BE:Friedrichshain-Kreuzberg/BVV/Wissenswertes zu Ausschüssen

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Präambel

Der folgende Text "Was haben Ausschussvorsitzende zu beachten" ist die Mitschrift einer Informationsveranstaltung des BVV-Büros Friedrichshain-Kreuzberg.

Ausschussvorbereitung

  • 8-10 Tage vor der Sitzung schickt das BVV-Büro den Entwurf für die Tagesordnung an die Ausschussvorsitzenden (Stellvertreter?).
  • Dieser Entwurf enthält alle Veranstaltungen mit Termin/Ort, die dem BVV-Büro bis dahin bekannt sind und alle Fachthemen, die beraten werden sollen
  • Der Ausschussvorsitzende soll diese überprüfen, es kommt vor, dass es dem BVV-Büro unbekannte Termine und Themen gibt.

Sondersitzungen/außer Haus

  • Das BVV-büro übernimmt die Terminkoordination aller Termine im Haus, falls die Ladung von Dezernenten gewünscht ist oder zusätzliche Termine von den Ausschüssen beschlossen werden. (Das BVV-büro sammelt möglichst alle relevanten Termine aller Bezirksverordneten, Bürgerdeputierten und Dezernenten für die Koordination, damit möglichst wenig Terminüberschneidungen vorkommen.)
  • Es ist ein Ausschussbeschluss, ob eine Sondersitzung stattfinden soll oder ein Termin außer Haus stattfinden soll notwenig. Der Termin wird vom BVV-büro festgelegt.
  • Termine außer Haus: müssen von den Ausschussvorsitzenden mit den externen Kontaktpersonen selbst koordiniert werden. Dieses hat sich in der Praxis als einfacher herausgestellt. Das BVV-büro sollte Termine und Kontaktdaten von Gästen und Ansprechpartnern für die Einladung erhalten.

Protokoll: Koffer anfordern, vorher abholen und nachher zurückbringen -> sonst kein Protokoll Donnerstags ist es in Ausnahmefällen möglich den Koffer auch erst montags zurückzubringen. Zeiten der Tagesordnungspunkte in der Tagesordnung zu vermerken ist für das Protokoll hilfreich. Mit Herrn Collet telefonisch das Protokoll besprechen.

  • Sollten im Allris Informationen nicht vorhanden sein, bitte dieses schnellstmöglich dem BVV-Büro mitteilen.
  • Ausschussvorsitzender und Stellvertreter sollten die aktuelle Geschäftsordnung dabeihaben. -> Aktuelle Version vorrätig halten


Ablauf der Ausschusssitzung

  1. BVV-Büro: Hr. Collet oder Fr. Rehbaum sind anwesend und fertigen vor Ort das Protokoll an -> nicht zwingend Anfertigung einer Audioaufnahme
  2. Keiner aus dem BVV-Büro anwesend: Technikkoffer wird aufgebaut, der Ausschussvorsitzende bekommt zusätzlich einen Papierstapel mit den Sitzungsunterlagen:
  • Anleitung Tonaufnahme:
    Anleitung Tonaufnahme
  • Tagesordnung:
  • Beschlussempfehlungen und Blankos:
    Beschlussempfehlungen und Blankos
  • Anwesenheitsliste überprüfen - Haben sich Nachzügler eingetragen, jeder darf nur für sich selbst unterschreiben. An das Sitzungsende denken.

Ausschussnachbereitung

  • Das BVV-Büro fertigt ein Beschluß- und Ergebnissprotokoll, welches so kurz wie möglich gehalten wird. Diskussionen werden grundsätzlich nicht wiedergegeben.
  • Den Entwurf des Protokolles bekommen der Ausschussvorsitzende und Stellvertreter. Protokolländerungswünsche können telefonisch und schriftlich mit dem BVV-Büro abgestimmt werden.
  • Bisher werden nur Konsensentscheidungen im Protokoll vermerkt.
  • Drucksachen/Beschlussempfehlungen werden als erstes fürs Protokoll und die Weiterleitung in Ausschüsse/BVV bearbeitet.
  • Zitate etc. werden normalerweise nicht in das Protokoll aufgenommen, außer es gibt einen Beschluss der Mehrheit des Ausschusses. -> GO-änderungsantrag formulieren?
  • Es gibt aktuell einen GO-änderungsantrag: Vermerken des Abstimmungsverhaltens im Protokoll
  • Aufnahmen werden bisher nicht vom Büro herausgegeben -> Go-änderungsantrag.
  • Die Vorfassung des Protokolles geht an alle Ausschussmitglieder
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