BE:Mitglieder/Protokolle/2013-12-08 - Protokoll Mitgliederverwaltung

Protokolle Protokoll vom Sonntag, 8. Dezember 2013

 

Mitgliederverwaltungstreffen

• Datum: 08.12.2013
• Uhrzeit: 17.00 Uhr
• Teilnehmer
  • Manu
  • Marcel
  • Katrin
  • Gero
  • Gordon

Protokoll

Totholzablage

• es gibt einen ersten Entwurf von Wolfgang zur Umsetzung der Archivierung (siehe Verwaltungs-ML)
  • Ablage sieht Sortierung nach Mitgliedsnummer vor, innerhalb eines Mitglieds dann chronologisch
  • Bedarf wird auf etwa 50 Aktenordner geschätzt zzgl. Trennlaschen und Trennblätter
• Bedarf von 50 Aktenordnern wird als zu hoch eingeschätzt
• Gordon schlägt vor alle Dokumente in ein DMS zu überführen und hier nach Mitgliedsnummer zu sortieren / gruppieren, analoge Archivierung chronologisch und über Vermerk in welchem Ordner die Dokumente liegen, aber Lagerung nicht in der P9, sondern im Bundesarchiv
  • Vorteile: Verknüpfung von verschiedenen Dokumenten zu einem Sachverhalt, leichtere Durchsuchbarkeit
  • letztlich werden die analogen Dokumente eher selten gebraucht
• Frage ob überhaupt analog archivert werden muss?
  • Gordon: ist teilweise zwingend vorgeschrieben, dort wo es keine Pflichten gibt, müssen wir uns Gedanken machen wie lange wir Dokumente aufbewahren und in welchen Intervallen wir diese löschen
• Manu: schön wäre ein einheitlicher Prozess für die Papierablage, unabhängig ob für die Mitgliederverwaltung oder nicht
• weitere Diskussion über für und wieder der verschiedenen Modelle
• Umsetzung des DMS: liegt aktuell bei den IT-Mitarbeitern, ist aber noch nicht final umgesetzt
  • geschätzte Einarbeitung: 3 Tage
  • System läuft, Backuplösung ist vom PiraTech Squad eingerichtet
• Ab wann soll die digitale Archivierung gestartet werden?
  • Vorschlag: alle neuen Sachen sofort digitalisieren, alles 3 Monate vor dem Start des DMS durch die Mitarbeiter (aka wer auch immer die täglich Post bearbeitet) digitalisieren lassen, alles davor über Beauftragungen abwickeln lassen
• weiteres Vorgehen: finale Abstimmung zwischen Gordon, Manu / Marcel und Wolfgang in den nächsten Tagen

aktuelle ToDos

• Ticket Ausweisversand - noch nichts passiert, Simon wird aus dem Prozess rausgenommen, Marcel und Katrin machen es am Wochenende vom 13.-15.12.
• Ticket Liquid Invites - wahrscheinlich noch nichts passiert, Gero spricht mit Anisa
• Ticket Beitrabsermäßigungen - ist mittlerweile obsolet, da es durch das (geplante) DMS einen besseren Prozess gibt
• Ticket Dokumentation der Mitgliederprozesse - bisher nichts passiert
  • Prozesse werden sich durch die Einführung des DMS ändern
  • im Ticket Ergänzung der Zuständigkeiten für die einzelnen ToDo Items
  • Dokumentation im Wiki --> Gero legt eine Seite dazu an und schickt sie rum
• Ticket Zuzüge-Tickets automatisch in die Zuzüge Queue im OTRS --> nichts neues, Gero spricht mit Simon was das passiert
• Ticket "Pad nach ToDos durchsuchen" - teilweise schon erleigt, teilweise noch offen, einzelne ToDos werden als Checklist angelegt (durch Gero)
  • künftig separate Tickets für die jeweiligen ToDos anlegen
• Ticket "Beauftragungen im Wiki aktualisieren" --> ist teilw. noch etwas unübersichtlich, Gero kümmert sich und sucht die Sachen zusammen
• Ticket "Arbeitspads updaten" - ongoing
  • Vorschlag Gordon zu Kontobezeichnungen im Wiki
    • Beitragskonto --> entspricht dem zentralen Beitragskonto
    • Spendenkonto --> entspricht dem Berliner Konto
  • Tickettitel ergänzt um "Vorlagen aktualisieren"
• Ticket Mitgliedersprechstunde
  • Idee: ab 01.01.2014 regelmäßigen wöchentlichen Termin in der P9
  • wird auf der Wiki-Seite der LGS ausgewiesen
  • günstiger Termin: Donnerstag Nachmittag (da dort auch Simon anwensend)
• Ticket "Mitgliederdaten Abgleich mit Mailserver Abgleich" - Gero ergänzt eine Checklist zum Ticket und kümmert sich mit Micha und Kartin um die Umsetzung
• Ticket "Eintrittsformular pdf austauschen" - ongoing, Marcel spricht in der kommenden Woche mit Micha zum aktuellen Stand
• Ticket "Online Mitgliedsantrag überarbeiten" - ongoing, Marcel spricht in der kommenden Woche mit Micha zum aktuellen Stand
• Ticket "Skript für Bounces im OTRS aktivieren" - Kartin hält mit Simon Rücksprache zum aktuellen Stand
• Ticket "Ausschreibungen Mitgliederverwaltung" - Schule für Enno und Helge im Dezember, für Wolfgang im Januar
• Ticket "Whitelist einführen" - Manu ist dran

Neue ToDos

• Antrag zur Aufhebung der Beauftragung von Jan Heyd stellen --> Marcel
• Mitgliederzugehörigkeit zu Bezirken bei Adressänderungen überprüfen

Nächstes Treffen

• 12.01.2014 16.00 Uhr im Mumble (NRW-Server, Raum Berlin --> Vorstand)

Ende: 18.40 Uhr