BE:Finanzen/Finanzbeauftragungen

Aufgaben von Finanzbeauftragten

Das Schatzi-Squad hat sich Juni/Juli 2014 mit einer allgemeinen Aufgabenbeschreibung für Finanzbeauftragte in den Bezirken befasst.

Ziele dieser Aufgabenbeschreibung:

• Allgemeiner Leitfaden über die Aufgaben für alle Finanzbeauftragten
• Grundlage für die Wahl zukünftiger Beauftragten
• Veröffentlichung (z.B. Wiki) und Bekanntmachung im LV

Allgemeine Aufgaben

Die Finanzbeauftragten sind verantwortlich für das Bezirksbudget sowie die Kassen- und Kontoführung ihres Bezirkes. Die Kassen- und Kontoführung ist mit dem vom Landesverband zur Verfügung gestellten Softwaresystem zu pflegen. Die Original-Dokumente und -Belege müssen monatlich in die Landesgeschäftsstelle gebracht werden. Alternativ besteht die Möglichkeit die Dokumente digital über das vom Landesverband betrieben Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzureichen. In diesem Fall müssen die Original-Dokumente und - Belege nur noch Quartalsweise in die die Landesgeschäftsstelle gebracht werden.

Die Finanzbeauftragten verbuchen die Belege Ihres Bezirkes sowie die Ein- und Ausgaben selbst. Dies erfolgt mindestens monatlich. Hierfür stellt der Landesverband eine entsprechende Software zur Verfügung, welche zu benutzen ist. Der Landesschatzmeister ist dafür verantwortlich, dem Finanzbeauftragten die erforderlichen Zugänge zu erstellen und zu beantragen.

Finanzbeauftragte können jeder Zeit (innerhalb der Geschäftszeiten der LGS) Einsicht in den zu ihnen gehörigen Bezirksordner in der Landesgeschäftsstelle nehmen - alternativ 24/7 das DMS nutzen - und somit Auskunft über Dokumente und die finanzielle Situation in ihrem Bezirk geben.

Die Finanzbeauftragten sollen mit Rat und Tat den aktiven Piraten in ihrem Bezirk zur Seite stehen, sie beim Ausfüllen von Dokumenten und Belegen für die Abrechnung von Aktionen, Reisekosten etc. anleiten und beraten.

Aufgaben im Detail

• Erstellung eines voraussichtlichen Haushaltsplanes für das Kalenderjahr, der voraussichtliche Einnahmen (Bezirksbudget, Spenden u.Ä.) und Ausgaben (Raummieten, Standmieten u.Ä.) enthält
• Finanzseite im Bezirkswiki mit folgenden Informationen:
  • Haushaltsplan
  • Anleitung/HowTo für die Beantragung von Geldern aus dem Bezirksbudget
  • aktuelle Kontostände
• Erstellung eines Tätigkeitsbericht mit den Daten des Bezirkes auf Gebietsversammlungen
• Spendenkampagnen begleiten und bewerben
• Spendendose und Quittungsblock verwahren
• Teilnahme an den Treffen des Schatzi-Squads

FAQ

(folgt)

Weitere Links

• Aktuelle Beauftragungen in den Bezirken finden sich hier: BE:Beauftragungen/Gliederung/Bezirke#Finanzbeauftragte
• Aktuelle Beauftragungen auf Landesebene befinden sich hier: BE:Beauftragungen/Gliederung/Geschaeftsbereiche