BE:Mitglieder/Protokolle/2013-11-10 - Protokoll Mitgliederverwaltung

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Protokolle Protokoll vom Sonntag, 10. November 2013

 

Mitgliederverwaltungstreffen

Datum: 10.11.2013 Uhrzeit: 17.00 - 19.00 Uhr Ort: #p9a, Pflugstraße 9a, 10115 Berlin

Protokoll

Team

  • Vorstellungsrunde
  • Accounts
    • Teampads
    • CRM (Mitgliederdatenbank)
      • aktuell haben Katrin, Gero, Manu, Simon, Anisa und Marcel Zugriff
      • Helge und Wolfgang fehlen noch; sie bekommen eine Einführung / Schulung von Simon
      • CRM-Account für Wolfgang und Helge beantragen, sobald DSV vorliegt --> @Anisa
    • OTRS (Ticketsystem)
      • hängen auch an der DSV
      • für Zugang an Katrin wenden, sie beantragt das dann bei der IT
    • Trello (Aufgabenübersichten)
    • Blog (falls nötig)
      • wird mit Katrin und Gero geklärt, sobald das Mitgliedsformular wieder da ist
    • Mailingliste Berlin
    • Mailingliste Bund
    • DSV (Datenschutzverpflichtung)
      • für Helge und Wolfgang fehlen noch DSV und die vorherige Belehrung
      • Anmeldung für die Datenschutzbelehrung (jeden 1. Dienstag im Monat in der P9) an Datenschutz@berlin.piratenpartei.de
    • E-Mail
      • nur via PGP-Verschlüsselung kommunizieren, wenn es um Mitgliederdaten geht (auch bei Einzeldaten)
      • Mailadresse für Wolfgang bei Micha beantragen - in Arbeit done
    • Rechner
      • bitte nur auf verschlüsselten Systemen arbeiten in Verbindung mit Mitgliederdaten
      • Transport der Daten, egal ob auf eigenem Rechner oder auf einem USB-Stick *immer* nur verschlüsselt
  • Jan scheidet aus dem Team aus
    • @Anisa: CRM-Account deaktivieren lassen
    • @Katrin: OTRS-Account deaktivieren lassen done

Projekte

  • Whitelist für das/die Berliner Liquids
    • Liquid-Admins warten auf eine aktuelle Whitelist
    • für den weiteren Ablauf ist Kontakt zu den Liquid-Admins und zu den CRM-Admins nötig
    • Hut: Manu (Simon)
  • Papierarchiv MV
    • Eintritte und Austritte müssen dokumentiert und archiviert werden
      • aber auch andere Dinge
    • nötig wäre zunächst ein Konzept, wie diese Dinge idealerweise dokumentiert und archiviert werden können
    • Umsetzung dann zusammen mit LGS-Mitarbeitern Katrin und Gero
    • aktuell
      • die Sortierung erfolgt nach Mitgliedsnummer
      • es gibt einen Ein- und Austrittsordner für das jeweils laufende Jahr
    • Hut: Wolfgang (Katrin)
  • Ausweisversand aka Eiskratzerversand
    • es liegt noch eine zwei Kisten in der LGS, mit Ausweisen die schon vor einige Zeit gedruckt wurden
    • neue Ausweise werden direkt über die Bundesverwaltung verschickt, wäre daher eine einmalige Sache
    • Hut: Simon (Katrin)
    • vor Versand überprüfen, um die 'richtigen' Eintrittsdaten auf dem Ausweis stehen
  • Streichung von Mitgliedern / Phantomen
    • seit dem letzten BPT gibt es die Möglichkeit, Mitglieder streichen zu lassen
    • erste Mahnung ist bereits raus, die zweite Mahnung erfolgt durch den Schatzmeister
    • nach der zweiten Mahnung erhält die Bundesverwaltung eine Liste der Mitglieder die gestrichen werden können
    • Hut: Katrin (Manuel)

Tagesgeschäft

  • Aufgabenverteilung
    • Neuaufnahmen per Formular im Blog
      • Upload alle 14 Tage
      • Hut: Gero (Katrin)
    • Neuaufnahmen per Post / Fax / Mail im OTRS
      • mit in den Upload werfen
      • Hut: Gero (Katrin)
    • Austritte per Post / Fax / Mail im OTRS
      • alle 14 Tage
      • Hut: Simon (Katrin)
    • Mailversand (Einladungen etc.)
      • Hut: Gero (Marcel)
      • Bounces bekommen wir von Markus Drenger als Liste - bitte ihm sagen, dass er die Mitgliedsnummer aus dem Footer ziehen soll (Katrin)
    • Änderungen (Umzüge, Mails, Namensänderungen etc.)
      • Hut: Helge (Katrin)
    • Zuzüge / Wegzüge
      • Hut: Marcel (Katrin)
    • Statistiken
      • Hut: Marcel (Helge)
    • Liquid-Invite-Probleme
      • Hut: Anisa (Simon)
    • Sonstige Anfragen und Ticketsystem
      • Hut: Katrin (Helge)
    • Akkreditierungsvorbereitungen
      • Hut: Simon (Manu)
    • Doku und Kommunikation:
      • im Wiki, dazu gehören auch Protokolle der MV-Treffen
      • Hut: Gero (Simon)

Sonstiges

  • Treffen alternierend im Mumble und Real Life alle vier Wochen im Anschluss an die LaVoSi
    • Gero: Protokoll ins Wiki
    • Katrin: Einladung und Protokollpad vorbereiten
    • nächster Termin am 8.12.2013 um 17 Uhr (Mumble)
  • Teampads updaten
    • jeder seine eigenen Prozesse
    • Finanzfoo macht Katrin
    • Deadline 24.11.2013
  • Einladungen zum BPT an neu aufgenommene Mitglieder
    • es erfolgt eine (neue) Einladung für alle Mitglieder die nach dem 01.08.2013 eingetreten sind um sicher zu gehen, dass auch *alle* diese Einladung erhalten haben
    • Hut: Gero (Simon)
  • CRM-Zugang für Pankow?
    • technisch ist ein read-only-Account derzeit nicht möglich
    • Beschluss der GV Pankow kann daher nicht umgesetzt werden
  • Zugang für Enno wegen Pankow-Liquid?
    • ggf. über die Whitelists lösen ("Phase 2")
    • Manu telefoniert mit Enno noch mal
  • Einladung zu GVs / Akkreditierung + Eröffnung von GVs
    • Katrin überwacht die Beschlüsse und veranlasst dann
      • Versand Einladung durch Gero (Trello)
      • Mail an Liste wegen Akkreditierung
      • Zuständigkeit für die konkrete GV (Trello)
    • Beschluss formulieren an den Vorstand, dass die Akkreditierungspiraten auch eröffenen dürfen (Namen nennen und Katrin und Gero einzufügen) done
  • Satzungsbugs
    • Akkreditierung von Piraten aus "Grenzgebieten" (f'hain-prenzlberg-ost oder spandau-charlottenburg-west) klären (vgl. § 9 der Berliner Satzung)
  • Weiterentwicklung der Mitgliederverwaltung
    • Marcel: "Mitgliederbetreuung"
    • Katrin: "Mitgliedersprechstunde"
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