Kreisverband Main-Kinzig/Vorstand/Tätigkeitsberichte/Schatzmeister 2011/12
Inhaltsverzeichnis
Tätigkeitsbericht Nadja Haas
Schatzmeister im KV-MKK von 12.2.2011 bis 16.3.13 (davor Kassenprüfer).
Vorab
Ich werd' jetzt Eure Aufmerksamkeit bissle strapazieren mit meinem diesmal etwas ausführlicheren Tätigkeitsbericht. Er ist in drei Teile gegliedert, im ersten Teil - dem Vorwort - sind wir schon mittendrin, der zweite Teil wird langweiliger, das ist in vielen kurzen Sätzen der eigentliche Tätigkeitsbericht. Und als abschließenden dritten Teil hab ich noch nen zusammenfassenden Rat an den zukünftigen Vorstand.
Von Anfang an habe ich versucht klarzumachen, dass ich nicht regelmäßig auf Stammtische kommen kann, auch wenn ich einige Male auf dem Nidderauer Stammtisch war. Im Zusammenspiel hat sich aber - besonders im zweiten Jahr der Amtszeit und den immer seltener werdenden Vorstandssitzungen (VS) - herausgestellt, dass das keine gute Voraussetzung ist.
Der größte Teil meiner Arbeit war aus meiner Sicht mit dem Nachlaufen von Belegen und dem Auffordern zu formell ordentlichem Vorgehen geprägt. Ich habe das selbst als äußerst unangenehm empfunden und weiß, dass das nicht alles ist, aber ich möchte an dieser Stelle nochmal darauf hinweisen, dass wir hier nicht mehr nur die-Intimsphäre-schätzende Privatleute sind, sondern Politiker, für deren Transparenz und Kontrolle auch in anderen Parteien wir uns einsetzen.
Im Einzelnen
- am KPT 12.2.11 gewählt
- um VS 14.2.11 herum
- Nachtreffen mit vorherigem Schatzmeister und Kassenprüfern einberaumt
- um VS 28.2.11
- Kasse großteils übernommen, kaum oder keine der früheren Beschlüsse innerhalb der Kasse dokumentiert
- um VS 14.3.11
- Noch kein Zugriff aufs Konto (fehlt Unterschrift von Vorstandsvorsitzenden)
- Plakate aufgehängt mit Dominik (übrigens bin ich durchs vorherige Plakate-Auf- bzw. Abhängen mit Bernhard in die Piratenpartei eingeführt worden ;n) )
- Formular entworfen, das uns die Dokumentation von Beschlüssen erleichtern kann, die die Kasse betreffen.
- Dadurch von nun an stete Verbesserung des Zustandes der Kasse
- um 20.3.11 Schatzmeistertreffen Hessen
- angeregt, wegen der für Vorstand vielfach unklaren Situationen statt nur einem lieber zwei Schatzmeistertreffen jährlich zu machen
- um VS 26.4.11
- Kassenprüfung alter Kasse: Ergebnis: nicht ganz rosig, weil noch immer nicht alle Beschlüsse sauber dokumentiert
- Zeitungsanzeige: Rechnung da und bezahlt; Emanuel liefert Original nach. Belegexemplar nachgefordert.
- Spendenquittungen: Wer z.B. Parktickets einreicht, kann den Betrag ausgezahlt bekommen oder per "Verzicht auf Erstattung" auf Wunsch eine Spendenquittung erhalten. Es muss ein Beschluss existieren, dass Kosten übernommen werden. Dieser Beschluss muss IM VORAUS (also vor der Ausgabe) gefasst werden.
- Annahme von Geschenken für den KV zieht Formalismen nach sich, ich bat um Beachtung.
- um VS 16.5.11
- Kasse des letzten Jahres gescannt und an Landesschatzmeister übergeben
- Es fehlen aber immer noch Dokumentationen von früheren Beschlüssen
- um VS 4.7.11
- Optimistische Einschätzung der 2010er Kasse durch Landesverband
- um VS 8.8.11
- Neue Rechnungen und Abbuchungen trudeln ein, für die auch wieder alte Beschlussdokumentationen gesucht werden müssen. Hier bin ich auf die Hilfe des früheren Vorstands angewiesen, der aus diesem Grund in dieser Sache noch nicht entlastet wurde.
- Grünes Licht vom LV zur 2010er Kasse, für uns grünes Licht um alten Vorstand finanzrechtlich zu entlasten zu können.
- Immer wieder Beschlussaufwand für Kleinbeträge wie Porto lähmt zusätzlich uns trägen Vorstand. Planung einer Budgetregelung, über die wir beim KPT die Basis befragen wollen.
- um KPT 13.8.11
- Behandelt Frage nach Budget für Vorstandsmitglieder, sodass nicht wegen Kleinigkeiten ein kompletter Beschluss eingeholt werden muss. Meinungsbild positiv. Entsprechende GO-Änderung muss in VS geändert werden. Ist untergegangen.
- Finanztechnische Entlastung des vorherigen Vorstands nachdem der im Verlauf der letzten Monate im wesentlichen die Dokumentation früherer Beschlüsse nachgeholt hat.
- um KPT 26.11.11
- Diskussion einer Rüge des Vorstandes, da über drei Monate keine Vorstandssitzung stattgefunden hat.
- um VS 17.12.11
- Zustand der Kasse 2011 sehr zufriedenstellend trotz kleinerer Herausforderungen wie Spenden, die mit dem Landesverband geteilt werden müssen.
- Zusammenarbeit mit Landesschatzmeister Lothar Kraus wunderbar gut, ein Lichtblick
- Immer wieder Probleme mit dem Nachlaufen von Rechnungen bei laufender Einzugsermächtigung, großteils ein Postfach-Orga-Problem.
- Infostandaufruf
- Diskussion über die notwendige Häufigkeit von Vorstandssitzungen wurde verschoben
- Angesammelte Satzungsänderungen mit Svens großer Hilfe eingepflegt (eigentlich hat er fast alles gemacht bevor wir uns dazu zusammensetzen konnten)
- um VS 4.1.12
- Noch immer Probleme mit dem übernommenen Teil der Kasse
- VS genutzt, um gemeinsam Beschlussprotokolle zu schreiben
- btw: Umlaufbeschlüsse müssen bei der nächsten VS veröffentlicht werden, ohne VS dauert das ewig und es ist auch nicht gut organisiert (wer ist wann zuständig?)
- Formular zur Beschlussdokumentation regelmäßig verfeinert und an aktuelle Anforderungen angepasst (zB um Feld für den Verantwortlichen erweitert)
- Immer noch/wieder Problem mit Rechnungen zu Abbuchungen/Postfach
- Diskussion über SÄ in Bezug auf Häufigkeit von VS auf KPT wurde verschoben
- Abstimmung des Termins der Kassenprüfung mit Schatzmeistertreffen
- um VS 11.1.12
- Wie der letzte Vorstand auch haben wir Probleme mit der Behandlung von Reisekosten aktiv mitarbeitender Mitglieder. Wir haben drum versucht, etwas zu beschließen, das das einfacher macht, bin kurz darauf aber auf das offizielle Formular und Prozedere gestoßen
- Eigentlicher Grund für die bisherigen Probleme in dieser Sache: Falsche Reihenfolge. Man kann nicht irgendwann nach vollbrachter Arbeit zum Schatzmeister gehen und Kassenbons spenden (in Vereinen mag das gehen, aber wir sind eine Partei, die strengen Gesetzen unterliegt und dafür mit Parteienfinanzierung belohnt wird). Auch wenn's lieb gemeint ist. Das Geld darf erst für die Piratenpartei/den Kreisverband ausgegeben werden, wenn ein sehr ordentlicher Beschluss vorliegt. Wer dann genau zu diesem Beschluss/Auftrag passende Belege produziert und einreicht, der hat Anspruch auf Erstattung. Und dann erst kann wer möchte das durch Forderungsverzicht spenden.
- Was sich zudem immer mehr summiert, sind Beträge aus ordentlichen Beschlüssen, für die entsprechend Geld in der Kasse zurückgehalten werden muss (damit die Kasse niemals ins Minus rutschen kann), die dann aber nicht abgerufen oder formell durch Verzicht freigegeben/beendet werden. Bisher hatten unsere Beschlüsse kein Ablaufdatum und können eventuell erst durch Verjährung oder eventuell einen offiziellen Gegenbeschluss aufgeräumt werden (bevor unser ganzes Geld irgendwann formell blockiert ist). Beispiele sind der Saitenschneider zum Plakateabhängen oder die Raummiete vom Bürgerworkshop. Darüber muss sich der nächste Vorstand bei Gelegenheit bitte Gedanken machen.
- Finanzielle Abwicklung des Neujahrsempfanges:
- Hier haben wir vom Vorstand zwar gut drauf geachtet, rechtzeitig ein Budget zu beschließen und zu erhöhen, aber die Ausführung etwas schwammig beauftragt. So gab es keine zentrale Budgetüberwachung mehr.
- Gerettet haben das die an den Empfangsvorbereitungen arbeitenden Mitglieder, die nicht nur im Budget geblieben sind, sondern auch noch auf erhebliche Erstattungen verzichtet haben. Danke nochmals!
- Die Belege sind dann schleppend eingetrudelt und erst zum Jahreswechsel 2012/2013 ist alles rekonstruiert und ausgezahlt worden.
- Ich will die Schuld für diese Verzögerung nicht ganz von mir weisen, aber ich denke, das lässt sich alles viel flüssiger klären, wenn es monatliche Vorstandssitzungen gibt.
- Bitten meinerseits um RL-Vorstandssitzungen sind leider seltenst (ich trau mich nicht zu sagen „nie“, da ich da nicht ganz sicher bin) auf fruchtbaren Boden gestoßen (was nach aktueller Satzung/GO in Ordnung ist, da ich leider nur ein Anrecht auf das Einberufen von Telkos habe)
- Ich möchte an dieser Stelle kurz darauf aufmerksam machen, dass wir in 2012 nur drei VS hatten, soviele KPTs hatten wir in 2011! (In 2011: zusätzlich neun VS)
- um KPT 31.3.12
- Kassenprüfer prüfen die Kasse erst am Tag des KPT. Meine Hoffung/Bitte nach quartalsweisen Treffen mit den Kassenprüfern ist nicht erfüllt worden.
- Es müssen noch Beschlussprotokolle vom Vorstand nachgereicht werden, damit ich Vorgänge in der Kasse abschließen kann.
- An diesem Tag (Quartalsende) muss die Kasse des vorherigen Jahres zum Landesverband weitergereicht werden.
- Träge Kommunikation im überlasteten Vorstand. Umlaufbeschlüsse werden grob und oft nicht satzungsgemäß beantragt und nicht immer ordentlich zuende gebracht.
- Unser mit den Kreistagsabgeordneten geteiltes Postfach mit zwei Schlüsseln und seltenen VS führt dazu, dass die Kasse immer auf Rechnungen warten muss (oder zusätzliche Versandkosten entstehen würden)
- um VS 19.9.12
- Wieder/noch Probleme mit Rechnungen/Einzugsermächtigungen/Postfach
- Unrechtmäßige Abbuchungen auf dem Konto (lässt sich nicht vermeiden), umgehend widerrufen
- Termin für diesen KPT festgelegt: 5.1.13, um dem neuen Vorstand Raum für die Orga der AVen und eines eventuellen Neujahrsempfangs zu schaffen.
- um KPT 16.3.13
- Kassenprüfer (genauso überlastet wie der Vorstand) prüfen die Kasse (hoffentlich) am Tag des KPT, bisher kaum Kontakt. Meine Hoffnung/Bitte nach quartalsweisen Treffen mit den Kassenprüfern ist nicht erfüllt worden.
Mein abschließender Rat
- Mindestens den ganzen Vorstand grob für die Abläufe mit der Kasse sensibilisieren (Reihenfolge, Dokumentation), gerne auch alle aktiven/interessierten Mitglieder.
- Wenn das verstanden ist und läuft: Budget in GO beschließen (Text lässt sich aus früherem KPT-Protokoll rekonstruieren). Wichtig: Anforderungen an die Dokumentation sind hier genauso hoch!
- Regelmäßige, strukturierte Vorstandssitzungen veranstalten, auch wenn sie kurz sind.
- Beraten, was mit den alten offenen Beschlüssen im einzelnen passieren soll, um langfristig eine Blockierung der Finanzmittel ausschließen zu können.
- Wenn das mit dem Postfach besser läuft: Auf Einzugsermächtigungen verzichten (lieber Daueraufträge), ggf. bestehende widerrufen.
Nadja Haas 16.03.2013
