BY:Landesparteitag 2011.1/Ausschreibung

Für den ordentlichen Landesparteitag 2011.1 im Sommer 2011 suchen wir einen geeigneten Ort. Diese "Ausschreibung" soll allen interessierten als Hilfestellung für die Auswahl dieser Veranstaltungsorte dienen. Wer Fragen hat kann bei der Orga des Landesparteitages in

Regensburg (Landesparteitag_Bayern_2010.2/Orga)
Fürth (Landesparteitag_Bayern_2010.1/Orga)

fragen. Aus deren hervorragender Arbeit kann man sicher vieles lernen.

AUSSCHREIBUNG BEENDET! LPT in Germering

Vergabeverfahren

Um unnötige Querelen zu vermeiden, beachtet bitte:

diese Ausschreibung läuft bis zum 15.03.2011 oder bis zur Vergabe (siehe Unten!)
der LV-Vorstand vergibt die Ausrichtung spätestens nach Ablauf dieser Frist. Achtung: kann auch vorher passieren, deshalb nächsten Punkt beachten!
Wenn ihr an einem Vorschlag arbeitet, kündigt das bitte schon auf der Vorschläge-Seite an! Kontakt-Details nicht vergessen, ValiDOM bezieht Euch in die Entscheidung mit ein, sollten wir darüber nachdenken die Ausschreibung vorzeitig zu beenden (manche Veranstaltungsräume kann man nicht ewig reservieren, dann muss man ggf. schon einen Vertrag machen).
Wir wollen einen guten LPT ausrichten, Party-Konzepte interessieren nicht (kann man machen, ist aber kein Punkt für die Entscheidung).
Sind Quer-Finanzierungen geplant (Getränkeverkauf, Sponsoren etc.) muss dies im einzelnen ausgewiesen werden.
Bis zur endgültigen Beauftragung werden Verträge NUR durch den LV-Vorstand geschlossen. Wer sich daran nicht hält und ggf. "Opfer" von Schadensersatz wird, hat Pech. Ausgenommen davon sind explizite Beauftragungen. (Anmietung Material, Vor-Reservierung etc...)
Vervollständigt Eure Vorschläge bitte! Über unvollständige können wir nicht entscheiden. Als Struktur dafür könnt ihr die Titel-Überschriften ab "Ort" nehmen. Bitte vergesst nicht Eure Kontaktdetails mit hin zu schreiben.
Vorschläge bitte auf auf dieser Seite eintragen.

Verantwortlich für diese Ausschreibung im LV-Vorstand ist ValiDOM.

Termine

Für den eintägigen Parteitag sollten wir einen Samstag wählen. Beginn und Ende so legen, dass man mit Regionalzügen aus allen Ecken Bayerns ohne Übernachtung auf Bahnhöfen ;) da hin kommt. Das schließt Züge ein, die 5h morgens los fahren... (es geht um die Möglichkeit!)

Mögliche Termine (außerhalb der Sommerferien)

16.07.2011
23.07.2011
17.09.2011
24.09.2011 (viel später sollte es nicht werden)
?

Sommerferien vom 30.07 bis 12.09

Ort

Abgrenzung

Der letzte LPT war in Regensburg, davor in Fürth, München und Ingolstadt.
Schön wäre es daher, wenn dieses mal nach der Oberpfalz, Mittelfranken und Oberbayern ein anderer Bezirk den LPT ausrichten könnte. "Rein rechnerisch" böte sich

Schwaben oder
Niederbayern
gefolgt von Unter/Oberfranken an.

Wer jedoch Gründe sieht, doch woanders hin zu gehen - Z.B. Halle und Technik umsonst und niemand anderes bietet das auch - dann können wir gerne darüber reden.

Erreichbarkeit

Öffentliche Verkehrsmittel

Der Ort muss mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sein. Alternativ kann ein Transfer vom nächsten Bahnhof eingerichtet werden, dafür gibt es aber kein extra Budget (=der Ort muss dann entsprechend günstiger sein). Vom Bahnhof zum Veranstaltungsort sollte eine Beschilderung erfolgen.

KFZ

Der Ort sollte auch ohne Ortskenntnisse einfach gefunden werden können. Navis sollten die Adresse kennen, ansonsten unbedingt Anfahrts-Adresse angeben und von dort beschildern. Parkplätze sollten in der Nähe ausreichend vorhanden sein (~50 Stellplätze)

Bauliche Anforderungen

Größe

Es müssen für ca. 10% der bayerischen Piraten Sitzplätze aufgebaut werden können. Den Erfahrungen der letzten LPT folgend, ist ein größerer Raum nicht notwendig. Konkrekt bedeutet das, dass wir einen Raum mit einer Maximalkapazität von 250 Sitzplätzen brauchen, die nicht in parlamentarischer Bestuhlung erreicht werden muss. Parlamentarisch/Tische in 90° sollten 150 Plätze möglich sein die innerhalb kürzester Zeit in Reihenbestuhlung umgebaut werden kann.

Zum besseren Gefühl die Beteiligungsraten der letzten Parteitage:

MFR: 11,3%
NDB: 22,8% (Gründung!)
UFR: 10% (außerordentlich)
KV FS: ~25% (Gründung)
BzPT OBB 2010.1: ~8% (ordentlich, mit Wahlen)
LPTby2010.1 : ~6% (außerordentlich, ohne Wahlen)
LPTBaWü2010: 10% (ordentlich, mit Wahlen)
BPT 2010.1: 7,7% (ordentlich, mit Wahlen)
LPT 2010.2: 7% (ordentlich, mit Wahlen)
KV Muc 2010: 5,5% (Gründung)
BPT 2010.2: 4,9% (ordentlich, ohne Wahlen)
BzPT OBB 2011.1: 4,7% (ordentlich, mit Wahlen)

Tische

Es sollen so viele Plätze wie möglich an Tischen zur Verfügung gestellt werden. Vorzugsweise in Blickrichtung zur Bühne ("Parlamentarisch"), in Reihe (90° zur Bühne) ist aber auch möglich. 3 Rollstuhlplätze müssen vorhanden und bis nach Veranstaltungsbeginn reserviert bleiben.

Bühne

Eine Bühne muss vorhanden oder aufgebaut werden, die bei gefülltem Saal den Zuschauern auf den hintersten Plätzen die Sicht auf Redner und auf dem Podium sitzenden Personen gestattet. Auf der Bühne muss ein Rednerpult stehen sowie ein Podium für mind. 4 Personen. Eine optisch ansprechende Bühnengestaltung ist wünschenswert, um brauchbare Fotos anfertigen zu können (gleichmäßig ausgeleuchtetes Rednerpult, kein 08/15-schwarzer Moltonhintergrund,...)

Sound

Der Veranstaltungsort muss so beschallt werden können, dass auch großer Publikumslärm noch durch ein Mikrofon übertönt werden kann. Auf der Bühne ist mindestens ein Mikrofon am Rednerpult und am Podium mindestens zwei Mikrofone zu betreiben. Im Saal muss mindestens ein Mikrofon mit Ständer vorhanden sein. Übermäßiger Hall muss vermieden werden.

Video

Ein Beamer mit Leinwand muss betrieben werden, welche der Größe und Lichtstärke her den hintersten Plätzen ermöglicht, Schrift gut lesen zu können. Dies bei voller Bühnen- und sanfter Saalbeleuchtung. Die Steuerung des Beamer-Bildes muss vom Podium erfolgen können (direkt oder indirekt durch Weitergabe Steuerungswunsch durch extra Verbindung zum Bediener).

Vom Rednerpult aus muss der Redner sehen können, was der Beamer gerade zeigt, ohne sich ständig nach hinten zu drehen (z.B. Bildschirm vor dem Rednerpult).

Licht

Ausreichend Bühnenbeleuchtung, insbesondere die Ausleuchtung des Rednerpults, muss gegeben sein. Im Saal reicht sanftes Licht. Einfall von Tageslicht muss so gesteuert werden können, dass es weder die Leinwandprojektion schlecht sichtbar macht noch die Teilnehmer übermäßig blendet (Verlauf der Sonne während der Veranstaltung vorher beachten, insbes. die im Winter tief stehende Sonne am Nachmittag!).

Presse

Es müssen Plätze für Pressevertreter ständig frei gehalten werden, vorzugsweise an den Tischen vorne bzw. an einer Seite des Podiums. Um Pressevertreter akkreditieren bzw. empfangen zu können, ist ein dauerhaft besetzter Akkreditierungsplatz unabdingbar. Für eine abzuhaltende Pressekonferenz muss eine entsprechende Räumlichkeit vorbereitet sein bzw. schnell vorbereitet werden können.
Ein bis zwei getrennte Räume für Interviews inkl. Foto-Ops sollten schnell organisiert werden können.

Garderobe

Eine Garderobe ist wünschenswert, die entweder dauernd besetzt ODER gesichert und nur in den Pausen besetzt sein soll. Kann dies nicht geleistet werden, müssen Tische und Stühle entsprechend dem größeren Platzbedarf gestellt werden. Da der LPT 2011.1 im Sommer sein soll, kann die Garderobe entfallen.

Empfang / Foyer

Es sollte ein Foyer/Eingangsbereich vorhanden sein. Mindestens 4 Plätze müssen für die Akkreditierung betrieben werden können, an denen sich jeweils eine Warteschlange bilden kann, ohne dass es zu Chaos kommt ;) Mindestens ein Akkreditierungsplatz muss während der gesamten Zeit betrieben werden können.

Zugang

Behindertengerechter Zugang ist Voraussetzung. Ebenso bau- und feuerrechtlich vorgeschriebene Fluchtwege.

Toiletten

Für die erwartete Anzahl an Teilnehmern müssen ausreichend Toiletten zur Verfügung stehen, mindestens davon eine behindertengerecht.

Deko

Parteiflaggen und andere Deko muss sich so befestigen lassen, dass der Veranstaltungsort von innen und außen sofort als der eines Parteitages der Piraten erkennbar ist.

Strom

Die Stromversorgung auch der Gäste muss für den Betrieb von Notebooks gewährleistet werden. Dazu reichen Anschlussmöglichkeiten an den Seiten des Saales aus. Der Stromkreis der Gäste muss von dem der Bühnen- und Netzwerktechnik getrennt sein.

Netzwerk / Internet

Eine Internetanbindung muss vorhanden sein. Vorzugsweise etwas größeres, als normales DSL. Die Gäste sollen kostenlos per Kabel oder (funktionierendem!) WLAN die Möglichkeit haben, ins Internet zu gelangen. Ist die Bandbreite zu gering, kann dieser Zugang gedrosselt und/oder auf wenige Dienste beschränkt werden. Denkbar ist auch, z.B. einen Wikimirror und ein Piratenpad intern anzubieten und Verbindungen nach außen zu unterbinden. Die Bühne muss einen ausfallsicheren Internetzugang, unabhängig derer der Gäste, haben. (Backup per UMTS whatever).

Belüftung / Heizung

Es muss ein ständiger Austausch der Raumluft bei konstant angenehmer Temperatur gewährleistet sein.

Raucherbereich

Entweder sollte im Außenbereich ein Wettergeschützter Ort samt Aschenbechern bereit stehen oder im Innenraum ein dafür vorgesehener extra Raum ausgewiesen werden.

Streaming

Für das Streaming ist ein entsprechender Platz (Tisch mit 2 Sitzplätzen) zu reservieren, der einen direkten Blick auf die Bühne erlaubt. Eine weitere Position für eine Saalkamera ist mit einzuplanen.
Als nützlich erweist es sich, wenn man den Ton direkt von der Saal-Anlage anzapfen kann.

Sonstiges

Verpflegung

Ideal wäre, wenn das mitbringen von Getränken und Speisen gestattet ist. In diesem Fall sollen Einkaufsmöglichkeiten aber in direkter Nähe vorhanden sein.

Ist dem nicht so (was normal ist), sollen Getränke während der gesamten Veranstaltung angeboten werden. Essen zu den üblichen Zeiten, kleine Snacks vorzugsweise immer. Es müssen auch vegetarische Hauptspeisen angeboten werden. Selbstbedienung ist möglich. Die Preise sollten ortsüblich oder darunter liegen.

Kinderbetreuung

Ideal wäre eine zeitweise Betreuung von Kindern (optional) anzubieten. Wir haben viele Piraten mit Kindern, die gerne an Parteitagen teilnehmen wollen aber im Konflikt mit der Kinderbetreuung stehen. Richtig professionell wäre ein extra Raum hierfür. Dieses Angebot sollte schon mit dem Einladungsversand kommuniziert werden, inkl. ob, von wann bis wann und für welche Altersgruppe (z.b. 5-12) die Betreuung angeboten wird. Spätestens 6 Wochen vor dem Termin muss also feststehen, ob dieses Angebot gemacht wird oder nicht.

Steht ein Wickelraum oder -möglichkeit zur Verfügung, gibt es Pluspunkte.

Gebärdensprachdolmetscher

Liegt ein Bedarf zum Einsatz von Gebärdendolmetschern vor, soll dieses Angebot gemacht werden. Hierzu können wir uns an das GIB wenden, ggf. werden (Teil-)Kosten erstattet.

Team

Es muss ein Pirat mit guter Ortskenntnis für die Organisation und Ausrichtung des LPT hauptverantwortlich sein. Dieser Pirat soll Zusagen von Bereichsleitungs-Piraten aller wichtigen Bereiche (Aufbau, Abbau, Akkreditierung, Sound+Video, Netzwerk, Bühne, gfls. Presse) aufweisen. Eine ausreichende Zahl von Helfern muss zur Verfügung stehen.

Budget

Durch frühzeitige Ausschreibung und längere Ausschreibungsdauer sowie der geringeren Platzanforderung hoffen wir darauf, etwas weniger als für die letzten LPT ausgeben zu müssen. Gesamtbudget für die Ausrichtung des Landesparteitags liegt daher derzeit bei 1.250 EUR. Mehrbedarf ist nicht komplett ausgeschlossen, sollte aber vermieden werden. (Brief-Versendung hat extra Budget)

Vergabe

Ist all das (im Verhältnis) gegeben, soll möglichst die komplette Orga an einen hauptverantwortlichen Piraten delegiert werden, inkl. Entscheidungskompetenzen innerhalb dieses Bereiches (zeitlich, räumlich und finanziell umrahmte Aufgabe).