Archiv:2009/Detmold/Kommunikation

Einleitung

Die Piraten in Lippe rund um den Stammtisch Detmold suchen nach einem tragfähigen Online-Konzept zur besseren Kommunikation "online".

Wir wollen die Wege von Informationsfluss und die Geschwindigkeit zur Ergebnisfindung erhöhen, aber ohne dass dabei die einzelnen Piraten informell oder personell auf der Strecke bleiben.

Angeregt wurde das Thema von Henrik in einer Mail von So, 20.09.2009, 23:26.

Ziele der Nutzung von Online-Tools

1. Schnelle und unkomplizierte Abstimmung von Themen
2. Schnelle und unkomplizierte Abstimmung von Terminen
3. Priorisierung von Themen und Aktivitäten
4. ToDo-Listen: wer macht was wann wie mit wem und warum
5. Wichtig ist immer das Festhalten von Ergebnissen.
6. Auch teilweise ist der Weg, wie man zu dem Ergebnis gekommen ist, wichtig. So kann man das später bei schwierigen Fragen/Entscheidungen nachsehen.

Vorschläge

Geschrieben von Andreas70 am So, 20.09.2009 als Antwort auf Henriks Vorschlag.

Es gibt eine ganze Reihe technischen und organisatorischen Möglichkeiten:

Ein Wiki

kann im Grunde mehr Ergebnisse dokumentieren oder auch Anforderungen. Wiki's sind genial "einfach". Aber wer was verstecken will, kann es im Wiki am besten. Da ist es sehr wichtig, dass man mit Startseiten den Überblick auf alle Themen hält. Eine Diskussion ist dort (auch wenns das beim Mediawiki als Funktion gibt) nicht so praktikabel.

Vorteile:

• Wikis verbinden verschiedene Systeme, z.B. 'schwarzes Brett',

Webseite, Suchmaschine.

• ein zentrales Wiki ist wie eine Dokumentenablage mit Suchfunktion. Über die Suche kann im "großen Bestand" gesucht werden.
• Jeder kann jederzeit etwas ändern
• neben Texten können auch Dateienund Bilder abgelegt werden und wird so zur Wissensdatenbank und Nachschlagewerk

Nachteile:

• Handhabung nicht mehr ganz so einfach, aber schnell erlernbar
• die eigenwillige Wiki-Schreibweise kann zur Ausgrenzung von Piraten führen.

Das Wiki gibt es und kann genutzt werden, wie für diese Seite :-)

Eine Mailingliste

ist da besser bei diskussionslastigen Themen:

• da so ziemlich jeder eMails schreiben kann, kommt damit jeder klar
• die Mails sind unglaublich schnell und erreichen immer alle
• die Mails können zitiert und weiter diskutiert werden
• mit bestimmten Mail-Clients kann man über die Betreffstruktur der Posts eine Art Forumsicht bekommen.

Nachteil:

• Leider wird es schnell unübersichtlich. Ohne Filter etc. im eigenen

Mailsystem sogar sehr schnell unübersichtlich

• Sobald eine Mail zum falschen Thema in einem bestehenden Thread eingebunden wird, zerfällt die Struktur. Es läuft Quer durcheinander und die Themen sind nicht mehr nachvollziehbar.

Aber dafür gibt es auch die Nachdokumentation der Mailingliste. Es wird ja ALLES gespeichert und kann wie ein Forum eingesehen werden hier ist es aber wichtig, das man sich strikt an die richtige BEzeichnung der Themen im Betreff hält.

Es gibt bereits eine ML für Detmold und übergeordnet für NRW.
Daneben gibt es je AG etc. weitere ML. Dies kann bis auf die Crew
heruntergebrochen werden.

Foren

Vorteile:

• Handhabung beim schreiben ähnlich wie bei eMails,
• Strukturen können gut abgebildet werden
• jeder kann sich auch die Inhalte anderer Bereiche und Themen anschauen sobald die Zeit vorhanden ist.

Nachteile:

• Einige hier sind keine Fan von Foren, da man diese unterwegs mit einem Mobile-Browser schwer lesen kann. Mails aus den Mailinglisten sind da unkomplizierter.
• Strukturen müssen gepflegt werden
• In Foren wird oft wie in einer ML gepostet, statt das Festhalten von Themen und Ergebnissen. Dadurch wird es auch im Forum irgendwann unübersichtlich.

BLOGs

Ein Blog ist ein System, welches vergleichbar eines Wiki's die Inhalte einer Seite regelt. Beim Wiki kann jeder etwas ändern. Beim Blog gibt es Redakteure, die jeweils neue Meldungen auf die Seite stellen. Diese können mit Schlagworten und/oder Kategorien versehen werden. Dies schafft von ganz allein ein Archiv der alten Meldungen.

Dies ist eine Möglichkeit für die Außendarstellung (Termine, Pressemeldungen,...) und zur zentralen Kommunikation von Neuigkeiten (Termine, Neuigkeiten,...).

Ein zentrales Blog soll mit der neuen Technik der AG Technik in Kürze bereitstehen.

Groupware

Noch ein Weg ist eine gemeinsam genutzte Groupware. Da wird Todo-Liste, eMail, Kalender, gemeinsame Ablagen etc. zur Verfügung gestellt. Teilweise gibt es auch Features zur Projektplanung. Da kann man auch einiges gemeinsam machen. Scheint mir hier aber etwas arg abgehoben uz sein für uns. Hier hat sich in der Wirtschaft von MS Outlook mit dem Exchange-Server eingebürgert. Es gibt aber gute Konzepte mit OpenSource.

Die AG Technik NRW prüft ein passendes System für die Piraten.

Online-Umfragen

Für Abstimmungen sind Online-Umfrage-Tools hilfreich. Da kann man eine Gruppe schnell und einfach nach einer Einschätzung abfragen oder die Abstimmung von Terminen übersichtlich regeln.

Bei den Piraten ist http://doodle.com recht beliebt.

Ticketsystem

Es gibt auch noch die Ausbaustufe von ML: das Ticket-System. Dort werden Mails und Anfragen mit Tickets versehen wie auch Schlagworte etc können sortieren vergeben werden. So können alle unter dem jeweiligen Ticket sehen, was so los ist, was der Status ist etc. Ich sehe das aber mehr als eine softwaregestützte ToDo Liste.

Vorteile:

• gute Möglichkeiten um auch workflows abzubilden.

Nachteile:

• im Vergleich der höchste Aufwand in der Verwaltung.
• Übersichtlichkeit eingeschränkt

Telefonkonferenzsysteme

Noch eine Möglichkeit sind Telefonkonferenzen über normale Telefone oder auch über Internet. Hier bei den Piraten hat sich Mumble eingebürgert. Kannte ich bisher nicht, aber mit Thorres hatte ich es mal ausprobiert. Nach dem richtigen einstellen, kann man da klasse über beliebige Entfernungen sogar auch online Stammtische abhalten! Der Vorstand nutzt das für die Vorstandstermine. Die Crew Bielefeld hat das System auch vorgeschlagen, um gemeinsam Stammtische abzuhalten.

Vorschlag für die Tools

• zum Diskutieren eine ML
• zur persönlichen Diskussion Mumble (oder andere Arten der TElefonkonferenzen)
• zum Vorbereiten (Themen sammeln und übersichtlich festhalten) ein Wiki
• zum Ergebnis fixieren ein Wiki
• um einfach nur Infos rauszublasen an die intere Gruppe ist ML sehr gut
• um einfach nur Infos auch nach Außen rauszuhauen ist ein BLOG gut, bei dem man sich ggf. auch eine wöchentliche Zusammenfassung abonieren kann.
• was oft benötigt wird: Umfragen und Abstimmungen. Hier bei den Piraten habe ich Doodle oft gesehen: http://doodle.com/
  Da kann man Termine leicht finden in Form einer Umfrage oder auch aus Themen die in der Gruppe am wichtigsten rausfiltern oder auch die Stimmungslage zu einem bestimmten Thema finden.

Wenn man diese Möglichkeiten (Wiki, ML + Blog und ggf. Mumble) gezielt
und jeweils für den einen oder anderen Zweck richtig nutzt, kann das
Arbeiten effektiver werden!

Akzeptanz

Das Arbeiten passiert so vermehrt online, statt offline. Manche haben damit noch ein Problem. Aber ONline ist eben transparenter und schneller :-)

Auch müssen alle mit den Online-Tools gut zurecht kommen, sonst grenzt man schon mit der Technik einige wieder aus. Hat alles immer ein Für und Wider.