HE:Vorstand/Protokolle/2018-12-09

Protokoll der konstituierenden Sitzung des Vorstandes des Landesverbandes

Tuspo Obergrenzebach, 09.12.2018 11:00

• Martina Scharmann
• Pawel Borodan
• Michael W. Rath
• Carsten Baums
• Dr. Aljoscha Kreß
• Dr. Annette Schaper-Herget
• Jutta Dietrich

und Gäste

Martina eröffnet und übernimmt VL

Protokoll Pawel

Der bisherige Vorstand

Herbert Förster gibt Tipps:

• bei Beschlüssen gleich die nächsten Schritte und Verantwortlichen festlegen
• detaillierte, klare Kommunikation
• Vorstandssitzungen streng handhaben in der Teilnahme, auch was den internen Sitzungsteil betrifft
• bisherige ToDo liegen: vorstand-hessen.piratenpad.de - Herbert stellt zur Verfügung
• Liste der verwendeten Tools - Herbert stellt zur Verfügung
• Wiki vor der internen Sitzung in das Pad schieben und die Umlaufbeschlüsse aus dem Redmine
• gleich nach der Sitzung das Protokoll ins Wiki übertragen
• zwei Leute sollten sich als verantwortlich betrachten, das Wiki zu pflegen - Komplexität am Beispiel LPT-Vorbereitung erläutert
• in den letzten Protokollen Hinweise auf den Zustand der KV

Diskussion und Beschluss einer Geschäftsordnung

Diskussion

Die GO wurde besprochen und angepasst.

Beschluss

Beschluss des Landesvorstand Hessen vom 09.12.2018 #2018/V12/104/O: Geschäftsordnung

Text:

Der Vorstand möge beschließen, sich nachstehende Geschäftsordnung zu geben: Geschäftsordnung des Hessischen Vorstands beschlossen am 09.12.2018
§1 Allgemeines

1. Der Vorstand führt die Geschäfte des Landesverbandes nach den Vorschriften der Gesetze, der Satzung, den Beschlüssen des Landesparteitags, sowie dieser Geschäftsordnung. Er arbeitet mit den übrigen Organen, Gliederungen und Mitgliedern zum Wohle der Partei vertrauensvoll zusammen.
2. Jedes Vorstandsmitglied hat die Pflicht, den übertragenen Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen nachzukommen. Sollte ein Vorstandsmitglied seinen Aufgaben zeitweise nicht nachkommen können, so bestimmt es einen Vertreter. In dringenden Fällen ist jedes Vorstandsmitglied zur Vertretung berechtigt und verpflichtet.
3. Jedes Vorstandsmitglied ist im Rahmen seiner Zuständigkeit allein zu Entscheidungen berechtigt. Bei Überlappung der Kompetenzen entscheiden die betroffenen Vorstandsmitglieder gemeinsam.

§2 Kompetenzbereiche der Vorstandsmitglieder

1. Vorsitzende: Der Vorsitzenden obliegt die Leitung und Koordination des Vorstands und die Vertretung des Landesverbands nach innen und außen. Sie koordiniert die Themenbeauftragungen. Des Weiteren fördert und koordiniert sie die Zusammenarbeit der Mandatsträger und Fraktionen in Hessen und unterstützt sie bei der Umsetzung unseres Programms. Sie bereitet die Teilnahme an Wahlen vor und wird dabei von dem stellvertretenden Vorsitzenden unterstützt. Sie koordiniert die außerparlamentarische Umsetzung des politischen Programms und die programmatische Weiterentwicklung. Gemeinsam mit dem Stellvertrenden Vorsitzenden obliegt ihr das Sicherstellen der Einhaltung formaler und rechtlicher Rahmenbedingungen der Vorstandsarbeit. Sie lädt zu Vorstandssitzungen mit vorläufiger Tagesordnung ein.
2. Stellvertretender Vorsitzender: Der Stellvertretende Vorsitzende unterstützt die Vorsitzende bei ihren Aufgaben. Er koordiniert die außerparlamentarische Umsetzung des politischen Programms und die programmatische Weiterentwicklung. Außerdem unterstützt er die Vorsitzende bei der Vorbereitung von Wahlen. Zusammen mit der Vorsitzenden obliegt ihm das Sicherstellen der Einhaltung formaler und rechtlicher Rahmenbedingungen der Vorstandsarbeit. Er koordiniert mit der Wahlkampforga die Wahlkampfvorbereitungen. Er unterstützt den Generalsekretär bei anstehenden IT-Aufgaben.
3. Politischer Geschäftsführer: Der politische Geschäftsführer koordiniert die außerparlamentarische Umsetzung des politischen Programms und die programmatische Weiterentwicklung. Weiterhin ist er für die Vernetzung mit Interessensgruppen (z.B. NGOs, Lobbyverbänden, etc.) außerhalb der Partei zuständig. Er verantwortet die Öffentlichkeitsarbeit und wird dabei von der Vorsitzenden und dem Stellvertrenden Vorsitzenden unterstützt. Zusammen mit der Vorsitzenden und dem stellvertretenden Vorsitzenden vertritt er den Landesverband nach außen. Er ist weiterhin verantwortlich für die innerparteilichen Meinungsbildungstools (vMB, BEO, WikiArguments, LimeSurvey etc.).
4. Generalsekretär: Dem Generalsekretär obliegt die Verantwortung für die allgemeine innere Verwaltung des Landesverbands. Dazu zählen insbesondere die Mitgliederverwaltung, die Vorgänge der IT-Beauftragungen, die Umsetzung des Datenschutzes und die Vertretung nach innen, sowie gegenüber dem Bundesverband und den anderen Landesverbänden sowie untergeordneten Gliederungen und Gruppen.
5. Schatzmeister: Dem Schatzmeister obliegt die Zuständigkeit für Finanzangelegenheiten, insbesondere die Buch- und Kontoführung, die Verwaltung der Mitgliedsbeiträge, die Vorbereitung des Rechenschaftsberichtes, das Spendenwesen und die Vertretung des Landesverbands nach außen.
6. Beisitzerin Dr. Annette Schaper-Herget: Sie unterstützt den Generalsekretär in Fragen des Datenschutzes. Des Weiteren unterstützt sie den Politischen Geschäftsführer.
7. Beisitzerin Jutta Dietrich: Sie führt die Dokumentation der Vorstandsbeschlüsse und -protokolle durch und kontrolliert die Umsetzung von Beschlüssen. Sie unterstützt die Arbeit des Generalsekretärs und des Schatzmeisters. Für die Unterstützung des Schatzmeisters erhält sie dieselbe Verfügungsberechtigung auf Bankkonten wie er.

§3 Entscheidungsfindung

1. Der Vorstand fasst seine Beschlüsse entsprechend der Regelungen der Satzung.
2. Beschlüsse des Vorstands sind von einem Vorstandsmitglied bzw. einem beauftragen Protokollanten schriftlich festzuhalten und zu veröffentlichen.
3. Der Vorstand kann Beschlüsse möglichst bevorzugt im Umlaufverfahren treffen (um Vorstandssitzungen zeitlich möglichst kurz zu halten). Die Antragstellung erfolgt per Email an vorstand@piratenpartei-hessen.de. Die Abstimmung erfolgt in einer Ticketsoftware (z.B. Redmine) und kann in dringenden Fällen auch mündlich oder fernmündlich erfolgen. Sofern durch eine Veröffentlichung keine Rechte Dritter verletzt werden, erfolgt die Veröffentlichung der Abstimmung des Antrag und wenn vorhanden, möglichst auch mit einer nachvollziehbaren Diskussion. Bei einem Antrag von Vorstandsmitgliedern kann das antragstellende Vorstandsmitglied entscheiden, dass über den Antrag ausschließlich per Umlauf ohne öffentliche Aussprache entschieden werden darf. Das Auskunftsrecht gemäß Anhang zur Informationsfreiheitssatzung bleibt hiervon unberührt. Ein Umlaufbeschluss ist abgelehnt, wenn mindestens die Hälfte aller Vorstandsmitglieder dagegen gestimmt haben. Noch nicht entschiedene Umlaufbeschlüsse können in einer regulären Vorstandssitzung behandelt werden. Im Umlauf getroffene Beschlüsse werden nach der Entscheidung im Protokoll der nächsten regulären Vorstandssitzung beigefügt.
4. Jedem Beschluss ist ein Vermerk hinzuzufügen, wer genau für die Umsetzung verantwortlich ist.
5. Jedes Mitglied des Landesverbandes ist berechtigt, Anträge an den Vorstand zu stellen.
6. Anträge an den Vorstand können eingereicht werden durch:
   1. per Eintrag in die TO im Piratenwiki
   2. in der Textform an den Vorstand (z.B. vorstand@piratenpartei-hessen.de)
7. Der Vorstand stimmt darin überein, wichtige Entscheidungen in Übereinstimmung mit einer möglichst großen Basis zu treffen.
8. Der Vorstand benennt zu jedem Vorstandsbeschluss einen Ansprechpartner aus dem Vorstand und einen oder mehrere Verantwortliche für die Umsetzung.
9. Der Vorstand bezieht bei wichtigen Entscheidungen und bei Vertretung von noch nicht durch Parteitage verabschiedeten politischen Positionen, sowie auf Antrag die Mitglieder des Landesverbands durch virtuelle Meinungsbilder ein.
10. Das Abstimmverhalten des Schatzmeisters oder seines Vertreters bei Anträgen im Schatzmeisterclub erfordert einen Beschluss des Vorstands.

§4 Vorstandssitzungen

1. Die Vorstandssitzung wird geleitet von einem zu Beginn der Sitzung ernannten Moderator.
2. Vorstandssitzungen finden in der Regel offen und fernmündlich statt. Bei berechtigtem Interesse kann eine geschlossene Sitzung einberufen werden.
3. Vorstandssitzungen sollen mindestens einmal pro Monat an einem Mittwoch stattfinden. Der Vorstand gibt am Ende jeder Sitzung den Termin der nächsten regulären Vorstandsitzung bekannt. Bei nicht vorhandener Beschlussfähigkeit des Vorstands vertagt sich die Sitzung auf den nächsten regelmäßigen Termin.
4. Ausnahmen von der offenen Vorstandssitzung sind zu vermeiden und müssen explizit begründet werden.
5. Von jeder offenen Vorstandssitzung wird ein Protokoll erstellt und innerhalb von drei Tagen veröffentlicht. Der Protokollant wird zu Beginn einer jeden Sitzung ernannt.
6. Vorstandssitzungen sind auf eine Gesamtdauer von möglichst nicht mehr als 1 Std. zu begrenzen. Angelegenheiten aus der Basis (z.B. Anträge von Mitgliedern) sollen zu Beginn der Sitzung behandelt werden. Berichte und Formalia werden an das Ende der Telko gelegt.

§5 Tätigkeitsbericht

1. Jedes Vorstandsmitglied ist verpflichtet, einen Tätigkeitsbericht anzufertigen und diesen dem Landesparteitag vorzustellen. Die Tätigkeitsberichte werden anschließend im Rahmen des Protokolls veröffentlicht. Nicht wiedergewählte Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, mit Beendigung Ihres Amtes alle im Rahmen ihres Amtes gesammelten Daten (Arbeitsergebnisse, Dokumente, Kontaktdaten - sofern vom Kontakt genehmigt -, offiziellen Schriftverkehr etc.) an ihren gewählten Nachfolger zu übergeben.
2. Der Tätigkeitsbericht umfasst die Tätigkeit des jeweiligen Vorstandsmitglied im Rahmen der ihm in dieser Geschäftsordnung zugewiesenen Kompetenzen und Vertretung anderer Vorstandsmitglieder. Optional kann der Tätigkeitsbericht weitere Tätigkeiten des Vorstandsmitglieds im Rahmen seiner Parteiarbeit enthalten.
3. Jedes Vorstandsmitglied hat den Umfang seines Tätigkeitsberichts in angemessener Weise zu begrenzen.

§6 Verwaltung der Mitgliederdaten

1. Die primäre Verwaltung der Mitgliederdatenbank erfolgt durch die Bundesgeschäftsstelle. Die Datenpflege seitens des Landesverbandes erfolgt durch die nach §2 dieser Geschäftsordnung mit der Mitgliederverwaltung betrauten Mitglieder des Landesvorstandes sowie durch die per Vorstandsbeschluss Beauftragten.
2. Durch Beschluss des Vorstands erhalten Dritte Zugriff auf die Mitgliederdaten. Dieser Zugriff muss so begrenzt wie möglich sein und muss entsprechend protokolliert werden.
3. Jeder Zugriffsberechtigte hat dafür Sorge zu tragen, einen Zugriff durch nicht zugriffsberechtigte Personen auszuschließen.

§7 Vertretung gegenüber Banken und sonstiger Finanzinstitute

1. Verfügungsberechtigt über die Konten ist in erster Linie der Schatzmeister. Er erhält Alleinzeichnungsberechtigung für die Konten des Landesverbandes ohne Betragsbeschränkung. Die Bank wird von der Verpflichtung befreit, die Verfügungseinschränkung in der Geschäftsordnung zu berücksichtigen. Durch Vorstandsbeschluss zur Unterstützung des Schatzmeisters Beauftragte können ebenfalls Verfügungsberechtigung erhalten. Dies ist im Beschluss ausdrücklich festzuhalten.
2. Für Eröffnung und Auflösung von Konten ist ein Vorstandsbeschluss notwendig.

§8 Regelung für Beauftragungen

1. Transparenz: Beauftragungen sind im Regelfall über die Hessische Ankündigungsliste und Website auszuschreiben. Dabei sind das Anforderungsprofil und die Dauer der Ausschreibung anzugeben. Die Entscheidung für eine Beauftragung erfolgt öffentlich, sofern kein Widerspruch durch die Bewerber eingelegt wird. Die Beauftragung wird namentlich auf der Website veröffentlicht.
2. Finanzrelevante Entscheidungen im Rahmen der Beauftragung dürfen nur einvernehmlich mit dem Landesschatzmeister - oder im Verhinderungsfall mit der Vorsitzenden - getroffen werden.
3. Dauer der Beauftragung: Die Beauftragung ist bis auf Widerruf durch den Landesvorstand gültig. Der Vorstand kann die Dauer einer Beauftragung befristen. Der Vorstand kann mittels Beschluss das Ruhen einer Beauftragung anordnen: Dies entbindet den Beauftragten für die entsprechende Zeit von seinen Aufgaben.
4. Verhalten von Beauftragten:
   1. Beauftragte repräsentieren auch die Landesverband Hessen. Sie verhalten sich – insbesondere auch auf sozialen Medien – angemessen und deeskalierend.
   2. Beauftragte arbeiten im Rahmen der Beauftragung mit den (insbesondere personenbezogenen) Daten sorgfältig und im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen.
   3. Beauftragte arbeiten mit anderen Beauftragten, den Organen der Partei einschließlich ihrer Untergliederungen sowie den zuständigen Kassenprüfern unabhängig von persönlichen Befindlichkeiten freundlich und kooperativ zusammen.
   4. Neutralität: Beauftragte verhalten sich bei Erfüllung ihrer Aufgabe neutral gegenüber innerparteilichen Strömungen.

§9 Ansprechpartner im Vorstand Für die Mitglieder eines jeden hessischen Kreises wird ein Vorstandsmitglied benannt, das als primärer Ansprechpartner im Vorstand fungiert. Die Verteilung ist wie folgt:

1. Martina Scharmann
   1. KV Frankfurt
   2. Vogelsbergkreis
   3. Lahn-Dill-Kreis
   4. KV Limburg-Weilburg
   5. KV Main-Kinzig
2. Pawel Borodan
   1. KV Darmstadt/Darmstadt-Dieburg/Odenwald*
   2. KV Bergstraße*
   3. KV Fulda*
   4. KV Main-Kinzig
3. Michael W. Rath
   1. KV Waldeck-Frankenberg*
   2. vKV Kassel
   3. KV Schwalm-Eder-Kreis
4. Carsten Baums
   1. KV Main-Taunus
   2. KV Hochtaunus
5. Dr. Aljoscha Kreß
   1. KV Wiesbaden
   2. KV Marburg-Biedenkopf
   3. KV Gießen*
6. Dr. Annette Schaper-Herget
   1. KV Wetterau
   2. KV Offenbach - Stadt und Land
7. Jutta Dietrich
   1. KV Groß-Gerau
   2. KV Offenbach - Stadt und Land

Anhang Informationsfreiheitsatzung

1. Der Vorstand und von ihm beauftragte Personen sind grundsätzlich auskunftspflichtig gegenüber allen natürlichen und juristischen Personen.
2. Der Auskunftspflicht unterliegen alle Aufzeichnungen, unabhängig von der Art ihrer Speicherung, die in Ausübung eines Parteiamts oder einer Beauftragung durch ein Parteiorgan bzw. in Umsetzung oder als Folge eines Beschlusses eines Parteiorgans angefertigt werden. Dies umfasst insbesondere Protokolle, Beschlüsse, Verträge und Nachrichtenwechsel.
3. Eine Auskunftspflicht besteht dann nicht, wenn rechtliche Vorschriften dem entgegenstehen oder schützenswerte personenbezogene Daten betroffen sind und das Informationsinteresse nicht überwiegt. Wenn dies nur auf Teile der Aufzeichnungen zutrifft, sind diese soweit zumutbar zu trennen bzw. unkenntlich zu machen.
4. Über die Erteilung der Auskunft entscheidet der Vorstand auf Antrag. Eine ablehnende Entscheidung ist zu begründen und kann durch Beschluss des Landesparteitages aufgehoben werden.
5. Falls der Vorstand keinen Zugang zu angefragten Aufzeichnungen hat, leitet er die Anfrage an die ihm ggf. bekannten Stellen mit Zugriff weiter.
6. Die Auskunftspflicht ist durch Zurverfügungstellen einer digitalen Kopie bzw. physischen Zugang zur Aufzeichnung erfüllt. Die Erstellung einer digitalen Kopie durch die Auskunft suchende Person ist zulässig. Es besteht kein Anspruch auf Digitalisierung oder anderweitige Bearbeitung umfangreicher Aufzeichnungen, Erstellung nicht vorhandener Aufzeichnungen, Recherche nach nicht eindeutig benannten Aufzeichnungen und allen anderen mit erheblichem Mehraufwand verbundenen Handlungen.
7. Die Nutzung, Weiterverwendung und Verbreitung der in den Aufzeichnungen enthaltenen Informationen ist frei, soweit dem keine rechtlichen Vorschriften entgegenstehen.

1. : Martina, Pawel, Aljoscha, Carsten, Michael, Annette, Jutta
2. :
3. :

Ergebnis: angenommen
Zusatzinfos:

Beauftragungen und Ausschreibungen

Übergangsweise Beauftragung der bisherige Schatzmeisterin

Beschluss des Landesvorstand Hessen vom 09.12.2018 #2018/V12/105/O: Übergangsweise Beauftragung der bisherige Schatzmeisterin

Text:

Der Vorstand möge beschließen, die bisherige Schatzmeisterin des Landesverbandes, Nicole Staubus, zur Unterstützung des Schatzmeisters zu beauftragen. Sie behält für die Dauer der Beauftragung ihre Verfügungsberechtigung für das Bankkonto des Landesverbandes. Wesentliche Aufgaben sind die a) Ausführung des notwendigen Zahlungsverkehrs auf Anweisung des Schatzmeisters und b) die Mithilfe bei der erforderlichen Änderung der Zugriffsberechtigungen. Nach erfolgter Herstellung des Zugriffs des Schatzmeisters soll die Beauftragung enden und die Zugriffsberechtigung der Beauftragten entzogen werden. Begründung: Die Beauftragung ist erforderlich, um eine rechtliche Grundlage für die notwendige zeitweilige Erhaltung des Zugriffs auf das Konto zu schaffen. Nur so bleibt der Landesverband effektiv zahlungsfähig. Der Antrag ist dringend und erfolgt daher ohne Ausschreibung.

1. : Martina, Pawel, Aljoscha, Carsten, Michael, Annette, Jutta
2. :
3. :

Ergebnis: angenommen
Zusatzinfos:

Übergangsweise Beauftragung Herbert Förster zur Mitarbeit in der Landes-IT sowie Ausschreibung Landes-IT-Beauftragungen

Beschluss des Landesvorstand Hessen vom 09.12.2018 #2018/V12/106/O: Übergangsweise Beauftragung der bisherige Schatzmeisterin

Text:

Der Vorstand möge beschließen, die bisherige Schatzmeisterin des Landesverbandes, Nicole Staubus, zur Unterstützung des Schatzmeisters zu beauftragen. Sie behält für die Dauer der Beauftragung ihre Verfügungsberechtigung für das Bankkonto des Landesverbandes. Wesentliche Aufgaben sind die a) Ausführung des notwendigen Zahlungsverkehrs auf Anweisung des Schatzmeisters und b) die Mithilfe bei der erforderlichen Änderung der Zugriffsberechtigungen. Nach erfolgter Herstellung des Zugriffs des Schatzmeisters soll die Beauftragung enden und die Zugriffsberechtigung der Beauftragten entzogen werden. Begründung: Die Beauftragung ist erforderlich, um eine rechtliche Grundlage für die notwendige zeitweilige Erhaltung des Zugriffs auf das Konto zu schaffen. Nur so bleibt der Landesverband effektiv zahlungsfähig. Der Antrag ist dringend und erfolgt daher ohne Ausschreibung.

1. : Martina, Pawel, Aljoscha, Carsten, Michael, Annette, Jutta
2. :
3. :

Ergebnis: angenommen
Zusatzinfos:

Ausschreibung DSB

Beschluss des Landesvorstand Hessen vom 09.12.2018 #2018/V12/107/O: Ausschreibung DSB

Text:

Der Vorstand möge beschließen, zur Deckung der zum 01.04.2019 eintretenden Vakanz des Datenschutzbeauftragten des Landesverbandes eine deckungsgleiche Beauftragung öffentlich auszuschreiben. Begründung: DSB wird vakant. Wir brauchen DSB. Ausschreibung verantwortet GenSek.

1. : Martina, Pawel, Aljoscha, Carsten, Michael, Annette, Jutta
2. :
3. :

Ergebnis: angenommen
Zusatzinfos:

Terminfindung

Nach Diskussion wurde der 02.01.2019 19:30 Vorstandssitzung mit 20 Uhr Beginn öffentlicher Teil festgelegt.

Technische Voraussetzungen

Nachstehend die Liste der bisher benutzten Systeme:

• Telkos: Telefon +496917536743, RAUM 1000#) oder Linphone
• VoiceChat: Mumble Piraten-NRW-Server
• Bundeschat: Mattermost mattermost.piratenpartei.de
• Landeschat: Messenger: Telegram, Wire (verschlüsselt-wird von Vorstand und IT verwendet)
• Datei-Repository & Kalender: NextCloud owncloud.piratenpartei-hessen.de
• E-Mail: Webmail + Mailclient (Firefox+Enigmail oder Canary APP)
• Umlaufbeschlüsse: Redmine redmine.piratenpartei-hessen.de bald bundesweit.
• Mailarchivierung: OTRS (Nur für Gensek und Schatzmeister)
• IT-Projektmanager / To-do-Liste: Jira (Nur für IT/DSB)
• Analog zu Jira, aber umfangreicher: Confluence (Nur füt IT/DSB)
• Collaboratives Arbeiten: CryptPads
• Kommunikation mit Mitglieder: Mailinglisten PPH, HAL
• Dokumentation und Archiv: Piratenwiki
• Öffentlichkeitsarbeit: Website, Twitter, Facebook, Youtube

Sonstiges

• Neujahrsempfang oder ä. - wird zum Nachdenken mitgenommen (wobei keine kalendarischen Zwänge bestehen)

Martina schließt um 15:21 Uhr.