BY:Bezirksverband Oberbayern/Aufstellungsversammlung LTW 2013/Ausschreibung

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Für die Aufstellungsversammlung für die oberbayerische Liste zur Landtagswahl 2013 suchen wir einen geeigneten Ort. Diese "Ausschreibung" soll allen interessierten als Hilfestellung für die Auswahl eines Veranstaltungsorts dienen.
Wer Fragen hat, kann auch bei der Orga der letzten Bezirksparteitage nachfragen - Piraten sind da hilfsbereit! :)


Vergabeverfahren

Um unnötige Querelen zu vermeiden, beachtet bitte:

  • diese Ausschreibung läuft bis zum 30.11.2012 oder bis zur Vergabe (siehe Unten!)
  • der BzV-Vorstand vergibt die Ausrichtung spätestens nach Ablauf dieser Frist. Achtung: kann auch vorher passieren, deshalb nächsten Punkt beachten!
  • Wenn ihr an einem Vorschlag arbeitet, kündigt das bitte schon auf der Vorschläge-Seite an! Kontakt-Details nicht vergessen, ValiDOM bezieht Euch in die Entscheidung mit ein, sollten wir darüber nachdenken, die Ausschreibung vorzeitig zu beenden (manche Veranstaltungsräume kann man nicht ewig reservieren, dann muss man ggf. schon einen Vertrag machen).
  • Wir wollen eine gute Aufstellungsversammlung ausrichten, Party-Konzepte interessieren nicht (kann man machen, ist aber kein Punkt für die Entscheidung).
  • Sind Quer-Finanzierungen geplant (Getränkeverkauf, Sponsoren etc.) muss dies im einzelnen ausgewiesen werden.
  • Bis zur endgültigen Beauftragung werden Verträge NUR durch den BzV-Vorstand geschlossen. Wer sich daran nicht hält und ggf. "Opfer" von Schadensersatzforderungen wird, hat Pech. Ausgenommen davon sind explizite Beauftragungen (Anmietung Material, Vor-Reservierung etc...).
  • Vorschläge bitte auf dieser Seite eintragen. Als Struktur dafür könnt ihr die Titel-Überschriften ab "Ort" nehmen. Bitte vergesst nicht, eure Kontaktdetails mit anzugeben.

Verantwortlich für diese Ausschreibung im BzV-Vorstand ist ValiDOM.

Termine

DIESER AUFSTELLUNGSVERSAMMLUNG IST FÜR ZWEI TAGE GEPLANT! Samstag und Sonntag. Nicht genutzte Zeit können wir als Bezirksparteitag nutzen. Beginn und Ende so legen, dass man mit Regionalzügen aus allen Ecken Oberbayerns ohne Übernachtung auf Bahnhöfen ;) da hin kommt. Das schließt Züge ein, die 6 Uhr morgens los fahren... (es geht um die Möglichkeit!)

Mögliche Termine: ein Wochenende im Februar 2013, bevorzugt eher Mitte/Ende Februar.

Ort

Abgrenzung

Die letzten BzPTs war in Peißenberg, davor in Germering, München und Bad Aibling.
Es wäre schön, wenn wir die Parteitage und Aufstellungsversammlungen über die Jahre hinweg in allen Ecken des Bezirkes veranstalten könnten.

Erreichbarkeit

Öffentliche Verkehrsmittel

Der Ort muss mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sein. Alternativ kann ein Transfer vom nächsten Bahnhof eingerichtet werden, dafür gibt es aber kein extra Budget (=der Ort muss dann entsprechend günstiger sein). Vom Bahnhof zum Veranstaltungsort sollte eine Beschilderung erfolgen.

KFZ

Der Ort sollte auch ohne Ortskenntnisse einfach gefunden werden können. Navis sollten die Adresse kennen, ansonsten unbedingt Anfahrts-Adresse angeben und von dort beschildern. Parkplätze sollten in der Nähe ausreichend vorhanden sein (~ 30-50 Stellplätze)

Unterkunft

Es sollte gut erreichbare und bezahlbare Unterkünfte für die Piraten geben, die einen weiteren Anfahrtsweg haben. Gut wäre auch, wenn es mehrere unterschiedliche Qualitätsniveaus der Unterkünfte für die unterschiedlichen Geldbeutel der anwesenden Piraten gäbe. Also beispielsweise Betten sowohl in der Jugendherberge als auch in günstigen Pensionen und besseren Hotels.

Bauliche Anforderungen

Größe

350 Plätze, davon 300 an Tischen. Eine Ausbaufähigkeit um 150 Sitzplätze innerhalb 40min soll gegeben sein.

Tische

Es sollen so viele Plätze wie möglich an Tischen zur Verfügung gestellt werden. Vorzugsweise in Blickrichtung zur Bühne ("Parlamentarisch"), in Reihe (90° zur Bühne) ist aber auch möglich. 3 Rollstuhlplätze müssen vorhanden und bis nach Veranstaltungsbeginn reserviert bleiben.

Bühne

Eine Bühne muss vorhanden oder aufgebaut werden, die bei gefülltem Saal den Zuschauern auf den hintersten Plätzen die Sicht auf Redner und auf dem Podium sitzenden Personen gestattet. Auf der Bühne muss ein Rednerpult stehen sowie ein Podium für mind. 4 Personen. Eine optisch ansprechende Bühnengestaltung ist wünschenswert, um brauchbare Fotos anfertigen zu können (gleichmäßig ausgeleuchtetes Rednerpult, kein 08/15-schwarzer Moltonhintergrund,...)

Sound

Der Veranstaltungsort muss so beschallt werden können, dass auch großer Publikumslärm noch durch ein Mikrofon übertönt werden kann. Auf der Bühne ist mindestens ein Mikrofon am Rednerpult zu betreiben. Im Saal muss mindestens ein Mikrofon mit Ständer vorhanden sein. Übermäßiger Hall muss vermieden werden.

Video

Ein Beamer mit Leinwand muss betrieben werden, welche der Größe und Lichtstärke her den hintersten Plätzen ermöglicht, Schrift gut lesen zu können. Dies bei voller Bühnen- und sanfter Saalbeleuchtung. Die Steuerung des Beamer-Bildes muss vom Podium erfolgen können (direkt oder indirekt durch Weitergabe Steuerungswunsch durch extra Verbindung zum Bediener).

Vom Rednerpult aus soll der Redner sehen können, was der Beamer gerade zeigt, ohne sich ständig nach hinten zu drehen (z.B. Bildschirm vor dem Rednerpult).

Stream

Es soll ein Videostream angeboten werden. Ist das nicht möglich muss aber mindestens ein Audiostream sein.

Licht

Ausreichend Bühnenbeleuchtung, insbesondere die Ausleuchtung des Rednerpults, muss gegeben sein. Im Saal reicht sanftes Licht. Einfall von Tageslicht muss so gesteuert werden können, dass es weder die Leinwandprojektion schlecht sichtbar macht noch die Teilnehmer übermäßig blendet (Verlauf der Sonne während der Veranstaltung vorher beachten, insbes. die im Winter tief stehende Sonne am Nachmittag!).

Auszählungsraum

Es muss mindestens ein (noch besser zwei) Auszählungsraum vorhanden sein. Es soll möglich sein an mind. 5 separaten Tischen mit jeweils mind. 3 Personen die Auszählung der Wahlen vorzunehmen.

Büro

Es muss genug Platz sein um ein "Büro" mit mindestens 2 Rechner-Arbeitsplätzen und 3 Laserdruckern einzurichten die nur dafür genutzt werden um Stimmzettel auszudrucken. Ist das Büro abgesetzt, muss eine ausfallsichere Kommunikationsmöglichkeit zwischen Versammlungssaal und Büro eingerichtet werden. Ideal wäre es, wenn die Laserdrucker vom Orgateam besorgt werden würden. (s/w, einseitig - Hauptsache schnell)

Presse

Es müssen Plätze für Pressevertreter ständig frei gehalten werden, vorzugsweise an den Tischen vorne bzw. an einer Seite des Podiums. Um Pressevertreter akkreditieren bzw. empfangen zu können, ist ein dauerhaft besetzter Akkreditierungsplatz unabdingbar. Für eine abzuhaltende Pressekonferenz muss eine entsprechende Räumlichkeit vorbereitet sein bzw. schnell vorbereitet werden können.
Ein bis zwei getrennte Räume für Interviews inkl. Foto-Ops sollten schnell organisiert werden können.

Garderobe

Eine Garderobe ist wünschenswert, die entweder dauernd besetzt ODER gesichert und nur in den Pausen besetzt ist. Kann dies nicht geleistet werden, müssen Tische und Stühle entsprechend dem größeren Platzbedarf gestellt werden. Da dieser Parteitag im Winter stattfindet ist dies besonders wichtig! Herumliegende Jacken sollen weder einen unaufgeräumten Eindruck noch Sicherheitsprobleme schaffen.

Empfang / Foyer

Es sollte ein Foyer/Eingangsbereich vorhanden sein. Mindestens 2 Plätze müssen für die Akkreditierung betrieben werden können, an denen sich jeweils eine Warteschlange bilden kann, ohne dass es zu Chaos kommt ;) Mindestens ein Akkreditierungsplatz muss während der gesamten Zeit betrieben werden können.

Zugang

Behindertengerechter Zugang ist Voraussetzung. Ebenso bau- und feuerrechtlich vorgeschriebene Fluchtwege.

Toiletten

Für die erwartete Anzahl an Teilnehmern müssen ausreichend Toiletten zur Verfügung stehen, mindestens davon eine behindertengerecht. Ein Wickeltisch ist von Vorteil.

Deko

Parteiflaggen und andere Deko muss sich so befestigen lassen, dass der Veranstaltungsort von innen und außen sofort als der eines Parteitages der Piraten erkennbar ist.

Strom

Die Stromversorgung auch der Gäste muss für den Betrieb von Notebooks gewährleistet werden. Dazu reichen Anschlussmöglichkeiten an den Seiten des Saales aus. Der Stromkreis der Gäste muss von dem der Bühnen- und Netzwerktechnik getrennt sein.

Netzwerk / Internet

Eine Internetanbindung muss vorhanden sein. Vorzugsweise etwas größeres, als normales DSL. Die Gäste sollen kostenlos per Kabel oder (funktionierendem!) WLAN die Möglichkeit haben, ins Internet zu gelangen. Ist die Bandbreite zu gering, kann dieser Zugang gedrosselt und/oder auf wenige Dienste beschränkt werden. Die Bühne muss einen ausfallsicheren Internetzugang, unabhängig derer der Gäste, haben. (Backup per UMTS whatever).

Belüftung / Heizung

Es muss ein ständiger Austausch der Raumluft bei konstant angenehmer Temperatur gewährleistet sein.

Raucherbereich

Entweder sollte im Außenbereich ein wettergeschützter Ort samt Aschenbechern bereit stehen oder im Innenraum ein dafür vorgesehener extra Raum ausgewiesen werden.

Sonstiges

Verpflegung

Ideal wäre, wenn das Mitbringen von Getränken und Speisen gestattet ist. In diesem Fall sollen Einkaufsmöglichkeiten aber in direkter Nähe vorhanden sein.

Ist dem nicht so (was normal ist), sollen Getränke während der gesamten Veranstaltung angeboten werden. Essen zu den üblichen Zeiten, kleine Snacks vorzugsweise immer. Es müssen auch vegetarische Hauptspeisen angeboten werden. Selbstbedienung ist möglich. Die Preise sollten ortsüblich oder darunter liegen.

Team

Es muss ein Pirat mit guter Ortskenntnis für die Organisation und Ausrichtung des BzPT hauptverantwortlich sein. Dieser Pirat soll Zusagen von Bereichsleitungs-Piraten aller wichtigen Bereiche (Aufbau, Abbau, Akkreditierung, Sound+Video, Netzwerk, Bühne, gfls. Presse) aufweisen. Eine ausreichende Zahl von Helfern muss zur Verfügung stehen.

Budget

Gesamtbudget für die Ausrichtung dieser Aufstellungsversammlung liegt derzeit bei 1200 EUR. Mehrbedarf ist nicht komplett ausgeschlossen, sollte aber vermieden werden. Wir sind grundsätzlich Kosten-Sensibel, wenn sich also günstigere Alternativen finden würden wir diese tendenziell bevorzugen.

Vergabe

Ist all das (im Verhältnis) gegeben, soll möglichst die komplette Orga an einen hauptverantwortlichen Piraten delegiert werden, inkl. Entscheidungskompetenzen innerhalb dieses Bereiches (zeitlich, räumlich und finanziell umrahmte Aufgabe).

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