HowTo Persönlicher Mitarbeiter

Grundsätzliches

• Arbeitsverhältnisse sind total individuell; insofern sind die folgenden Ausführungen nicht als obligatorisch zu betrachten; alles kann, nichts muss
• je nach persönlicher Vereinbarung und Bundesland arbeiten persönliche Mitarbeiter entweder im Landtag oder von zu Hause aus
• der Abgeordnete muss für sich klären, welche Nebenaufgaben ihn am meisten von seinen Kernaufgaben abhalten oder am lästigsten sind und diese entsprechend outsourcen
• Abgeordneter und persönliche Mitarbeiter sind ein Team; in diesem Rahmen muss das Aufgabenfeld persönlicher Mitarbeiter sauber abgegrenzt werden und die Aufgabenverteilung vom Abgeordneten ausgehen
• für persönliche Mitarbeiter gilt: Mitdenken, mitdenken, mitdenken; persönliche Mitarbeiter sind der Rückenfreihalter, die rechte Hand, die Arbeitserleichterung, das externe Gehirn des Abgeordneten
• Anfangs bedarf es viel Abstimmung; man sollte immer bei allem nachfragen... und irgendwann ist man dann auf seinen Abgeordneten spezialisiert und kann die Dinge alle grundsätzlich selbst gut abschätzen
• die Landesverfassung & Geschäftsordnung gelesen zu haben ist nachhaltig sehr hilfreich
• Fraktionsgeschäftsstelle ist über fraktionsinterne Kommunikation hinaus quasi sowas wie der Router für persönliche Mitarbeiter
• Man muss im Bilde sein, was in der Fraktion passiert (Mumble, Fraktionssitzung, pi pa po)
• finanzielle Trennlinie zwischen Fraktion und Partei zieht sich knallhart durch den Berufsalltag durch (Vergleich: Kühlschrank mit beschrifteten Lebensmitteln ~ also, mal als Sinnbild von der Kleinlichkeit her)

Kommunikation

• alle erdenklichen Wege
• verläuft in beide Richtungen gleichermaßen
• richtet sich nach persönlichen Vorlieben des Abgeordneten
• konsequente Verwendung eines Ticketsystems ist empfehlenswert
• bei Landtagsarbeit viel direkt real, von Angesicht zu Angesicht; bei Heimarbeit ist es umso empfehlenswerter auf ein Ticketsystem zu setzen
• man sollte sich regelmäßig untereinander strukturiert abstimmen und gemeinsam kritisch seine Team-Arbeit bewerten (Bspw. 1 x / Monat Mumble-Treffen):

• Wie stellt man sich das vor ?
• Ist der Status quo gut ? Was ist gut oder schlecht ?
• Wie kann man was besser machen ?
• Was funktioniert ? Was funktionierte bislang nicht ?

• Ticketsystem:

• da werden u.a. informationen zu plenarsitzungen hochgeladen
• Beispielablauf: Ticket: Schulklasse fragt an für Rundgang => hast du Lust, Abgeordnete ? => sie macht's => Zusage vermerken

Bearbeitung von Input

• grundsätzlich immer meinungslos
• Prozess: Aufnahme -> Sortierung/Filterung -> ggf. Weiterleitung -> weitere Verwertung wie beispielsweise Archivierung, Termin-Eintragungen, etc.
• Filter: wichtig - unwichtig; wichtiges wird weitergeleitet, unwichtiges (auch thematisch Verfehltes und ggf. Veranstaltungen) wird anfangs nur in Abstimmung mit dem Abgeordneten und später dann eigenständig verworfen
• Umgang mit Bürgeranfragen: Entweder durch Abgeordneten gebrieft die Meinung des Abgeordneten wiedergeben oder die Beantwortung dem Abgeordneten überlassen

Aufgaben

Postgang erledigen

• bei Heimarbeit erledigt entweder der zum Abgeordneten thematisch passende Fachreferent oder die Geschäftsstelle den Postgang
• der Postgang steht mehrere Male am Tag an
• Postgang heißt Post holen, öffnen, sortieren, an Abgeordneten weiterreichen und evtl. einscannen, abheften oder ggf. entsorgen
• Post ist:

• Veranstaltungen
• Lobbyzeitschriften (viel)
• Bürgerbriefe
• Bücher
• Drucksachen für Plenarsitzungen
• Antworten auf Kleine Anfragen
• Hauspost
• Einladungen
• Protokolle zu Ausschüssen

Telefonate entgegennehmen

• bei Heimarbeit erledigt entweder der zum Abgeordneten thematisch passende Fachreferent oder die Geschäftsstelle die Entgegennahme von Telefonaten
• man handelt praktisch wie ein menschlicher Anrufbeantworter
• Namen, Kontakt-Informationen, und Anliegen der anfragenden Person werden notiert
• öffentlichkeitsarbeitstechnisch herausgestellte Abgeordnete haben mehr Telefonate-Input

Terminkoordination über Kalender

• der vollberechtigte Zugang zum Terminkalender ist wichtig für persönliche Mitarbeiter
• man selbst trägt Termine ein; die Entscheidung darüber obliegt allerdings immer dem Abgeordneten; gegebenfalls muss dessen Entscheidung also vorweg eingeholt werden
• Termin-Eintragung durchdacht vornehmen; d.h. unter Berücksichtigung von zeitlichen Spielräumen, Ruhephasen, Mittag, anstrengenden Terminen, Fahrtstrecke, gesundheitliche Verfassung des Abgeordneten, Wichtigkeit, etc.

Termine vereinbaren

• per E-Mail, Telefon oder Fax
• Anmeldungen versenden
• Kalender-Eintrag
• grundsätzlich ist der thematisch passende Fachreferent für Termine des Abgeordneten mit einzuplanen; gilt auch für Informationsfluss und Kalender

Veranstaltungen organisieren (Räume, Technik, Getränke, Namensschilder, Einladungen, usw.)

• Einladungen versenden
• Kalender-Eintrag
• grundsätzlich ist der thematisch passende Fachreferent für Termine des Abgeordneten mit einzuplanen; gilt auch für Informationsfluss und Kalender
• Veranstaltungen sind:

• Parlamentarische Abende
• Abendempfänge
• Tage der offenen Tür
• Treffen mit Bürgern
• Treffen mit Lobbyisten
• Pressevertretern

• Beispielfälle:

• Organisation möchte sich im Haus einfinden, um mit Abgeordneter zu sprechen => Fraktionsraum bei Fraktionsgeschäftsstelle reservieren für Tag X, Uhrzeit Y - Z, mit Getränken: Kaffee, Wasser... geg.f. Ausstattung (IT)
• Abgeordnete möchte Veranstaltung im Landtag einberufen: Raumreservierung über Fraktionsgeschäftsstelle, die mit der Haus-Geschäftsstelle/Fragestelle des Landtags jenes Anliegen abklärt. Dazu wird ein Raumantrag offline ausgefüllt samt Datum, Ort, Anliegen, welche Technik - und weil alles offline, eigentlich keine Dokumentation über Ticketsystem... zumindest aus sich selbst heraus in einem Landtag ohne Outsourcing...

Nachrichtenspiegel verwerten (nur intern erhältlich)

• lesen, relevante Passagen markieren und relevante Artikel an MdA weitergeben

Referententätigkeiten

• es kann durchaus sein, dass persönliche Mitarbeiter das gar nicht machen, sondern nur der thematisch passende Fachreferent
• Sprechzettel anfertigen (Kurzeinweisung in Sachverhalte für Veranstaltungen wie beispielsweise das Jahrestreffen des Bauernverbands in Reflexion zu dem programmatischen Bestand der PIRATEN)
• Reden vorbereiten

• die formale Ausgestaltung muss mit dem Abgeordneten durchgeklärt werden:

• Beispiele für Ausgestaltung:

• inhaltl. Zusammenfassung mit hervorgehobenen Begriffen...
• 22 pt, große Durchschüsse, Zeilenumsprung so, dass Schlagwürter immer am Anfang stehen
• etc.

• es empfiehlt sich, die Episode 190 "Rhetorik" des Podcasts "Chaosradio Express" zu studieren
• Beispielfälle:

• Thema Fussball Rede bis morgen? fremdes Thema => Referent einbinden; der ist im Thema; der brieft einen dann, und auf Basis dessen lässt's sich dann leichter einen Beitrag verfassen

Parlamentarische Arbeit und Treffen der Abgeordneten dokumentieren

• Tageszusammenfassung der vergangenen Tätigkeiten der Abgeordneten verfassen, die die Abgeordnete dann bei der Fraktionssitzung vorträgt
• Webseite der Abgeordneten aktuell halten

Büro in Ordnung halten und ggf. dekorieren

• Blumen
• Materialien für Termine ausdrucken und zusammenstellen
• etc.

E-Mails beantworten

• von Bürgern, Lobby, Partei, Presse usw.

Zusammenarbeit mit den unterschiedlichen, fraktionsnahen Akteuren des parlamentarischen Betriebs

• Geschäftsstelle:

• Anfragen von Besuchergruppen weiterleiten
• Router ausleihen
• Räume buchen
• Post holen

• Pressestelle (Pressemitteilungen)
• Fachreferenten:

• Kleine Anfragen unterschreiben lassen
• Termine mit Referenten buchen
• Infos austauschen
• Rechtschreibung korrigieren

Vernetzen

• Hierzu wird es noch ausführliche Informationen geben
• Interessierte persönliche Mitarbeiter sind genau so wie andere herzlich dazu eingeladen, sich hierzu ihre Rübe zu zerbrechen und passend dazu an dem eigens hierfür initiierten Barcamp "Bundestag – Fraktionspolitik 2.0″ teilzunehmen, zu dem unser politischer Geschäftsführer auf Bundes-Ebene Johannes Ponader einlädt und das am 1. und 2. September 2012 in Essen stattfindet. Näheres hierzu ist dem Flaschenpost-Artikel zu entnehmen: http://flaschenpost.piratenpartei.de/2012/07/24/einladung-barcamp-bundestag-fraktionspolitik-2-0/

Sonstiges

Vorlagen

• Signatur

Persönlicher MitarbeiterPolitik