BE:Squads/Schatzi/Protokolle/2014-10-02

Protokoll

• Zeit: 02.10.2014, 19:00 - 21:00 Uhr
• Ort: Landesgeschäftsstelle (P9a), Pflugstraße 9a, 10115 Berlin (vorderer Raum)

Sitzungsleitung

• Michael

Protokollführung

• Animaresk

Anwesende

• Michael
• Gabriele
• Horst
• Angelika
• Florian
• Corinna

Tagesordnung

Fundraising-Seminar

• Nachbereitungstreffen der Teilnehmer ist geplant. Termin folgt.
• Viel Theorie, praktische Umsetzung ist schwierig. Kampagnenerarbeitung wurde versucht.
• Notizen: https://animaresk.piratenpad.de/fundraising
• wer noch die 50% der Kursgebühr vom LV erstattet bekommen möchte, zeitnah bei diablescat melden

DMS-Schulung

• Wiedervorlage vom letzten Treffen
• Dokumentenmanagementsystem
  • sollten alle Finanz- und Bezirksbeauftragten nutzen
  • sämtliche physischen Unterlagen, z.B. die in der P9 landen, sollten auch digital + durchsuchbar vorliegen
• gibt seit kurzem neue Version von ecoDMS
  • aber: die alte Version (12.8) muss genutzt werden, funktioniert sonst nicht
• für Windows notwendig:
  • Client
  • ecoICE (für's Hochladen) -> macht aus gescanntem Dokument ein maschinenlesbares
• nach Installation erscheinen drei Verknüpfungen
  • Client, Connection Manager, ecoICE
• für Zugang zuerst bei Michael (IT) melden, der legt Konto an
  • für Versand der Zugangsdaten: Verschlüsselung notwendig
• Connection Manager öffnen, Profil anlegen:
  • Server: p9a-dms.piratech.de
  • Verbindung prüfen -> Archiv erscheint:
  • Benutzer: Vorname_Nachname
  • Passwort: das erste wird mitgeteilt und nach erster Anmeldung kommt autom. Anforderung zur Änderung
  • Automatisch verbinden: wenn im P9a-Netz eingeloggt
    • Zugang ist generell nur über P9a-Wlan erreichbar (bzw. über VPN auch von zuhause)
• ecoICE:
  • Scanner muss verbunden werden
  • Neues Dokument:
    • Importieren: wenn schon maschinenlesbares PDF vorliegt
  • Scannen:
    • wenn Trennblätter verwendet werden, können in einem Scanvorgang mehrere Seiten gescannt werden --> eco wirft auch mehrere PDF aus
  • links im Seiten-Fenster: zahlreiche Veränderungen via Rechtsklick möglich (Seiten drehen, löschen usw.)
  • zweite Seite zu einer PDF hinzufügen
• wichtige Einstellungen:
  • Berechtigungen:
    • zur Bearbeitung: BE_Buchhaltung, BE_LaVo, BE_Schatzmeister, BE_[BEZIRK] -> immer einfügen bei Unterlagen aus dem Bezirken
  • Klassifizierung:
    • Ordner: Bezirke/[BEZIRK]
    • Bemerkung: z.B. "Bußgeldbescheid EU2014"
    • Status: z.B. "Rechnung bezahlt"
    • Dokumentenart: z.B. "Bußgeldbescheid"
      • falls Dokumentenart, Klassifizierungskategorie oder Status fehlt: Info an diablescat
    • ggf. Wiedervorlage ab: -> Datum auswählen, bei Login nach dem Datum poppt Fenster auf
    • ggf. Beschlussnr.: -> sofern vorhanden
    • ggf. TicketID: -> OTRS
    • ggf. Lieferant: z.B. "Bezirksamt Neukölln"
    • Mitgliedsname+nr: bei Reisekosten, Auslagenerstattung usw.
    • Geschäftszeichen: -> z.B. vom Bußgeldbescheid
    • Buchungsnr.: -> aus Starmoney/Buchungstool
    • Aktenordner: Bezirksordner [BEZIRK]
    • Kundennr.: -> z.B. bei Pshop
  • bei Bedarf: "Vorlage speichern"
    • inkl. immer notwendige Berechtigungen, Klassifizierungen
  • zum Speichern: "Archivieren"
• Client: um Dokumente zu durchsuchen
  • links: Ordnerstruktur
    • Posteingang, Postausgang, Bezirke[Bezirk]
  • Auflistung der Dokumente mit weiteren Infos (Klassifizierung)
  • Dokument öffnen: markieren, Rechtsklick/Anzeigen
  • Rechtsklick/Exportieren -> Download
  • weitere Optionen: Klassifizierung (z.B. nachträglich),
  • Versenden -> über Outlook, Thunderbird usw. (unter Linux funzt es nicht)
  • doppeltes Klassifizieren: rechts oben grünes Symbol -> zweiter Tab erscheint = Dokumente in mehreren Ordnern gleichzeitig ablegen
  • Optionen/Arbeitsfläche zurücksetzen
  • Suchen:
    • Volltext bzw. weitere Suchfilter
    • links: in welchen Ordnern gesucht wird
    • Sternchen * als Wildcard beim Suchbegriff
  • Filter: Persönlicher Filter (=eigene Dokumente) vs. Globaler Filter (=alle Dokumente)
  • Filter zurücksetzen -> regelmäßig klicken, wenn Dinge nicht zu sehen sind
  • rechts: Notizfeld -> z.B. Notiz, dass eine Mail versandt wurde
  • gesperrt vs. ungesperrt
• VPN-Zugang
  • nicht verwenden, wenn Profiländerungen (z.B. Benutzername) vorgenommen werden
  • über Link können unterwegs die Dokumente angeschaut werden (read-only)
• Ansprechpartner bei Fragen: Diablescat, Simon, Gordon, Würfel kennen sich damit aus

Thema für das nächste Treffen (06.11.2014)

• Motto: "Aktuelle Schatzsuche"
• Diskussion und Gedankenaustausch:
  • wichtig, dass alle Finanzbeauftragten teilnehmen
  • aktuelle Lage, Rücktritt des Schatzmeisters und Neuwahl auf der LMVB 14.2
  • was steht an Aufgaben an, wie gehts weiter?
  • wer könnte auf der LMVB14.2 als Schatzmeister*in kandidieren?

Anfragen an das Squad

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  • keine eingetroffen

Nächstes Treffen

• 06.11.2014, 19-21 Uhr, P9a

Ende des Treffens: 21:10 Uhr