ob die AG Verwaltung in der derzeitigen Fassung so handlungsfähig ist, denn ich bezweifel das derzeit sehr stark. --Dennis103 17:50, 28. Mär. 2010 (CEST)
  • Prozessabläufe, Arbeitsabläufe werden unnötig verkompliziert, das Ticket System ist nicht ausgereift und erzeugt unnötige Mehrarbeit.

Zusammengehörige Tickets auch eines Themenbereiches (z.B. Namenskorrektur, Crewansprechpartner, Austritte, Mitgliedsanträge) sollten direkt gebündelt werden und die Aufgabenverteilung insbesondere der Mitglieder mit Zugang zu CIVICRM sollten klar geregelt werden. Dadurch können auch keine Tickets mehr liegen bleiben.

  • Abgleich der Bezahlt Listen und der Mitgliederlisten und Anträge sind zwingend erforderlich, Jochen würde sich dafür zur Verfügung stellen.
  • Es sollten Aufgaben klar herausgearbeitet werden und den Mitgliedern zugewiesen werden
  • Bei Häufung von liegen gebliebener Arbeit sollte dies über die Mailingliste direkt kommuniziert werden, damit sich die AG Mitglieder die nicht so oft den RT nutzen erfahren, was sie noch bearbeiten müssen/können.
  • Vorlagen und Informationen sollten zentral erfasst werden und auch Beispieltexte der UGs (z.B. Finanzen) den anderen UGs zur Verfügung gestellt werden.
  • Unnötige Seiten sollten aus der Wiki entfernt werden
  • Zugriff für normale Parteimitglieder auf CIVICRM sollte mit dem Vorstand diskutiert werden
  • Zur Kenntnis genommen, aber alle Punkte von Dennis, deshalb Vertagung bis er wieder da ist.

Ausweise

Daten sind wohl in Hamburg Ausweise sollen mit der Einladung verschickt werden, deshalb hektische Aktionen.

Für die Einladung zum BuPT werden alle Addressen im Civi schnellstmöglich nachgetragen

Neue Queue für CiviCRM

Es soll einen neue Queue "Mitgliederdatenbank" angelegt werden. Da jetzt mehrere Verwaltungspiraten Civi-Zugang haben soll hier ein geregelter Ablauf sichergestellt werden. Die Queue braucht keinen Mail-Zugang, sondern ist nur für intern. Zugriff bekommen alle Verwaltungspiraten.

Dine verlässt Sitzung (20:54)

Beitragsminderung

  • Formular hat Uli erstellt, einige "Bugs" müssen noch gefixed werden. Dieses ist nun als PDF im Wiki unter Media:Beitragsminderung.pdf
    • Ralf Gloerfeld, Richard Kees muss in Ralf Glörfeld, Richard Klees geändert werden.
  • Alle im Tracker zurückgestellten Tickets müssen beantwortet und mit dem PDF Versehen werden.
    • Uli möchte diese Aufgabe übernehmen, Wann?
  • Vorlage ist erstellt. Wer übernimmt den Versand und Protokolliert? Abgleich mit Bezahlten Liste LPT. http://piratenpad.de/EBu63lVNoA
  • HowTo Wiki
  • Anpassen Mitglied Werden Seite
  • Vertagt auf kommende Sitzung, aber mit Lösungen. Rücksprache mit Uli ist erforderlich.

Arndt versucht mit Uli Kontakt aufzunehmen um die Sache zuklären.

SSL Zertifikat für Verwaltungsplattform

  • SSL Zertifikat geschütztes Portal zur Mitgliedsanmeldung wird in Kürze live gehen
  • Aktueller Stand unbekannt.

Sqampy hats bis Montag versprochen und wir dürfen hoffen.

Schatzmeistersprechstunde

Schatzmeister Sprechstunde

  • Aufgrund der zeitlichen Änderung der Vorstandssitzung bis auf weiteres verschoben. Mumble raum ist ja leider auch noch nicht da.

NewJorg legt den Raum rechtzeitig an.

Vereinsverwaltungssoftware

  • Ich wurde von den Kassenprüfern angesprochen auf mögliche Probleme und Ecken der Software, sodass ich das entsprechend prüfen werde. Die Software wurde somit nicht gekauft.
  • Interne Lösung auf CMS Plattform könnte von Jochen erstellt werden wenn die Voraussetzungen klar sind die die Software erfüllen muss

Dennis vergleicht ob Kriterien die ihm im Zusammenhang mit der ausgewählten Software zugetragen wurden stimmen.

Umgang mit KVs und Piratenbüros

  • Mitgliederliste KV Münster
  • Zwei zusätzliche Queues für Soest und Dortmund müssen noch angelegt werden (RT)

Dortmund existiert schon, Soest wird Arndt noch anlegen. Arndt kontaktiert den Soester Vorstand um den Zuständigen zu ermitteln. (Fizz) Kreisverband Soest

  • Es muss noch geklärt werden welche Mitglieder in die Queues müssen.

Die gewählten Vertrauenspersonen.

  • Sind die Queues mittlerweile angelegt?

s.o.

  • Mitgliederliste von Münster fehlt auf Arnds Server, sodass kein Abgleich mit der Bezahlten Liste erfolgen kann, wie bei KV Soest auch schon. - Liste fehlt nicht liegt seit mindestens letzter Woche wo Arndts Server wieder live ging in den UG Unterordnern

Mahnwesen 2009

  • Liste von 2009 ist erstellt. Es sind 995 Mahnungen zu verschicken.
  • Da der alte Schatzmeister nicht an der Besprechung teilgenommen hat konnten offene Fragen nicht geklärt werden weswegen dies vertagt werden muss
  • Erstellung Liste Eintrittsdatum / Mitgliedsbeitrag
  • ca. 1000 Piraten müssen über vorgefertigte Standardantworten abgearbeitet werden
  • Alle aus der AG Verwaltung brauchen Zugriff auf die RT Buchhaltungs Queue -> wurde das erledigt?

Ja.

  • Welche Standard Fragen werden aufkommen? -> Bitte im Pad formulieren
    • Wieviel muss ich bezahlen?
    • Wieso wurde der Beitrag nicht abgebucht?
    • Ich will kein Mitglied mehr sein und auch nichts mehr bezahlen.
    • Kann ich rückwirkend eine Beitragsminderung beantragen?
    • Ich habe schon bezahlt!

Antworten werden von NewJorg in einem Pad vorformuliert und alle anderen können ergänzen.

Unvollständige Einträge im CiviCRM

  • Bei meiner Suche nach Mitgliedern sind mir bei vielen Mitgliedern Fehler aufgefallen. Dort fehlen teilweise die PLZ, teilweise aber auch die komplette Anschrift und dergleichen. Bitte dringend einen Export vom Civi machen und entsprechend eine Liste erstellen, wo etwas fehlt, sodass die Arbeit aufgeteilt werden kann. Einige Tickets dazu habe ich erstellt, aber nach 1 Stunde erst bei Buchstabe B war dies zu extrem. --Dennis103 17:05, 27. Mär. 2010 (CET)
    • Bitte Tickets zusammenfassen und nicht direkt wieder aus dem Ruder laufen lassen wie bei den Namenskorrekturen
  • Wie können solche Fehler passieren?
    • Arndt hat damals bei der Flut neuer Anträge nur den Namen, die Mailadresse und den Ort ins CiviCRM eingetragen. Auf dem Server gibt es einen Ordner "Mail und Ort" wo die Anträge all derer drin sind. Diese sollten schon vor Monaten verteilt bearbeitet werden, aber daraus ist nichts geworden, weil die entsprechenden Anträge nicht verteilt wurden. --apoc
  • Wie können wir für Abhilfe sorgen?
  • Jochen wird die Anträge Anfang der Woche abtippen und Arndt eine Openoffice Datei zur Verfügung stellen

Probleme Mitgliedsanträge und Lastschriftformular

  • Fast täglich erreichen mich Mails an den RT wieso wir keine Lastschrift gezogen haben. Ganz einfach, wir haben keine Formulare.
    • Wieso?
    • Wie kann das passieren?
    • Wie können wir für Abhilfe sorgen?
  • Jörg findet täglich neue Mitglieder die nicht eingepflegt sind.
    • Wieso?
    • Wie kann das passieren?
    • Wie können wir für Abhilfe sogen?
      • dringend Abgleich zwischen den Listen und eingesendeten Anträgen machen. Jochen wird dies bis Ostern machen

Probleme Erreichbarkeit Arndts Server

  • Aufgrund von mehreren Ausfällen und der damit verbundenen Handlungsunfähigkeit, müssen wir dringend für Abhilfe sorgen.
    • Vserver bei der Technik?
      • Jochen hat einen VServer und private dedicated Server die er redundant anbinden könnte
    • Einzelner Root Server?
    • Sonstige Ideen?

wird von Arndt vorrangig angegangen!

Nächster Termin

Was:      AG Verwaltung NRW
Ort:      Raum AG Verwaltung - Mumble
Datum:    01.04.2010
Uhrzeit:  20:00

Rechtschreibfehler dürfen gerne berichtigt werden, wenn inhaltlich Essenzielles fehlt, bitte ergänzen. Bei Unklarheiten bitte die Diskussionsseite für Nachfragen nutzen.

Protokoll erstellt von: Arndt
Protokoll abgezeichnet von:

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