LSA:Landesverband/Organisation/Vorstand/Landesgeschaeftsstelle2015/Konzept

Konzept-Entwurf

Es handelt sich um einen ersten Konzept-Entwurf. Aufgeschnappt hier und hier :)

Entwicklung/Historie

Auf dieser Seite kannst du auf einen Blick nachvollziehen, wie sich die Entscheidung hin zur LGS in der Landeshauptstadt Magdeburg entwickelt hat.

Potenzial

Außenwirkung

• An der Lüneburger Straße fahren täglich mehr als 10 000 Autos vorbei.
• Die Uni ist ca. 8 min. Fußweg entfernt.
• Der Neustädter Bahnhof liegt direkt gegenüber.
• Ein Aussen-Großplakat begrüßt jeden Zug der nach oder von Norden fährt.
• Eine Straßenbahnhaltestelle ist vor der Tür.

Einsparungen

• Raummieten LPT's (2 ca. 300,- bis 600,-€)
• überregionale Arbeitstreffen (4 ca. 200,- bis 600,-€)
• Dauerwerbung Großplakat Außenwand (ca. 4550,-€/Jahr)

Aufgaben und Zweck

Koordination von Anfragen

Die Landesgeschäftsstelle (LGS) soll der offizielle Sitz des Landesverbands Sachsen-Anhalt mit ladungsfähiger Postadresse sein. Sie soll als permanente Anlaufstelle für Anfragen an den Landesverband Sachsen-Anhalt dienen und diese an die richtigen Ansprechpersonen vermitteln. (Neu)Mitglieder und interessierte Bürger/innen, die sich in der Piratenpartei engagieren möchten, können sich an die LGS wenden und erhalten Einstiegshilfe.

Presseanfragen werden nicht selbst bearbeitet, sondern an den beauftragten Pressesprecher des Landesverbandes weitergeleitet. Die LGS stellt also keine Parallelstruktur zur Öffentlichkeitsarbeit des LVs dar, ihre Infrastruktur steht dem PresseTeam jedoch selbstverständlich zur Verfügung.

Die LGS soll telefonisch erreichbar sein und Kontakte vermitteln, Fragen zum Programm beantworten, Anregungen, Fragen oder Kritik aufnehmen und weiterleiten. Außerhalb der Öffnungszeiten gibt es einen Anrufbeantworter. Eine Weiterleitung des Telefonanschlusses außerhalb der Öffnungszeiten auf das private Telefon einer beauftragten Person ist möglich, jedoch nicht zwingend notwendig.

Sekretariat des Landesvorstands

Als offizielle Anschrift des Landesverbands soll die LGS Post an den Landesvorstand entgegennehmen und verwalten. Die über Jahre geführten Postfächer sollen aufgelöst werden. Da die Bearbeitung der Post besondere Sorgfalt und Datenschutz erfordert, verarbeitet nur ein kleiner Kreis beauftragter Personen, die an einer Datenschutzunterweisung teilgenommen haben, eingehende Post.

Wahlkampfzentrale

Die Landesgeschäftsstelle soll als Wahlkampfzentrale des Landesverbands zur Landtagswahl 2016 dienen. Die hier aufgeführten Aufgaben können auch außerhalb der Wahlkämpfe erfüllt werden, sind jedoch während der Wahlkämpfe besonders wichtig.

Pressekontakte

Die LGS ist Standort von Pressekonferenzen im Rahmen des Wahlkampfs. Durch ihren Standort ist die Nähe zu mehreren überregionalen Zeitungen und Rundfunksendern gewährleistet. Durch die Möglichkeit, Dauerwerbung Großplakat Außenwand,Schaufensterfront und Außenreklame im Rahmen der Vorgaben des Vermieters zu gestalten, ist die LGS für die Presse leicht ausfindig zu machen. Wiederholte Termine am gleichen Standort erleichtern den Journalist/innen die Orientierung.

Kandidatinnen und Kandidaten können die LGS als Kulisse für Presseinterviews verwenden und müssen nicht auf Cafés und dergleichen ausweichen. Ein Teil der LGS soll so gestaltet werden, dass er für Pressefotos geeignet ist.

Kontaktpunkt für Bürger/innen

Die Telefonnummer der LGS und eine von Mitarbeiter/innen der LGS betreute E-Mail-Adresse kann für Anfragen von Bürger/innen zum Programm der Piratenpartei kommuniziert werden. Die Mitarbeiter/innen der LGS arbeiten sich in das Programm ein und können kompakte Auskunft zu den wichtigsten Punkten geben oder kompetente Ansprechpartner vermitteln.

Der Eingangsbereich der LGS wird so gestaltet, dass Leute von der Straße während der Öffnungszeiten die LGS einfach betreten und sich informieren können. Hierzu sollten Flyerständer mit Informationsmaterialien und andere Streumittel sowie einige Sitzgelegenheiten zur Verfügung gestellt werden.

Wahlkampfaktivitäten

Die LGS wird während der Kernphase von Wahlkämpfen besonders intensiv mit Freiwilligen besetzt, die sich bei Bedarf einer Aufgabe annehmen und die Kandidat/innen und Wahlkampfkoordinator/innen auf Abruf unterstützen können. In der LGS können Wahlkampfaktionen wie z.B. Livesendungen veranstaltet werden.

Treffpunkt und Arbeitsplatz

Die LGS steht der Piratenpartei Sachsen-Anhalt und ihren Gliederungen für regelmäßige Treffen (Vorstandssitzungen, AG-Treffen, Stammtische) und Veranstaltungen zur Verfügung. Veranstaltungen des Landesverbands haben dabei grundsätzlich Vorrang vor Veranstaltungen von Untergliederungen, sofern sie mit mindestens 2 Wochen Vorlauf angekündigt wurden. Eine Doppelbelegung ist möglich, wenn es sich um zwei kleinere Arbeitsgruppen handelt, die nicht beide auf die gleichen Ressourcen zugreifen müssen (z.b. Beamer) und mit etwas Hintergrundbeschallung leben können. Die LGS kann für Treffen und Veranstaltungen per E-Mail reserviert werden, Reservierungen werden von den Mitarbeiter/innen der LGS dann in einen öffentlich einsehbaren Kalender eingetragen.

Einkauf

Die Mitarbeiter/innen der LGS können im Auftrag des Vorstands Einkäufe für den Landesverband vornehmen.

• monatliches Budget?

Arbeitsabläufe

Der/die Beauftragte für die Landesgeschäftsstelle ist verantwortlich für die Definition, Dokumentation und Einhaltung von Arbeitsabläufen der LGS. Die folgenden Vorschläge basieren auf der Praxis anderer Geschäftsstellen der Piratenpartei, insbesondere der BGS.

Postbearbeitung

Eingehende Post wird in einem Posteingangsbuch vermerkt, sodass nachvollzogen werden kann, was wann eingegangen ist und wer die Post verarbeitet hat. An den Landesverband oder Vorstandsmitglieder adressierte Post wird von den für die Postbearbeitung Beauftragten (und nur ihnen!) geöffnet, im Eingangsbuch verzeichnet, gescannt und abgeheftet, der Scan an die betroffene/n Person/en (Landesvorstand, Schatzmeister, Vorstand einer Gliederung, Pressesprecher etc.) weitergeleitet. Post an Datenschutzbeauftragte oder Schiedsgerichte darf nicht geöffnet werden.

Mitgliedsanträge, Adressänderungen und Austritte werden ebenfalls postalisch oder in einem dafür innerhalb der Räumlichkeiten angebrachten, abgeschlossenen Briefkasten angenommen, gescannt, abgeheftet und der Scan an die Beauftragten für die Mitgliederverwaltung weitergeleitet.

Anfragen

Anfragen an den Landesverband können bei der LGS telefonisch, postalisch oder per Mail gestellt werden. Anfragen oder Aufgabenstellungen für eine/n bestimmte/n Mitarbeiter/in können auf Totholz in einem für sie vorgesehenen Fach abgelegt werden (diese Vorgehensweise hat sich in der BGS bewährt).

Reservierungen

Reservierungen der LGS für Treffen und Veranstaltungen werden an einen Mail-Account der LGS geschickt. Die Mitarbeiter/innen, die die Reservierung bearbeiten, prüfen die Verfügbarkeit zur gewünschten Zeit, tragen die Reservierung ggf. in den öffentlichen Kalender ein und informieren die reservierende Person bzw. schlagen ggf. einen Alternativtermin vor. Wenn die Reservierung von einer Untergliederung bzw. deren Arbeitsgruppen kommt und noch mehr als 2 Wochen in der Zukunft liegt, wird der Person mitgeteilt, dass die Reservierung vorbehaltlich einer Reservierung durch den Landesverband bis spätestens 2 Wochen vor dem Termin gilt.

Beteiligungsmöglichkeiten für Mitglieder

Alle Mitglieder können die LGS für die Parteiarbeit nutzen und sie so mit Leben füllen.

Wer sich darüber hinaus beteiligen will, kann das folgendermaßen tun:

   Teilnahme an Arbeitseinsätzen 
   Bewerbung um Mitarbeit in der LGS bei dem/der Beauftragten für die LGS (Aufgaben sind näher zu definieren, siehe oben).
   Bewerbung um Übernahme einer festen Schicht (mit Schlüssel zur LGS).
   Bewerbung um Beauftragung für Sekretariat des Landesvorstands (Postbearbeitung).

Beauftragungen

Der Landesvorstand sollte Ausschreibungen für folgende Beauftragungen starten:

   Beauftragte/r für die Landesgeschäftsstelle
   Beauftragte (2-3 Personen) für das Sekretariat des Landesvorstands

Für das Sekretariat des Landesvorstands sollten wegen der Vertraulichkeit der zu behandelnden Daten und dem nötigen Zugang zum Büro mit vertraulichen Unterlagen nicht zu viele Personen beauftragt werden. Da Vorladungen und andere zeitkritische Post an die LGS geschickt werden kann, muss sichergestellt sein, dass die Post regelmäßig mindestens zweimal wöchentlich bearbeitet wird.