BW:Bezirksverband Stuttgart/Vorstandssitzung/2011-11-12 - Protokoll Arbeitstreffen BzVS

Arbeitstreffen des Bezirksvorstands Stuttgart am 12.11.2011

• Ort: Bistro Astoria, Ostendstraße 67, Stuttgart
• Wann: Sa, 12.11.2011, ca. 13:30 Uhr - 20:00 Uhr
• Anwesenheit: Kai, Tobias, Joachim, Steffi

Auf dem Arbeitstreffen wurden keine formellen Beschlüsse oder Abstimmungen durchgeführt. Wir haben hauptsächlich über Arbeitsabläufe und Detailfragen zur Vorstandsarbeit gesprochen. Dies ist daher auch kein Vorstandssitzungsprotokoll. Protokollant: datacore

Frage zum 30-Euro-Budget (Vorstands-GO)

• Fahrtkosten inbegriffen?
  • Ja, vermutlich
  • Formular des LV/km-Abrechnung das hier?

OTRS

• Umlaufbeschlüsse: alle involvieren
• Offensiver andere Vorstandsmitglieder einbinden durch Auswählen beim Notiz anheften
• Anfragen sollen in den Queue "Dringend"
• Queues: Umlaufbeschlüsse?
• Neue Anträge: Vorher im Umlauf diskutieren, jeder soll Meinung abgeben und dazusagen, ob im Umlauf oder in der Sitzung behandelt werden soll. Diskussionen sollen so zumindest teilweise ins Vorfeld der Vorstandssitzung verlagert werden.

Begrüßungspaket

• Begrüßungsmail: Twitterliste [1] hinzufügen.
• Begrüßungspaket auf BzVS-Announce bzw allen lokalen Listen ankündigen.
  • ggf noch der nächste Stammtischtermin
• Inhalt des Begrüßungspakets (noch vor dem VE):
  • Buttons
    • 1000 stk bestellen bei getdigital
  • BW-Flyer (2-3)
  • Aufkleber
• Lokale Flyer -> Vorrat anlegen!
• Neuaufnahmen seit Berlin-Wahl < 150
• "Wie mitmachen?"-Infos
  • Infoheft?
  • als CD? (stirbt aus)
• Briefmarkenbuch anlegen
  • Kassenbons sofort kopieren, da diese ausbleichen.
• Anschreiben: Mitglieder-Begrüßungsmail als Vorlage verwenden.

Datenschutzerklärungen

• Datenschutzerklärung der Bundesgeschäftsstelle
• Einscannen und an BGS/LGS/BzVSchatzi schicken.

Flyer

• Gründung einer Servicegruppe (SG) Flyer
  • Ansprechpartner und Anlaufstelle für die Flyererstellung für Stammtische
• Wer würde mitmachen?
  • datacore wäre dann vorläufiger Ansprechpartner
• Benutzung freier Formate zur leichteren Wiederverwendung und für kleinere Anpassungen.
• Flyer-Workshop? (im Rahmen der Piratenakademie?)

Mahnwesen

• Nächstes Jahr würden alte ausstehende Beträge in der Mahnung wieder mit aufgelistet.
• Unklar: wie wird im CiviCRM markiert, wann der letzte Zahlungseingang war? Werden Ermäßigungen ebenfalls vermerkt?
• Einrichten einer permanenten Adresse als fester Anlaufpunkt für Fragen der Mitgliederverwaltung (geschaeftsstelle@piraten-bzv-stuttgart.de)

Aufgabenverteilung im Vorstand

• Joachim: OTRS sichten und Tickets in Queues legen. Verantwortlicher wird nach Möglichkeit sofort zugewiesen.
• datacore: Zuschriften mit Bitte um Zusendung von Infomaterial und allgemeiner Infomaterialversand
• Steffi: Zu behandelnde Anträge vor der Sitzung veröffentlichen. Beschlüsse veröffentlichen und kontaktieren des Antragstellers.
• Steffi: Presseanfragen beantworten, Anfragen und Zuschriften zu politischen Themen beantworten oder weiterleiten.
• Ausfallregelung: Aufgaben sollen im Bedarfsfall nach Möglichkeit zyklisch übertragen werden: Kai => Tobias => Bernhard => Joachim => Steffi => Kai => … usw. usf.
• datacore: Leerung des Postfachs
• Kai: Kommunikation mit dem LV
• Joachim: Vorstandsinterne OTRS-Motivation
• Lesen der Mailinglisten:
  • Kai: Göppingen, Heidenheim, Rems-Murr
  • datacore: Aalen, Heilbronn, Main-Tauber
  • Joachim: Esslingen, Böblingen
  • Steffi: Stuttgart, Ludwigsburg
• Joachim: Pflege von Satzung und Vorstands-GO
  • einzelne Seiten für jede Satzungsversion anlegen
  • Satzungsänderungen des BzPt10 überprüfen

Vorstandssitzungs-TO

• Besuch der nächsten LVor-Sitzung (2 Tage nach der BzVS-Vorstandssitzung)
• Textvorlagen für das Protokoll: datacore
• Nichtöffentliche Punkte:
  • Überhaupt auf der Sitzung besprechen? Eigentlich keine Notwendigkeit, ein außerplanmäßiges Mummle oder Telko sind ebenso möglich.
  • Nach Möglichkeit sollten alle Vorstandsmitglieder erst schriftlich Stellung nehmen (wie bei anderen Anträgen auch).
• Aufnahme der Punkte (an den Anfang):
  • Tätigkeitsberichte der Vorstandsmitglieder
  • Wer geht auf welchen Stammtisch?
  • Wer besucht die nächste LVor-Sitzung?